문서관리절차서

 (강하넷)

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A. 작성, 검토 및 승인

 

󰍽 문서 식별

 

󰏅 관 리 본	Q P -
󰏅 비관리본	관리처 :

 

󰍾 본 품질절차서는 강하넷(주)의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

구 분	부 서 명	직 책	성 명	서 명	일 자
작성(개정)	연구개발실	부 서 장			04. 04. 01.
검 토		품질경영대리인			04. 04. 01.
승 인		대표이사			04. 04. 01.

 

󰍿 합 의

부 서 명	관리부	영업부	생산부
성명
서명
일자	04. 04. 01.	04. 04. 01.	04. 04. 01.

 

󰎀 회 람

성명
서명
일자
성명
서명
일자

 

 

B. 개정 현황

번호	개정일자	개정내용
Rev.1
Rev.2
Rev.3
Rev.4
Rev.5
Rev.6
Rev.7
Rev.8
Rev.9
Rev.10

 

목적

본 절차서는 강하넷(주)의 품질/환경시스템과 관련하여 발생되는 제반 문서의 발행, 배포, 변경, 처분에 대한 절차를 정하고 이의 관리를 체계화하여 품질관련 문서 및 자료(이하 “문서”라 한다)가 효율적으로 관리되어 운영되게 하는 것을 그 목적으로 한다.

적용범위

문서의 발행, 배포, 보관, 개정, 회수 및 처분의 관리에 적용한다.

용어의 정의

문서(품질/환경 관련문서)

당사에서 업무를 수행하는데 필요한 사항을 작성한 것으로 개정이 되면 원본은 필요시 보관하고, 사본은 처분한다.

자료

외부에서 접수한 문서로 국가규격, 고객제시 문서, 단체규격, 국제규격, 기술자료 등

처분

개정이 된 경우 구문서의 사용을 방지하는 방법 또는 사용이 불가능하도록 하는것

관리본

문서관리대장에 기록되어 발행 이후 문서의 개정본이 계속적으로 배부, 항상 최신 유효본으로 유지되는 문서를 말한다.

비관리본

발행 당시에는 최신본이나 그 문서의 개정본이 배부되지 않는 문서를 말하며 품질에 영향을 미치는 업무에 직접적으로 적용할 수 없고, 단지 참고용의 목적으로만 사용되는 문서를 말한다.

책임과 권한

연구개발실장

사내표준 관리 및 운영업무를 총괄

사내표준 운영의 기본방침 및 계획수립

사내표준의 홍보 및 교육업무 주관

사내표준 운영계획 수립 및 시행

사내표준 이행여부 점검 및 감사 업무

사내표준 배포 및 원본 유지 관리

사내표준 개정, 폐지로 인한 폐기본 발행시 회수

각 부서장

사내표준의 보안유지 및 보존

사내표준을 소속원에 교육 숙지

해당부서에서 작성한 사내표준을 관련부서에서 교육

소속원이 사내표준을 준수하지 않을 경우 즉시 시정조치 실시

업무절차

등록

사내표준 문서를 등록하고자 할 때에는 작성 전에 주관부서에 구두로 문의, 협의 한 후 주관부서에서 문서번호를 부여받아 사내표준을 작성하여 승인권자의 승인을 받아 등록한다.

배포

승인된 품질시스템 관련문서는 품질개발실에서 모두 취합하여 필요한 문서 사용처에 배포하여 적용토록 한다.

부서간의 배포

개정된 문서를 배포하여 적용할 수 있도록 하는 경우에는 “관리본”을 표시하고, 개정된 문서를 배포하지 않을 경우 “비관리본”을 표시하며, 사내에서는 관리본만이 배포되어져야 한다.

문서를 배포하는 배포자는 문서관리대장(첨부 1)에 배포할 내역을 기재하고 문서를 배포한다.

사외배포

사외배포는 비관리본으로 배포하는 것을 원칙으로 한다.

고객 또는 고객대리인의 요구가 있을 경우에 배포한다.

구문서의 회수 및 처분

문서가 개정되어 개정된 문서가 배포되면 접수부서에서 구문서를 세단, 소각, 매각 기타 방법 등으로 처분하며, 구본은 필요시 보관, 관리할 수 있으나 사용을 금지하는 식별표시를 한다.

사용금지 식별표시 방법은 문서의 앞면에 ‘X’자, ‘참고용’, 'REFERENCE', 'VOID', ‘이면지 재활용’ 등으로 표기하여 구분되도록 하여야 한다.

교육 및 사용

각 부서장은 사내표준을 소속원에게 교육, 숙지시켜야 한다.

문서의 활용빈도를 고려하여 개별배포하지 않는 문서는 주관부서에서 열람할 수 있다.

외부문서 관리

외부에서 유입되는 관련법률, 표준, KS규격, 단체규격, 식품공전 등 표준에 영향을 미치는 모든 문서는 사용부서 별로 외부문서관리대장(첨부 2)에 등록을 한 후 사용하여야 한다.

외부유입 문서에는 겉표지 우측 상단이나 첫 페이지에 관리번호를 기재하여 관리한다.

󰏅󰏅󰏅 - 󰏅󰏅 - 󰏅󰏅󰏅

부서명 연도 일련번호

외부문서는 항상 최신본이 유지될 수 있도록 구판은 폐기(참조)하고 외부문서관리대장에 기록하여 관리한다.

품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

기 록 명	양식 번호	보존년한	보관부서
문서관리대장	QP-402-1	폐기시까지	연구개발실
외부문서관리대장	QP-402-2	“	각 부서

관련문서

기록관리 절차서 (QP-403)

첨부

문서관리대장 (첨부 1)

외부문서관리대장 (첨부 2)

 

 

 

 

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