품질기록관리절차서

1. 적용범위 

본 절차서는 강하넷(주) (이하 당사라 한다)의 품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질기록관리 (외주업체 품질기록도 포함)에 대하여 적용한다.

 

2. 목적

본 절차서는 품질기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존 및 폐기를 통하여 품질이력 관리 및 기술 축적을 하며 요구된 품질이 달성되고 품질시스템의 효율적인 운영을 목적 으로 한다.

 

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

“품질기록”이라함은 품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 문서로서 제품이 적절하다는 객관적인 증거를 말한다.

3.2 보관/보관기간

“보관”이라함은 문서가 처리, 종결된 후로부터 이관되기까지의 관리를 말한다.

“보관기간”이라함은 이에 소요되는 기간을 보관기한이라 한다.

3.3 이관

“이관”이라 함은 보관기간이 경과한 문서/자료를 문서고에 넘기는 것을 말한다.

3.4 보존/보존기간

“보존”이라함은 이관된 문서/자료를 폐기때까지 소정의 기간동안 문서고에서 집중관리 하는 것을 말한다.

“보존기간”이라 함은 이에 소요되는 기간을 보존기간이라 한다.

3.5 폐기

“폐기”라함은 보존기간이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

 

4. 책임과 권한

4.1 QA 부서장

품질기록에 대한 관리 절차 수립 및 보관 상태의 확인 및 점검 업무를 수행할 책임과 권한

4.2 관련 부서장 및 팀장(영업, 생산)

해당 부서에서 발행된 기록의 수집, 색인, 파일링, 보관, 유지 및 관리 업무를 수행할 책임과 권한

 

5. 업무절차

5.1 주요 관리대상 품질기록

5.1.1 경영검토기록

5.1.2 품질기록의 식별 및 준비

5.1.3 계약 검토 기록

5.1.4 외주업체 선정 및 관리기록

5.1.5 고객지급품의 분실, 손상에 관한 기록(발생시)

5.1.6 식별 및 추적성 관리 기록

5.1.7 공정에 관한 관리기록(발생시)

5.1.8 긴급사유로 수입검사 완료 전에 자재 사용에 관한 기록

5.1.9 검사 및 시험기록(수입검사, 공정검사, 제품검사)

5.1.10 비교 측정 장비 점검 기록

5.1.11 검사, 측정 및 시험장비 교정에 관한 기록

5.1.12 부적합품 처리 기록

5.1.13 시정 및 예방조치 기록

5.1.14 내부품질감사의 시정조치 및 유효성 검증 기록

5.1.15 교육훈련 기록

5.1.16 자격부여 기록

5.2 식별

5.2.1 관련 부서장은 품질활동을 통하여 관리대상 품질기록을 작성한다.

5.2.2 품질기록은 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 식별할 수 있는 내용이 포함되 어야 한다.

5.2.3 품질기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

5.3 수집 및 색인

5.3.1 품질기록의 수집은 발행순서에 따라 수집하고 홀더의 문서 “목록표”에 기재한 다.

5.3.2 품질기록의 수집을 쉽게 판독할 수 있도록 정확하고 이해하기 쉽게 기록 관리 한다.

5.4 파일링

5.4.1 품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링이 되어야 한다.

5.4.2 품질기록은 매건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질 기록이 위로 오도록 파일링 한다.

5.4.3 문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 한다.(경우에 따라 상철도 허용)

5.4.4 규격은 A4(210×297)로 하는 것을 원칙으로 한다.

5.4.5 홀더 1매에 문서를 100매 내외로 편철한다.(단, 100매 이상인 경우 홀더를 2~3매로 할 수 있다.)

5.4.6 홀더의 겉표지는 다음과 같이 한다.

소속부서	작성자
작성년도	화일번호
보존년한 : 영구 10년 5년 3년 1년 보존만기 : 년 월 일

5.5 열람

관련 부서에 보관중인 품질 기록을 열람시에는 해당 부서장의 승인 후 열람한다.

5.6 보관

5.6.1 품질기록은 노화 또는 손상을 최소화하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖 춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관한다.

5.6.2 품질기록은 각 부서에 있는 문서 보관상자에 보관한다.

5.6.3 품질기록은 각 부서장의 허가없이 제거되거나, 보관상자 밖으로 불출되어서는 안된다.

5.6.4 해당 부서장은 품질기록을 “문서관리기준표” 를 작성하여 관리한다.

5.7 보존

5.7.1 품질기록은 해당 부서장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법등)년한을 우선하여 따른다. 다만, 활용빈도에 따라서 해당 부서장이 보존년한을 결정한다.

5.7.2 품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질기록으로 한다.

5.7.3 해당 부서장은 “이관문서 목록표”를 작성, 유지한다.

5.7.4 이관은 관련부서장이 주관하여 매년(1월 31일 기준)으로 관리부서로 이관한다.

5.7.5 이관된 품질기록은 문서고에 지정된 장소에 보관한다.

5.7.6 문서고 배열은 기능별, 발생 년도별로 한다.

5.8 폐기

5.8.1 Q.A 부서장은 보존기간이 만료된 품질기록에 대해서는 폐기한다.

5.8.2 해당 부서장은 품질기록의 보존기간 연장이 필요할 때는 Q.A부서장의 승인을 얻어 연장 할 수 있다.