엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1.    목적

본 지침서는 전산업무의 효율적인 운영으로 당사의 업무처리 및 사무 능률이 향상될 수 있도록 하는 것을 목적으로 한다.

2.    적용범위

본 지침서는 당사의 전산 시스템 운영의 전반적인 업무 절차에 대하여 적용한다.

3.    용어의 정의

3.1    전산요원

시스템 운영을 담당하는 자를 말한다.

3.2    시스템(System)

전산 시스템에 관련된 하드웨어, 소프트웨어를 말한다.

3.3    전산실

전산시스템 관련 업무개발 및 운영, 자료의 보관 관리 등을 총괄 관리하는 부서를 말한다.

3.4    파일(File)

정보처리 목적상 조직적으로 수집된 정보, 즉 레코드의 모임으로서 하나의 단위로 취급되는 연관된 레코드의 집합

3.5    Manual

규칙화 된 작업 순서를 기술한 자료집

3.6    하드웨어[Hard Ware(H/W)]

컴퓨터 시스템을 구성하는 부분 중에 기계적으로 구성되는 기기

3.7    소프트웨어[Soft Ware(S/W)]

컴퓨터를 작동시키기 위한 이용 기술의 총칭

4.    책임과 권한

4.1    대표이사

4.1.1    전산화계획과 H/W, S/W 도입 및 사용계획 검토와 승인

4.1.2    전산System개발 및 결과 승인

4.2    업무부서장

4.2.1    원·부자재 구매단가, 매출단가는 대표이사 승인을 득한 후 등록한다.

4.2.2    전산에 대한 전반적인 운영, 전산DATA 관리의 제반 사항을 관리한다.

4.2.3    전산 운영에 대해 업무 협조가 필요한 경우 운영계획 수립하여 대표이사에게 보고하며, 전산 기록된 자료를 보관, 보존할 책임이 있다.

4.3    관련부서

관련부서는 전산운영에 협조가 필요할 때는 해당 요건에 맞는 관련서류를 작성하여 업무부서에 협조 요청한다.

5.    업무절차

5.1    전산 개발 업무

5.1.1    전산 개발 과정에서 필요한 전산개발 양식은 발췌하여 사용한다.

5.1.2    년간 업무방침 계획에 의거하여 필요에 따라서 개발팀을 구성 활용할 수 있으며, 문제점을 파악하여 전산 개발할 때 문제점을 최소화한다.

5.1.3    Operation Manual을 작성 부서에 숙달 교육을 실시하며, System Test 및 부서 주관으로 시행한다.

5.2    Program수정, 보완

사용 중에 업무처리 방법 변경, Program 오류에 따른 문제점이 발생할 때 업무부서에서는 문제점 내역을 검토 후 대표이사에게 보고하고, 사안에 따라서 자체 또는 외부에 즉시 수정 보완 조치한다.

5.3    출력물 관리

업무부서에서 출력 작업에 필요한 출력물을 배포한다.

5.4    전산장비 유지 보수

5.4.1    문제점이 발생되면 대표이사가 검토 후 사안에 따라 조치한다.

5.4.2    대표이사가 조치 불가능한 경우에는 장비 유지보수 업체에게 통보하여 문제점을 조치하고 조치 내역을 확인하고 승인한다.

5.5    전산 BACK-UP

BACK-UP DATA 내용은 해당 System별로 한다. BACK-UP 주기는 월간, 년간으로 구분한다.

5.5.1    월간 BACK-UP은 해당월의 마지막 일자에 실시한다.

5.5.2    년간 BACK-UP은 년 마감 완료 이후에 SYSTEM FULL BACK-UP을 실시한다.

5.5.3    매출, 회계 등 년 마감 처리나 담당자가 필요하다고 판단되면 해당 테이프에 BACK-UP 후 대표이사에게 승인을 득한다.

5.6    자료관리

5.6.1    하드 디스크(이하 “HD”라 한다)는 즉각적인 처리, 정확성과 유용성을 감안하여 HD관리에 있어 항상 양질의 상태를 유지한다.

5.6.2    HD 목록은 해당 HD가 관리되는 한 목록에 기록 관리한다.

5.6.3    모든 라이브러리(Library)는 업무부에서 일괄 처리하는 것을 원칙으로 하고 각 라이브러리에 등록하는 멤버는 그 성격에 따라 다음과 같이 구분하여 등록한다.

가.    프로그램 소스 라이브러리 (Program Source Library)

나.    DATA라이브러리(Data Library)

5.7    소모품관리

5.7.1    소모품 관리자는 항상 적정 재고량을 체크하여 부족한 양식 및 기타 부족한 물품 등을 해당부서로 통보하여 구입하도록 한다.

5.7.2    모든 전산 소모품은 업무부서에서 일괄 관리하는 것을 원칙으로 하며 소모품 관리자가 재고량을 수시로 체크하여 소모품으로 인한 업무 중단이 없도록 한다.

5.8    기계실(전원장치, HD)관리

5.8.1    먼지가 적고, 기계실은 항상 적정온도 23±5℃, 습도 65RH 이하로 유지하고, 직사광선을 피하는 장소로 한다.

5.8.2    기계실 장비의 정도 유지에 저해가 되는 장소를 피하고 도난, 분실, 파손 등의 재난을 사전에 방지하여야 한다.

5.8.3    전원공급장치의 이상 유무를 수시로 확인하여야 한다.

1. 적용범위

본 규정은 당사 품질경영시스템의 효율적 시행을 위한 품질문서(이하 “사내표준”이라한다)

및 외부출처문서 자료의 제정에서부터 폐기까지의 관리 업무에 적용한다.

2. 목 적

본 규정은 품질경영시스템의 문서 및 외부출처문서가 올바르게 작성되고 제정, 개정, 배포,활용, 보관 및 폐기 등의 관리절차를 규정하므로 써 업무가 효율적으로 운영, 유지, 수행

할 수 있도록 하는 데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 사내 표준

생산활동 및 업무관리에 대한 전반적인 내용을 합리적이고 효율적으로 운영하기 위하여

최소한의 필요한 사항을 단순화, 통일화를 목적으로 작성된 문서를 말하며 품질 경영

메뉴얼, 규정, 지침 등을 말한다.

3.2 품질 경영 매뉴얼

품질 방침을 기술하고 품질경영시스템을 요약 서술한 문서로서 KS A 9001:2001 / ISO 9001:2000의 품질에 대한 요구사항을 충족시킬 수 있도록 품질에 관련된 조직

활동의 책임과 권한을 기능별로 기술한 문서를 말한다.

3.3 규 정

경영의 기본조직 및 주요업무의 운영체계에 대한 범위, 목적, 책임과 권한, 방법, 절차

등을 문서화한 표준을 말한다.

3.4 지 침

작업표준서, 검사기준서, QC공정도등과 같이 제품 생산업무를 하기위한 세부적인 사항을

문서화한 표준을 말한다.

3.5 문 서

고객요구사항을 포함한 당사의 품질방침 및 목표를 달성하기 위한 품질경영시스템을 기술한 것으로 업무에 활용하는 서류, 컴퓨터 DATA, 사진자료 등 모든 형태의 것을

말한다.

3.6 외부출처문서(자 료)

법률, 외국규격, 각종 참고서적, 기술서 고객제공도면 등으로 당사의 품질경영시스템에

영향을 미칠 수 있는 문서로써 등록하고 활용되는 것으로 사외표준이라 한다.

3.7 관리본

사내표준이 개정, 폐기되는 경우에 항상 최신본을 유지하며, 구본에 대한 회수 및 폐기

되어야 하는 문서를 말한다.

3.8. 비 관리본

사내표준이 개정, 폐기되더라도 최신 개정본 유지와 구본에 대한 회수 및 폐기에 대한

책임을 갖지 않는 문서를 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 품질경영 대리인(이 사)

4.1.1 사내표준의 제. 개정 접수

4.1.2 사내표준의 등록, 배포 및 회수, 폐기관리

4.1.3 양식의 등록 및 유지관리

4.1.4 외부출처문서(자료)의 등록, 배포관리

4.2 각부서장

4.2.1 해당 사내표준 제. 개정시 초안작성 및 승인의뢰

4.2.2 배포된 사내표준의 활용, 보관 및 유지관리

4.2.3 배포된 사내표준의 숙지, 교육이행 및 이력관리

5. 업무 절차

5.1 문서의 작성

5.1.1 문서는 경영자의 지시, 새로운 업무 및 제조를 실시 및 필요한 표준이 없을 때

작성한다.

5.1.2 품질경영 메뉴얼, 규정 작성 시 적용범위, 목적, 용어의 정의, 책임과 권한, 업무절차 및 기록 및 보관, 관련규정, 첨부의 사항 순으로 작성한다.

5.1.3 사내표준 작성시 알기 쉽도록 표현하여 작성한다.

5.1.4 사내표준 작성시 KS A 9001:2001 / ISO 9001:2000 의 최소한의 요건이 배제되지 않도록 작성한다.

5.1.5 사내표준 작성시 사내등록된 양식을 활용하여 작성한다.

5.2 사내표준 문서번호 부여

5.2.1 품질경영메뉴얼

   DHE - QM - 9001

KS A 9001 / ISO 9001: 2000규격의 약호

QUALITY MANAGEMENT MANUAL 의 약자

회사상호의 약자

5.2.2 규 정

   DHE - QP - 01

규정 발생 일련번호 ( 01 ~ 99 )

QUALITY PROCEDURE 의 약자

회사상호의 약자

5.2.3 지침 및 기타문서의 문서번호 또는 관리번호의 부여는 해당문서별로 일관성 있게

부여하여 관리한다.

5.3 외부출처문서(자료) 관리번호 부여

외부출처문서는 아래 관리번호를 부여하여 식별표시를 하여 관리한다.

자료 등록번호 부여

   　　 - D 　　 - 　　　

일련번호 (예 : 001-999)

연 도(예 : 2000년 → 00 끝두자리수)

DATA 의 약자

부서명(조명부 → 조명)

.

5.4 검토 및 승인

문서는 배포전에 검토되고 승인되어야 한다

5.5 등 록

5.5.1 승인을 득한 사내, 사외표준은 문서관리 주관부서에서 원본을 유지관리 하여야 한다.

5.5.2 문서관리부서는 사내표준 관리대장(양식4) 및 사외표준 관리대장(양식6)에

표준을 등록하여 사내, 사외표준의 관리현황을 최신상태로 유지하여야 한다.

(단, 고객이 전산상(ex:e-mail)으로 보낸 DATA는 BBT 실정에 맞게 가공하여 CD에

저장하고 일련 NO를 부여 등록관리한다.)

5.6 배 포

5.6.1 문서관리 부서는 등록된 사내, 사외표준에 대하여 문서가 필요한 장소에 활용토록

배포처를 결정하고 관리본에 한하여 사내표준 관리대장(양식4) 및 사외표준

관리대장(양식6)에 배포처, 수령자 확인후 배포한다.

5.6.2 문서배포의 경우가 발생할 경우 문서 갑지에 붉은색의 “관리본” 고무인을 날인하여

식별한후 배포한다.

5.6.3 고객이나 타부서에서 참조용으로 배포요청시 “비 관리본” 고무인을 날인하여 식별한

후 배포한다.

5.6.4 관리본의 직인이 검은색이나 복사된 문서는 모두 “비 관리본” 으로 본다.

5.7 효력 발생

5.7.1 사내, 사외표준의 효력 발생 시점은 사내, 사외표준의 승인이 완료되어 문서

관리부서에 등록이 된 후 배포됨으로써 효력이 발생한다.

5.7.2 “관리본” 이라는 직인이 찍힌 사내, 사외표준만 업무에 적용한다.

5.8 개 정

5.8.1 사내, 사외 표준의 개정시 개정 절차는 5.4항의 절차와 동일하며 동일조직에서 변경함을 원칙으로 한다.

5.8.2 사내, 사외표준의 개정시 그 사유는 작성 부서에서 개정이력 부분에 기술하고 필요시

변경의 근거가 되는 자료를 첨부하여 승인을 의뢰한다.

5.8.3 문서의 변경부분을 우사체로 표기하여 변경상태를 식별한다.

5.8.4 단순 오타의 수정이나 탈자의 삽입 및 일부 문맥을 수정하더라도 업무를 수행함에

있어 변화가 없다면 개정으로 보지 않는다.

5.9 폐 기

5.9.1 사내, 사외표준의 효력상실 발생시 원본은 문서관리 부서에서 “폐지”라는 식별표시를                하여 별도의 파일에 유지 관리하고 배포된 경우 해당 문서는 문서관리 부서에서 회수하여 파기한다.

5.9.2 사내, 사외표준의 폐기 승인권자는 문서 승인권자로 한다.

(단, 문서의 개정, 통합, 분리등의 사유로 구문서를 폐기할 경우 별도의 승인없이

폐기한다)

5.10 반 출

문서의 사외반출은 해당 부서장의 승인을 득한후 비 관리본임을 표기한 후에 반출한다.

5.11 유지 관리

5.11.1 모든 문서들은 파일링 하여 파일하고 보관되어 지도록 한다.

5.11.2 문서 관리 부서에서는 사내, 사외표준에 대해 항상 최신상태로 기록하고 유지한다.

5.11.3 문서는 외부의 환경요인 등에 손상이 없고 식별이 용이하도록 지정된 장소에

보관한다.

5.12 대외문서 수/발신관리

5.12.1 대외로 수/발신되는 모든 문서는 수/발신시 문서 수/발신 도장을 날인하고 대외문서                수/발신관리대장(양식5)에 기록한후 수/발신 한다.

5.12.2 문서 수/발신 담당자는 문서 수/발신 원본 또는 사본을 해당 파일에 편철하여 관리한다.

5.13 양식 관리

5.13.1 사내에서 활용되는 모든 양식은 해당부서에서 제.개정을 실시하여 사용하나 제.개정시

반드시 등록하고 활용하여야 한다.

5.13.2 이사는 사내에서 활용되는 모든 양식을 파악하여 양식등록 관리대장

(양식7)에 기록, 제.개정 현황을 관리하여 비표준양식이 활용됨을 방지하여야

한다.

5.13.3 양식번호 부여방법

   DHEQ P - 04 - 0 1 (Rev. 0) 개정번호

양식 일련번호(예 : 01~99)

관련규정 표시

FORMAT 의 약자

6. 설계 관리

6.1 설계 계획

설계계획은 계약전 고객의 요구사항이 확정될 때 까지의 전 단계를 일정 계획으로

영업담당이 작성 관리 한다

6.2 설계 입력

설계자는 설계 입력시 다음사항에 대하여 입력검토 한다.

6.2.1 기능 및 성과 요구사항

6.2.2 적용되는 법규 및 규제요구사항

6.2.2 이전의 유사설계로부터 도출된 정보

6.2.3 설계에 필수적인 기타요구사항

6.3 설계 출력

설계출력은 제안서 또는 도면이나 시방서등으로 출력되며 설계자는 이들의문서가 배포전에

승인되고 다음사항을 만족하는지 확인한다.

6.3.1 설계입력에대한 요구사항을 충족할 것.

6.3.2 구매,설치,서비스 제공을 위해 적절한 정보를 제공할 것.

6.3.3 검사기준이나 판정기준을 포함하거나 인용할 것

6.3.4 안전하고 올바른 사용에 필수적인 제품의 특성을 규정할 것.

6.4 설계검토 및 검증

설계검토는 설계단계가 잘 이루어지는지 관련부서장이 모여 검토하는 것이며, 설계

검증은 설계입력 요구사항을 충족시킨다는 것을 보장하는 것으로서 설계검토 및 검증은

설계 검토 및 검증서(양식8)에 설계담당 및 관련부서장이 같이 행 한다

6.5 설계 타당성 확인

설계타당성 확인은 고객에게 인도하기 전에 실시하며, 이타당성확인은 특성이나 기능

평가로 행하며 이 기록은 전기부/설비부 부서장이 적성한다.

6.6 설계 변경관리

설계변경은 계약전이나 계약후에 발생하는 사항으로서 설계변경시에는 해당문서에 필히

변경하고 관련자에게 필히통보하여야 한다.또함 설계변경검토시에는 구성되는 부품 및

이미 인도된 제품에대한 영향평가도 포함되어야 한다.

7. 기록보관

8. 관련규정

7.1 품질기록 관리규정 (DHEQP-02)

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목 차

1. 적용범위 및 목적

2. 책임과 권한

3. 업무처리 절차

4. 기록 및 보관

5. 관 련 문 서

1. 적용범위

본 절차서는 당사에서 발생하는 직. 간접적인 환경영향을 파악, 확인, 검토, 평가 및 등록에 관한 책임사항 및 절차에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 당사의 환경측면을 파악하고 관리함으로써 심각한 환경영향을 최소화하고 지속적으로 개선하는데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 통 제

오염물질이 방지시설 또는 검증( 측정 및 분석 )과정을 거쳐 배출되는 경우를 말한다.

3.2 비통제

오염물질이 통제 과정을 거치지 않고 배출되는 경우를 말한다.

3.3 직접영향 ( DIRECT )

회사 내, 외부의 재산권을 행사할 수 있는 지역 내에서 발생할 수 있는 환경영향으로써 책임 소재가 회사에 있는 경우를 말한다.

3.4 간접영향 ( INDIRECT )

회사 내, 외부의 재산권을 행사할 수 없는 지역 내에서 발생할 수 있는 환경영향으로써 책임 소재가 회사에 없는 경우를 말한다.

3.5 정상상태 ( NORMAL )

정상적인 생산능력으로 운전되고 있는 상태

3.6 비정상상태 ( ABNORMAL )

SHUT-DOWN, START-UP, LOAD-DOWN/UP 또는 설비전환과 같은 상태

3.7 비상사태 ( EMERGENCY )

사건, 사고, 비상사태를 포함하여 구체적인 내용은 다음과 같다.

3.8 원부자재

원자재, 보조재 및 포장재 등

3.9 Utility

전기, 증기, 용수, 압축공기 등의 에너지 자원과 가스, 유류 등의 천연자원

3.10 단순평가

환경영향을 정량적으로 평가할 수 있는 경우에 있어서의 평가방법을 말한다.

3.11 종합평가

환경영향을 정량적으로 평가할 수 없는 경우에 있어서의 평가방법을 말한다.

4. 책임 및 권한

4.1 경영자 대리인

⑴ 환경영향등록부 승인

⑵ 환경영향평가서 승인

4.2 관리부서장

⑴ 환경측면 파악 및 환경영향 평가, 등록에 필요한 제반 절차를 수립하고 관리할 책임 및 권한

이 있다.

⑵ 회사의 환경영향평가서의 검토 및 심각한 환경영향에 대한 환경영향등록부를 작성하고 유지,

관리할 책임이 있다.

4.3 각 부서장

⑴ 환경측면을 파악하고 이에 대한 환경영향을 평가하여 관리부서장에게 통보할 책임이 있다.

⑵ 환경영향평가 요인의 발생시 환경영향평가서를 작성할 책임이 있다.

단, 조직의 변동으로 부서간의 변동이 있을 경우 변경된 조직의 관리 체계에 따르고 부서명이 변경된 경우는 조직체계도를 첨부하여 기존의 환경영향평가를 활용할 수 있다.

5. 업무절차

5.1 평가 기준 설정

관리부서장은 다음 사항을 고려하여 환경영향 평가기준을 설정한다.

⑴ 환경법규 및 기타요건

⑵ 심각한 환경측면의 파악

⑶ 기존의 환경관리 관행과 절차

⑷ 환경영향 변화

⑸ 과거의 사고 및 부적합 사항

⑹ 정상, 비정상, 비상사태

⑺ 예상되는 법규의 제,개정 및 규제요건

⑻ 신규사업, 신규공정/업무개발

⑼ 환경위험요인

5.2 환경영향 평가 실시 시기

각 부서장은 다음의 경우에 평가담당자를 선임하고 환경영향 평가를 실시한다.

⑴ EMS 수립시 조직 활동 및 공정

⑵ 새로운 환경변화 ( 법규 제. 개정, 환경민원 및 사고 등 ) 발생시

⑶ 사업 및 업무/공정의 신규도입 및 변경, 원.부자재 신규도입 및 교체, 건물의 증/개축 등 환

경에 영향을 미치는 사항의 변경시

⑷ 동일한 항목의 부적합 보고서를 3회/년 초과 발행시

⑸ 기타 경영자대리인이 필요하다고 인정될 때

5.3 환경영향 평가 방법

5.3.1 환경측면의 파악

각 부서에서는 해당 업무에 대한 환경측면 파악을 위하여 환경측면목록표를 작성한다.

⑴ 평가대상

평가대상은 업무활동 및 공정으로 구분한다.

⑵ 활동/공정 항목

활동/공정 항목은 평가대상을 세분하여, 환경측면이 발생될 수 있는 조직의 활동 및 공정을 기록 한다.

⑶ 환경측면

환경측면 파악은 활동/공정 항목별로 환경오염을 유발시키거나 유발시킬 수 있는 모든요인을 도출하여 작성한다.

(예) 위험물질 누출, 화재발생시 소화기 사용, 용접작업 등

단, 평가부서장의 판단으로 환경영향이 미흡하다고 판단되는 환경측면 파악은 생략할 수 있다.

⑷ 환경측면 목록표 작성

1) 평가대상 활동/공정별로 문서번호의 기입은 문서관리절차서(SSQP-401)에 따라 번호를 기입한다.

2) Page 부여방법은 총 Page 중 몇 번째 Page 인지를 기입한다.

(예) 1/3 : 3Page 중 1번째 Page

5.3.2 환경영향 파악 방법

⑴ 활동대상

환경측면이 발생할 수 있는 경우로써 정상(N), 비정상(A), 비상사태(E)로 구분하여 해당되는 경우 각 과정의 환경영향 분야를 파악한다.

⑵ 환경영향분야

환경측면이 환경에 영향을 미칠 수 있는 분야로써 해당되는 경우는 (V)로 표기한다.

⑶ 직,간접 영향

환경측면의 책임소재를 구분하는 것으로써 직접영향(D), 간접영향(I)으로 표기한다.

⑷ 발생적용

환경측면이 과거, 현재, 미래에 발생한 경험과 예측되는 경우로써 해당되는 부분에

(V)로 표기한다.

⑸ 환경영향 평가서 문서번호 기입 방법

환경영향 평가서 작성시 문서번호의 기입은 문서관리 절차서(SSQP-401)에 따라 번호를 기입한다.

5.3.3 환경영향 평가 방법

⑴ 평가담당자는 환경영향 검토결과를 기초로 평가방법의 기준에 따라 환경영향 평가서를 작성하고 소속 부서장의 승인을 득한 후 관리부에 통보하며 관리부는 환경영향평가서를 취합, 검토한다.

⑵ 관리부는 최종 검토후 환경영향평가서의 부적합사항에 대해 재작성을 요구할 수 있다.

⑶ 평가방법

회사의 종합평가 기준은 (부표1)과 같다.

5.4 심각한 환경영향 등록

⑴ 관리부서장은 해당 부서의 평가 내용중 평가등급 “3등급” 이상인 심각한 환경영향에 대하여 환경영향등록부에 등록하고 업무환경절차서(SSEP-201)에 의거 추진관리한다.

단, 조직내의 전체부문에서 발생하는 “2등급 이하”의 환경영향이라도 해당 부서장이 환경개

선을 위하여 필요하다고 판정할 경우에는 등록할 수 있다.

⑵ 관리부서장은 각 부서의 환경영향평가서 검토 후 환경영향등록부를 작성하여 경영자 대리인에게 보고하고 유지 관리한다.

6. 기록 및 보관

7. 관련문서

7.1 업무환경 절차서 ( SSEP-201 )

7.2 문서관리 절차서 ( SSQP-401 )

7.3 기록관리 절차서 ( SSQP-401 )

8. 첨 부

(부표 1) 종합평가 기준

( 부표 1 )

1. 가능성 등급 ( 발생빈도 등급 x 관리방법 등급 )

⑴ 발생빈도 등급

⑵ 관리방법 등급

( 관리방법 점수는 다음의 관리방법 점수 산정표에 따라 등급결정 )

( 부표 1 )

* 관리방법 점수 산정표

2. 영향정도 ( 심각성 ) 등급

- 위험성 등급 x 방출량 등급 x 영향 지속시간 등급

⑴ 위험성 ( 유독성 ) 등급

⑵ 방출량 ( 배출량 ) 등급

⑶ 영향 지속시간 등급