엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

Unit Process

업 무 절 차

담당

협조/검토

출력물

관리기준

승인

1. 조직의 편성

1.1 조직의 편성은 창의성과 자율성을 보장되도록 하며,

경영목표의 달성이 가능토록 편성한다.

1.2 경영시스템이 효과적으로 운영토록 편성 및 조직상호

관계가 명확하도록 조직도를 작성한다.

1.3 관련 부서장과 조정, 협의를 거친 개편(안)에 대하여

승인을 득 한다

인사관리담당

관련부서

- 조직도

- 창의성, 자율성

보장

- 경영목표의

달성조직

최고경영자

2. 직위별 책임과 권한

2.1 최고경영자(사장) : 회사를 대표하고 회사 전반의

업무를 총괄하며, 다음 업무를 수행할 책임과

권한이 있다.

(1) 품질/환경방침 수립 및 사내표준문서의 승인

(2) 경영방침의 달성을 위한 조직구성과 자원 배치

(3) 경영시스템의 적합성과 유효성의 지속을 보장을

위한 경영실적에 대한 검토를 실시한다.

(4) 품질/환경경영 대리인을 임명한다.

(5) 회사의 중요예산의 승인 및 정책 결정

2.2 임 원 : 최고경영자를 보좌하며 회사업무 활동에 직접,

간접적으로 책임을 지며 각 부서의 모든 방침 또는

승인된 계획, 제반사항 및 최고경영자의 명령 범위

내에서 그 업무를 수행하고 이에 따르는 권한과

책임을 가지고 각 부서장을 지휘, 통솔한다.

2.3 차.부장 : 최고경영자 및 임원의 명령을 받아 소관업무를

집행 관리하며 소관업무 집행에 즈음하여 최고경영자 및

임원에게 의견을 제시하고 필요에 따라 그 승인을 받아

부서원에게 지시를 할 수 있다.

2.4 과장 : 부서내의 업무활동 단위 책임자로서 부서

내의 목표 또는 승인된 계획, 소속장의 명령 범위

내에서 그 업무를 수행하고 이에 따르는 권한과 책임을

가지고 각 파트를 지휘, 통솔한다.

2.5 대리 : 부서내의 업무 추진의 실질적인 담당자로서 부서

내의 목표 또는 승인된 계획, 제반사항 등이 차질없이

이루어지도록 그 책임을 다한다.

인사관리담당

각 부서

-

업무분장의 적합성

-

Unit Process

업 무 절 차

담당

협조/검토

출력물

관리기준

승인

2.6 사원 : 부서내의 구성원의 소단위로서 업무활동을

추진하고, 자신의 자주성과 창의력을 최대한 발휘하여 업무추진의 그 책임을 다한다.

2.7 경영대리인(관리부장) : 품질/환경시스템을 적절하게

수립, 실행, 유지하고 그 수행성과를 최고경영자에게

보고할 책임과 권한이 있다.

3. 부서/개인별

책임과 권한

3.1 부서별 책임과 권한은 별첨1과 같으며,여기에

명시되지 않은 책임과 권한은 각 문서에 명시하고

이에 따라 업무를 수행한다.

인사관리담당

각 부서

업무분장의 적합성

직속 상사

4. 운영관리

4.1 각 직위는 조직기구를 존중하며 맡은 바 직무를

책임 수행한다.

4.2 상호 관련이 있는 업무에 대하여는 관계부문과 협조하여

업무활동이 효율적으로 이루어지도록 노력 한다.

4.3 각 직위는 서로의 직위 및 권한을 존중하고 다른 직위의

직무 및 권한을 침범해서는 안 되며, 권한은 원칙적으로

직무수행의 입장에 있는 직위의 자가 스스로 행사한다.

4.4 각 직위는 업무상 필요한 경우 자신의 직무 중 일부를

권한과 함께 동급자나 하위 직위자에게 위양 할 수 있다.

그러나 그 직무수행 상황 및 결과에 대한 감독책임은

있다.

4.5 권한의 위양을 받은 직위는 자신의 직명으로써 그 권한을

대행한다. 대행자는 권한대행의 결과에 대한 책임을 짐과

동시에 그 경과 및 결과를 위양자에게 보고하여야 한다.

각 부서

-

-

-

-

구분

책 임 과 권 한

비 고

부서공통 사항

(1) 중장기 계획 및 년간사업계획의 수립 및 시행, 월별 업무계획의 수립 및 시행

(2) 년간, 분기별, 월별 사업실적의 분석, 보고 및 관련 부서 통보, 교육훈련계획의 수립 및 시행

(3) 부서장회의 자료 작성과 회의참석, 문서의 발행 및 사내 문서의 접수, 발송, 사내문서의 준수 및 이행

사내문서의 제정 및 개정안 작성, 해당부서 소모품의 구입의뢰, 부서 업무의 분석 및 업무분장

관리부

(1) 각종 경영계획의 입안, 조정 및 경영분석, 산업등기에 관한 사항, 회사 행사의 계획 입안 및 대외 경조관계 사항

(2) 품질/환경 시스템이 ISO 9001/ISO 14001 규격에 일치되게 수립 실행 및 유지

(3) 품질/환경 시스템에 관련된 부적합 사항에 대한 시정조치의 이행을 관련부서에 요구하고 조치결과를 검증

(4) 품질/환경 매뉴얼의 제정 및 개정의 검토 및 시행관리, 내부감사 계획 수립 및 시행의 주관

(5) 회사표준의 관리, 품질/환경 시스템에 관련된 외부 고객과의 연락업무

개발담당

(1) 기술에 대한 고객 요구 사항 검토, 제품 개발 및 관리업무

(2) 생산제품의 질적향상을 위한 기술 개발 및 신제품의 개발에 관하여 연구 노력

(3) 제품의 기술적 연구에 관한 사항, 신제품의 기술적 연구에 관한 사항, 기술적 자료 작성 및 기술적 섭외

(4) 제품의 기술적 검토 및 기술 표준 작성, 국내외 특허에 관한 사항

(5) 제품제작에 필요한 도면, 사양서 작성 및 관리 업무

경리담당

(1) 인사 및 노무 관리업무 / 인원 수급 업무, 조직 및 업무분장에 관한 업무, 복리 후생 관련 업무

(2) 대내, 외 공문서 수발업무 및 문서 보존관리, 환경, 보안(경비) 관련업무, 대외 관공서 관련 업무

(3) 홍보관계 사항, 취업규칙 기타 인사관계 제규정의 제정, 정비.통제

(4) 결재문서의 전달 및 보관, 직인, 사원의 채용, 퇴직, 이동 및 인원 계획

(5) 사원의 고과, 자격, 직책 및 승진, 영선의 임명, 승급, 상여, 퇴직금, 급료, 임금, 재급여의 계산 및 지불

(6) 산재보험, 의료보험, 화재보험 등에 관한 사항, 사무용품, 집기, 비품의 구입, 보관,

(7) 차량관리, 통신, 전기에 관한 사항, 및 보관에 관한 사항, 현금, 적금의 출납 및 보관

구분

책 임 과 권 한

비 고

경리담당

(8) 외상매출금 회수 계획, 실적 체크 및 지도추진, 외상매입금 지불에 관한 사항, 세무신고 절차 및 세무업무

(9) 채권확보 및 신용조사 업무, 자금조달 및 변제에 관한 사항, 금전출납 및 유가증권 보관에 관한 사항

(10) 회계경리 관계에 관한 사항, 원가계산에 관한 사항, 예산편성 및 통제업무, 기타 경리업무

(11) 네트워크 구축, 유지보수, 시스템 구축/개발 및 분석/설계, 소프트웨어 라이센스 관리, 전산품 자재관리 및 구매

구매담당

(1) 생산투입자재의 관리, 납기관리 및 공정관리에 관한 사항

(2) 구매품의 발주 및 납기관리

(3) 원부자재의 요구에 관한 사항

(4) 영업부서 구매계획의 수립 및 시행, 구매품의 발주 및 납기관리, 구매업체관리(공급자의 신용 및 공장실태 조사)

(5) 고객지급품의 관리, 구매정보관리 및 구매품의 시장조사에 관한 사항, 매각품의 가격조사 및 처분에 관한 사항

영업부

(1) 계약검토 주관, 생산지시서 발행, 수주, 판매계획 수립, 실행 및 실적관리, 납품 및 미수금관리

(2) 시장조사, 자료수집, 정보수집, 불만처리 및 통보, 거래선 채권보전 업무 및 정보관리

(3) 영업상(국내, 해외) 광고 및 선전에 관한 사항, 외상매출금 회수, 시장조사 개척에 관한 사항

(4) 견적원안 작성에 관한 사항, 납기관리, 고객만족도 관련 업무

(5) 수출입 관련 업무

(6) 고객지급품의 관리, 구매정보관리 및 구매품의 시장조사에 관한 사항, 매각품의 가격조사 및 처분에 관한 사항

생산부

(1) 생산계획 수립 및 생산실적 집계 및 평가, 생산성 관리 및 생산 표준시간 관리, QC공정도 및 작업표준작성

(2) 공정 개선 업무 및 생산 진도관리

(3) 공정개선 및 품질관리 추진에 관한 사항, 불량품 발생의 대책에 관한 사항

(4) 공장의 안전위생에 관한 사항/작업환경관리 업무, 반제품 재고조사, 불량품의 조사 및 처분절차

(5) 작업지시서 발행에 관한 사항, 생산회의 운용에 관한 사항

구분

책 임 과 권 한

비 고

생산부

(6) 생산 기술개발 전반에 관한 사항, 공장내외의 공해방지, 환경관리, 방화 및 보안에 관한 사항

(7) 클레임 처리에 따른 기술적 대책 입안, 제조품질의 확인 전반에 관한 사항

(8) 제조설비의 유지관리 및 보전, 소요자재 청구 및 수령, 제조공정의 관리업무, 작업표준류 관리업무

(9) 치공구 관리업무, 설비점검 표준류 설정 및 시행 관리업무, 기타 설비 관련 업

(10) 기타 자재, 구매, 출하에 관련된 업무, 원재료 구입품의 검수, 보관, 출고에 관한 사항

(11) 청구서의 정산 및 지불절차에 관한 사항, 제품의 보관, 출고 및 발송에 관한 사항

(12) 재고조사 및 불량품 처리에 관한 사항, 자재수불 및 제품 수불에 관한 제장부 전표 등의 기록, 정리보관 업

생산부

검사담당

(1) 신제품 개발에 따른 품질보증 관련사항

(2) 수입, 제품, 출하검사 업무, 검사측정 장비 검교정 및 관리, 고객 불만 분석 및 잠재원인 관련부서 예방조치

(3) 공정간 발생한 부적합품 발생시 기술적 사항의 검토, 검사계획 심사에 관한 사항,

(4) 품질/환경 관리에 통계적 수법의 실시

Unit Process

업 무 절 차

담당

협조/검토

출력물

관리기준

승인

1. 고객요구사항 접수

1.1 고객으로부터 제품의 납품과 관련된 고객의 요구

사항을 문서/구두로 접수한다.

1.2 요구사항은 납품이 가능토록 내용이 구체화

되어야 한다.

1.3 구두로 접수된 경우 또는 방문하여 접수한 경우에도

영업담당자에 의해 문서화한다.

1.4 고객이 사양을 구체적으로 제시하지 못하는 경우에는

당사에서 제안하여 구체화한다.

1.5 요구사항의 형태는 주문서, 계약서, 사양, 견적요구의

형태일 수 있다.

1.6 고객제공 문서는 문서관리 절차에 따라 관리한다.

영업담당

관리부장

- 고객요구사항문서

- 거래조건

최고경영자

2. 계약검토

2.1 접수된 고객요구사항은 영업담당자가 검토 및 대응하며

자체검토가 어려운 경우에는 관련담당자와 공동으로

검토한다.

2.2 계약검토는 당사에서 고객의 요구사항을 만족시킬 능력

이 있는지 충분히 검토하여야 한다.

각 부서의 검토사항은 다음과 같으며, 검토결과는

기록으로 남긴다.

(1) 영업담당 : 기본 품질, 사양, 환경영향, 가격, 납기 사항

(2) 생산담당 : 생산관련 주요사항

(3) 개발담당 : 제품품질/사양

(4) 구매담당 : 구매관련 주요사항

2.3 견적을 요구한 경우에는 관련부서의 협조로 견적서를

작성하여 제출한다.

2.4 계약검토 결과는 문서로 작성 고객에게 제출/협의한다.

2.5 최종 합의에 이르도록 진행한다.

영업담당

관련담당

- 고객요구사항 검토서

- 회사소개서

- 상품소개서

- PR자료

- Sample

-견적서

- 고객요구사항의

문서화 요구사항

충족능력 검토

최고경영자

3. 단가계약

및

계약체결

3.1 고객이 정식 계약체결을 요구하는 경우에는 고객의 제시

계약서를 검토하여 체결 한다.

3.2 주문서로 대신하는 경우에는 계약검토 시의 내용(품질/

환경요구, 가격, 수량, 납기 등)을 확인하고 주문현황에

기록한다.

3.3 계약관련 서류는 보관 관리한다.

영업담당

관련담당

- 계약서(고객발주서)

- 주문현황

- 계약내용의 적합성

여부

최고경영자

Unit Process

업 무 절 차

담당

협조/검토

출력물

관리기준

승인

4. 고객주문 접수

4.1 고객으로부터 발주서를 접수한다.

4.2 고객이 구두로 발주하는 경우 기록하여 관리한다.

영업담당

- 고객발주서

- 주문현황

-주문내용

최고경영자

5. 주문 검토

5.1 주문검토는 당사에서 고객의 요구사항을 만족시킬 능력

이 있는지 충분히 검토하여야 한다.

영업담당

생산

- 고객발주서

- 수량, 납기

- 재고현황

최고경영자

6. 생산 의뢰

6.1 고객주문내용을 생산/출하 담당에게 배포한다.

6.2 재고가 있는 경우에는 제품출고 절차에 따라 납품한다.

6.3 미 생산품일 경우 생산계획을 수립하고 생산

진행현황을 수시로 점검하여 지정된 납기 내에 완료

및 납품되도록 관리한다.

생산/출하

담당

관련담당

- 고객발주서

- 생산의뢰서

최고경영자

7. 납품 및 수금 관리

7.1 생산이 완료되면 출고증을 작성하여 제품을 출고한다.

7.2 거래명세표 및 기타 필요서류를 고객의 요구사항에

맞추어 준비한다.

7.3 제품을 상차하고 운반도중 손상이 발생되지 않도록

주의하여 운반한다.

7.4 고객에게 제품을 인도하고 납품서류에 확인을 받는다.

7.5 납품/고객의 인도검사에서 제품이 불합격 되면 고객

불만 처리 절차에 따라 적절한 조치를 취한다.

7.6 납품이 완료되면 세금계산서를 고객에게 제출하여

대금을 청구한다.

영업담당

관련담당

- 출고증

- 거래명세서

- 세금계산서

- 고객요구 서류

- 제품손상 방지

최고경영자

8. 사후관리

8.1 고객과 계약이 체결된 이후에 변경사항이 발생하면

서면으로 관련담당자에게 변경사항을 통보한다.

8.2 납기, 수량이 변경된 경우에는 변경문서를 첨부하여

변경지시 한다.

8.3 규격/사양이 변경된 경우에는 관련문서를 변경하여

문서관리 절차에 따라 배포한다.

8.4 고객과의 의사소통 창구는 다음과 같다.

(1) 모든 창구는 영업담당으로 한다.

(2) 기술적인 사항은 1차 영업담당, 2차 개발담당으로

한다.

(3) 품질/환경 문제는 개발담당으로 한다.

영업담당

개발담당

관련담당

- 변경문서

-변경내용의

적합성

최고경영자

8. 프로세스

및 기록관리

문 서 명

문서번호

기 록 명

양식번호

보존기간

관리부서

비고

1. 자재/제품관리 프로세스

QP-705

1. 견적서

2. 주문현황

3. 생산의뢰현황

4. 고객주문서

-

-

-

-

3년

3년

3년

3년

관리부

관리부

관리부

관리부