엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

A. 작성, 검토 및 승인

󰍽 문서 식별

󰍾 본 품질절차서는 (주)힐캄코리아의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

󰍿 합 의

󰎀 회 람

B. 목차 및 개정 현황

1. 목적

본 지침서는 당사에서 발생되는 모든 기록을 다음과 같은 목적에서 체계적으로 분류 및 정리, 보관, 보존 및 폐기하는 지침을 정한 것이다.

(1) 기록의 Database화

(2) 기록의 효율적 활용 및 신속한 검색

(3) 불필요 기록의 폐기

(4) 업무능률 향상

2. 적용범위

당사 본사 및 현장

3. 용어의 정의

3.1. 링파일

종이로 된 기록을 보관하는데 쓰는 하드커버로 된 사무용품

3.2. 파일(file)

컴퓨터 내에서 작업하여 저장한 파일

3.3. 파일링 시스템

모든 기록을 분류하여 보관하는 체계

4. 책임과 권한

4.1. 감리본부장

감리본부장은 모든기록의 파일링 시스템을 수립 및 업데이트할 책임과 권한이 있다.

4.2. 각본부장/소장/감리단장

각 본부장,소장 및 감리단장은 기록의 효율적인 관리를 위하여 문서고의 적절한 운영 및 유지 관리를 하여야 할 책임과 권한이 있다.

5. 시스템 수립 및 운영

5.1. 기록관리의 시스템 수립 및 운영

기록관리 시스템은 아래와 같이 4부서로 나누어 수립하고 각각 운영한다.

(1) 감리본부

(2) 현장

(3) 설계본부

5.2. 각각의 시스템은 다음과 같은 포맷에 맞추어 수립되어야 한다.

6. 기록분류 및 보관

6.1. 감리본부

6.1.1. 감리본부의 링파일은 다음과 같이 만들어 각 해당 링파일 안에 기록들을 보관한다.

(1) 각 현장별

(2) 기타

6.1.2. 현장 링파일

각각의 현장 링파일 안에 다음과 같은 간지를 두어 해당기록들을 보관한다. 간지는 담당자가 필요로할 경우 정해진 분류 이외에 더 만들 수 있다.

(1) 용역 - 감리원 투입 및 변경, PQ 등 감리용역 관련 기록 보관

(2) 공사공정 - 해당공사의 공정관련 기록 보관

(3) 공사기성,준공 - 해당공사의 기성 및 준공관련 기록 보관

(4) 공사실정보고 - 해당공사의 실정보고 기록 보관

(5) 공사설계변경 - 해당공사의 설계변경 관련 기록 보관

(6) 공사품질,안전,환경 - 해당공사의 품질, 안전 및 환경 관련 기록 보관

6.1.3. 기타 링파일

위 6.1.2 에 해당되지 않는 기록 보관들을 보관한다. 링파일 안에는 다음과 같은 간지를 두어 해당기록들을 보관한다. 간지는 담당자가 필요로할 경우 정해진 분류 이외에 더 만들 수 있다.

(1) 부임계 - 임직원의 부임계를 보관한다. 이때 부임계는 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.

(2) 입/퇴사 - 사직서 및 입사, 퇴사관련 기록들을 보관한다. 이때 사직서는 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.

(3) 대내발송공문 - 대내적으로 발송한 공문을 보관한다. 이때 전자결재를 통하여 결재완료된 공문은 발송한 문서와 결재사인이 들어간 문서를 함께 보관하도록 한다.

(4) 협조전 - 사내 협조문들을 보관한다.

(5) FAX - 대내적으로 발송 및 수신한 FAX를 보관한다.

(6) 사무용품 청구서 - 사무용품 구입 청구서를 보관한다. 이때 결재완료 후 원본은 경영본부에 전달하고 사본을 보관하도록 한다.

(7) 협회 - 감리협회 및 엔지니어링 협회관련 공문들을 보관한다.

6.1.4. 링파일 양식

링파일 겉표지 양식은 다음과 같이 한다.

SIZE는 해당 링파일 규격에 맞추어 제작한다.

6.2. 각 현장

현장에서는 다음과 같은 기록 분류를 기본으로 하여 현장 여건에 따라 적절하게 분류를 조절하여 기록을 보관한다.

(1) 계약관리

(2) 설계변경 관리

(3) 투입계획 관리

(4) 사업비 관리

(5) 시공관리

(6) 공정관리

(7) 품질관리

(8) 안전 및 환경관리

(9) 실정보고서

(10) 기타

6.3. 설계본부

설계본부의 기록은 해당 팀의 장이 보관한다.

7. 파일(file)의 보관

7.1.1. 감리본부

각 사원은 각자가 속해있는 팀에 따라 다음의 디렉토리 분류와 같이 작업한 파일을 저장한다.

(1) 위와 같은 디렉토리 안에 있는 파일은 최종본으로 항상 업데이트 한다.

(2) 위와 같은 디렉토리 포맷을 지키면서 필요시에는 새로운 폴더를 만들 수도 있다.

(3) 폴더 앞의 번호는 위와 같이 두자리로 하고, 위에 명기한 폴더번호는 지키도록 한다.

(4) 각 폴더 안에 저장하는 파일명은 생성 순서에 따라 두자리 숫자를(01～99) 파일명 앞에 붙이도록 한다.

(5) 각 기록 우측하단에 해당 파일이 있는 경로를 써야한다. 경로는 폴더 숫자로 표현한다.

예) ENG팀/2004/서울지하철8공구/01/01/02/01. 3차착수계.HWP

(6) 6개월에 한번씩(1월, 7월) 각 팀별 작업물을 통합하여 CD에 구워 담당자가 보관한다.

7.1.2. 각 현장

각 현장에서는 현장별로 협의하여 현장의 실정에 맞도록 디렉토리 체계를 정하여 정리한다.

현장 용역 완료 후 자료를 CD에 구워 본사에 1부 제출하도록 한다.

7.1.3. 설계본부

설계본부의 자료는 정기적으로 개발본부에 넘겨 개발본부에서 자료 및 도면, CD를 관리하도록 한다.

8. 보관 및 보존

8.1.1. 각 기록 및 CD는 사무실에 2년간 보관 후 창고로 이관하여 3년간 보존한다.

8.1.2. 전자결재 기록 보관

(1) 각 작업자는 전자결재를 완료한 후에 [문서관리] 폴더에 해당문서를 저장한다.

(2) [문서관리]의 폴더 디렉토리는 파일 기록관리 디렉토리와 같게 한다.

(3) 기록관리 담당자는 1년에 한번씩 자료를 업체에게 의뢰하여 CD로 받아 보관한다.

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자재 및 제품(상품)의 재고수량 및 금액 등의 현황을 파악하고 부족수량을 확인하여 발주 관리할 수 있는 파일입니다.
입력가능한 범위는 품목수 : 65,000개, 일자별 : 최대 240일 또는 1년 - 데이터가 1년(240일)이 넘으면 파일 실행시 가장오래된 데이터를 10개씩 자동으로 삭제합니다.
금일의 입고현황 및 출고현황을 입력하면 전일의 재고를 파악하여 금일의 재고까지 나타냅니다.
그 동안의 출고 실적에 따른 적정재고량을 파악하여, 재주문할 경우 제품이 입고시까지를 계산하여 발주여부를 판단합니다.
편리한 검색기능으로 수천개의 데이터라 할지라도 바로 찾아서 입력할 수 있도록 하였습니다.

1.입출고
(1)[화살표] 버튼으로 작성일자를 입력하세요. 직접 입력하여도 됩니다. [새로작성]을 누르면 오늘날자로 나타납니다.
(2)[새로작성]을 누르면 새로작성할 수 있는 형태로 나타냅니다. 날자는 소급해도 무관하지만 순서대로 입력하여야 재고량이 맞습니다.
(3)[입력하기] 버튼을 눌러 작성된 데이터를 {저장(숨겨짐)}시트에 입력합니다.
(4)[찾아보기] 버튼을 누르면 작성일자(E6셀)의 데이터를 찾아옵니다.
(5)[찾아보기]를 실행하면 입력된 값을 찾아오기 때문에 재고량란은 계산식이 입력되지 않습니다. 이 때 [계산식] 버튼을 누르세요

(6)[모두보기] 버튼을 누르면 검색조건을 해제하고 입력된 데아터를 모두 보여 줍니다.
(7)[조건내용검색]은 5행에 조건 내용을 입력하고 누르세요. 조건은 AND조건 입니다. 아래 검색하는 방법 참조하세요.
(8)[금일입고검색],[금일출고검색]은 금일 입고/출고한 품목만 보여줍니다. 금일의 기준은 작성일자에 나타난 일자입니다.
(9)금일입고 및 출고의 내용을 출력할 경우에는 금일입고란(G5셀)에 >0 금일출고란(H5셀)에 >0 을 입력하고 [조건내용검색]을 누르세요
(10)처음 사용시는 전일재고의 숫자를 0으로 입력해 주거나 직접 입력하여야 합니다. [전일재고숫자...0] 버튼을 누르세요
(11)입력은 기본적으로 청색글씨만을 입력하세요 (날자, G열, H열, M열) 등
*** 검색하는 방법({입출고}{재고분석} 시트에서)
1)검색하고자 하는 내용을 5행에 입력한다.
2)검색내용이 문자일경우
2-1.단어 입력하고 [조건내용검색]을 누르세요
2-2.단어를 정확히 모를경우에는
?(물음표) : 예를 들어 강?구를 입력하면 "강남구", "강서구", "강북구" 및 "강동구"를 찾습니다.
*(별표)(개수에 상관 없는 문자) : 예를 들어 *주시를 입력하면 "파주시","양주시","전주시","경주시" 등을 찾습니다.
*(별표)를 문자의 뒤로하면 예를 들어 강*를 입력하면 "강화군","강진군" 등을 찾습니다.
~(물결표) 뒤에 ?, *, ~ 등 사용 (물음표, 별표, 물결표) : 예를 들어 서울~?를 입력하면 "서울?"를 찾습니다.
3)검색내용이 숫자일 경우
3-1.숫자를 입력하고 [조건내용검색]을 누르세요
3-2.이상,이하의 숫자를 찾을 경우에는 > 또는 <과 함께 입력합니다
(예) 25이상의 것을 검색할 경우 ">=25" 를 입력하고 [조건내용검색]을 누르세요
4)두가지 이상의 단어로 검색할 경우에도 마찬가지 입니다. 검색단어를 2가지 이상 입력할 경우에는 AND조건으로 검색합니다.
따라서 다른것을 검색할 경우에는 다른칸에 이미 작성된 단어를 모두 지우고 입력하여야 합니다.
(12)품목이 많을 경우에는 우선 검색을 하여 해당 품목을 먼저 찾은 후 데이터를 입력하면 편리합니다.
(13)이전에 작성한 내용을 쉽게 검색하기 위한 날짜를 (O8:O16)셀에 보여줍니다. 기준일은 작성일자(E6셀)을 기준합니다.

6.품목설정
(1)품목, 규격 및 단가 등을 입력합니다. 65000 개 까지 할 수 있습니다. 분류,품명,규격 란은 반드시 채워 주세요. 채워지지 않으면 설정할 수 없습니다.
(2)분류+품명+규격이 모두 일치하게 작성된 것은 중복체크하여 중복된 셀을 선택합니다. 수정하시고 [설정하기] 버튼을 누르면 됩니다.
(3)사용도중 데이터를 "정렬"하면 입출고 현황의 데이터 값이 달라질 수 있습니다. 단위 및 단가의 수정은 상관없슴
(4)[샘플삭제]를 누르면 현재 작성된 샘플을 삭제합니다. 버튼도 함께 삭제합니다. 일부 지워지지 않는 값은 무시하고 사용하세요.
(5)적정재고량을 얼마로 할 것인지 배수를 입력하세요. ( 적정재고량 = 주문납기*1일출고량*배수 ). 배수가 1이상이어야 합니다.
(6)괘선은 무시하고 작성하세요. 데이터를 2일이상 작성하시면 제대로 된 값을 볼수 있습니다.

7.매크로가 작동하지 않은 경우
? (1)항상 매크로포함으로 파일을 열어야 정상적으로 작동 합니다.
? (2)매크로 포함으로 열지 않고 버튼을 누르면 다음과 같은 문구가 나타납니다.
???? 보안 수준이 [높음]으로 설정되어 있고 디지털 서명이 되어 있지 않거나 ~~~
???? 매크로를 실행하려면 ~~ 보안 수준을 [보통]으로 변경하십시오. ~~~
? (3)보안수준을 [보통]으로 변경하는 방법은,,, 메뉴에서 "도구-매크로-보안"을 선택하시고 [보통] 또는 [낮음]을 선택하세요.
? (4)그 다음 엑셀을 종료한 후, 다시 파일을 열기하여 실행하십시오 !!!
? (5)엑셀2007의 경우는 상단의 옵션을 해제하여 주세요. (홈페이지 공지사항 참조)

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1.번호(No)는 [화살표] 버튼을 이용할 수도 있습니다. [새로작성] 시는 자동으로 작성합니다.
2.[입력하기] 버튼을 누르면 작성한 내용을 저장합니다.
3.[찾기] 버튼을 누르면 입력된 내용을 찾아 옵니다.
4.[새로작성] 버튼을 누르면 새로 작성할 수 있는 상태로 나타냅니다.
5.[데이터삭제] 버튼을 누르면 현재 번호(No)의 데이터를 삭제합니다.
6.일부 셀의 경우 드롭다운 메뉴로 되어 있어 입력의 오류를 막아 줍니다. 이에대한 설정은 {설정}시트에서 하세요.

1.목록은 {검사일보} 시트에서 작성(삭제)시 자동으로 작성 또는 삭제됩니다.
2.[샘플데이터삭제]를 누르면 현재의 샘플을 삭제합니다.

1.검색방법
1)검색하고자 하는 내용을 5행에 입력한다.
2)검색내용이 문자일경우
2-1.단어 입력하고 [조건내용검색]을 누르세요
2-2.단어를 정확히 모를경우에는
?(물음표) : 예를 들어 강?구를 입력하면 "강남구", "강서구", "강북구" 및 "강동구"를 찾습니다.
*(별표)(개수에 상관 없는 문자) : 예를 들어 *주시를 입력하면 "파주시","양주시","전주시","경주시" 등을 찾습니다.
*(별표)를 문자의 뒤로하면 예를 들어 강*를 입력하면 "강화군","강진군" 등을 찾습니다.
~(물결표) 뒤에 ?, *, ~ 등 사용 (물음표, 별표, 물결표) : 예를 들어 서울~?를 입력하면 "서울?"를 찾습니다.
3)검색내용이 숫자일 경우
3-1.숫자를 입력하고 [조건내용검색]을 누르세요
3-2.이상,이하의 숫자를 찾을 경우에는 > 또는 <과 함께 입력합니다
(예) 25이상의 것을 검색할 경우 ">=25" 를 입력하고 [조건내용검색]을 누르세요
7/3일 이후의 날자 검색일 경우 >7/2 또는 >=7/3 을 입력
4)두가지 이상의 단어로 검색할 경우에도 마찬가지 입니다. 검색단어를 2가지 이상 입력할 경우에는 AND조건으로 검색합니다.
따라서 다른것을 검색할 경우에는 다른칸에 이미 작성된 단어를 모두 지우고 입력하여야 합니다.

1.해당되는 항목을 위에서부터 작성하세요.
2.품명과 규격은 1조로 되어 있기 때문에 같이 작성하세요. 품명도 필히 입력할 것

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