엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1.          목적

본 절차는 규정된 품질을 만족시키는 구매품을 구매하기 위한 절차를 수립하고 구매문서를 관리하여 양질의 제품을 적기에 조달하도록 구매업무를 효율적으로 운영하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

당사에서 제조하는 제품에 소요되는 구매부품, 외주가공품과 계측기 등의 구매업무에 대해서 적용한다. 

3.          용어의 정의

3.1             구매품

본 절차서상의 구매품 구매부품, 외주가공품 및 계측기를 말한다.

3.2             구매부품

원자재가 아닌 제품으로써의 기능을 가진 것으로써 필요한 경우 구매 후 추가 작업을 하더라도 원래 가지고 있던 기능 또는 형상에 큰 변화가 없는 것을 말한다.

3.3             외주가공품

당사의 요청에 의하여 원자재를 사용하여 업체에서 가공 및 제작한 부품을 말한다.

             3.4                      PART LIST (P/L)

제번별로 일괄 소요되는 자재 또는 가공품의 LIST.

4.          책임과 권한

4.1             자재관리부서장

4.1.1       구매에 관한 모든 업무를 총괄하고 관리할 책임이 있다.

4.1.2       도면의 외주 배포와 회수를 관리할 책임이 있다.

4.2             자재관리 담당자

4.2.1       구매 신청된 품목에 대하여 구매에 필요한 자료를 관련부서에 요청할 수 있다.

4.2.2       구매 품목에 대한 발주업체 및 가격을 산정하고 발주서를 작성한다.

4.2.3       자재관리부서는 구매신청서의 내용을 임의로 변경할 수 없다.

(단, 변경이 필요할 경우 신청부서의 승인권자와 서면 합의 후 변경할 수 있다. )

4.3             관련부서

4.3.1       품질관리부는 검사의뢰 되어진 구매부품, 외주가공품, 계측기에 대하여 검사할  책임이 있다.

4.3.2       관련부서는 필요한 구매품을 구매신청 또는 전산 구매선청 PROG.를 이용하여 자재관리부서로 구매 요청한다.

4.3.3       구매신청부서는 구매신청 PROG.에 기술된 항목에 맞게 구매신청일, 제번, 자재번호, 수량, 납기일, 구분, 비고 등의 내용을 입력한다.

4.3.4       신청부서는 필요한 경우 신청한 구매품에 대한 카다로그 또는 업체의 견적서를 첨부 할 수 있다.

4.3.5       제번별로 일괄 소요되는 자재는 P/L에 의거 구매하며 별도의 구매 신청할 필요가 없다.  (단, 전기.전자관련 P/L은 사용부서에서 구매 신청한다.)

4.3.6       P/L 입력부서는 전산에 입력한 P/L을 전산결재가 완료되면 PRINT하여 자재관리 부서로 통보하여야 한다.

4.3.7       P/L입력부서는 P/L상의 내용을 추가, 변경, 삭제하여야 할 경우에는 4.2.2항에 따라 구매신청을 하되 근거서류를 자재관리부서로 통보하여야 한다.

5.          업무 절차

5.1             발주준비

5.1.1       자재관리부 구매담당자(이하 “담당자”라 한다.)는 각 부서에서 경영자대리인의 승인을 득한 구매신청서에 대하여 발주준비를 한다.

5.1.2       담당자는 제번별로 일괄 신청된 자재에 대하여는 P/L 이 접수되면 재고를 조사하여 구매할 자재를 선정하고 부서장 확인과 대표이사의 승인을 득한다.

단, 대표이사의 부재시에는 경영자대리인에게 승인권을 위임한다.

5.2             발주서 작성 및 배포

5.2.1       담당자는 구매 준비된 내용대로 전산시스템을 이용하여 발주서를 작성한다.

(발주서 기재내용 : 발주번호, 항번, 자재번호, 거래처번호, 수량, 단가, 발주일, 납기일)

5.2.2       담당자는 전산 입력된 발주서를 발행하고 부서장확인과 임원의 승인을 득한다.

(단, 별도로 제출된 구매신청서가 있을 경우에는 첨부한다. )

5.2.3       담당자는 승인을 득한 발주서를 COPY하여 각 업체에 배포한다.

(배포방법은 직접배달, FAX발송, 우편발송 중 택일로 하되 필요한 경우 유선 또는 무선통신을 이용하여 발주하고 추후 발주서를 보낼 수도 있다. )

5.2.4       발주서 배포 후 구매담당은 발주서 원본을 파일에 보관한다.

5.2.5       업체 발주시 발주서에 도면이나 기술자료를 첨부할 수 있다.

5.3             발주변경

5.3.1       발주 전 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기 발행 되어진 구매신청서 상에 변경자의 확인(SIGN)을 받은 후 전산상의 내용을 삭제하고 구매 절차에 의하여 접수한다.

5.3.2       발주 후 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기 발행 되어진 발주서상에 변경자의 확인 (SIGN)을 받은 후 전산상의 내용을 삭제하고 구매절차에 의하여 접수한다.

5.4             납기관리

5.4.1       자재관리부서는 납기일자별, 거래처별로 발행된 미납 LIST를 참조 후 납기관리를 해야 할 업체를 확인한다.

5.4.2       납기일에 입고가 안된 품목은 관련부서에 통보하여 생산일정을 확인하고 해당업체에 구두로 납품 가능한 일자를 결정하여 발주서상에 변경일자를 기록한 후 전산시스템의 발주관련 DATA를 수정한다.

5.4.3       해당업체가 5.4.2의 변경된 납기를 이행치 못할 경우 자재관리부서장은 시정조치 요구서를 발행한다.

5.4.4       시정조치 요구서가 발행된 해당업체는 협력업체관리 절차서 5.4.1에 따라 사후평가 대상이 된다.

5.5             구매 확인 및 완료

5.5.1       발주서가 있는 구매품은 입고 확인 또는 검사업무 절차 또는 검사의뢰에 의거 검사가 완료되었을 경우에 구매가 완료된다.

5.5.2       발주서가 있는 업체에 대하여는 전산상 미납품 현황에 의하여 관리완료 처리한다.

5.5.3       발주서가 없는 일반업체의 구매품은 구두 신청 시 작성된 서류에 의거 발주수량의 확인으로 구매완료시 완료 표시를 한다.

5.6             협력업체 선정 및 관리

협력업체관리 절차서에 따른다. 

목적

본 절차서는 구매된 제품이 규정된 요구사항에 적합하도록 규격 요구사항을 만족시킬 능력을 갖춘 거래업체를 선정하고 관리하는데 있다.

적용범위

본 절차서는 당사에 원부자재, 소모품, OEM제품 및 기타 품질과 관련된 물품 또는 물품운송 및 서비스 등을 납품 또는 수행하는 거래업체에 대하여 적용한다.

용어의 정의

운송업체

당사와 계약하여 당사의 물품을 운송하는 업체

협력업체

당사의 품질과 관련된 물품 또는 물품운송 및 서비스 등을 납품 또는 수행하는 조직으로 해당 물품 또는 물품운송 및 서비스의 공급능력과 수주능력이 있는 자

구매부서장

직접적으로 구매 행위를 하는 관리부서장, 영업부서장, 생산부서장

책임과 권한

구매부서장

거래업체의 등록, 평가, 선정 및 관리

연구개발실장

선정된 거래업체의 지속적인 관리를 위한 구매품의 검증을 비롯한 거래업체의 품질데이타 관리

업무절차

거래업체의 선정 조건은 다음 항목을 만족시켜야 한다.

공공기관 인․허가 업체

당사의 거래 조건을 충족시킬 수 있는 능력을 가진 업체로서 거래업체평가표 평가결과 80 점 이상인 업체

평가점수가 80점 미만이더라도 품질시방을 충분히 만족시킬 경우 거래업체로 선정할 수 있다.

거래업체 등록, 평가

신규업체

거래업체로 등록하고자 하는 업체는 거래업체 등록카드(첨부 1)에 의거 신청하여야 한다.

구매부서장은 거래업체등록카드가 접수되면 연구개발실장과 함께 평가를 실시한다.

구매부서장 평가 항목 : 가격, 거래단위, 생산능력

연구개발실장 평가항목 : 품질, 신인도

협력업체의 평가는 거래업체평가표(첨부 2)에 의거 평가한다. 단, 운송업체 평가 시에는 품질항목을 운송차량(냉동탑차) 항목으로 평가한다.

평가 결과 적격업체인 경우 거래업체관리대장(첨부 3)에 등록하고 부적격업체인 경우 업체에 부적격 내용을 통보한다.

거래업체의 등록은 가능하면 복수로 함으로써 차후의 갑작스런 거래중단 등의 상황에 대비하여야 한다.

구매부서장은 거래업체 등록신청시 업체로부터 다음의 자료를 확보하여야 한다.

사업자 등록증 사본 1부

인․허가증 사본 1부

인증서(해당업체) 사본 1부 (필요시)

공인기관 시험성적서 (필요시)

기타 업체의 품질/환경 관련 자료 (필요시)

기존업체

구매부서장은 과거의 납품실적, 품질현황, 납기준수율 등을 참고하여 우수한 업체는 1년마다 거래업체평가표에 따라 재평가하고 1번이라도 제품 품질 및 납기에 나쁜 영향을 끼친 업체는 그 시점에서 재평가하여야 한다.

재평가 결과 적격업체는 그대로 유지하고 부적격업체의 경우 부적합내용이 경미한 업체는 시정조치를 요구한 후 시정조치가 완료되면 그 내용의 유효성을 검토한 다음 최초신청과 동일한 절차에 따라 평가하고, 부적합내용이 중대한 업체는 업체등록을 취소한 후 거래정지 시킨다.

거래정지된 업체는 특별한 사유가 없는 한 3년 이내에는 거래업체등록신청을 할 수 없다.

1. 목적

본 규정은 강하넷(이하 “당사”라 한다)의 구매업무를 표준화하여 양질의 제품생산에 필요한 적정

품질의 자재를 적량, 적기, 적정가에 공급하여 생산활동의 향상을 촉진하고 합리적인 관리 체계 확립

및 제품의 품질보증을 위한 구매업무에 그 목적이 있다.

2. 적용범위

본 규정은 당사에서 현재 구매하는 모든 물품의 구매업무 절차에 대하여 적용한다.

3. 용어정의

3.1 원자재

제품 생산에 필요한 주요 구성 자재를 말한다.

3.2 부자재

소모성 자재로 부수적으로 조립되는 자재를 말한다.

3.3 사양물

당사의 도면이나 SAMPLE에 의해 제작되는 자재 또는 물품.(설비, 장비포함)

4. 책임과 권한

4.1 관리부(자재팀)

4.1.1 구매의뢰 품목의 협력업체를 선정하고 구매단가를 결정한다.

4.1.2 구매의뢰 품목에 대해 대표이사의 결재를 득한 후 협력업체로 발송한다.

4.1.3 구매의뢰 부서의 요구사항과 일치하는 자재를 구매한다.

4.1.4 개발자재의 구매는 개발팀에서 별도 운영한다.

4.2 각 부서

4.2.1 구매의뢰시 품명, 규격, 입고 요구일 등을 정확히 기재하여 구매 의뢰한다.

4.2.2 구매물품의 품질 및 원활한 생산을 위하여 납기의 여유를 확보하고 구매 의뢰한다.

4.2.3 검사 의뢰된 구매물품을 수입검사하여 합․부 판정을 한다.

5. 업무절차

5.1 원․부자재 구매

5.1.1 구매 의뢰되는 원․부자재의 경우 각 부서에서는 구매의뢰서(양식 1)에 부서장의 결재를

득하고 필요에 따라 도면, 규격, 카달로그 등을 첨부하여 구매 의뢰하고, 구매 담당자는 구

매의뢰서 접수대장(양식 2)에 등록하여 유지 관리한다.

5.1.2 구매물품이 사양물일 경우 각 부서에서는 도면 및 SAMPLE을 첨부하여 구매 의뢰한다.

5.1.3 구매 담당은 구매의뢰 품목에 대한 검토를 하고 이상이 없을시 단가를 결정하고 대표이사의

결재를 득하여 구매한다.

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

5.2 설비 및 장비 구매

5.2.1 설비 및 장비의 구매의뢰시 각 부서에서는 품명, 규격, 수량, 제작업체명 및 구매의뢰 사유를 정확히 기재하며, 견적서를 첨부하여 자체 품의후(기안) 구매의뢰한다.

5.3 구매단가 결정

5.3.1 신규 모델의 원․부자재의 구매의뢰 물품은 협력업체 및 신규 업체에서 견적을 받아 시장

조사 하고 대표이사의 결재를 득하여 결정한다.

5.3.2 단가가 결정되어 있는 경우는 견적서를 생략할 수 있다.

5.4 발 주

구매 담당자는 구매의뢰된 물품에 대하여 구매자료 검토 및 협력업체를 선정하고 구매단가를 결

정하여 대표이사의 결재를 득하여 발주한다.

5.5 납기 관리

5.5.1 구매 담당자는 발주품의 납기가 엄수되도록 확인하여 조달진도를 CHECK하여 관리한다.

5.5.2 원․부자재의 경우 납기가 지연되어 생산에 지장을 초래할 우려가 있을 경우 생산부에 통보

하여 대책을 수립한다.

5.5.3 기존의 협력업체로부터 납기가 지연되어 부득이 동일 동종품을 타 거래선에서 구매시 각

부서의 적격 판정후 사용할 수 있다.

5.5.4 긴급한 사유로 미승인 업체에서 구매시 협력업체 등록후 각 부서의 적격 판정후 사용할 수

있다.

6. 구매품의 검증

6.1 협력업체에서 입고된 구매품의 검증은 검사업무 절차서(DQP-10-01)의 업무절차에 따라 적격여부

를 검사한다.

6.2 부적합품으로 판단된 구매품의 경우는 부적합품 관리 절차서(DQP-13-01)에 따른다.

6.3 각 부서의 시정조치요구시 협력업체에 통보하고 그 결과를 해당 부서에 통보한다.

6.4 수입검사에서 확인할 수 없는 품질특성 검사 및 협력업체의 품질관리 상태를 확인하기 위해 협

력업체 현장에서 구매품을 확인할 수 있다.

7. 구매품의 입고

검사가 완료된 구매품은 자재관리 절차서(DQP-15-01)의 절차에 따른다.

8. 문서기록 및 유지

본 규정에서 발생된 품질기록은 품질기록 관리 절차서(DQP-16-01)에 따라 유지 관리되며, 그

기록은 다음과같다.

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

9. 관련 절차서

9.1 자재관리 절차서 (DQP-15-01)

9.2 검사업무 절차서 (DQP-10-01)

9.3 부적합품 관리 절차서 (DQP-13-01)

9.4 시정 및 예방조치 절차서 (DQP-14-01)