문서관리프로세스

 (강하넷)

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강하넷	문서관리 프로세스 (Process For Control of Documents)	문서번호	P-401
		승인일자	2015.06.01
		개정번호	0	Page	1/6

■ 개정이력

■ 문서 승인

 

 

강하넷	문서관리 프로세스 (Process For Control of Documents)	문서번호	P-401
		승인일자	2015.06.01
		개정번호	0	Page	2/6

Unit Process	업 무 절 차	담 당	협조/검토	출력물	관리기준	승 인
1. 문서작성계획	1.1 사내표준문서는 다음과 같은 사유 발생 시 작성한다. (1) 경영층의 지시 또는 해당분야의 문서가 없을 경우 (2) 신제품 생산으로 필요성이 인정될 경우 (3) 기타 대내외 환경변화에 따라 표준이 필요한 경우	작성자	문서 담당자		- 문서의 필요성 여부
2. 자료입수 및 문서작성	2.1 업무를 수행하는데 있어 필요한 자료(법령/국내외 규격, 각종 매뉴얼, 고객의 사양서, 기준서, 제품 카탈로그 등)를 파악하고 수집 한다. 2.2 각 품질문서는 문서서식에 따라 작성하고 작성된 문서는 기안지에 첨부하여 승인을 득한다. 2.3 문서/서식 코드 부여는 부표1에 따른다.	해당부서 담 당	문서 담당자	- 사내표준 문서/ 자료 - 기안지 - 공문	- 문서의 적합성 - 자료등록여부 결정
3. 승 인	3.1 문서별 검토 및 승인자는 다음과 같다. 3.2 검토 및 승인은 문서 및 자료의 적절성, 타당성 적용 가능성 검토 후 승인하고, 추가나 수정이 필요한 경우 재 작성토록 반환한다.	관리부		- 사내표준 문서	- 적절성 - 타당성 - 적용가능	최고경영자
4. 문서/자료 등록	4.1 승인된 문서는 관리담당에게 문서등록 의뢰한다. 4.2 문서관리대장에 등록하고, 배포처 결정 및 파일링 한다.	관리담당	해당부서	- 문서 관리대장	- 내용의 적합성, 승인여부	관리부서장
	4.3 자료(외부문서)는 적정성, 적용가능여부 등의 검토와 승인 후 등록 한다 4.4 부표1에 따라 등록번호를 부여 및 문서관리대장에 기록 하고, 해당 부서로 송부한다. 4.5 자료(외부문서)가 발행처로부터 변경이 된 경우 이를 즉시 입수 할 수 있도록 관리하여야 하며, 재등록해야 한다.	수집 부서	문서관리 담 당	- 문서관리대장

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		승인일자	2015.06.01
		개정번호	0	Page	3/6

Unit Process	업 무 절 차	담 당	협조/검토	출력물	관리기준	승 인
	4.6 도면은 생산부에서 별도 관리 보관하며, 그 외의 기술 문서는 자료 관리부에서 보관 관리토록 한다.	담당	관련 부서	-도면관리대장		해당부서장
	4.7 품질 문서는 관리부에서 관리한다.	품질 담당	각 부서	- 품질문서		최고경영자
	4.8 사외접수문서는 문서수신대장에 기록하고 해당부서에 회람하여 처리토록 한다. 4.9 사외발송공문은 경영대리인 승인 후 문서 발송대장에 기록하여 해당 배포처로 발송한다.	문서관리 담 당	각 부서	- 문서수신대장 - 문서발송대장	- 내용의 적합성, 승인 여부	최고경영자
5. 문서 배포	5.1 문서의 최신현황을 알 수 있도록 문서가 배포될 때마다 문서관리대장을 작성하여, 파일의 맨 앞에 파일링하여 문서의 최신본임을 확인할 수 있도록 한다.	문서관리 담 당	각 부서	- 문서관리대장	- 문서의 최신 현황
	5.2 문서 및 자료가 필요한 장소에서 활용 가능하도록 작성 또는 수집 부서의 의견을 토대로 배포처를 결정하고 문서관리대장 및 자료관리대장에 배포 수량 및 배포 확인을 받은 후 배포한다. 5.3 품질문서는 "관리본"과 "비관리본"으로 구분하여 표지 면에 식별 표시하여 배포되어야 한다. (1) 관리본 : 문서를 정규로 배포할 때 (2) 비관리본 : 고객의 요청이나 타 부서에서 업무 참조용으로 배포의 요청이 있을 때 5.4 문서 및 자료의 개정으로 인하여 배포하는 경우에는 그 문서는 문서관리 담당에 의해 회수 및 파기토록 한다.	문서관리 담 당	해당 부서	- 문서관리대장 - 자료관리대장	- 접수담당자 확인	관리부서장
6. 문서 활용	6.1 제·개정된 문서는 부서원에게 교육하여야 한다. 6.2 신입 및 전입사원에게도 관련 표준을 교육하여, 원활한 업무수행과 신속한 지식습득을 할 수 있도록 하여야 한다.	각 부서	관련 부서		- 문서의 내용 이해	관리부서장
7. 문서/자료 변경	7.1 변경의 시기는 다음과 같다. (1) 문서의 개정이 필요할 때	해당 부서	문서관리 담당	- 기안지	- 변경사유 적합성	최고경영자

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Unit Process	업 무 절 차	담 당	협조/검토	출력물	관리기준	승 인
	(2) 새로운 업무실시 또는 기존업무의 변동 및 개선이 필요할 때 (3) 사내표준이 불합리하거나 개선점이 발견되었을 때. (4) 기타 개정의 사유가 발생하였을 때 7.2 문서의 변경은 문서작성 시와 동일한 방법으로 한다. 7.3 변경 시 기안을 작성하여 신청서를 작성한다. 7.4 변경되는 내용에 밑줄을 긋거나 글자체를 달리하여 개정부분이 쉽게 식별될 수 있도록 한다. 7.5 양식의 내용만 변경되는 경우에는 문서 변경 절차를 생략할 수 있다.	해당 부서	문서관리 담 당	- 기안지	- 변경 사유 적합성	최고경영자
8. 문서/자료 폐기	8.1 폐기 시 경영대리인의 승인을 득하여 폐기하며 단, 문서의 개정, 통합, 분리 등의 사유로 문서가 변경된 경우는 별도의 승인 없이 폐기한다.	문서관리 담 당	각 부서		- 폐기의 적합성	경영대리인
9. 양식관리	9.1 양식의 작성 등록 (1) 양식은 해당 부서에서 필요성을 파악하고 작성한다. (2) 작성된 양식을 문서관리 담당에게 제출하여, 양식등록관리대장에 등록되도록 한다. (3) 양식의 변경은 작성 시와 동일한 절차로 변경하며, 구본은 자체 폐기하고 신본으로 교체한다. 9.2 품질시스템에 첨부되는 양식은 부표1과 같은 번호체계에 따라 부여 및 관리한다.	문서관리 담 당	해당 부서	- 양식등록관리대장	- 최신 Version 관리	관리부서장

10. 프로세스 및 기록관리	문 서 명	문서번호	기 록 명	양식번호	보존기간	관리부서	비 고
	1. 기록관리 프로세스	P-402	1. 기안지 2. 문서관리대장 3. 자료관리대장 4. 양식등록 관리대장 5. 문서 수.발신 대장 6. 공문	P401-01 P401-02 P401-03 P401-04 P401-05	3년 3년 3년 3년 3년	해당 부서 관리부 관리부 관리부 관리부

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[부 표 1]품질 문서 번호 부여 규칙

 

1. 품질경영시스템 매뉴얼

KQM		-	001
						고유번호
						강하넷 품질경영시스템 매뉴얼 영문표기

 

2. 품질경영시스템

P		-	401
						품질 문서 ISO 9001 요건조항 및 번호 순서
						품질경영시스템 PROCESS 영문표기

 

3. 지침서 분류코드

kQI- xx		-	001
						일련번호 순서(001~100)
						강하넷 영문표기 및 지침분류코드

강하넷	문서관리 프로세스 (Process For Control of Documents)	문서번호	P-401
		승인일자	2015.06.01
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4. 양식번호 부여규칙

P		000		-	00			(Rev.0)
											서식 개정 번호
											서식 일련번호
											프로세스/지침서 번호
											강하넷 프로세스/지침 영문표기

 

5. 사외표준(자료) 번호 부여규칙

kx		-	001
						일련번호 순서(001~100)
						강하넷 영문표기 및 사외표준 분류코드

도 면	사 양	법 령	카다로그	설비매뉴얼	기 타
고객 도면번호에 따른다.	S	R	C	M	O

 

 

 

 

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Email : kangha@daum.net