엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

-  목    차  -

16.   품질기록의 관리

16.1          개요

16.2          적용범위

16.3          책임과 권한

16.4    일반사항

16.5    기록보존

16.6    관련절차

QF-0202                                                                                                  ㈜강하넷                                2003.04

16.1    개요

이 장은 전자매체를 포함하여 품질기록의 식별, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 대한 문서화된 절차를 수립하고 유지함에 대하여 규정한다.

16.2        적용범위

품질시스템의 운영을 위해 활용되고 있는 모든 품질기록에 대하여 적용한다.

16.3        책임과 권한

1)        품질관리부서장은 회사 전체의 품질기록을 식별하고 품질양식 관리대장을 작성하여 관리할 책임이 있다.

2)          각 부서장은 품질기록 관리 절차를 준수 할 책임이 있으며 부서 내 품질기록을 보존, 관리할 책임이 있다.

16.4    일반사항

 1)         품질기록은 요구되는 품질수준의 달성과 품질시스템의 효과적인 운영이 실증되도록 유지 되어야 한다.

 2)         모든 품질기록은 생산과 관련되어 쉽게 찾을 수 있고 읽을 수 있도록 책임부서 담당자에 의해 관리 되어야 한다.

 3)         각 부서장은 관리해야 할 품질기록을 식별하고 기록을 위한 양식(FORM)을 품질관리부서에 등록하고 사용한다.

 4)         품질관리부서장은 회사 전체의 품질기록을 식별하고 품질양식 관리대장을 작성하여 관리할 책임이 있다.

 5)         품질기록의 식별, 수집, 인덱스, 확인, 파일링, 보관, 유지 및 처리 등을 통하여 쉽게 판독이 되어야 하며, 손상 또는 열화로부터 방지 되어야 한다.

 6)         품질기록은 잘못 기록된 부분에 삭제선을 한 줄 긋고 수정내용을 기록하여 수정할 수도 있다. 단, 원래의 내용이 지워져서는 안되며 언제든지 식별할 수 있어야 하며, 책임 있는 사람의 확인 Sign 및 인장이 필요하다.  

16.5    기록보존

1)      품질성과 기록 (검사 및 시험결과 등)은 기록 작성후 1년간 보존되어야 한다.

2)      내부품질감사 및 경영자 검토 기록은 2년간 보존되어야 한다.

3)      상기의 모든 규정된 보유기간은 품질기록 양식대장에 따르며 그것은 '최소기간'으로서 규정된 기간보다 오래 보유기간을 설정할 수도 있다.

16.6    관련절차

 1)      품질기록 관리 절차서

 2)      문서 및 자료관리 절차서

1. 목적

본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의

충족정도를 나타내기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 기록이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다.

3. 기록의 구분 및 관리대상

3.1 품질기록

품질시스템의 각 업무요소가 효과적으로 수행되었음을 증빙하고 요구되는 품질의 달 성을 나타내는 공식기록으로 품질기록의 대상은 다음과 같다.

3.1.1 경영자 책임

1) 경영자 검토 및 지적사항과 시정조치 기록

2) 품질시스템 유지에 요구되는 자원 및 인원의 파악 내역 기록

3.1.2 품질시스템

1) 품질시스템 관련 문서의 배포기록

2) 품질시스템 문서의 제정, 개정, 시행, 폐기일자 등에 관한 기록

3.1.3 계약검토

1) 고객과의 +계약검토 기록

2) 계약검토상 요구사항 중 수정사항 및 합의 내역

3.1.4 구매

1) 외주업체의 평가 및 선정내역, 외주업체 등록 및 승인 목록

2) 구매품에 대한 검사기록

3) 구매자 공급제품에 대한 검사 기록

3.1.5 제품의 식별 및 추적성

최종제품의 부적합원인 조사가 가능하도록 원부재료, 공정간제품 및 최종제품의 식 별 기록

3.1.6 공정관리

공정을 관리상태로 유지하기 위해 취해진 운전일지 및 시정조치기록

3.1.7 검사 및 시험

수입, 공정간, 최종제품 시험성적서 및 검사 기록

3.1.8 검사, 측정 및 시험장비

1) 검사, 측정 및 시험장비의 검교정기록

2) 주요보전기록

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

3.1.9 부적합품의 관리

1) 부적합제품의 파악, 평가, 처분기록 및 관련부서에 발행한 보고서

2) 특채승인, 재작업, GRADE변경, 폐기 등의 기록

3.1.10 시정 및 예방조치

1) 부적합 형태별 시정초지 내역

2) 부적합품 및 관련분석의 조사기록(취해진 시정/예방조치 기록 및 얻어진 결과)

3.1.11 품질기록

획득한 요구 품질수준의 실증과 품질시스템 실행을 위한 품질기록

3.1.12 내부품질감사

1) 수행된 내부품질감사 기록, 지적사항 및 취해진 시정조치에 대한 기록

2) 내부품질감사 결과에 따른 절차서의 변경기록 및 실시 결과 기록

3.1.13 교육훈련

1) 품질에 영향을 미치는 업무에 참여하는 인원의 내역

2) 인원의 교육훈련 내역

3) 실시한 교육훈련결과 기록

3.1.14 서비스

고객불만 접수현황, 취해진 시정조치의 기록

3.1.15 형상관리

형상관련 자료

4. 책임과 권한

4.1 주관부서

기록관리의 주관부서는 연구개발실로 하며 그 임무는 다음과 같다.

1) 기록의 식별 및 보존 관리

2) 기록의 유지 및 폐기 관리

4.2 해당부서

각 부서는 기록의 작성, 수집, 색인, 파일링, 보관업무를 수행한다.

5. 업무 절차

5.1 식별

기록의 식별은 기록목록대장(QP-4161-1)에 식별하여 관리한다.

5.2 수집

기록은 기록 완료시 부서 실정 및 기록 양에 맞게 년별로 작성자가 수집한다.

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

5.3 색인

여러 양식의 기록들을 한데 묶어 관리할 경우에는 색인목록을 작성하고 단일양식으로

기록을 관리할 경우에는 색인목록을 작성하지 않는다.

5.4 열람

모든 기록은 부서로 지정장소에 보관 관리하여 필요시 열람이 가능하도록 해야 한다.

5.5 파일링

5.5.1 파일링 기간

통상 1년 단위로 수집된 기록을 묶어 파일링 하며 기록 양이 많을 경우 1년 이내 의 기록을 파일링 할 수 있다.

5.5.2 파일링 표시

파일링된 기록은 보기 쉬운 곳에 제목, 작성기간, 보존기간, 보관부서를 표시하여야

한다.

5.6 보관

5.6.1 기간

각 기록의 보관기간은 1년으로 하고 보존기간은 해당 절차서에 명시된 기간으로 한다.

5.6.2 방법

1) 보관할 기록은 각 부서별로 지정장소에 보관한다.

2) 각 부서장은 보관기간이 경과된 기록을 연구개발실에 인계하고 연구개발실장은 그 내용을 보존문서관리대장(QP-4161-2)에 기록하여 관리하여야 한다.

5.7 유지

5.7.1 분실 및 훼손 방지

각 부서장은 기록을 지정장소에 보관하고 이를 확인하여 분실 및 훼손되지 않도록

관리해야 한다.

5.7.2 기록 정정

기록을 정정할 때에는 다음조건을 준수하여 실시한다.

1) 기록주관부서 통제하에 실시한다.

2) 최초 작성자가 정정하되, 정정사유를 그곳에 명시한다.

5.8 폐기

연구개발실장은 보존기간이 경과된 기록을 폐기전에 보존문서관리대장의 확인란에 작성 부서장의 확인을 득하고 폐기한다.

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

6. 기록관리

7. 관련표준

1) 사내표준관리 절차서 (QP-4021)

2) 문서 및 자료관리 절차서(QP-4051)

8. 첨부

1) 기록목록대장(QP-4161-1)

2) 보존문서관리대장 (QP-4161-2)

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

기 록 목 록 대 장

QP-4161-1 R.0 강하넷(주) A4(210×297)

보 존 문 서 관 리 대 장

부서명 :

QP-4161-2 R.0 강하넷(주) A4(210×297)

1. 적용범위

본 지침서는 (주)강하넷(이하 “당사”라 한다)에서 업무용으로 사용하는 컴퓨터

프로그램 원본디스크 및 중요한 컴퓨터 데이터 관리에 대하여 적용한다.

2. 목 적

본 지침서는 당사 컴퓨터를 이용하는 업무에 필요한 프로그램 및 중요 데이터를

체계적으로 관리하며, 컴퓨터를 사용하는 업무의 효율을 높이고 중요 자료를

안전하게 관리하는데 그 목적이 있다.

3. 책임과 권한

3. 1 부 서 장

3. 1. 1 관리지침서에 의한 이행상태 관리 책임

3. 2 전산실 담당자

3. 2. 1 PROGRAM 관리업무

3. 2. 2 업무별(담당자별) 권한지정

3. 3 디스켓 담당자

3. 3. 1 디스켓 관리지침서에 의한 업무의 이행

3. 3. 2 디스켓 관리대장 작성 및 유지

3. 3. 3 디스켓 바이러스 감염이나 손상시 복구의 책임

4. 용어의 정의

4. 1 디스켓 : CD-ROM DISK , 3.5인치 플로피 디스켓, 기타 전산기록 매체를

통칭한다.

4. 2 프로그램 : 업무에 필료한 소프트웨어의 라이센스 비용을 지불하고 구입한

업무용 원본 프로그램(CD-ROM 및 플로피 디스켓)을 말한다.

5. 디스켓 관리대상 기준

다음 사항을 기준으로 디스켓 관리대상을 선정한다.

5. 1 문서를 출력하지 않고 디스켓으로 장기간 보관이 필요한 업무문서 또는

자료 원본

5. 2 정식으로 소프트웨어의 라이센스 비용을 지불하고 구입하여 사용되고 있는

업무용 프로그램 디스켓.

5. 3 기타 업무상 보관 관리가 필요한 FILE.

6. 디스켓의 관리

6. 1 관리대상 디스켓의 종류

부서별로 관리하는 디스켓은 다음의 표에 의하며, 기타 개인용 디스켓은

관리하지 않는다.

단, 추가 등록이 필요시는 디스켓관리대장에 등록후 관리할 수 있다.

6. 2 디스켓의 관리방법

6. 2. 1 업무용 PROGRAM 디스켓은 전산실에서 보관 관리하며,

사용안내서가 있을 경우에는 같이 보관하도록 한다.

6. 2. 4 디스켓 관리담당은 디스켓의 적절한 보관 관리를 위하여 디스켓

또는 보관하는 BOX에 관리번호를 부여하여, 식별 가능하도록

하여 보관한다.

6. 2. 5 관리담당은 디스켓 관리대장(QI-4053-001)을 작성하여 쉽게

검색할 수 있도록 하여야 한다.

6. 2. 6 디스켓은 각부서별로 시건 장치가 되어있는 곳에 보관하여야 한다.

6. 3 디스켓 등록, 폐기 절차

6. 3. 1 디스켓 등록은 업무에관련된 파일은 각 부서별로 하며,프로그램 구입시

에는 전산담당자가 디스켓관리대장에 등록하고 보관한다.

6. 3. 2 폐기권한 및 폐기방법

업무디스켓 폐기시에는 각부서장 결재후 폐기 하도록 한다.

6. 4 바이러스 예방

6. 4. 1 디스켓은 보관전 필히 바이러스를 검사후 보관하여야 하며, 플로피

디스켓은 잡금처리를 한 다음 보관하도록 한다.

6. 5 디스켓 관리번호 부여방법

디스켓 라벨에 다음과 같은 방법으로 번호를 부여하여 관리하며, 라벨은

별도의 규격을 정하지 않으며 식별 가능하도록 한다.

□ □ - □ - ○ ○ ○ (xxxxxxxxxxxx)

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디스켓내용(이름)

일련번호(001,.....n)

중분류 : 문서file(F), source(S)

부서명 두자리 (총무,영업,자재,생산,영업....등)

 6. 5 디스켓에 부착할 시

예) [CD-DISK] [디스켓 3.5인치]

6. 6 BOX에 부착할 시

6. 6. 1 보관BOX에 같은 내용의 디스켓이 여러개 있을때에는 낱장별로 부착이

곤란하므로 보관BOX에 대표적인 라벨만 부착하여 관리한다.

6. 7 디스켓에 등록되어 있는 FILE명은 적절한 방법으로 관리하여 업무를 효과

적으로 관리할 수 있도록 하여야 한다.

단, 디스켓 라벨에는 기록을 하지 않도록 하여야 한다.

6. 8 기 타

6. 8. 1 보완에 관련된 PROGRAM ID,비밀번호는 각 담당자별로 부여하였으며,

보완관리는 전산담당자가 관리한다.

6. 8. 2 각 부서에서 전산프로그램변경(수정)시 프로그램변경(수정)요청서

(QI-4053-002)를 작성하여 전산실로 통보한다.

6. 8. 3 전산담당자는 프로그램변경(수정)요청시 요청내역을 검토 및 처리한

내용을 해당부서에 통보하고 원본은 전산실에 보관한다.

7. 기록 및 보관