엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1. 적용범위

당사에서 생산하는 제품의 도면에 대한 작성, 검토, 승인, 등록, 배포, 회수, 폐기 등의 절차 및 고객이 제공한 도면의 관리에 대하여 적용한다.

2. 목적

고객의 요구사항에 적합한 양질의 제품을 생산할 수 있도록 효율적인 도면 작업을 수행하고 도면에 대한 보관관리를 철저히 함으로서 정확한 제품의 생산 및 품질향상에 목적이 있다.

3. 도면관리 프로세스 개요

4. 용어의정의

4. 1 원도(고객도면 포함)

당사에서 제작이 완료되어 승인된 도면으로 당사에서 사용하는 도면

4. 2 사도(배포도면)

당사의 작업수행을 위하여 또는 관련업무 수행을 위하여 윈도를 복사하여 배포한 도면

4. 3 도면번호

도면마다 규정에 의하여 부여된 고유번호를 말한다.

5. 책임과 권한

5. 1 개발팀장

도면(고객도면)의 작성, 등록, 배포, 보관, 회수, 변경 및 폐기 등 도면관리 전반에 대한 책임과 권한이 있다.

5. 2 영업팀장

고객으로부터 송부 및 인수된 도면을 개발팀장에게 인계할 책임이 있다.

5. 3 관련팀장

배포된 도면에 대한 보관 및 유지관리와 구도면의 반납 등의 책임이 있다.

6. 업무 처리 절차

6. 1 고객도면의 접수 및 인계

(1) 영업팀장은 고객의 제품 인수시 또는 고객에 의하여 도면이 배포되면, 고객의 주문내용에 대한 해당 도면인지의 여부 및 최신본 여부 등을 확인하고 인수한다.

(2) 영업팀장은 인수 및 배포된 도면을 개발팀장에게 인계한다.

(3) 개발팀장은 영업팀장으로부터 제공된 도면에 대하여 이상유무를 검토하고 이상이 없을 경우 접수일자가 포함된 “접수도장”(부표 1)를 표지 혹은 적당한 곳에 날인하여 유효본임을 식별하고 도면 접수대장(QP-7303-01)에 접수 순으로 등록한다.

6. 2 도면의 작성 및 등록

(1) 개발팀장은 설계관리 절차서(QP-7301)의 6. 6항에 의한 설계 출력물의 하나로 도면을 작성하는 경우와 시방 변경 및 공정관리를 위하여 도면을 작성하는 경우에는 도면의 작성후 공장장의 승인을 득한 후 “도면번호 부여 방법”(부표 2)에 따라 도면번호를 부여하고 도면등록대장(QP-7303-02)에 등록하여 보관 관리한다.

(2) 도면의 작성시에는 다음사항을 준수함을 원칙으로 한다.

(가) 도면 용지는 필름지, 일반용지 등을 사용하여 작성한다.

(다) 도면의 작도법

도면의 작도법은 제도통칙(KS A 0005) 및 기계제도 표준(KS B 0001)에 준함을 원칙으로 한다.

(3) 등록이 완료된 도면은 필요한 경우 기밀정도를 구분하여 “대외비” 등의 식별을 할 수 있다.

6. 3 도면의 보관

모든 도면은 다음과 같이 분류하여 보관한다.

(1) 해당 제품별, 부품배치도, 기구도면, 외형도, 업체별 등으로 분류하여 보관함을 원칙으로 한다.

(2) DISKETTE는 각 제품별, UNIT별로 구분하여 파일 처리하고 원도는 DISKETTE 관리대장(QP- 7303-03)에 기록하여 관리한다.

(3) 원도 및 사도의 보관 및 보존관리는 손실 및 노화가 발생하지 않도록 하여야 하며, 적절한 장소를 정하여 즉시 사용되어지도록 하여야 한다.

(4) 도면의 사용팀에서는 도면의 손실 및 노화가 방지되도록 적절한 장소에서 보관하여야 한다.

6. 4 도면의 배포

(1) 업무상 도면의 배포가 필요한 경우 개발팀장은 도면 출도 대장(QP-7303-04)에 기록한 다음 관련팀장에게 확인서명을 받고 배포하며, 도면 자체에는 “출도표시”(부표 3)를 하여 “관리본”임을 식별하여야 한다.

(2) 기밀을 필요로 하는 중대한 도면은 사본에 “대외비” 식별을 하여 해당팀장에게 직접 교부한다.

(3) 외주업체에 도면을 배포할 경우에는 개발팀장이 도면 출도 대장(QP-7303-04)을 작성한 다음 배포처를 명기하고 “출도표시”(부표 3) 표시한 후 배포한다.

(4) 고객 또는 외주업체에서 도면의 배포를 요구할 경우에는 개발팀장이 적정성 여부를 고려하여 배포를 허가하여야 한다.

6. 5 도면의 폐기

(1) 개발팀장은 설계 변경 또는 손상으로 도면의 재 공급이 발생하는 경우 회수된 구도면을 폐기할 수 있다.

(2) 개발팀장은 해당 제품에 대한 작업이 종료되면 도면을 배포 받은 팀으로부터 회수 후 폐기한다.

6. 6 도면의 변경

(1) 고객에 의한 설계변경(시방변경) 또는 당사 자체 기술개발, 성능개선 및 요구에 의한 도면의 변경이 발생된 경우 개발팀장은 동 절차서의 6. 2항 및 6. 4항에 따라 작성, 등록 및 배포한다.

(2) 도면의 개정 및 변경은 최초의 작성 절차와 동일한 과정으로 검토 및 승인한다.

(3) 개정 및 변경부분은 그 부위에 “△”으로 표시하며, 개정 및 변경 횟수에 따라 1, 2, 3 ․․․등으로 표시한다.

고객관련프로세스

□ 관리본

□ 비관리본

(주) 강하넷

경기도 화성시 팔탄면 석포리 22-34

TEL : 031-

FAX : 031-

개정이력현황

1. 적용범위

이 절차서는 제품개발 단계에서부터 양산주문까지의 고객관련 프로세스에 대하여 적용한 다.

2. 목적

이 절차서는 고객에 대한 판매를 수행하기 위하여 체결되는 계약과 관련한 관리체계를

수립함으로써 계약업무가 효율적으로 시행되도록 하는데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 계약

어떠한 형태로 전달되어 공급자와 고객사이에 합의된 요구사항을 말하며 상황에 따라

주문 및 발주도 여기에 포함된다.

3.2 계약검토

품질요구사항이 적절히 정해지고, 모호하지 않고, 문서화되고 그리고 공급자에 의해

실현 될 수 있다는 것을 보장하기 위하여 공급자가 계약 체결 전에 행하는 체계적 활 동을 말한다.

3.3 주문서, 발주서

모델, 품명, 수량, 납기, 단가 등의 고객의 요구사항을 명시하고 제품의 납품을 요청한 주문형태를 말한다.

3.4 표준품 및 비 표준품

표준품은 제품의 샘플이 승인되어 양산중인 제품을 말하며 비표준품이란 시방변경 또 는 개발이 필요한 제품을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 관리부서장

(1) 고객의 요청에 의한 견적서의 작성

(2) 고객과의 개발상담과 고객으로부터 제공된 도면 또는 사양서를 접수하며, 생산 및 출 고의뢰의 책임이 있다.

(3) 샘플 제작 진행 업무주관 및 양산제품의 납품의 책임이 있으며, 납품 대금 수령 및 영업활동에 대한 기록관리 및 보관의 책임이 있다.

4.2 생산부서장

납품계획에 의한 생산 계획진행 및 납기준수의 책임과 샘플제작 진행업무의 협조의 책 임이 있다.

5. 세부절차

(1) 정보수집

관리부서장은 고객의 제품개발과 관련된 계획 및 시장환경의 변화, 고객 환경의 변화 등에 대한 정보를 수집하여 사내로 반입하여야 하며 필요시 기안지 (정보수집 내용) 을 작성하여 팀장의 검토를 거쳐 대표이사에게 보고 되도록 한다.

(2) 관리부서장은 정기적으로 업체를 방문하여 정보수집에 관련된 업무를 추진한다.

5.2 고객상담

(1) 관리부서장은 고객으로부터 개발성 수주나 기양산품에 대한 변경사양 수주에 대한 요 구시 고객의 구체적 내용을 접수하고 업체별 발주서철에 파일링 한다.

(2) 관리부서장은 개발 수주의 구체적 업무진행을 위해 유선, 고객방문, 고객의 당사 내 방을 통하여 추진한다.

5.3 걔발의뢰 접수(개발단계)

(1) 관리부서장은 고객으로부터 도면이나 시방서와 같은 문서화된 내용으로 개발의뢰를 접수하고 도면관리대장에 접수한다.

(2) 개발의뢰 후 내용이 기술협의를 통해 문서화될 내용이라면 관리부서장은 관련 인원의 지원을 받아 고객과의 기술협의를 토대로 개발내용을 정리, 확정한다.

(3) 도면접수시 도면관리는 도면관리 지침서에 따른다.

5.4 개발검토 및 개발의뢰

(1) 개발검토(비표준품)

(가) 고객의 도면, 생산시방서, 기술협의 자료를 바탕으로 관련팀에 하기의 내용에 대한

검토를 요청하고 관리부서장은 최종적인 검토를 실시하고 관련내용을 회의록에 기 록한다.검토의 내용에는 다음의 내용을 참고하여 검토한다.

(나) 개발품 검토에 따른 작업공정/기계/시간/가공비/재료비/관리비 등을 파악하여

(2) 개발 의뢰

개발검토가 끝난 후 관리부서장은 제품의 샘플진행을 의뢰한다.

5.5 샘플제출 및 고객 승인

(1) 샘플진행이 완료되면 관리부서장은 Q,A의 검사를 필하여 샘플을 고객에게 전달하여 승인을 의뢰한다.

(2) 고객으로부터 샘플에 대한 승인이 있으면 도면에 따라 관리한다.

5.6 계약 및 단가 합의

(1) 고객으로부터 승인이 완료되면 관리부서장은 해당 제품에 대한 견적서을 작성하여 대표이사의 승인을 득한 후 고객에게 제출한다.

(2) 관리부서장은 고객과 협의하여 제품의 최종 단가를 결정한다.

5.7 발주/주문서 접수 및 주문검토(표준품)

(1) 관리부서장은 고객으로부터 유선, 구두, FAX로 거래선의 주문서 발주서를 접수하여 내용을 확인하고 업체별 발주서철에 화일링한다.

(2) 관리부서장은 수주된 주문에 대하여 모델, 수량, 납기, 가격, 등의 구체적 내용을 검 토하고 대표이사의 승인을 득한다.

(3) 관리부서장은 수주된 주문에 대하여 문제점이 있을 경우 관련팀장과 협의하여 대책 을 수립하고 회의록을 작성하여 문제점을 정리한다.

5.8 생산의뢰

관리부서장은 고객주문이 확정되면 발주서에 의거하여 생산부서에 생산을 의뢰한다.

5.9 주문변경

(1) 고객으로부터 주문에 대한 변경 내용이 전달되면 5.4 ～ 5.6항에 따라 처리한다.

(2) 주문변경에 따른 검토사항은 모델, 품명, 수량, 납기일 등에 대한 것이며 유선, 구두 상으로 접수시는 이를 문서화하여 내용을 명확히 한다.

5.10 출하 및 납품

(1) 고객이 납품을 요청하면 제품 재고수량을 확인후 출하한다.

(2) 관리부서장은 납품거래명세서와 고객 요구시 검사성적서를 제품과 함께 고객에게 납

품한다.

5.11 수금 및 실적보고

(1) 관리부서장은 거래처별 마감일에 맞추어 납품실적을 정리한후 세금계산서를 발행한 다.

(2) 관리부서장은 정해진 대금결재에 거래처별로, 입금표를 제출한후 대금을 수령한다.

(3) 관리부서장은 결재된 금액과 납품된 수량을 확인하여 이상유무를 확인한다.

(4) 관리부서장은 월1회 업체별 매출현황을 작성하여 보고한다.

5.12 고객불만처리

관리부서장은 고객불만처리 업무를 실시하며, 세부적인 사항은 고객불만처리 지침서

에 따른다.

6. 기록 및 보관

계약 검토에 관한 기록은 기록관리 절차서에 따라 유지 관리한다.

7. 관련표준

(1) 기록관리 절차서(MSQP-04-02)

8. 관련양식

(1) 발주서(고객양식)

(2) 업체별 매출현황(MSQP-0701-1)

(3) 견적서(MSQP-0701-2)