표준관리대장.xls

사내표준서 관리규정

1. 적용범위 및 목적

본 규정은 (주)강하넷 (이하 당사라 한다)에서 행해지는 품질활동에 적용되는 모든 표준 서가 적절한 절차에 의해 발행되고 필요한 장소와 인원에 의해서 최신본만이 활용되어 효 율적인 품질시스템의 운용을 기하는데 목적이 있다.

2. 용어의 해설

2.1 표준서

표준서 서식 세칙(부속서1)

2.2 관리본

발행된 후 활용 중 발생되는 변동사항이 배포되는 복사본에 적용될 수 있도록 추적되어야 할 표준서로서 사내에 배포되는 표준서는 모두 이에 준한다.

2.3 비관리본

관리본 이외의 배포되는 참고용, 한시적으로 사용되는 표준서로서 변동사항의 추적, 회수 등의 적용이 필요 없는 것과 관리되지 않아도 되는 것

3. 책임과 권한

3.1 대표는 표준서의 제정, 개정 및 폐지를 승인한다.

3.2 품질경영팀장의 책임과 권한은 다음과 같다.

(1) 표준서의 제, 개정 시 원안을 작성 및 검토한다.

(2) 표준서의 폐지를 검토한다.

(3) 표준서의 배포, 교육, 보관, 유지 등 제반을 관리한다.

3.3 각 팀장은 해당부서의 업무에 관련된 표준서의 제, 개정 및 폐지 시 의견을 품질경영팀장 에게 의뢰하며,배포된 표준서를 관리하고 부서원에게 교육한다.

4. 표준서의 제정

4.1 표준서는 다음의 각 호 1에 해당되는 경우에 제정한다.

(1) 새로운 품질시스템을 수립하고자 할 경우

(2) 기 획득한 제3자와 인증의 요건이 변동될 경우

(3) 신제품 생산 및 기존의 공정을 대폭적으로 변경할 경우

(4) 추가적인 업무가 발생할 경우

4.2 표준서 제정의 절차는 다음과 같다.

(1) 원안 작성

품질경영팀장 및 관련담당자는 표준서의 제정사유가 발생하면 관련규정에 따라 원안을 작성한다. (표준서 서식 세칙 : 부속서1 참조)

(2) 의견 수렴 및 검토

품질경영팀장은 작성된 표준서 원안에 의해 업무적인 영향을 받는 관련 팀장에게 원 안을 첨부한 표준서 제,개, 폐 제안서(첨부2:양식A201-2)를 발송하여 의견을 수렴 한다. 관련 팀장은 원안에 대한 의견을 표준서 제,개, 폐 제안서에 기재하여 지정된 기일 내에 품질경영팀장에게 통보하여야 한다. 의견 발생 시 이를 조정하며 조정 시 상충되는 사항은 품질경영팀장이 결정한다. 품질경영팀장은 관련 팀장의 의견이 수렴 조정된 원안을 검토한 후 대표에게 승인을 의뢰한다.

(3) 승인

대표는 표준서 원안이 품질방침 및 품질경영 매뉴얼에 대하여 적합성과 유효성이 있 다고 판단되면 이를 승인하며 부, 적합하다고 판단되면 반려할 수 있다.

(4) 등록

승인된 표준서는 7항에 따라 등록되어야 한다.

5. 표준서의 개정

5.1 표준서의 개정 절차는 4.2 항과 동일하다.

(1) 표준서 개정제안서에 따라 개정내역이 기록되어야 한다.

(2) 개정내용을 쉽게 파악하기 위하여 개정된 본문 우측에 수직선을 하거나 굵은 글자체로 나타낸다.

(3) 개정건의 개정 Page, 개정 내용의 항목 NO, 개정번호를 표준서 표지에 작성 관리한다.

6. 표준서의 폐지

6.1 표준서는 다음의 각 호1에 해당하는 경우 이를 폐지한다.

(1) 제정 및 개정된 다른 표준서에 충분히 그 역할이 포함될 경우

(2) 업무의 변동으로 효력을 상실한 경우

6.2 해당 담당자는 표준서의 폐지사유가 발생하면 표준서 제개폐 제안서(첨부2:양식A201-2) 에 사유를 기재하여 품질경영팀장이 검토한 후 대표에게 폐지승인을 의뢰하며 대표는특별한 사유가 없는 한 이를 승인한다.

7. 표준서의 등록

7.1 품질경영팀장은 승인된 제정 및 개정 표준서를 표준서 관리대장(첨부3:양식A201-3)에 이를 등록한다.

8. 표준서의 배포 및 회수

8.1 제정된 표준서의 배포

(1) 제정된 표준서의 등록 후에는 품질경영팀장에 의해 표준서의 배포가 이루어져야 한다.

(2) 표준서의 배포 시에는 표준서 관리대장(첨부3:양식A201-3)에 배포사항이 기록되어야 한다.

(3) 배포된 표준서는 각 팀장에 의해 소속원에게 교육되어져야 한다.

8.2 개정된 표준서의 배포 및 구본의 회수

(1) 개정된 표준서의 등록 후에는 품질경영팀장에 의해 개정 표준서의 배포와 구본의 회 수가 동시에 이루어져야 한다.

(2) 이러한 사항은 표준서 관리대장(첨부3:양식A201-3)에 수령자가 서명함으로서 회수확 인이 되어야 한다.

8.3 폐지된 표준서의 회수

폐지된 표준서의 등록 후에는 즉시 품질경영팀장에 의해 해당 표준서가 회수되어야 하며 이러한 사항은 표준서 관리대장(첨부3:양식A201-3)에 폐기사항이 기록되어야 한다.

8.4 표준서는 품질경영팀장에 의해 다음과 같이 구분하여 사내에 배포되어야 하며 필요하다 고 요청된 부서에 대하여 추가적으로 배포할 수 있다.

(1) 품질경영 매뉴얼 : 대표 및 모든 팀장

(2) 규정 및 세칙류 : 대표 및 모든 팀장

(3) 기 술 표 준 류 : 해당 부서장

8.5 표준서의 사외불출이 필요한 경우에는 품질경영팀장의 판단에 의하여 불출여부가 결정되 며 불출 시에는 사용되는 업무적 성격을 고려하여 관리본 및 비관리본으로 구분하여 불 출한다. 관리본으로 사외 불출된 표준서에 변동사항이 발생하면 사내 배포된 표준서와같은 동일한 절차로 회수 및 재 불출되어야 한다.

8.6 표준서는 관리본의 식별을 위해 배포 시 그림1과 같은 표기를 각 표지 우측 상단에 적색 으로 날인한다.

(그림1)

- 관리본의 경우 -- 비관리본의 경우 -

9. 표준서의 관리

9.1 사내 배포된 표준서

(1) 표준서를 배포 받은 팀장은 표준서가 개정 및 폐지되어 반납될 대까지 이를 보관하고 해당업무에 적용하며 임의로 복사할 수 없다.

(2) 표준서는 습기, 화재, 파손 및 분실을 고려한 안전한 장소에서 보관하여야 한다.

9.2 표준서 원본

(1) 표준서 원본은 품질경영팀장이 9.1-(2)항과 동일하게 보관한다.

(2) 개정되어 구본이 된 표준서 원본 및 폐지된 표준서 원본은 소각 폐기하며, 폐기 시에 는 표준서 관리대장(첨부3:양식A201-3) 폐기란에 기록되어야 한다.

(3) 품질경영팀장의 판단으로 지식보존 및 참고적 목적으로 폐지된 표준서를 1년 이상보관하고자 할 경우에는 폐지상태, 보존기간을 명확히 표시하여 품질경영팀장이 보존 하며 보존기간 완료 시 파기한다.

10. 표준서의 실효성 검토

10.1 품질경영팀장은 내부 품질 감사를 통하거나, 수시로 표준서의 실효성을 검토하여야 한 다.

10.2 검토결과 부. 적합한 사항이 발견될 경우 5항에 따라 적절히 개정되어야 한다.

11. 절차서에 포함된 양식의 관리(업무절차서가 없는 양식은 배제한다.)

11.1 양식에 관련된 모든 관리는 본규정 절차와 동일하다.

11.2 양식의 크기는 A₄와 A₃를 원칙으로 한다.

11.3 양식의 형태는 특별한 사유가 없는 한 하단 좌측부터 분류번호, 개정번호, 회사명, 용지 의 크기로 나타낸다.

11.4 양식의 업무절차에 따른 결재란은 작성, 검토, 승인으로 구분하고 서명일자 표시란을 두 어야 한다.

11.5 양식의 분류번호 구성은 (그림1)과 같다.

(그림1) ○ ○○○ - ○

11.6 양식 총람의 관리

양식의 제, 개정 사항을 종합적으로 관리하기 위하여(그림3)과 같이 나타낸다.

(그림 3)

12. 기록서의 발행과 보존년한

12.1 기록서의 발행과 보존년한은 품질기록 관리규정(KS-202)에 따른다.

13. 서식 관리

13.1 표준서의 작성에 대한 서식은 서식세칙 (부속서1)에 따른다.

14. 첨부

양식 1. 표준서 양식 (A201-1)

양식 2. 표준서 제안서 (A201-2)

양식 3. 표준서 관리대장 (A201-3)

15. 부칙

본 규정은 승인 배포 후부터 시행한다.

(부속서1)

서 식 세 칙

1. 본 세칙은 당사에서 사용되는 표준서의 작성에 대한 서식 및 요구사항에 대하여 정하고 작 성방법 및 형식을 통일하여 쉽게 이해하고 실행함에 있다.

2. 용어 및 일반사항

2.1 표준서 및 부속서는 품질매뉴얼 요건에 의해 그에 따른 업무를 수행하기 위한 세부수행 절차이며 구체적 책임과 권한 요구 및 품질매뉴얼 요구사항을 기술한 문서 및 부속서를 말한다.

2.2 표준서와 부속서 외에 참고, 해설, 조항, 주문, 비고, 주, 예 등의 용어를 사용할 수 있다.

3. 표준서NO 부여방법

3.1 표준서NO 부여체계

예 1) ○ ○ ○ - ○ ○○ - ○○

3.2 품질규정 번호

품질시스템 운용에 필요한 규정에 대하여 발생순서 또는 체계별로 부여한다.

3.3 부속서 번호

규정내용의 복잡함 또는 사용부서나 제품의 개별성으로 인해 내용을 하위문서에 기술하 는 것이 바람직하다고 판단되는 경우 규정을 세분하여 작성할 수 있으며 그에 따라 관련 문서 번호를 부여한다.

3.4 표준서의 분류코드

부여방법은 (표1)에 따른다.

4. 일반 서식

4.1 규격서의 크기

규격서의 크기는 KS 5201(종이재단칫수) A4(210×297)로 하고 세로로 놓는 것을 원칙 으로 한다.

4.2 규격서의 양식은 7.3항에 준한다.

4.3 관련 있는 양식의 서식 표기

양식에 대한 서식은 아래와 같이 부여한다.

예 2) A 201 - 1

5. 작성방법

5.1 쓰는 방법은 가로쓰기를 원칙으로 하되 규격과 문장은 조항별로 종합하며, 문체는 알기 쉬운 문장으로 작성한다.

5.2 작성요령은 한글 맞춤법 통일안에 따라 작성하며 용어 및 숙어는 문교부에서 제정한 과 학 기술 용어 및 공업 표준 심의회에서 제정된 용어의 차례에 따라 쓴다.

5.3 예시의 표시방법은 각 조항에서 기술한 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 다음 행에 첫 자 와 열을 맞추어 예)라고 기입한 후 한 칸 띄어 기술한다.

5.4 문장 끝의 표현방법은 그 뜻에 따라 예)와 같이 표기한다.

예3)

원칙으로 (..........)한다. ............. 예외를 인정하는 요구

.......... 하는 것이 좋다. ........... 장려

........... 하여도 좋다. .............. 허용(임의규정)

5.5 기호

(1) 숫자는 아라비아 숫자를 사용한다.

(2) 단위는 계량법에 따른다.

(3) 수학기호는 KS 0101(수학기호)에 따른다.

6. 조항번호 및 부호

6.1 조항에는 본문 각 부속서 참고 및 해설마다 예시와 같이 번호를 붙이며 최대 3회까지 결 합할 수 있으나 접속부분은 숫자와 마침표로 세 자리까지 부착할 수 있다. 그 이후 세분 될 경우에는 세별부호를 사용한다.

예) 1, 1.2, (1), ①, ⓐ..............

6.2 부호는 일반적으로 사용하나 다음과 같이 구분한다.

(1) 기술부호

① 구두점 : 마침표( . ) 쉽표 ( , ) 콜론 ( ; ) 등을 사용한다

② 묶음표 : 작은 묶음표 ( ) 큰 묶음표 【 】로 한다.

(2) 그림 및 표, 사진은 문장 부근에 넣는 것을 원칙으로 하며, 표제를 붙이고 부도 및부표는 관계되는 본문, 부속서, 참고 및 해설의 끝에 인용되는 차례에 따라 배열한다

7. 품질규정 내용의 구성

7.1 항목의 배열순서는 가급적 다음의 순서에 의하여 기술하여야 하나 강제하지 않는다.

(1) 적용 범위

(2) 목 적

(3) 용어의 정의

(4) 책임과 권한

(5) 절 차

(6) 첨 부

7.2 흐름도

(1) 업무의 절차에 대한 내용을 도시기호와 흐름선을 이용하여 이해하기 쉽게 작성되어야 한다.

(2) 흐름도는 위에서 아래로 좌에서 우로 작성됨을 원칙으로 한다.

7.3 양식의 구성

(1) 표준서 첫 장은 표지와 차후에 이어지는 내용은 양식A201-1로 기재한다.

(2) 양식의 기재 방법은 다음과 같다.

양식: ⑥ ⑦주 식 회 사 강 산 조 명A4

(1) 표준서 양식 작성에서 ①란은 표준서 분류명을 기재한다.

②란은 표준서 명칭을 기재한다.

③란은 해당 페이지 수를 기재한다.

④란은 전체 페이지 수를 기재한다.

⑤란은 표준서 내용 본문을 기재한다.

⑥란은 표준서 양식 번호를 기재한다.

⑦란은 표준서 양식 개정번호를 기재한다.

(2) 품질매뉴얼의 본문 작성용 양식은 다음과 같은 형태로서 작성하고 기타 부속되는 표 지 등은 양식에 구애받지 아니한다.

(3) 사내표준서 목록표는 사내표준서 등록 및 관리절차 등에서 제외되며 목록표 구성은다음과 같은 형태로서 작성하고 표준서 FILE 표면에 부착한다.

사 내 표 준 목 록

1. 목적

강하넷(이하 '당사'라 한다)의 표준화 추진 및 관리 절차를 제시함으로써 품질경영 시스템의 효율적인 운영으로 고객의 요구사항 및 규정된 요건에 제품이 적합함을 보장하는데 그 목적이 있다.

2. 적용범위

당사의 품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서의 제정, 개정, 처분 및 관리 방법과 절차에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1.  품질문서
품질경영 활동이 당사의 품질방침 및 목적에 맞게 수행될 수 있도록 그 방법과 절차를 표준화한 문서로 그 구조와 종류는 품질시스템 구조(품질매뉴얼 TQM-MS의 첨부 1)와 같다.

3.2.  품질매뉴얼
ISO 9001 / KS A 9001 요건을 만족시키고 품질경영 시스템의 기본적인 규정을 기술한 문서로서 당사의 운영 방침, 경영 목적을 달성하기 위하여 필요한 표준을 설정하고 관리하는 문서를 말한다.

3.3.  품질절차서
품질매뉴얼에서 정하는 요건에 따라 품질관리를 효율적으로 수행하기 위한 세부 수행 방법 및 구체적인 책임과 권한, 요구사항을 기술한 문서로 당사의 품질시스템 문서 중 품질매뉴얼의 하위 단계 문서를 말한다.

3.4.  품질지침서
단일 업무/활동의 방법을 자세하게 기술한 문서로서 업무/활동 현장에 비치되어 업무/활동의 지침을 제공하는 절차서의 하위 단계 문서를 말한다.

3.5.  관리본
문서가 개정되면 발행 이후 그 개정본이 지속적으로 배부됨으로서 항상 최신 유효본으로 유지되는 문서를 말한다.

3.6.  비관리본
발행 당시는 최신본이나 개정이 되더라도 그 문서의 개정본이 배부되지 않는 문서로 품질에 영향을 미치는 업무에 직접 적용할 수 없고 단지, 참고용으로만 사용되는 문서를 말한다.

3.7.  배포처
해당 품질경영 시스템의 이행을 위해 국내영업부서장이 해당 문서의 배포 및 사용에 대한 필요성이 있다고 판단하는 곳으로서, 조직, 부서 또는 독립된 현장을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1.  대표이사

4.1.1.  품질방침을 정하고 품질매뉴얼을 승인한다.

4.1.2.  품질절차서를 승인한다.

4.2.  품질경영대리인

4.2.1.  품질지침서를 승인한다.

4.2.2.  품질매뉴얼 및 품질절차서를 검토한다.

4.3.  국내영업부서장

4.3.1.  대표이사의 지침을 받아 품질시스템이  ISO 9001(2000) 요건에 따라 수립되고 실행되도록 하여야 한다.

4.3.2.  품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서를 각 부서장과 협의하여 작성, 개정을 주관한다.

4.3.3.  품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서의 원본을 관리할 책임이 있다.

4.3.4.  품질경영 시스템의 이행 여부를 확인할 책임이 있다.

4.4.  각 부서장

4.4.1.  배포된 품질매뉴얼/품질절차서/품질지침서를 유지 관리한다.

4.4.2.  품질절차서 및 품질지침서를 검토한다.

4.4.3.  승인된 품질시스템에 따라 해당 업무를 수행한다.

4.4.4.  문제 발생시 개정을 검토하고 개정 요청을 하고, 구문서 또는 효용성이 상실된 문서는 처분한다.

5. 업무절차

5.1.  각 품질시스템의 구성은 다음과 같다.

5.1.1.  품질매뉴얼의 구성은 표지, 작성, 검토 및 승인, 목차 및 개정현황, 품질방침, 용어의 정의, 조직도 및 본문으로 구성된다.

5.1.2.  품질절차서는 겉표지, 목차 및 각 절차서로 구성되며, 각 절차서는 작성, 검토 및 승인, 목차 및 개정 현황과 본문으로 구성된다.

5.1.3.  품질지침서는 겉표지, 목차 및 각 지침서로 구성되며, 각 지침서는 작성, 검토 및 승인, 목차 및 개정 현황과 본문으로 구성된다.

5.1.4.  품질매뉴얼, 품질절차서 및 품질지침서의 본문 구성은 가능하면 다음과 같은 순서로 작성되어야 하지만 문서 특성에 따라 순서의 변경 및 내용을 가감할 수 있다.

(1) 목적
품질매뉴얼/품질절차서의 목적은 문서 각각이 규정하는 세부 사항을 나타낸다.

(2) 적용범위 
품질매뉴얼/품질절차서의 적용범위는 그 문서를 적용할 수 있는 한계 및 예외 조건을 규정한다.

(3) 용어의 정의
문서의 규정 내용을 명확히 하기 위하여 작성하며, 그 문서에서만 사용되는 특수한 용어 또는 정의를 한정하거나 확대하여 사용되는 전문용어를 명기한다.

(4) 책임과 권한
문서에 기술된 업무를 수행하기 위한 책임한계 및 업무권한 등을 명기한다.

(5) 업무(작업)절차
품질매뉴얼/품질절차서의 업무 수행에 필요한 세부적인 업무 절차를 각 단계별로 상세히 기술한다.

(6) 기록
품질매뉴얼/품질절차서 등에서 발생하는 기록으로서, 이루어진 행위가 문서에 정해진 절차를 준수하였다는 증거를 보여줄 수 있는 품질기록의 종류, 유지 및 보존기간에 대한 요건을 기술한다.

(7) 관련문서
문서에 기술된 내용 중 참고해야 하는 관련문서(도표, 양식 포함)를 순서적으로 명기한다.

(8) 첨부
문서에 기술된 업무 수행 결과 생성 또는 파생된 문서 또는 첨부물로 기타 부록이나 양식 등을 첨부한다.

5.2.  작성

5.2.1.  품질경영대리인은 품질매뉴얼/품질절차서/품질지침서에 대하여 작성담당 부서 및 승인권자를 지명한다.

5.2.2.  지정된 작성담당 부서장은 해당문서를 작성할 책임을 가지며 품질매뉴얼 및 타 문서와의 유기적 관계를 고려하여 작성한다. 또한 해당절차와 연관되는 사항에 대한 기술적, 행정적 요건 등을 충분히 고려하여야 한다.

5.2.3.  문서의 작성 원칙

(1)  문서의 용지 결정 : A4 (필요시 별도규격 사용가능)

(2)  문서의 내용 결정

(3)  문서의 양식 결정

(4)  이해가 용이한 용어로 작성한다

(5)  날짜의 표시는 00. 00. 00. 로 한다.

(6)  문서의 페이지는 해당 페이지/총 페이지로 표시한다.

       예) 3/8

(7)  문서번호, 부서명, 제정일, 개정일, 개정차수, 검토자, 승인자, 필요시 합의자와 양식번호 등을 기재한다.

5.3. 검토

5.3.1.  문서 초안이 작성되면 문서작성 책임자는 문서내용에 직접적인 연관이 있는 합의부서에 합의를 위해 문서의 초안을 배포한다.

5.3.2.  문서의 합의를 위한 초안 배포시 문서가 기술적, 행정적으로 적합하게 작성되었는가를 합의부서에서 면밀히 검토한다.

5.3.3.  합의부서에서 동의하는 경우에는 합의란에 서명하여 문서작성 부서장에게 송부하여 그 의견을 반영 작성하고, 이견이 있을 경우 검토의견을 제시한 조직과 협의하여 해결하여야 한다.

5.4. 승인 및 배포

5.4.1. 품질시스템의 승인권자는 아래표와 같다.

5.4.2. 배포는 문서관리절차서(TQP-MS-2)에 따른다.

5.5.   개정

5.5.1.  품질문서의 개정이 요청되거나 필요시 국내영업부서장은 원본과 동일한 방법으로 개정(작성, 검토, 승인 및 배포)되도록 하여야 한다.

5.5.2.  모든 직원은 관련 업무 수행과정에서 품질문서의 개정이 요구되는 경우 국내영업부에 요청할 수 있다.

5.5.3.  국내영업부서장은 품질문서의 개정요청을 검토하고 개정이 필요한 경우, 이를 개정하며 개정 여부에 대하여 개정 요청자에게 회신하여야 한다.

5.5.4.  문서가 개정되면 개정일자, 개정차수를 기록한다. 개정차수는 1차 개정의 개정차수가 1이다.

5.5.5.  문서가 개정되면 개정이력을 작성하여 개정된 사항이 표시되도록 한다. 개정이력은 개정일자, 개정차수, 개정내용을 기록한다.

5.5.6.  글자의 중복, 탈자, 오자, 페이지 변경 등이 발생되면 개정 절차를 거치지 않고 작성자 또는 보관자가 수정한다.

5.5.7.  국내영업부서장은 내부감사 및 경영검토 회의의 품질시스템 검토 결과에 대해 매 1년마다 주기적으로 유효성 및 적합성을 검토, 평가하여 필요한 경우 개정한다.

5.5.8.  품질문서의 개정은 각 장별로 이루어지며 각 장에는 문서번호, 개정번호, 개정일자 및 페이지가 표기되며 개정번호는 각 개정 시마다 증가한다.

5.5.9.  모든 문서의 제정, 개정은 승인된 날로부터 효력을 발생한다.

5.5.10.  품질문서의 관리자는 접수된 최신 유효본을 유지, 관리해야 한다.