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파일관리규정
| 강하넷 | 파일 관리 규정 | 문서번호(REV.) | KH-303(1) | |||||||||||||||||||||||
| 페 이 지 | 1/6 | |||||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 개정일자 | 개정조항 | 개정내용 | 결재 | 배포 | 회수 | ||||||||||||||||||||
| 작성 | 검토 | 승인 | 일자 | 확인 | 일자 | 확인 | ||||||||||||||||||||
| 0 | 2013.02.01 | 제정 | ISO9001:2000/KS A 9001:2001규격의 요구사항에 따라 최초 제정 | |||||||||||||||||||||||
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| 강하넷 | 파일 관리 규정 | 문서번호(REV.) | KH-303(1) | ||||||||||||
| 페 이 지 | 2/6 | ||||||||||||||
| 1.0 목적 | 3.5 보존/보존년한 | ||||||||||||||
| 보존 : 이관된 문서 및 기록 폐기할때까지 소정의 기간동안 | |||||||||||||||
| 본규정은 회사에서 발생되는 모든 파일을 체계적으로 정리, 보관, | 문서고에서 집중 관리하는 것 | ||||||||||||||
| 폐기하여 필요한 정보가 필요한 때에 활용될 수 있도록 하는데 | 보존년한 : 이에 소요되는 기간 | ||||||||||||||
| 그 목적이 있다. | |||||||||||||||
| 3.6 이관 | |||||||||||||||
| 2.0 적용범위 | 보관기간이 경과한 문서 및 기록을 문서고에 넘기는 것 | ||||||||||||||
| 본규정은 당사에서 사용되는 문서 및 기록의 파일에 대한 색인, | 3.7 폐기 | ||||||||||||||
| 열람, 보관, 보존 및 폐기에 대하여 적용한다. | 보존년한이 경과한 문서를 없애는 것 | ||||||||||||||
| 3.0 용어의 정의 | 4.0 책임과 권한 | ||||||||||||||
| 4.1 품질기술부서장 | |||||||||||||||
| 3.1 파일박스 | 파일 관리에 대한 절차를 수립하고 보관 상태의 확인 및 | ||||||||||||||
| 편철된 파일(FILE)을 종류별로 보관 및 보존에 활용하는 박스 | 점검에대한 책임과 권한이 있다. | ||||||||||||||
| (BOX)를 말한다. | |||||||||||||||
| 4.2 관련부서장 | |||||||||||||||
| 3.2 파일 조견표 | 부서에서 발생하는 문서의 파일을 작성, 분류하여야 한다. | ||||||||||||||
| 파일 우측 상단의 가이드(GUIDE)에 문서분류 및 파일명 등록을 | |||||||||||||||
| 기재하여 검색을 쉽게 하기 위한 일종의 견출지를 말한다. | |||||||||||||||
| 3.3 파일 (FILE) | |||||||||||||||
| 기록된 서류 또는 디스켓을 관리 단위별로 분류한 묶음을 말한다. | |||||||||||||||
| 3.4 보관/보관년한 | |||||||||||||||
| 보관 : 문서가 처리, 종결된 후로부터 이관되기까지의 관리 | |||||||||||||||
| 보관년한 : 보관에 소요되는 기간 | |||||||||||||||
| 6.0 파일 관리 업무 절차 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| NO. | 업무흐름도 | 입력물 | 업무내용(절차) | 출력물 | 성과지표 | 관련부서 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 각 부서별 기록문서 | 1) 파일의 분류 | 품질기술부 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 품질경영 활동의 결과물로 발생한 문서 및 기록은 과별로 구분하여 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 관리한다. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| < | 2) 파일의 식별 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 파일은 양식번호를 사용하여 식별하며, 그 방법은 다음과 같다. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (문서 접수 시) | (문서 발송 시) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 작성년도 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 부서기호 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (관리부 : 관리, 생산부 : 생산, 영업부 : 영업, 품질기술부 : 품기) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2 | 각 부서별 기록문서 파일철 | 1) 파일의 보관 | 품질기술부 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 분류/식별된 파일은 회사에서 정한 파일 박스를 이용하여 보관한다. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2) 파일 박스 구분 | A | 품질기술부 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 파일 박스는 다음과 같은 방법으로 식별 관리한다. | OO | 문서및자료관리 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 품질기술부 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 주관 부서 | 1 | 기안서 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 부서 번호 | 2 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| (품질기술부 : A, 생산관리부 : B, 영업부 : C, 관리부 : D) | 3 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| OOO | 4 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 관련문서 | 5 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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| 7 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 관리서류명 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 관리순서 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 6.0 파일 관리 업무 절차 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| NO. | 업무흐름도 | 입력물 | 업무내용(절차) | 출력물 | 성과지표 | 관련과 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3 | 각 부서별 기록문서 | 1) 파일은 매안건마다 발생 및 완료순으로 최신 기록이 위로 오도록 | 품질기술부 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 상철하여 관리한다. 단, 상철이 어려울 경우 적절한 방법으로 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 기록문서가 훼손되지 않도록 관리하여야 한다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2) 파일 한권에는 100건 이내로 철하는 것을 원칙으로 한다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3) 파일 한권에는 1년분을 철하는 것을 원칙으로하며, 기록의 성격 또는 | 파일은 양식번호를 사용하여 식별하며, 그 방법은 다음과 같다. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 기록의 량에 따라 최대 3년분을 이어서 사용할 수 있으며, 이 경우 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 기록물의 년도를 확인할 수 있도록 견출지 등으로 표시하며 파일박스 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 및 파일에는 기록물 보관 기간을 적어서 관리한다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4) 파일은 필요시 누구나 쉽게 열람이 가능하도록 하며, 회사 기밀에 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 속하는 파일은 별도 보관함으로 관계자 이외에는 열람이 불가하도록 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 관리함으로 기밀 유출을 예방하여야 한다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 4 | 1) 모든 기록은 1년분을 보관하고 다음해 1월내로 문서고로 이관한다. | 품질기술부 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 보관기간 : 익년 1월 1일부터 동년 12월 31일까지 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 이관기한 : 매년 1월 31일까지 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2) 이관된 기록물은 보존년한 동안 보존하여야 하며, 이때 각 기록물은 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 쉽게 열람이 가능하도록 식별하여 보존하여야 한다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 5 | 1) 보존년한이 경과된 파일은 각 부서장의 결정에 따라 폐기하여야 하며, | 품질기술부 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 폐기 방법은 소각 또는 그에 상응하는 방법으로 폐기 후에 열람이 불가 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 하도록 하여야 한다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 2) 폐기 대상 문서 중 기물유출에 대한 염려가 없는 문서의 경우 이면지로 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 활용하거나, 파손 시킨후 버려도 좋다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 3) 각종 사본 파일, 중복 파일 및 그 내용이 사소한 파일 등 관리부서에 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 이관할 필요가 없는 파일은 수시로 폐기할 수 있다. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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