1. 목적
본 지침서는 당사에서 발생되는 모든 기록을 다음과 같은 목적에서 체계적으로 분류 및 정리, 보관, 보존 및 폐기하는 지침을 정한 것이다.
(1) 기록의 Database화
(2) 기록의 효율적 활용 및 신속한 검색
(3) 불필요 기록의 폐기
(4) 업무능률 향상
2. 적용범위
당사 본사 및 현장
3. 용어의 정의
3.1. 링파일
종이로 된 기록을 보관하는데 쓰는 하드커버로 된 사무용품
3.2. 파일(file)
컴퓨터 내에서 작업하여 저장한 파일
3.3. 파일링 시스템
모든 기록을 분류하여 보관하는 체계
4. 책임과 권한
4.1. 감리본부장
감리본부장은 모든기록의 파일링 시스템을 수립 및 업데이트할 책임과 권한이 있다.
4.2. 각본부장/소장/감리단장
각 본부장,소장 및 감리단장은 기록의 효율적인 관리를 위하여 문서고의 적절한 운영 및 유지 관리를 하여야 할 책임과 권한이 있다.
5. 시스템 수립 및 운영
5.1. 기록관리의 시스템 수립 및 운영
기록관리 시스템은 아래와 같이 4부서로 나누어 수립하고 각각 운영한다.
(1) 감리본부
(2) 현장
(3) 설계본부
5.2. 각각의 시스템은 다음과 같은 포맷에 맞추어 수립되어야 한다.
6. 기록분류 및 보관
6.1. 감리본부
6.1.1. 감리본부의 링파일은 다음과 같이 만들어 각 해당 링파일 안에 기록들을 보관한다.
(1) 각 현장별
(2) 기타
6.1.2. 현장 링파일
각각의 현장 링파일 안에 다음과 같은 간지를 두어 해당기록들을 보관한다. 간지는 담당자가 필요로할 경우 정해진 분류 이외에 더 만들 수 있다.
(1) 용역 - 감리원 투입 및 변경, PQ 등 감리용역 관련 기록 보관
(2) 공사공정 - 해당공사의 공정관련 기록 보관
(3) 공사기성,준공 - 해당공사의 기성 및 준공관련 기록 보관
(4) 공사실정보고 - 해당공사의 실정보고 기록 보관
(5) 공사설계변경 - 해당공사의 설계변경 관련 기록 보관
(6) 공사품질,안전,환경 - 해당공사의 품질, 안전 및 환경 관련 기록 보관
6.1.3. 기타 링파일
위 6.1.2 에 해당되지 않는 기록 보관들을 보관한다. 링파일 안에는 다음과 같은 간지를 두어 해당기록들을 보관한다. 간지는 담당자가 필요로할 경우 정해진 분류 이외에 더 만들 수 있다.
(1) 부임계 - 임직원의 부임계를 보관한다. 이때 부임계는 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.
(2) 입/퇴사 - 사직서 및 입사, 퇴사관련 기록들을 보관한다. 이때 사직서는 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.
(3) 대내발송공문 - 대내적으로 발송한 공문을 보관한다. 이때 전자결재를 통하여 결재완료된 공문은 발송한 문서와 결재사인이 들어간 문서를 함께 보관하도록 한다.
(4) 협조전 - 사내 협조문들을 보관한다.
(5) FAX - 대내적으로 발송 및 수신한 FAX를 보관한다.
(6) 사무용품 청구서 - 사무용품 구입 청구서를 보관한다. 이때 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.
(7) 협회 - 감리협회 및 엔지니어링 협회관련 공문들을 보관한다.
6.1.4. 링파일 양식
링파일 겉표지 양식은 다음과 같이 한다.
SIZE는 해당 링파일 규격에 맞추어 제작한다.
