문서규정

제 1 장 총 칙

 

제1조(목적)이 규정은 강하넷(이하"회사"라 한다)에서 취급하는 각종 문서의 작성․처리․통제에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)회사의 각종 문서의 작성․처리․통계에 관하여는 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의)이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "문서"라 함은 회사가 대내․외적으로 업무상 작성․시행하거나 접수한 모든 문서(그림,도면,사진,디스크,테이프,필름,슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록을 포함)를 말한다.

2. "문서과"라 함은 공문서의 수발 등 문서에 관한 전반적인 사무를 주관하는 과로서 총무과(총무계)를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 과(부서)를 말한다.

4. "학년도별 일련번호"라 함은 문서의 시행년도를 구분함에 있어 학년도를 기준으로 하여 매년 새로 시작하는 번호를 말하며, 학년도표시를 붙이지 않는다.

5. "학년도표시 일련표시"라 함은 학년도표시와 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호를 말한다.

6. "결재권자"라 함은 대표이사 또는 위임전결규정에 의해 대표이사로부터 결재권을 위임받은 자를 말한다.

7. "서명"이라 함은 공문서를 기안․검토․협조․결재 또는 시행을 위하여 기안자․검토자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 자필로 자기의 성명을 쓰거나 본인임을 알아볼 수 있도록 문자를 표시하는 것을 말한다.

8. "전자문서"라 함은 회사 전자결재 시스템을 통하여 작성․시행 또는 접수․처리되는 문서를 말한다.

9. "전자결재"라 함은 전자문서를 기안․검토․협조․결재 또는 시행하기 위하여 기안자․검토자․협조자․결재권자 또는 발신명의인이 전자문서에 서명하는 것을 말한다.

제4조(문서의 종류)문서의 종류는 다음과 같다.

1. 법규문서 : 법령, 정관, 학칙 및 회사의 제규정에 관한 문서를 말한다.

2. 공고문서 : 공고 또는 고시 등 일정한 사항을 알리기 위한 문서를 말한다.

3. 일반문서 : 제1호 내지 제3호에 속하지 아니한 기타의 문서를 말한다.

제5조(문서의 성립과 발효)①문서는 당해 문서에 대한 결재(전자결재 포함)가 있음으로써 성립한다.

②문서는 수신자에게 도달(전자문서는 전자문서중계자의 전자결재시스템에 등록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서의 경우에는 공고시 그 효력발생일(시행일)을 따로 정한다.

 

제 2 장 문서의 작성

 

제6조(용지의 규격)①문서의 작성에 쓰이는 용지의 일반적인 규격은 특별한 형식의 문서를 제외하고는 가로 210mm×세로297mm(A4용지)로 한다.

②문서는 용지의 위로부터 30mm, 왼쪽으로부터 20mm, 오른쪽 및 아래로 부터 각각 15mm의 여백을 두어야 한다.

③문서에 쓰이는 용지의 색깔은 흰색으로 함을 원칙으로 한다.

④문서에 쓰는 글자의 색깔은 검은색 또는 푸른색으로 한다. 다만, 도표의 작성이나 수정 또는 주의환기 등 특별한 표시가 필요한 때에는 다른 색깔로 할 수 있다.

제7조(문서의 용어)①문서는 쉽고 간명하게 작성하되, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 한글맞춤법에 따라 가로로 쓴다.

②문서에 쓰는 숫자는 아라비아 숫자로 표시하며, 년․월․일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시․분의 표기는 24시각제에 따라 숫자로 하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 금액의 표기는 아라비아숫자로 하되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재한다.

제8조(문서의 수정)①문서의 일부분을 삭제 또는 수정한 때에는 삭제 또는 수정한 글자의 중앙에 가로로 두선을 그어 원안의 글자를 알 수 있도록 수정하고 날인한다.

②문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 때에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 날인한다.

③전자문서는 본 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 다음 재작성하여 결재를 받아 시행한다.

제9조(면 표시)①전후관계를 명백히 할 필요가 있는 중요한 문서가 2장 이상으로 이루어진 때에는 문서아래 중앙에 전체면수와 그 면의 일련번호를 붙임표(-)로 이어 기입한다.

②첨부물의 면표시는 첨부물별로 따로 하되, 전체면수는 생략하고 일련번호만을 기입한다.

제10조(문서의 구성)일반문서중 시행문을 다음과 같이 두문․본문 및 결문으로 구성한다.

1. 두문은 발신부서명, 문서번호, 시행일자, 보존기간 및 수신기관으로 구성한다.

2. 본문은 제목과 내용 및 덧붙임으로 구성한다.

3. 결문은 발신명의 및 수신처란으로 구성하며, 수신처가 2이상일 때에는 수신란에 "수신처참조"라고 쓰고, 발신명의 왼쪽아래에 수신처란을 설정하고 수신처란에 수신기호 또는 수신부 서명을 표시한다.

제11조(문서번호)문서번호는 다음 각 호와 같이 부서기호 및 문서등록번호로 구성한다.

1. 부서기호는 별표1과 같다.

2. 문서등록번호는 학년도별 일련번호로 부여한다.

제12조(항목의 구분)문서의 내용을 2이상의 항목으로 구분할 경우에는 다음 구분에 의하여 표시한다.

1. 첫째항목의 구분은 1,2,3,4,…………로 나누어 표시한다.

2. 둘째항목의 구분은 가,나,다,라,…………로 나누어 표시한다.

3. 셋째항목의 구분은 (1),(2),(3),(4),…………로 나누어 표시한다.

4. 넷째항목의 구분은 (가),(나),(다),(라),…………로 나누어 표시한다.

5. 다섯째항목의 구분은 1),2),3),4)…………로 나누어 표시한다.

6. 여섯째항목의 구분은 가),나),다),라),…………로 나누어 표시한다.

제13조(끝표시 및 덧붙임의 표시)①문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고 "끝"표시를 하며, 첨부물이 있을 경우에는 "덧붙임"표시를 하고 덧붙임의 표시문 끝에 한자 띄어 "끝" 표시를 한다. 다만, 본문의 내용이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 "끝" 표시를 한다.

②일괄기안의 "끝" 표시는 각 안마다 제1항과 같이 표시한다.

③연명부 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식 마지막칸까지 작성되는 경우에는 서식밖의 아래 오른쪽 끝에 "끝" 표시를 하며, 서식의 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한 "끝" 표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막 자의 다음 칸에 "이하빈칸" 표시를 한다.

④문서에 유가증권, 참고서류 기타 본문에 밝힐 첨부물이 있을 때에는 본문이 끝나는 다음줄에 "덧붙임" 이라고 표시하고 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되 첨부물이 2가지 이상인 때에는 항목구분의 표시를 한다.

제14조(기안)①문서의 기안은 따로 정한 서식이 있는 경우를 제외하고는 기안용지(별지 제1호 서식)에의하여 작성한다. 다만, 정기보고 또는 수시보고, 경미한 사항의 허가․인가․증명서교부 기타 관례적인 사무에 관한 문서 및 비치문서는 그 내용을 관계 서식에 기입하여 간이결재인(별표3)을 찍어 결재함으로써 기안에 갈음할 수 있다.

②기안자는 기안자란에 서명하며, 검토 또는 협조자는 해당란에 그 직위를 쓰고 서명하여야 한다.

제15조(수정기안)수신한 문서를 수정하여 기안하고자 하는 때에는 다른 색깔의 글씨로 수정 또는 기입하는 방법의 수정기안을 할 수 있다.

제16조(일괄기안)문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 동일한 기안용지에 제1안, 제2안 등으로 구분하는 일괄기안을 할 수 있으며, 이 경우 각 안은 특별한 사유가 없는 한 동일한 문서번호를 사용하여 동시에 시행한다. 다만, 회보를 제외하고는 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 아니 된다.

제17조(공동기안)2이상의 부서장 결재를 요하는 문서는 당해 문서의 처리를 주관하는 부서에서 관련부서와 협의를 하여 공동기안을 할 수 있다.

제18조(검토 및 협조)①기안문의 내용이 다른 부서의 업무와 관련이 있을 경우에는 관련 부서의 검토 및 협조를 받아야 한다.

②기안문을 검토 또는 협조함에 있어서 그 내용과 다른 의견이 있는 때에는 당해문서 또는 별지에 그 의견을 표시하여야 한다.

제19조(결재)①결재는 결재권자의 실인 또는 서명(전자결재 포함)으로 하며 전자결재에 관한 사항은 따로 정한다.

②결재권자는 문서의 성격상 전후관계를 명백히 해야 할 필요가 있는 2장 이상으로 이루어진 문서를 결재할 때에는 결재인으로 간인할 수 있다.

제20조(전결․대결․후열)①대표이사는 업무의 내용에 따라 각 부서장에게 소관업무를 위임전결케 할 수 있다. 이 경우에는 기안용지의 보조기관 중 전결할 자의 란에 전결(별표4)의 표시를 하고 결재권자란에 결재한다.

②결재권자가 출장, 휴가 기타의 사유로 상당기간 부재중인 때에는 그 직무를 대행하는 자가 대결할 수 있으며, 내용이 중요한 문서는 결재권자의 후열을 받아야 한다. 대결(별표4)의 표시는 제 1항과 같다.

③제2항의 규정에 의한 후열(별표4)은 결재란에 표시한다.

④제2항의 규정에 의하여 문서를 시행한 후 결재권자가 후열시 그 내용을 수정․취소․철회할 경우에는 새로운 문서를 시행하여 이를 보완하여야 한다.

제21조(시행문)①결재를 받은 문서중 발송을 해야 할 문서는 시행문용지(별지 제2호 서식)에 작성하여 발송한다. 다만, 전신․전화․전산망 등을 이용할 경우에는 시행문을 작성하지 아니한다.

②간인된 기안문을 시행할 때에는 직인관리책임자가 그 시행문에 직인으로 간인 하여야 한다.

③보고문서, 계산서, 통계표, 도표 등의 문서를 시행할 때에는 시행문을 작성하지 아니하고, 당해 문서의 여백에 발신명의란 등을 설정하여 직인을 날인하여 시행할 수 있다.

제22조(직인날인)①임용장, 상장 및 각종 증명서에 속하는 문서와 사외로 발신하는 문서에는 직인을 날인한다.

②경미한 내용이나 단순업무처리에 관한 문서에는 직인날인을 생략하고 부서명 상단에 "직인생략" 표시(별첨2)를 하고 시행할 수 있다.

③직인을 날인해야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서의 경우 처리과의 장은 총무처장을 경유하여 그 문서에 날인해야 할 직인의 인영을 적절하게 인쇄하여 사용할 수 있다.

④직인사용 및 관리에 관한 사항은 별도로 정한다.

제23조(발신명의)①사외문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 대표이사명의로 발신한다.

②교내문서는 부서장의 명의로 발신한다. 다만, 단순한 자료 업무연락, 통보, 조회 등을 위한 문서는 단위부서장의 명의로 협조요청할 수 있으며 의결기구, 자문기구, 기타 합의기구는 각 기구의장 명의로 발신할 수 있다.

제 3 장 문서의 처리

 

제24조(문서의 접수)①문서과에 접수되는 모든 사외문서는 문서접수대상(별지 제3호 서식)에 기재하여 접수한다. 문서처리란이 설정되지 아니한 접수문서에는 문서처리인(별표5)을 찍어 접수하여야 한다.

②전화에 의한 통신문서를 수신한 경우에는 전언통신문(별지 제4호 서식)에 작성, 정서하여 수신자 날인 후 문서과에 접수시켜야 한다.

③문서과 이외의 부서에서 직접 문서를 수신한 경우는 지체없이 문서과에 인계하여 접수하여야 한다.

④당직근무자가 문서를 받았을 때에는 다음 정상근무시간 시작후 즉시 문서과에 인계 하여야 한다

제25조(문서의 분류 및 처리)①문서과에서는 접수한 문서의 문서처리란에 접수일시 및 접수번호를 기재하여 처리과에 보내되, 문서접수대장이 처리과, 인수자의 서명 또는 날인을 받는다.

②접수된 문서가 2이상의 부서에 관련된 때에는 그 관련성 정도가 높다고 판단되는 부서에 당해 문서의 원본을 보내고 관련부서에는 사본을 이송한다. 이 경우 관련성이 높은 부서가 처리과가 되고, 회신해야 할 문서는 관련 부서로부터 회신내용을 통보 받아 처리과에서 발신한다.

제26조(문서의 등록)①문서는 당해 문서에 대한 결재가 끝난 즉시 결재일자순에 따라 당해 부서에서 그 문서에 대한 등록번호를 부여하고 문서등록대장(별지 제5호 서식)에 등록하여야 한다. 다만, 비치문서는 당해 부서장이 정하는 바에 따라 등록할 수 있다.

②문서 등록번호는 학년도별 일련번호로 하고, 내부결재 문서인 때에는 문서등록 대장의 수신처란에 "내부결재" 표시를 하여야 한다.

③기안문 형식외의 방법으로 작성된 문서중 당해 부서장이 중요하다고 인정하는 문서는 그 문서의 표지 왼쪽여백에 문서등록표시(별표6)를 하고, 제1항의 규정에 의하여 문서등록대장에 등록하여야 한다.

제27조(문서의 발송)①회사에서 시행하는 모든 문서는 문서과를 경유하여 발송함을 원칙으로 한다.

②문서통제를 마친 문서는 사외발송시 지정된 발신방법에 의하여 발송하며, 우편으로 발송해야 하는 문서는 문서과에 비치된 우편물 발송대장에 기록하여 발송 의뢰한다.

③시행문을 발송한 다음 기안문은 처리과에서 보관하며, 수신처의 접수확인을 요하는 문서의 발송은 사전에 처리과에서 그 사실을 명시하여 발송해야 한다.

④모사전송기로 문서를 발송할 경우에는 모사전송용지(별지 제8호 서식)에 의거 문서과 또는 처리과에서 발송한다.

제28조(문서의 반송 및 재분류)①접수된 문서가 당해부서의 소관사항이 아니거나 형식상의 흠이있는 경우에는 공문서반송용지(별지 제7호 서식)에 의하여 교내문서는 발신부서로, 사외문서는 문서과로 각각 이를 반송할 수 있다.

②문서과에서는 제1항에 의하여 반려받은 문서를 즉시 재분류하여 해당부서로 보낸다.

제 4 장 문서의 통제

 

제29조(문서의 통제)①문서의 통제에 관한 사무는 문서과에서 하며, 이를 관장하기 위하여 문서통제관을 둔다.

②문서통제관은 총무과장 또는 총무계장이 된다.

제30조(통제요령)①문서통제관은 사외로 발송하는 문서(전자문서 포함)에 대하여 다음 각 호의사항을 검토․확인한 후 기안문의 "끝" 표시 오른쪽 여백에 통제인(별표7)을 찍는다.

1. 결재권자의 결재여부

2. 내용의 중복 또는 다른 문서와의 중복여부

3. 기안문과 시행문의 일치여부

4. 서식의 규정위반 및 용어상 오․탈자 등 여부

5. 결재한계 및 전결구분의 착오여부

6. 각 부서와의 협조여부

7. 근거서류의 확인

8. 기타 문서통제상 필요한 사항

②문서통제관은 제1항 각 호의 사항에 대한 검토결과 미비사항이 발견된 때에는 처리과에 반송하여 보완하도록 하여야 한다. 다만, 경미한 사항은 수정에 그친다.

③교내문서의 통제는 각 단위부서의 장이 제1항의 각 호에 준하여 자체 통제한다.

제 5 장 보 칙

 

제31조(공고문서)①회사 명의의 공고문서를 시행할 때에는 각 부서에서 자체적으로 등록처리하고 공고문서대장(별지 제8호 서식)을 기록 보관하여야 한다.

②공고문서 중 사외공고는 대표이사 명의로 한다.

③공고문서 시행부서에서는 년도를 표시한 일련번호로 공고기호 및 번호를 부여하고 기안문 및 당해 공고문서에 통제인을 날인한다.

④공고문서에는 공고기호 및 번호, 취지, 공고년월일, 기관장명, 효력발생일(시행일), 내용 등을 명시하여야 하며, 법규에 의한 공고에 있어서는 전문에 그 근거 법규명과 해당 조문을 반드시명시하여야 한다.

제32조(회보)각 부서장은 지시, 연락, 공지, 상벌사항과 일일명령 등을 알리기 위하여 회보(별지 제9호 서식)를 사용할 수 있다.

제33조(서식관리)회사에서 관리하는 서식 중 특별히 따로 정한 경우를 제외한 공용서식은 문서과에서 통제 관리한다.

제34조(문서의 보존 및 폐기)문서의 보관, 보존 및 폐기에 관한 사항은 별도로 정한다.

제35조(준용)이 규정에 명시되지 아니한 사항은 정부의 사무관리규정 등 관계법규를 준용한다.