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구매관리대장

일 반 구 매 대 장

1. 적용범위 

본 절차서는 강하넷(주) (이하 당사라 한다)에서 생산하는 제품에 소요되는 자재 구매 및 임가공품 구매업무의 처리방법과 외주업체 평가선정에 대한 절차서에 대하여 적용한 다.

2. 목적

본 절차서는 당사에서 생산하는 제품에 필요한 자재 및 임가공품의 구매업무 처리기준을 정하여 구매절차를 확립하고 적정품질의 자재 및 임가공품을 적기에 조달할 수 있도록 하 는데 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 발주서

외주업체와 공급자간의 개별적 제품, 규격, 수량, 가격 등을 기재한 문서

3.2 외주업체

당사에 자재 및 당사에서 지급 받은 자재로 임가공품을 공급하는 업체

4. 책임과 권한

4.1 대표이사

4.1.1 구매계획 및 발주서 승인 업무를 수행할 책임과 권한

4.2 사장

4.2.1 구매계획 및 발주서 검토 업무를 수행할 책임과 권한

4.3 생산부장

4.3.1 구매계획 및 발주서 검토 업무를 수행할 책임과 권한

4.3.2 외주업체 평가 및 사후평가 승인 업무를 수행할 책임과 권한

4.4 구매팀장

4.4.1 구매계획 수립 및 검토 업무를 수행할 책임과 권한

4.4.3 자재발주 및 납기 관리 업무를 수행할 책임과 권한

4.4.4 외주업체 평가 및 사후평가 업무를 수행할 책임과 권한

4.5 생산부서장

4.5.1 외주업체(임가공품) 평가 및 사후평가 업무를 수행할 책임과 권한

4.5.2 임가공품 발주 및 납기 관리 업무를 수행할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1 구매계획 수립

구매팀장은 생산부장으로부터 생산일정을 통보 받으면 구매 계획을 수립 “구매계획서” 를 작성하여 생산부장 및 사장의 검토후 대표이사의 승인을 득한 후 구매 업무를 수 행한다.

5.2 발주

5.2.1 구매팀장은 품명, 규격, 납기, 수량, 단가 등을 명기한 발주서를 작성하여 필요 한 경우 구매자료를 첨부하여 생산부장 및 사장의 검토후 대표이사의 승인을

득하여 업체에 송부한다.

5.2.2 생산부서장은 자재 입고 완료후 생산일정을 확인, 외주업체(임가공업체)에 자재 LIST 및 SAMPLE을 첨부하여 생산부장의 승인을 득한 후 발주한다.

5.3 납기관리

5.3.1 구매팀장은 자재 납기지연으로 인하여 당사 생산계획에 차질이 없도록 외주업 체에 상시 확인한다.

5.3.2 구매팀장은 납기의 문제시 당사 생산에 차질이 없으면 외주업체와 협의하여 처 리하고 당사 생산에 지장을 초래할 경우 생산부장의 승인을 득한 후 외주업체 와 납기일을 재조정한다.

5.3.3 생산부서장은 임가공품의 납기지연으로 당사 생산에 지장이 없도록 상시확인하 고 납기지연시 당사 생산에 지장이 없으면 외주업체와 협의 후 처리하고 당사 생산에 차질이 생길 경우 생산부장의 승인을 득한 후 외주업체와 납기일정을 재조정한다.

5.4 입고제품 확인

5.4.1 구매팀장은 구매자재 입고시 수량, 규격을 확인하여 수입검사가 요구되는 품목 은 Q.A부에 수입검사를 의뢰하고 검증 완료후 이상이 없을시 자재실로 입 고 처리한다.

5.4.2 구매팀장은 입고 자재에 이상에 있을시 생산부장의 승인을 득한 후 “부적합품 관리 절차서”에 따라 처리한다.

5.4.3 생산부서장은 외주업체로부터 임가공품 입고시 수량 및 SAMPLE과 일치하는지 확인하고 입고 처리한다.

5.5 외주업체 평가 및 선정

5.5.1 구매팀장은 “외주업체 평가표”를 기준으로 외주업체를 평가하여 60점 이상(100 점 기준)인 업체는 생산부장의 승인을 득한후 외주업체를 선정한다.

5.6.2 생산부서장은 “외주업체 평가표”를 기준으로 외주업체를 평가하여 60점 이상

(100점 기준)인 업체는 생산부장의 승인을 득한후 외주업체(임가공품)를 선정

한다.

5.6 외주업체 사후 평가

5.6.1 구매팀장 및 생산부서장은 1년에 1회 “외주업체 사후평가표”를 기준으로 외주

업체를 평가하여 60점 이상(100점 기준)인 업체는 생산부장의 승인을 득한다

5.6.2 60점 미만인 업체는 3개월 후 재 평가하여 60점 이상이면 재 등록하고 60미만 이면 업체를 변경한다.

5.7 외주업체 평가 제외 대상

5.7.1 품질이 안정되어 있는 자재

1) RES

2) CAP

3) TR

4) DIOD

5) TANTAL

6) X-TAL

7) COIL

8) FUSE

9) L.E.D

5.7.2 고객이 지정한 업체

5.8 구매품에 대한 고객의 검증

고객이 당사 제품에 대한 품질보증을 검증하기 위해 고객의 요구에 따라 당사 및 구 매품의 외주업체를 방문하여 검증할 수 있으며 당사 고객에 대한 검증이 이루어진 경 우에도 구매품의 품질보증은 당사에 있다.

5.9 외주품에 대한 고객의 검증

고객이 외주업체 현장 및 당사의 현장에서 임가공품을 검증할 권리를 부여한다. 이 경 우 임에도 임가공품의 품질보증은 당사에 있다.

6. 기록 및 보관

7. 관련문서

7.1 부적합품 관리 절차서(NP-1301)

8. 붙임

8.1 양식

적용범위

제품 실현에 소요되는 원부자재 및 제품(이하 “자재”라 한다)을 원활하게 구매하기 위한 구매 및 외주업체의 관리업무에 대하여 적용한다.

목적

제품실현에 소요되는 원부자재 및 제품이 규정된 요구사항과 일치됨을 보증하는데 그 목적이 있다.

3. 구매관리 프로세스

4. 용어의 정의

4. 1 원부자재 및 제품

제조공정에 직접적인 영향을 미치는 품목을 말한다.

4. 2 구매문서

구매행위를 수행하기 위하여 작성되는 문자로써 구매시방서, 견적서, 발주서 등을 말한다.

5. 책임과 권한

5. 1 관리팀장

(1) 청구된 자재 및 계획된 구매를 위한 시장조사 활동과 구매문서 작성의 책임과 권한이 있다.

(2) 구매정보를 포함한 구매발주를 실시할 책임과 권한이 있다.

(3) 구매된 자재에 대하여 입출고 및 재고관리를 실시할 책임과 권한이 있다.

(4) 외주업체의 선정, 평가, 등록 및 사후관리에 대한 책임과 권한이 있다.

(5) 구매품에 대한 검증을 실시할 책임과 권한이 있다.

(6) 필요한 자재를 청구할 책임이 있으며, 해당팀 내에 보관중인 자재에 대하여 보관관리를 실시할 책임이 있다.

6. 업무절차

6. 1 구매의 필요성 파악 및 견적 의뢰

(1) 비계획에 의한 자재의 수요가 발생되거나 사무용품 등 기타 품목은 해당팀에서 구매신청서(QP- 7401-05)에 구매품의 내역을 작성하여 팀장의 승인을 득한 후 복사하여 구매담당에게 구매를 청구하며, 구매담당은 동 절차서의 6. 4항에 의하여 구매를 실시한다.

(2) 관리팀장은 월단위로 고객의 주문내역에 대한 원부자재 및 제품의 소요량을 파악하고, 재고현황을 감안하여 발주서(QP-7401-01)를 작성하여 대표이사의 승인을 득한다.

(3) 관리팀장은 발주서(QP-7401-01)의 작성시 또는 자재 청구에 의한 구매시 해당품목에 대한 시장조사 및 견적의뢰를 실시할 수 있다.

(4) 시장조사 및 견적의뢰

(가) 관리팀장은 구매 대상인 원부자재 및 제품에 대해 시장조사를 실시하고 외주 제작품에 대하여는 견적조회를 실시한다.

(나) 관리팀장은 연속적인 거래인 경우나 고정 거래처에 의한 경우에는 견적 조회를 생략할 수 있다.

(다) 관리팀장은 필요한 경우 구매대상 품목에 대한 견적조회 결과를 견적대비 기안서(QP-4201-06)로 작성하여 대표이사의 승인을 득하여야 한다.

(라) 관리팀장은 구매대상 품목의 제조(생산), 유통, 서비스를 제공하는 공급업체가 신규업체인 경우에은 동 절차서의 6. 2항에 의하여 외주업체 등록을 실시한다.

6. 2 외주업체 등록

(1) 당사의 외주업체로 등록을 희망하는 업체는 요구한 외주업체 등록서류를 작성하여 관리팀장에게 제출하여야 한다.

(2) 외주업체 등록시 제출문서는 다음과 같으나 추가할 수 있다.

(가) 외주업체 등록신청서(QP-7401-02)

(나) 사업자 등록증 사본 1부

(다) 회사 약도 사본 1부

(라) 취급품목에 대한 카다로그와 제품 시험성적서류 사본 각 1부

(마) 각종 인허가증(시스템 인증(KS/ISO 등), 제품인증(CE, UL, Q) 사본 각 1부

(3) 다음과 같은 업체는 외주업체 등록 및 평가를 실시하지 않고 구매할 수 있다.

(가) 품질중요도가 극히 미약한 품목(예:잡자재 및 안전장구 등)

(나) 품목이 단순 1회성 품목, 독과점 품목

(다) 계약조건 등에 의하여 고객이 사전에 지정한 품목

(라) 가스, 유류 등의 소모자재 품목 등

(4) 외주업체 등록문서의 제출시 구매팀장은 외주업체별로 평가를 실시한다.

외주업체 등록 신청서(QP-7401-02) 및 첨부서류를 기준으로 하여 외주업체 등록평가표(QP-7401- 03)에 의하여 평가하고 이를 취합하여 등급이 다음의 평가기준표에 의해 B등급 이상인 업체를 당사의 외주업체로 등록한다.

6. 3 외주업체 등록

(1) 등록평가에 의하여 평가등급 “B등급” 이상인 업체는 외주업체 등록신청서(QP-7401-02)로 공장장의 검토와 대표이사의 승인을 득한 후, 외주업체 등록대장(QP-7401-04)에 등록한다.

(2) 관리팀장은 등록된 업체에 대하여 관련팀장 및 해당 업체에 통보한다.

6. 4 구매발주(구매정보) 통보

(1) 관리팀장은 자재청구 및 구매계획에 의하여 구매대상의 품목별, 업체별로 발주서(QP-7401-01)를 작성 후 종합하여 기안서로 공장장의 검토와 대표이사의 승인을 득한다.

(2) 관리팀장은 동 절차서의 6. 3항에 의하여 등록된 외주업체에 대하여 발주서(QP-7401-01)를 팩스 또는 우편 등을 통하여 해당업체에 송부한다.

(3) 발주서(QP-7401-01)에는 해당되는 경우 다음과 같은 구매정보가 명기되거나 첨부되어야 한다.

(가) 품목, 규격, 수량, 납기, 인도조건 및 납품장소 등

(나) 제품사양서, 관련도면 및 적용되어야 할 제품의 규격 CODE 등

(다) 제품, 절차, 프로세스 및 장비의 승인에 대한 요구사항 등

(라) 인원의 자격인정에 대한 요구사항 및 품질경영시스템 요구사항 등

6. 5 구매품 입고 및 검증

(1) 관리팀장은 구매품의 입고시 제공된 거래명세표의 입고 내역과 수량을 확인한 후 발주서(QP-7401- 01)와 대조하여야 하며, 품질경영요원에게 의뢰하여 구매품에 대한 검사 및 시험을 실시한다.

(2) 품질경영요원은 입고된 구매품에 대하여 검사 및 시험업무 절차서(QP-8203)에 따라 수입검사를 실시한다.

(3) 관리팀장은 제품의 품질에 미치는 영향이 크다고 판단되는 구매품의 경우에는 검사원을 외주업체에 직접 파견하여 현지 검증을 할 수 있으며, 그러한 경우에는 발주서(QP-7401-01)에 현지검증사항을 명기하여야 한다.

(4) 관리팀장은 계약서상 규정된 경우 고객이 당사의 외주업체 현장에서 자재 및 제품의 품질을 검증할 수 있도록 하여야 하며, 그러한 경우에는 구매발주시 발주서(QP-7401-01)에 현지 검증사항을 명기하여야 한다.

(5) 입고된 구매품은 제품보존관리 절차서(QP-7504)에 따라 보관 및 보호한다.

6. 6 외주업체에 대한 사후관리

(1) 외주업체의 사후관리 평가는 최초 평가결과에 의하여 최대 1년에 1회 이상으로 실시한다.

(2) 관리팀장은 매년 초에 외주업체의 사후관리 평가시기를 확정하여 유선으로 통보한다.

(3) 관리팀장은 해당 사후관리 평기시기에 당사에 등록된 외주업체를 외주업체 등록평가표(QP- 7401-03)에 의하여 평가하고 그 결과를 대표이사에게 보고하며, 평균 점수가 “C등급" 미만업체에 대하여는 등록 취소를 실시한다.

(4) 관리팀장은 등록된 외주업체가 외주업체 등록신청서(QP-7401-02)에 기재한 사항에 대하여 변경을 요청할 경우에는 즉시 외주업체로부터 변경내용 및 관련서류를 제출받아 변경한다.

(5) 관리팀장은 다음과 같은 사유가 발생시 외주업체 등록대장(QP-7401-04)에 그 사유를 기재한 후 해당업체의 등록을 취소할 수 있다.

(가) 계약조건 불이행의 업체 및 당사 현장에 공정상 중대한 결함 등의 피해를 입힌 경우

(나) 부도발생 업체

(다) 외주업체 사후관리평가 평균점수(년간)기 “C등급" 미만 업체