문서관리프로세스

■ 개정이력 Rev. No 개정일자 주요개정내역 문서관리 담당확인 0 2009. 04. 01. 품질/환경시스템 도입 적용을 위한 제정

■ 문서 승인 구 분 작 성 검 토 승 인 부서/성명       서 명       일 자

 

 

 

Unit Process	업 무 절 차	담당	협조/검토	출력물	관리기준	승인
1. 문서작성계획	1.1 사내표준문서는 다음과 같은 사유 발생 시 작성한다. (1) 경영층의 지시 또는 해당분야의 문서가 없을 경우 (2) 신제품 생산으로 필요성이 인정될 경우 (3) 기타 대내외 환경변화에 따라 표준이 필요한 경우	작성자	문서 담당자		- 문서의 필요성 여부
2. 자료입수 및 문서작성	2.1 업무를 수행하는데 있어 필요한 자료(법령/국내외 규격, 각종 매뉴얼, 고객의 사양서, 기준서, 제품 카다록 등)를 파악하고 수집 한다. 2.2 각 품질/환경 문서는 문서서식에 따라 작성하고 작성된 문서는 문서 제/개정 이력을 같이 첨부하여 승인을 득한다. 2.3 문서/서식 코드 부여는 부표1에 따른다.	해당부서 담당	문서 담당자	- 사내표준 문서/자료 - 문서 제/개정 이력	- 문서의 적합성 - 자료등록여부 결정
3. 승 인	3.1 문서별 검토 및 승인자는 다음과 같다. 구분 문서/자료 검토자 승인자 사내 표준 프로세스 문서 경영대리인 최고경영자 작업표준 검사기준 생산관리부 경영대리인 사외 표준 고객규격/도면 등 외부출처자료 해당부서 담당 경영대리인 3.2 검토 및 승인은 문서 및 자료의 적절성, 타당성 적용 가능성 검토 후 승인하고, 추가나 수정이 필요한 경우 재 작성토록 반환한다.			- 사내표준 문서	- 적절성 - 타당성 - 적용가능	승인권자
4. 문서/자료 등록	4.1 승인된 문서는 문서관리담당에게 문서등록 의뢰한다. 4.2 문서관리대장에 등록하고, 배포처 결정 및 파일링 한다	문서관리담당	해당부서	- 문서 관리대장	- 내용의 적합성, 승인여부
	4.3 자료(외부문서)는 적정성, 적용가능여부 등의 검토와 승인 후 등록 한다 4.4 부표1에 따라 등록번호를 부여 및 문서관리대장에 기록하고, 해당 부서로 송부한다. 4.5 자료(외부문서)가 발행처로부터 변경이 된 경우 이를 즉시 입수 할 수 있도록 관리하여야 하며, 재등록 해야 한다	수집 부서	문서관리 담당	- 문서관리대장

Unit Process	업 무 절 차	담당	협조/검토	출력물	관리기준	승인
	4.6 품질/환경 문서는 관리부서에서 관리한다.	문서관리 담당	각 부서	- 품질/환경 문서		최고경영자
	4.7 사외 접수문서는 접수 후 파일링 하여 해당 담당 및 최고경영자에 회람하여 처리토록 한다. 4.8 사외 발송공문은 최고경영자 승인 후 발송하고, 해당 파일에 파일링 한다.	문서관리담당	각 부서	- 문서수신파일 - 문서발송파일	- 내용의 적합성, 승인여부	최고경영자
5. 문서 배포	5.1 문서의 최신현황을 알 수 있도록 문서가 배포될 때마다 문서관리대장을 작성하여, 파일의 맨 앞에 파일링하여 문서의 최신본임을 확인할 수 있도록 한다.	문서관리 담당	각 부서	- 문서관리대장	- 문서의 최신현황
	5.2 문서 및 자료가 필요한 장소에서 활용 가능하도록 작성 또는 수집 부서의 의견을 토대로 배포처를 결정하고 문서관리대장 및 자료관리대장에 배포 수량 및 배포 확인을 받은 후 배포한다. 5.3 품질/환경문서는 "관리본"과 "비관리본"으로 구분하여 표지면에 식별 표시하여 배포되어야 한다. (1) 관리본 : 문서를 정규로 배포할 때 (2) 비관리본 : 고객의 요청이나 타 부서에서 업무 참조용으로 배포의 요청이 있을 때 5.4 문서 및 자료의 개정으로 인하여 배포하는 경우에는 그 문서는 문서관리 담당에 의해 회수 및 파기토록 한다.	문서관리 담당	해당 부서	- 문서관리대장 - 자료관리대장	- 접수담당자 확인
6. 문서 활용	6.1 제.개정된 문서는 부서원에게 교육하여야 한다. 6.2 신입 및 전입사원에게도 관련 표준을 교육하여, 원활한 업무수행과 신속한 지식습득을 할 수 있도록 하여야 한다.	각 부서	관련 부서		- 문서의 내용 이해
7. 문서/자료 변경	7.1 변경의 시기는 다음과 같다. (1) 문서의 개정이 필요할 때 (2) 새로운 업무실시 또는 기존업무의 변동 및 개선이 필요할 때 (3) 사내표준이 불합리하거나 개선점이 발견되었을 때. (4) 기타 개정의 사유가 발생하였을 때	해당 부서	문서관리 담당	- 문서 제/개정 이력	- 변경사유 적합성	승인권자

Unit Process	업 무 절 차	담당	협조/검토	출력물	관리기준	승인
	7.2 문서의 변경은 문서작성 시와 동일한 방법으로 한다. 7.3 변경 시 문서를 작성하고 문서 제/개정 이력을 이용하여 신청한다. 7.4 변경되는 내용에 밑줄을 긋거나 글자체를 달리하여 개정부분이 쉽게 식별될 수 있도록 한다. 7.5 양식의 내용만 변경되는 경우에는 문서 변경 절차를 생략할 수 있다.	해당 부서	문서관리 담당	- 문서 제/개정 이력	- 변경사유 적합성	승인권자
8. 문서/자료 폐기	8.1 폐기 시 경영대리인의 승인을 득하여 폐기하며 단, 문서의 개정, 통합, 분리 등의 사유로 문서가 변경된 경우는 별도의 승인 없이 폐기한다.	문서관리 담당	각 부서		- 폐기의 적합성	경영대리인
9. 양식관리	9.1 양식의 작성 등록 (1) 양식은 해당 부서에서 필요성을 파악하고 작성한다. (2) 작성된 양식을 문서관리 담당에게 제출하여, 양식등록 관리대장에 등록되도록 한다. (3)양식의 변경은 작성 시와 동일한 절차로 변경 하며, 구 본은 자체 폐기하고 신본으로 교체한다. 9.2 품질/환경 시스템에 첨부되는 양식은 부표1과 같은 번호체계에 따라 부여 및 관리한다.	문서관리 담당	해당 부서	- 양식관리대장	- 최신 Version관리

10. 프로세스 및 기록관리	문 서 명	문서번호	기 록 명	양식번호	보존기간	관리부서	비고
	1. 기록관리 프로세스	WP-402	1. 문서관리대장 2. 자료관리대장 3. 양식관리대장	WP401-01 WP401-02 WP401-03	3년 3년 3년	관리부 관리부 관리부

 

 

 

<부표 1 > 품질/환경 문서 번호 부여 규칙

1. 품질/환경 경영시스템 매뉴얼

WM		-	001
						고유번호
						품질/환경 경영시스템 매뉴얼 영문표기

 

2. 품질/환경 경영시스템 프로세스

WP		-	401
						품질/환경 문서 ISO 9001 요건조항 및 번호 순서 환경문서 ISO 14001 요구사항 순서에 따라 901부터 순차적 적용
						품질/환경 경영시스템 PROCESS 영문표기

 

3. 지침서 분류코드

WI- xx		-	001
						일련번호 순서(001~100)
						영문표기 및 지침분류코드

체계	코드	체계	코드	체계	코드	체계	코드
지침서	관련번호	검사기준서	ITP	출하검사	OS	수입검사	IS
		작업표준	WS	공정도	QC	도면	별도

 

4. 양식번호 부여규칙

WP		000		-	00			(Rev.0)
											서식 개정 번호
											서식 일련번호
											프로세스/지침서 번호
											프로세스/지침 영문표기

 

5. 사외표준(자료) 번호 부여규칙

W x		-	001
						일련번호 순서(001~100)
						영문표기 및 사외표준 분류코드

도면	사양	법령	카다로그	설비매뉴얼	기타
D	S	R	C	M	O