Unit Process | 업 무 절 차 | 담당 | 협조/검토 | 출력물 | 관리기준 | 승인 |
1. 기록의 작성 | 1.1 기록 작성은 통계표, 전표, 증빙서류, 전산용지 등을 제외하고는 A4용지 사용을 원칙으로 한다. 1.2 기록은 읽기 쉽고, 그 기재내용이 명확해야 하며, 작성자와 승인자의 서명 또는 날인이 기재되어야 한다. 1.3 수정사항의 확인이 가능토록 수정을 요하는 부위에 두 줄을 긋고, 수정자의 서명 또는 날인 후 변경된 내용을 기재한다. 1.4 긁거나 지워서 내용을 삭제하지 않는다. 1.5 수정 부위에 흰색 수정 액을 도포하여, 내용을 삭제 하지 않는다. 단 오자, 탈자의 수정은 수정 액을 사용 할 수 있다. | 작성자 | 검토자 | - 각종기록 | - 내용의 적합성 - 기록의 유효성 | 승인자 |
2. 기록의 식별 | 2.1 기록은 보고서, 회의록, 양식 등의 형태이며 각 기록은 고유번호, 제목, 일자 등으로 기록을 식별한다. 2.2 문서에 기록의 보존년한, 보존부서를 명시한다. 2.3 협력업체 또는 고객의 기록도 기록자료의 한 요소이다. 2.4 기록은 작성 년월일로 구분해서 업무기능별로 작성하여 유지하는 것을 원칙으로 한다. | 해당 부서 |
| - 기록의 식별번호 | - 기록문서 번호 부여 - 파일의 식별 |
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3. 기록의 색인 | 3.1 각 부서에서는 필요한 기록을 수집한다. 3.2 검색을 용이하게 하기 위하여 해당파일 문서목록표에 식별사항(식별번호, 제목, 접수일)을 기록한다. 3.3 단 같은 서식의 기록을 함께 파일하는 경우에는 문서 목록표 작성을 생략할 수 있다. | 담당자 |
| - 문서 목록표 | - 문서 목록표 작성 |
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4. 기록의 파일링 | 4.1 검색의 신속화, 업무 공백의 최소화, 업무협조 활성화 및 사무 환경의 개선을 위하여 기록을 파일링 한다. 4.2 파일링에 사용되는 비품은 가능한 통일성을 기한다. 4.3 파일링 원칙 (1) 보존년도/기록명이 같은 기록을 한 파일에 보관한다. (2) 검색이 용이토록 순서대로 파일링 한다. (3) 가능한 경우 기록의 측면에 견출지 부착, 간지 삽입, 검색 번호를 기재하여, 검색을 용이하게 한다. | 해당 부서 |
| - 파일링 상태 |
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| 4.4 파일링 방법 (1) 칼라화일 1) 기록의 편철은 상철을 원칙으로 한다. 2) 왼쪽에 문서목록/색인목록 표를 작성한다. 시중 구매시 인쇄되어있는 경우 이를 그대로 사용한다. 3) 칼라화일 겉면에 문서명, 보존년한, 주관부서 또는 파일관리자 등을 기록한다. 4) 박스안에 넣었을 때 찾기 쉽도록 측면(구분자)에 문서제목을 명기한다. (2) 바인더 1) 문서의 편철은 좌철을 원칙으로 한다. 2) 문서목록을 작성하여 앞쪽에 둔다. 3) 문서간의 색상지 또는 견출지 등을 사용하여 찾아 보기 용이토록 한다. 4) 바인더에는 문서명, 담당부서, 보존년도 등을 명시 한다. 5) 프로젝트별, 고객별, 업무기능별로 업무의 진행 순서, 일정별로 파일링하여 검색이 용이하도록 한다. (3) 파일박스 칼라화일에 편철(보관)된 문서는 가급적 종류별로 분리하여 파일박스에 담아 보관함을 원칙으로 한다. (4) 기타 1) 전표의 보관은 1일,1개월 등 필요한 기간을 주어 묶음 단위로 처리한다. 2) 기타 전산화일 특수 파일링 비품 사용시에는 앞의 파일링 기본 원칙들을 고려하여 찾기 쉽고, 미관을 해치지 않도록 보관한다. 3) 각 부서별 Master File List를 유지 관리함을 원칙으로 한다. | 해당 부서 |
| - 파일링 상태 |
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5. 기록의 보존 | 5.1 보존 년한의 적용 (1) 보존기간은 각 문서에서 언급한 기록의 보존기간 동안 보존하며 문서에 보존기간이 명시되지 않은 경우 1년으로 한다. (2) 보존년한은 기록이 발생한 다음 회계연도부터 산정 한다. 5.2 기록 보관 장소 기록은 변질이나 손상을 최소화하고 예방하기 위한 적절한 환경과 시설에 쉽게 찾아볼 수 있도록 보관하고 유지하여야 한다. | 각 부서 |
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| - 보존년한의 적절성 |
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6. 기록의 연람 | 6.1 기록을 열람하고자 할 때는 관련 표준에 명시된 보관 부서에 열람사유를 밝히고, 열람 후에는 본래의 위치에 문서 및 기록이 있도록 한다. | 연람자 | 해당 부서 |
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7. 기록의 폐기 | 7.1 보존년한이 경과한 기록 및 보관 불필요 기록은 부표의 다음의 폐기원칙에 따라 부서장의 책임하에 자체적으로 폐기하되 정보의 누설을 방지하여야 한다. 7.2 보존기간이 경과된 기록은 필요에 따라 부서장의 판단 하에 관리되도록 한다. | 각 부서 | 문서관리 담당 |
| -폐기의 타당성 | 승인자 |