엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

▣ 방침/목표 수립시 고려 사항

1. 식품 안전 경영 시스템

1.1 식품 안전 방침

1.1.1 당사 조직의 모든 계층에 위한 식품 안전에 대한 의지를 포함,

1.1.2 목표와 고객의 기대 및 요구사항과 관련되어야 함.

1.1.3 식품 안전 목표의 설정 및 검토를 위한 기본 틀의 제공.

1.2 식품 안전 목표

1.2.1 방침과의 부합성

1.2.2 사업 윤리와 일치되는 고객 만족

1.2.3 지속적인 공정 개선

1.2.4 당사 조직과 당사에서 생산한 제품으로 발생되는 사회 및 환경에 대한 부정적인 영향의 방지

- 제∙개정∙폐지 이력

1. 적용 범위

이 절차서는(주)강하넷(이하 "당사"라고 한다.) 문서의 제ㆍ개정, 작성, 검토, 승인, 발행 및 변경, 폐기 등의 관리에 적용한다.

2. 목적

식품안전시스템 문서에 관련된 업무를 효과적으로 수행하기 위하여 기술한 중요한 서류가 항상 최신의 유효한 상태로 사용될 수 있도록 관리하기 위한 목적이 있다.

3. 용어의 정의

식품안전문서의 구성요소 및 정의는 다음과 같다.

3.1 식품안전매뉴얼

식품안전방침을 포함한 식품안전에 관한 최고 수준의 문서로서 식품안전시스템 요건을 포함하고 있다.

3.2 식품안전절차서

식품안전매뉴얼에 언급된 식품안전방침을 실행하기 위한 일련의 절차를 규정한 문서로서 식품안전매뉴얼의 요건을 위배하거나 제한 또는 무효화할 수 없다.

3.3 식품안전지침서

1) 제품, 부품, 원자재, 설비점검, 작업방법, 검사방법 등 기술적 사항을 기술한 문서

2) 절차서에 언급된 내용을 보완하여 구체적으로 기술한 문서.

3.4 양식

식품안전시스템 각각의 개별 구성요소에 포함되어 있는 것으로 식품안전시스템 시행에 가장

기초가 되는 양식

3.5 외부유입문서

고객이 제공한 시방서, 입찰안내서, 기술규격 등과 외주업체가 제공한 검사성적서등 식품 안전에 직, 간접으로 영향을 미치는 각종문서(디스켓 포함)

3.6 참고문헌

국내,국제규격,단체규격,제품규격,카다록,각종참고서적등 당사의 식품안전시스템에 참고할 수 있는 자료

4. 식품안전문서의 제정절차 및 업무책임

4.1 식품안전매뉴얼 제정 절차

1) 식품안전매뉴얼은 생산부서장이 작성하고 식품안전팀장이 검토한다.

2) 식품안전매뉴얼은 대표이사의 승인을 득하여 확정한다.

3) 필요시 사장은 경영검토위원회 또는 관련 책임자의 검토를 지시할 수 있다.

4.2 절차서 및 기준서

1) 절차서 및 기준서의 제정은 해당 업무 관련부서에서 별첨1의 양식에 따라 해당(안)을

작성하여 생산부서에 제출한다.

단) 기준서의 양식은 필요한 용도에 따라 변경 사용할 수 있다.

2) 생산부서장은 해당 안을 검토한 후 절차서는 대표이사의, 지침서는 식품안전팀장의 승인

절차를 밟는다.

3) 필요시 경영검토 위원회의 심의로 대신할 수 있다.

4.3 양식

양식 제정의 절차는 관련 문서 제정 절차에 따른다.

4.4 외부유입문서 및 참고문헌

4.4.1 외부유입문서의 등록 및 배포의 책임은 생산부서장에게 있다.

4.4.2 대외 공문서의 등록 및 배포의 책임은 관리부서장에게 있다.

4.4.3 참고문헌의 등록은 생산부서 에서 『외부 유입 문헌 등록부』에 등록 후 사용한다. 또한 각종 규격서의 관리는 최신판 여부를 발행기관에 조회, 확인 후 사용한다. 참고문헌은 업무의 연계성을 고려하여 열람이 가능하도록 등록된 목록을 각 부서에 배포하여야 한다.

5. 식품안전문서의 개정 및 폐지심의

5.1 식품안전문서의 제․개정 및 폐지 사유가 발생시는 해당 업무 부서장이 『제․개정 및

폐지신청서』를 작성하여 해당 부서장의 원안 검토 후 생산부서로 제출한다.

5.2 생산부서장은 제․개정 및 폐지 신청서를 받으면 식품안전팀장의 검토를 거쳐 대표이사의 승인을 득하여 확정한다.

5.3 필요시 경영검토 위원회 또는 관련책임자의 검토를 지시할 수 있다.

6 식품안전 문서의 번호부여

6.1 식품안전 매뉴얼

FSM - 22000

매뉴얼 분류번호

식품안전매뉴얼 영문약호

6.2 식품안전 절차서

FSP - 0 00

해당 절차서 일련번호

절차서 분류번호

식품안전절차서 영문약호

6.3 식품안전 지침서

WI - 0 00

해당 지침서 일련번호

지침서 분류번호

식품안전지침서 영문약호

6.4 양식

FSP000 - 0(Rev.0)

식품안전기록문서 일련번호

해당 절차서 분류번호

1) 양식 하단 좌측에 양식번호와 개정번호를 기입하고 하단중앙에는 회사상호를

하단 우측에는 양식 종이의 크기를 기입한다.

2) 사내표준에 미등록된 양식은 필요부서가 『제,개정 및 폐지 신청서』를

작성하여 생산부서(관리부서)에 신청하며 관련부서에 회람 후 대표이사의 승인 후 『양식등록대장』에 등록하며 양식등록방법은 아래와 같다.

6.5 전자 매체 문서

□□□ - 00 - 01

일련번호

발행년도

프로그램명 또는 문서명

6.6 외부 출처 문서

00 - 01

접수 일련번호

접수년도

7. 식품안전문서의 제, 개정번호 및 일자부여 방법

1) 절차서, 기준서 제정시에는 번호부여 방법에 따라 부여하고 『사내표준문서목록』에 제∙개정일자를 작성하여 비치한다.

2) 개정은 개정순서에 따라 1,2,3 등의 아라비아 숫자로 부여한다.

3) 제∙개정일자는 승인권자의 승인을 받은 일자 혹은 경영검토위원회에서 시행확정 일자로 기재한다.

8. 문서의 변경

1) 승인된 문서의 변경은 최초 문서를 작성, 검토, 승인 조직에 의해 최초 작성시와 동일 한 절차 에 따라 변경 배포 되어야 한다.

2) 무효화 또는 폐기된 문서는 작업 구역으로부터 회수하여 복사본 등이 잘못 사용되지 않도록 관리한다.

3) 복사본이 관리 본일 때 "별첨 1 관리본" 이라 표시하고 비관리본 일 때 "별첨 2 비관리본"이라 표시한다.

4) 복사본을 이면지로 사용할 경우 이면에는 "별첨 3 이면지 활용"이라는 표시를 한다.

9. 문서의 발행 및 관리목록 작성

9.1 매뉴얼 및 절차서

1) 관련부서의 문서 담당자는 배포책임을 지고 『사내 표준관리대장』에 배포 내역을 기록한 후 배포하며, 개정 시는 구판을 회수한다.

2) 법적요건이나 참고용으로 구판을 보존하고자 할 때는 해당구판에“"별첨 4 참고본도장"을 날인한 후 보존 년 한 을 명시하여 보관하고 보존 년 한이 경과 한 것은 폐기한다.

3) 해당업무 또는 제조현장에 최종 개정본이 사용되는지 관리부서는 수시로 확인해야 한다.

9.2 지침서 및 양식

지침서 및 양식의 발행 및 폐기 관리는 해당 부서에서 식품안전문서 목록을 작성

하여 부서장의 승인 하에 관리 한다. 단, 폐기 시는 비고란에 폐기 일자를 기록 관리한다.

10.확인

연1회 이상 원안 작성 부서에서는 동 규정을 정한 식품안전 문서의 적합성을 확인한다.

확인결과 제, 개정 및 폐지의 필요성이 있을 시에는 4항과 5항의 절차에 따라 조치한다.

11. 관련절차서

11.1 기록관리 절차서

12. 기록 및 보관

" 별첨 : 1 "

" 별첨 : 2 "

" 별첨 : 3 "

" 별첨 : 4 "

- 제∙개정∙폐지 이력

1. 적용범위

본 절차서는 고객의 요구 사항인 제품과 관련된 회사내부 및 고객과의 의사소통을 위한 계약 검토절차 와 실행 사항에 대하여 적용한다.

2. 목 적

이 절차서는 고객의 요구 사항을 명확히 파악하여 회사의 능력과 부합되는지 검토함으로써, 계약과 관련된 요구 사항을 충실히 수행할 수 있음을 보장하기 위함이다.

3. 책임과 권한

3.1 영업/무역부서장

3.1.1 회사 내, 외부 이해 관계자들과의 의사소통을 위한 관련 부서장 및 이해 당사자와의 회의를 주관한다.

3.1.2 계약 체결에 관한 계약 문서 관리를 한다.

3.1.3 계약 변경사항의 문의, 계약 및 수주관리를 주관한다.

3.1.4 고객의 요구사항(필요한 경우)을 관련 팀에 검토를 의뢰한다.

3.1.5 고객의 요구사항의 총괄적 검토를 주관한다.

3.2 관련 부서장

3.2.1 작업장 및 해당 업무 수행에 따른 제품관련 정보를 수집한다.

3.2.2 제품관련 정보를 해당 업무 이해 관계자에게 제공한다.

3,2.3 이해 관계자의 주요 관심사항에 대한 대응방안 및 절차를 수립한다.

4.업무절차

4.1 제품에 관련된 요구사항의 결정

영업/무역부서장은 다음 사항을 결정하여야 한다.

1) 인도 및 인도 후 활동에 대한 요구사항을 포함한, 고객이 규정한 요구사항

2) 고객이 명시하지는 않았지만, 알고 있는 경우, 규정된 건 의도된 용도를 위한 필요사항

3) 제품과 관련된 법적 및 규제 요구사항

4) 기타 조직이 결정한 추가 요구사항

4.2 제품과 관련된 요구사항의 검토

영업/무역부서장은 제품에 관련된 요구사항 검토를 주관하여야 한다. 고객에게 제품을 공급하기로 결정 또는 약속 (예 : 입찰서의 제출, 계약 또는 주문에 대한 변경의 수락)하기 전에 이 검토를 수행하여야 하며, 다음 사항을 보장하여야 한다.

1) 제품 요구사항이 정하여질 것

2) 이전에 제시한 것과 다른 계약 또는 주문 요구사항이 해결될 것

3) 조직이 정해진 요구사항을 충족시킬 능력을 가지고 있을 것

검토 및 검토에 수반되는 조치에 대한 결과의 기록은 유지되어야 한다.

고객이 요구사항을 문서화된 것으로 제시하지 않는 경우, 회사는 수락 전에 고객 요구 사항을 확인하여야 한다.

제품 요구사항이 변경되는 경우, 영업/무역부서장은 관련된 문서가 수정됨을 보장하여야 하며, 관련된 인원이 변경된 요구사항을 인식하고 있음을 보장하여야 한다.

4.2.1 영업/무역담당은 고객의 계약문의사항이 발주서, 고객시방서등 구두, 유/무선, FAX, 또는 기타 서류로 접수된 경우 고객 및 관련부서장의 협의 및 검토를 하고, 견적서 및 계 약에 관련된 기타 요구서를 요청할 경우 제반서류를 준비하여 승인 권자의 승인 후 계약을 체결한다. 협의 및 검토내용은 수주서, 『수주현황』에 기록 한다.

4.2.2 계약문의 사항이 구두 또는 유, 무선으로 접수되어 고객의 계약요구 사항이 명확하게 제시되지 않았을 경우, 고객과의 계약사항을 명확한 조건하에 성립되도록 하고 승인권자의 지시에 따라 계약을 체결한다.

4.2.3 당사 및 고객에 의해서 계약내용이 변경될 경우 관련 관련부서장 협의 및 검토를 하고 변경내용에 대해서는 공문 또는 회의록 등으로 변경 협의 검토내용을 기록하고 서로 통보한다.

4.2.4 영업/무역담당은 계약검토가 끝난 계약내용을 생산부서에 통보한다.

4.3 고객과의 의사소통

영업/무역부서장은 다음 사항과 관련된 고객과의 의사소통을 위한 효과적인 방법을 결정하고 실행한다.

1) 제품 정보

2) 변경을 포함하여 문의, 계약 또는 주문의 취급

3) 고객 불만을 포함한 고객 피드백

5. 관련 절차서

5.1 기록관리 절차서

6. 기록 및 보관