엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

품질기록 관리규정

1. 적용범위

본 규정은 (주)강하넷 (이하 당사라 한다)에서 고객이 요구하는 품질의 달성을 입증하고, 시스템 준수에 대한 객관적인 증거가 되며 품질관리의 효과적인 운영에 해당되는 기록에대하여 적용한다.

2. 목적

이 규정은 품질기록의 관리대상을 정하여 이들의 식별, 수집, 색인, 열람, 보관, 유지 및 폐 기하기 위한 방법을 수립, 이행하도록 하는데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 보관 문서 : 당해 연도 완결된 문서, 미완결문서, 자주 참고하는 문서들을 사무 실에서 보존에 들어가기 전까지 관리하는 문서

3.2 보존 문서 : 보존서고에서 소정의 기간동안 관리되는 문서

3.3 파일박스(FILE BOX) : 파일을 담아 같은 기능끼리 취합하여 놓은 종이로 만든 상자

3.4 조 견표 : 파일에 파일명, 파일번호 등을 기재할 수 있도록 나타내는 표

4. 책임과 권한

4.1 품질경영 팀장

품질경영 팀장은 품질기록 관리 업무에 대한 전반적인 책임과 권한을 가지며, 다음과 같 은 업무를 수행한다.

(1) 품질경영 관련 기록서의 식별, 수집, 색인, 열람, 보관, 유지, 폐기에 관한 전반적인관리

(2) 관련부서에서의 품질기록 관리에 따른 협조 및 처리

(3) 품질기록의 관리대상의 선정 및 관리 유지

4.2 품질관련 기타 팀장

(1) 품질기록의 작성, 검토, 수집, 열람, 보관, 유지에 대한 관리.

(2) 품질기록의 관리 및 보관 유지

5. 업무절차

5.1 품질기록의 파악

품질기록의 관리대상은 사내 품질시스템에 해당하는 사내표준서에 관련 이행된 증거기록 의 관련 기록수립, 목록, 파일명, 보관유지, 폐기절차에 따라 완결 서명으로 완성된 품질 기록으로 정한다.

5.2 품질기록의 관리 체계

(1) 보존년한의 종류

① 원본 보존년한 : 1년, 3년, 5년, 10년, 영구

② 수신처(사본) 보존년한 : 회람 후, 수시, 시행 후 1년, 3년, 5년, 10년, 영구

(2) 보존년한의 결정

①품질경영팀장은 (표1)의 보존년한 원칙을 기본으로 하여 각 파일별 보존년한을 정하 여 파일리스트 (첨부1:양식A202-1)에 정하여 관리한다. 단, 고객의 취급 기한 요구 가 있는 경우에는 그에 따른다.

② 보존년한은 그 기능의 최대 보존년한으로서 문서 내용의 경중에 따라 그 이하의 년한은 사용할 수 있으나 초과하여 사용할 수는 없으며, 일반항목은 1년을 원칙으로하되, 내용에 따라 변경할 수 있다.

(표1) 보존년한원칙

5.3 파일링 (FILING) 업무절차 (수집)

(1) 품질기록이 발생되어 보관 관리 책임자에 의해 작성 또는 업무 등에 의하여 보관의필요 유무를 구분, 보관이 필요한 경우에는 조견표 작성 및 파일표지 작성과 파일 BOX 준비 유무를 판단하여 정해진 해당 화일에 기록을 철하고, 신규 파일링(FILING) 일 경우에는 파일 리스트(첨부1:양식A202-1)에 등록하도록 한다.

(2) 파일링 업무 흐름도

파일링 업무 흐름도는 (부표1)과 같다.

(3) 파일의 작성, 색인

① 파일의 사용방법

ⓐ 파일의 크기는 A4규격을 원칙으로 하고, A3 및 B5 규격은 최소화한다.

ⓑ 1권의 파일용량은 기록서 150매 이내로 한다. 용량의 초과 시는 파일을 추가하여 사용하고 추가된 파일은 기존의 파일 우측에 위치시키며 기록서명 밑에 초과 숫 자(Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ-)로 진행 표기한다.

② 파일의 조견표 기재요령

파일의 조견표 기재요령은 (그림1)과 같다.

③ PROJECT, 완결된 건에 대해서는 계약, 견적, 생산, 납품 등에 관련된 기록서를 발생순서 대로 일괄, 보존 FILE을 마련하여 ⓒ와 같이 조견표를 기재한 후 관리할 수있다.

(그림1)

ⓐⓑⓒ ⓓ

④ 보존문서(기록)을 BOX에 보존할 대는 그림 ⓓ와 같이 색인 한다.

⑤ 품질기록의 편철

ⓐ 품질기록은 상철을 원칙으로 하나 부득이한 경우 조절할 수 있다.

ⓑ 품질기록의 매 건마다 그 발생 및 완결 순으로 최근자료가 위에 오도록 1건으로 합철한다.

(4) 파일 BOX 사용방법

파일 BOX의 사용방법은 파일 BOX의 통일된 인쇄형태에 따라 철저히 식별, 색인, 열 람할 수 있도록 표시한다.

5.4 품질기록 보관 환경의 요건

(1) 품질기록은 사용하기 편리하고 견고한 캐비넛이나 파일함에 보관한다.

(2) 먼지 및 습기가 존재하는 곳은 피한다.

(3) 보관함 및 캐비넛은 시건하지 아니한다.

5.5 사본의 발행 및 열람

(1) 모든 품질기록은 필요시 사본을 발행할 수 있으나 증명 목적으로 사외에 반출하고자 할 때에는 보관 책임자에 의해 확인 승인 후 발행되어야 한다.

(2) 사본의 발행에 대한 사항은 별도로 기록 관리하지 않는다.

(3) 품질기록은 당사직원 및 고객에 한하여 필요시 보관 책임자의 승인 하에 열람할 수있다.

5.6 기록의 폐기

(1) 보존년한이 완료된 기록은 품질경영팀장의 책임 하에 보관책임자에 의해 폐기되어야 하며, 소각함을 원칙으로 한다. 다만, 폐기 전에 다시 검토하여 계속 필요한 것은 보 존 기한을 연장할 수 있다.

(2) 폐기시 파일 리스트(첨부1:양식A202-1)의 폐기란에 기록 유지하여야 한다.

6. 관련 규정

6.1 사내표준서 관리규정 (KA-201)

6.2 일반문서 관리규정 (KA-204)

7. 첨부

양식 1. FILE LIST(양식A202-1)

판매계약업무규정

1. 적용범위

본 규정은 (주)강하넷(이하 당사라 한다)와 고객과의 계약에 관련하여 고객요구품질을 만 족 시키기 위한 관련단체배정, 수의계약, 직접계약 활동의 계약검토 및 변경 등 수주 관련 업무에 대하여 적용한다.

2. 목적

고객과의 계약 체결 전에 계약 검토를 통하여 그 내용을 파악하고, 고객의 요구를 충족시킬 수 있는지의 여부와 필요한 경우 이를 조정할 수 있도록 하는데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 견적서

고객의 요구 품목에 대해 당사에서 고객에게 제시되는 공급 가격, 수량, 사양 및 납기 등을 명시한 문서이다.

4. 책임과 권한

4.1 대표

관리팀장에 의해 산출한 견적내용을 기초로 견적제출 및 입찰가를 결정, 승인할 책임이 있다.

4.2 관리팀장

거래선과 관련된 견적 및 주문업무, 계약 검토 및 영업 업무를 주관하고, 계약 사항과 관련하여 고객의 요구사항을 관련 부서에 검토토록 한다.

4.3 생산팀장

계약 검토 시 자재의 조달 문제 등에 대하여 검토해야 한다.

4.5 검사 담당

계약 검토 시 품질 보증 시험 및 검사 품질에 대하여 검토해야 한다.

4.6 기술담당

(1) 관리팀장의 부분적인 기술사항 또는 견적상의 업무에 협조한다.

(2) 계약 검토 시 설계 능력에 대하여 검토해야 한다.

5. 업무절차

5.1 견적 의뢰 및 주문접수

(1) 관리팀장은 고객으로부터 구두 또는 문서로 접수되는 견적의뢰에 대하여 견적의뢰 접 수대장(첨부1:양식A601-1)에 등재하여 확인을 받는다.

5.2 견적서 작성 및 검토

(1) 관리팀장은 접수된 견적 의뢰에 따라 견적서(첨부2:양식A601-2)를 작성한다.

(2) 관리팀장은 견적서 초안 내용 중에서 협조 팀의 합의가 필요하면 해당 팀에 회람하여 검토를 의뢰한다. (필요한 경우 회의록을 작성한다.)

(3) 관리팀장은 견적내용에 대해 견적서를 작성하여 대표의 승인을 받는다.

(4) 관리팀장은 견적서를 고객에게 제출한다.

(5) 관리팀장은 고객의 이의가 있으면 문제점에 대해 고객과 협의 조정한 후 수정된 견적 서를 제출한다. (수정절차는 최초절차와 동일하다.)

(6) 관리팀장은 견적서의 확정 전까지에 대한 검토기록을 해당 견적의뢰 접수대장의 비고 란에 기록한다.

5.3 계약검토(조합배정, 수의계약, 직접계약)

(1) 관리팀장은 고객 요구사항에 대해 계약 검토 시, 계약 검토서(첨부3:양식A601-3)에 따라 관련팀장과의 계약 검토를 주관하고, 검토내용은 기록한 후 그 결과를 대표에게 보고한다.

(2) 관련단체 배정서, 수의계약 전 수주내용, 직접계약 전 수주내용에 대하여 관련계약정 보를 첨부하고 계약검토 상세내역(첨부3-①:양식A601-3-①)을 조사하여 계약검토서 에 첨부한다.

(3) 고객의 특별한 주문 【표1, 참조】이 있을 경우, 관리팀장의 주관하에 품질경영위원 회를 실시하여 문제점 해결을 검토한다.

【표1】 고객의 특별한 주문이 있는 경우

5.4 계약

(1) 검토결과를 종합하여 관리 팀장이 모든 문제에 대하여 고객과 협의 해결한 뒤, 계약 서(표준도급계약서 또는 업체요구 계약서)를 작성하고 계약을 체결한다.

(2) 관리팀장은 최종 견적서와 계약서와의 차이가 있는지 검토 후 계약 관리대장(첨부4: 양식A601-4)를 작성하여 관리하고, 대표 승인 후 계약 내용을 생산팀장에게 통보 (작업지시), 그 내용과 필요한 정보를 관련부서에 제공한다.

5.5 계약변경

(1) 중대한 계약 내용(계약금액, 납기, 품질) 변경 시 관리팀장은 이의 검토, 승인 및 관 련팀에게 전달하여 변경 전 검토의뢰 내용과 같이 동일한 절차로 검토 의뢰한다.

(2) 경미한 계약내용 변경 시에는 관리 팀장은 변경 내용을 관련 부서에 전달하고 해당 계약 검토서에 변경 내용을 명기하고, 피 전달자 확인 서명을 받는다.

(3) 현장에서 계약변경이 이루어진 경우에는 변경된 내용이 품질경영위원회 회의록에 기 록되어 관련부서 검토 및 대표의 승인을 받는다.

5.6 제품 출하절차(영업 2팀은 생략)

(1) 영업담당은 고객 요구 납기 준수를 위하여 견적의뢰 접수대장(첨부1:양식A601-1) 및 계약관리대장(첨부4:양식A601-4)에 따라 당일 또는 4일 전에 유선으로 생산담당에게 통보한다.

(2) 생산담당은 출고 지시에 의해 제품을 출하한다.

(3) 상차된 상태에서 인도담당은 수량을 확인 후 출문한다.

(4) 납품이 완료된 제품은 거래 명세표에 거래업체 자재 담당의 확인을 받아 관리팀에서 보관, 관리한다.

6. 기록의 발행과 보존년한

6.1 품질기록 관리규정(KA-202. 참조)에 따른다.

7. 관련규정

7.1 도면 및 시방서 관리 규정 (KA-203)

7.2 제품 관리 규정 (KA-403)

7.3 제조 및 공정관리 규정 (KA-401)

8. 첨부

양식 1. 견적 의뢰 접수 대장 (A601-1)

양식 2. 견적서 (A601-2)

양식 3. 계약 검토서 (A601-3)

양식 3. 계약 검토 상세 내역 (A601-3)

양식 4. 계약 관리 대장 (A601-4)

9. 부칙

본 규정은 승인 배포 후 시행한다.

1. 목 적 : 이 규정은 강하넷주식회사(이하 당사라 함)에서 입고, 생산, 취급 중

발생되는 모든 부적합품의 조치를 명확하게 함으로써 규정된 요건에 맞는

제품만이 사용됨을 보장하기 위함이다.

2. 적 용 범 위 : 이 규정은 당사에서 생산되는 제품의 완제품, 반제품, 부품, 외주입고 부품

공정 진행 제품 중 부적합으로 판명된 제품 및 고객 불만으로 기인하는

부적합품의 관리에 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1 특 채 : 부적합품을 일정 및 코스트 등의 관계로 사용 하게 하는 조치

3.2 수 리 : 부적합품을 별도의 공정,부품 등을 추가 하여 작업 하는 것으로서 규정된 요구

사항에는 적합하지 않음이 예상 되나 사용 하게 하는 조치

3.3 재작업 : 부적합품을 별도의 공정,부품 등을 추가 하여 작업 하는 것으로서 규정된 요구

사항에 적합 하게 하여 사용 하는 조치

3.4 재등급 : 부적합품을 별도의 공정,부품 등을 추가없이 사용 하게 하는 조치

3.5 폐 기 : 규정된 요구 사항에 만족하지 못하며 수리, 특채, 재작업, 재등급 등에 해당

되지 않는 제품을 처리하는 조치

4. 책임과 권한 사항

4.1 품질 부서장

4.1.1 수입검사, 중간검사, 출하검사에서 부적합으로 판정된 제품은 해당부서장에 통보

하여 격리 보관케 해야 한다.

4.1.2 고객으로부터 반품된 완제품의 원인 및 대책서를 고객에게 제출해야 한다.

4.1.3 부적합품 처리 결과에 따라 재검사 의뢰된 부적합품은 재검사를 실시하여야 하며

재검사 성적서를 유지 관리해야 한다

4.1.4 공장장의 부재 시 특채 처리할 권한이 있다.

4.2 공장장

4.2.1 각 부서에서 의뢰된 특채품을 승인할 권한이 있다.

4.2 생산부서장

4.2.1 생산부서장은 자체 검사 결과 부적합품으로 판정된 제품은 부적합품 창고에 격리

식별 보관 후 품질관리부의 조치에 따른다.

4.2.2 생산부서장은 중간검사, 출하검사에서 부적합품으로 판정된 제품과 제품의 취급

상 발생된 부적합품을 부적합품 창고로 격리 식별 표시하고 품질관리부의 조치에

따른다.

4.2.3 부적합품 처리 지침서 기준에 의해 판정된 부적합품은 조치 후 그 결과를 작업

일지에 기록하고, 그 결과를 품질 관리부에 통보해야 한다.

4.2.5 부적합품 처리 지침서 기준에 의해 판정된 부적합품은 개선 대책서를 품질관리부에

제출해야 한다.

4.3 외주부서장

4.3.1 수입검사에서 부적합품으로 판정된 제품은 부적합품 창고에 격리 식별 표시해야

한다.

4.3.2 부적합품 처리 지침서 기준에 의해 판정된 부적합품은 조치 후 그 결과를 자재

관리대장에 기록하고 그 결과를 품질관리부에 제출해야 한다.

4.3.3 부적합품 처리 지침서 기준에 의해 판정된 부적합품은 개선대책서를 품질관리부에

제출해야 한다.

4.4 영업부서장

4.4.1 고객으로부터 반품된 완제품을 부적합 보관장소에 격리 보관, 식별 표시 후 품질

관리부로 통보해야 한다.

5. 업 무 절 차

5.1 부적합품 발생에 따른 식별 및 격리 보관

5.1.1 품질 부서장은 수입 검사에서 부적합품으로 판정된 제품에 대해서 부적합품

통보서(양식 1)를 작성하여 외주관리부로 통보한다.

5.1.2 품질부서장은 중간검사 및 출하검사에서 부적합으로 판정된 제품에 대해서

부적합품 통보서를 작성하여 생산부서로 통보한다.

5.1.3 영업 부서장은 고객으로부터 반품된 완제품에 대해 부적합품 현품표 (양식 2)

를 부착하고 부적합품 창고에 격리한 후 고객 불만연락표(양식 3)를 작성하여

품질 관리부에 통보한다.

5.1.4 생산부서장은 자체 검사 결과 발생한 부적합품 및 취급상 발생한 부적합품과

공정검사, 출하검사에서 부적합품으로 판정된 제품은 부적합품 현품표를 부착,

식별 구분하고 부적합품 창고에 격리, 보관한다.

5.1.5 외주부서장은 부품창고에서 취급상 발생한 부적합품과 수입검사에서 부적합품

으로 판정된 부적합품에 부적합품 현품표를 부착하여 부적합품창고에 격리 보관

한다.

5.1.6 부적합품을 발견한 각 부서장은 부적합 현품표를 부착하여 부적합품 창고로 격리

보관한다.

5.1.7 당사의 모든 부적합품은 부적합품 창고에 보관하며 양품은 자재창고 및 공정 진

행품으로 별도 합격 식별 표시는 하지 않는다.

5.2 부적합품 처리

5.2.1 품질부서장은 부적합품 보관장소를 2회/월 순회하고 수입검사, 중간검사, 출하

검사에서 부적합품으로 판정된 제품을 부적합품 처리 지침서에 의해 처리한다.

5.3 부적합품의 사후관리

5.3.1 재등급

(1) 각 부서장은 재등급으로 판정된 부적합품은 부적합품 처리 지침서에 의해 조치 완

료후 조치완료 LOT에는 식별 표시하여 다음 공정에서 별도관리가 되도록 해야

한다.

(2) 재등급을 발생한 부서장은 부적합품 처리 지침서에 따라 재등급 내용을 기록 해야

한다.

5.3.2 재작업

(1) 각 부서장은 재작업으로 판정된 부적합품은 부적합품 처리 지침서에 의해 조치 완료

후 품질 관리부에 재검사를 의뢰하여 합격한 제품에는 LOT 식별 표시를 하여 다음

공정에서 별도 관리가 되도록 해야 한다.

(2) 품질 관리부서장은 재검사 후 성적서를 유지 관리해야 한다.

(3) 각 부서장은 재검사 후 합격된 재작업품은 재작업 내용을 작업일지 및 관리대장에

기록한다.

5.3.3 수리

(1) 각 부서장은 부적합품 중 수리 사용품은 개발부의 승인을 득한 후 영업부에 통보

해야 한다.

(2) 영업부서장은 수리 내용을 고객과의 계약서를 참조로 고객의 승인 여부를 결정

하여 부적합품 통보서에 승인을 결정, 품질관리부에 통보해야 한다.

(3) 품질관리부서장은 승인 내용을 관계 부서장에게 통보한다.

(4) 각 부서장은 품질 관리부의 통보 결과에 따라 수리하여 작업일지 및 관리대장에

기록하고, 수리한 각각의 제품에는 식별 표시하여 품질관리부에 재검사를 의뢰

해야 한다.

(5) 품질관리부서장은 재검사 결과를 성적서로 보관하며 검사 결과를 관계 부서에 통보

한다.

5.3.4 특채

(1) 각 부서장은 부적합품중 특채 사용품은 공장장의 승인을 득한 후 영업부에 통보

해야 한다.

(2) 영업부서장은 특채 내용 중 고객과의 계약서를 참조로 고객의 승인 여부를 결정

하여 품질관리부에 통보해야 한다.

(3) 품질 부서장은 영업부의 특채 통보 결과를 관계 부서에 통보한다.

(4) 각 부서장은 특채된 제품은 특채 관리 카드(양식4)에 식별 표시하고 사용 결과를

자재 관리 대장 및 작업 일지에 기록해야 한다.

5.3.5 품질 부서장은 부적합품 처리 지침서에 따라 재검사하여 검사 성적서를 유지

관리해야 한다.

5.3.6 각 부서장은 부적합품을 처리 후 개선 대책서(양식5)를 작성하여 품질관리부로

제출하고 품질 부서장은 중요한 품질 문제점은 시점 및 예방 조치 관리 규정에

따라 시정 및 예방조치 하고 유효성 검증을 해야 한다.

6. 기록 보존

6.1 본 규정을 실행중 발생되는 품질 기록은 품질기록관리 규정에 따른다.

7. 관련 표준

7.1 시정 및 예방 조치 운용 규정

7.2 품질 기록 관리 규정

7.3 검사 업무 규정

8. 기 타

8.1 부적합품 처리 지침서