기록관리 절차서

A. 작성, 검토 및 승인

▣ 문서 식별

▣ 본 품질절차서는 T-Cross의 품질경영 방침에 따라 다음 책임자에 의해 작성(개정), 검토 및 승인이 되어야 효력이 있다.

▣ 합       의

▣ 회       람

B. 목차 및 개정 현황

1. 목적

규정된 요구사항의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 입증하고 기술 축적을 위한 기록의 제공을 목적으로 한다.

2. 적용범위

품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질 기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존, 처분 및 관리에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1.  품질 기록
품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다.

3.2.  보존/보존년한
"보존"이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간 동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다.  "보존년한"이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

3.3.  이관
보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

3.4.  처분
보존년한이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 영업지원부서장
품질 기록을 위한 문서고를 유지 관리하며, 각 부서의 요청을 받아 품질 기록을 보존한다.

4.2.  각 부서장

4.2.1.  업무 수행과정에서 발생된 품질 기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리와 보관/보존년한을 결정할 책임과 권한이 있다.

4.2.2.  보존기간이 경과된 기록의 대해 본 절차서에 따라 처분할 책임이 있다.

5.  업무절차

5.1. 관리대상 품질 기록 및 보존기간
당사에서 관리하는 품질기록의 대상은 다음과 같으나 이에 국한되지는 않는다. 또한 보존기간은 최소한의 보존기간이며 상황에 따라 조정될 수도 있다.

5.1.1.  경영검토 기록                                                                             - 5년

5.1.2.  능력, 인식 및 교육훈련 기록                                          - 3년

5.1.3.  제품실현 기획기록                                                         - 3년

5.1.4.  계약검토 기록                                                                             - 3년

5.1.5.  외주업체 평가 기록                                                                     - 3년

5.1.6.  생산 및 서비스 프로세스에 대한 유효성확인 기록                        - 3년

5.1.7.  추적성관리 기록                                                                          - 3년

5.1.8.  고객자산관리 기록                                                                       - 3년

5.1.9.  내부감사 기록                                                                                          - 3년

5.1.10.  제품에 대한 모니터링 및 측정 기록                                          - 3년

5.1.11.  부적합품관리 기록                                                                    - 3년

5.1.12.  시정조치 기록                                                                                        - 3년

5.1.13.  예방조치 기록                                                                                        - 3년

5.1.14.  기타 업무 수행 중 발생된 고객 요구 기록 및 당사 관리 기록     - 1년

5.2.  식별

5.2.1.  각 부서장은 품질 활동을 통하여 발생되는 관리대상 품질 기록을 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 관련업무 단위로 식별 및 검색이 용이하도록 한다.

5.2.2.  품질기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

5.3. 수집 및 색인

5.3.1.  품질기록의 수집은 발생순서에 따라 수집하고 파일의 색인목록표에 순서별로 기입한다.

5.3.2.  일반적인 품질기록 파일링의 분류코드는 ISO 9001(2000)의 요건에 따른다.

          예) MS - 1    또는   MS - 11

          ‘MS’는 ISO 9001의 요건 "4. 품질경영시스템"에 해당한다. (문서번호)

‘1’ ‘11’은 해당 요건의 일련번호를 기입한다.

5.3.3.  단, 양식의 특성상 상기의 방법이 곤란한 경우 간편하게 양식번호로 파일링 할 수 있다.

5.3.4.  프로젝트별 파일은 프로젝트에 관련된 기록을 모두 파일할 수 있으며 상기 5.3.2.항과는 별도의 형태를 가질 수 있다.

(1)  파일명 : 프로젝트명

(2)  분류코드 : 프로젝트번호

5.3.5. PC 데이터 관리

(1)  각 PC의 파일은 다음과 같은 디렉토리관리를 하여야 한다.

①  공유 파일은 [My Documents] 디렉토리에서 관리되어야 한다.

②  파일의 종류별로 세부 디렉토리를 나눠 관리하여야 한다.

③  이미지(그림) 파일을 문서나 기록에 같이 보관시는 한 개의 파일에 같이 보관되도록 하여야 한다.

④  모든 디렉토리는 20개의 파일이 넘지 않도록 세부 디록토리들이 결정되어야 한다.

(2)  공통으로 사용되는 자료는 모두 공유하여야 한다.

(3)  문서(품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서, 시방서 등)의 공유는 관리자 외의 인원이 임의로 개정/수정하지 못하도록 읽기 권한만 부여하여야 한다.

(4)  기록은 필요한 경우를 제외하곤 모두 읽기 및 쓰기 권한이 부여되어야 한다.

5.4. 파일링

5.4.1.  품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링 되어야 한다.

5.4.2.  품질기록은 매 건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질 기록이 위로 오도록 파일링 한다.

5.4.3.  문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 하며 경우에 따라 상철도 허용한다.

5.4.4.  규격은 A4 Size를 기준으로 하고 그 외 규격은 경우에 따라 A4 Size로 축소 또는 확대 복사하여 철한다.

5.5.  보관 및 보존

5.5.1.  보관

(1)  품질 기록은 노화 또는 손상을 방지하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관하여야 한다.

(2)  품질 기록은 해당 부서장의 허락 없이 제거되거나, 외부로 반출되어서는 안된다.

(3) 컴퓨터의 기록관리

①  컴퓨터는 컴퓨터바이러스로부터 보호하기 위하여 백신프로그램을 설치 운용하여야 한다.

②  이러한 백신프로그램은 1주일에 1회이상 구동하여 항상 안전한 상태가 되도록 유지한다.

5.5.2.  보존

(1)  품질 기록의 보존년한은 각 부서장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법 등)년한을 우선하여 따른다.

(2)  품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질 기록으로 한다.

(3)  관리부서장은 이관기록 목록표를 검토, 확인하고 유지한다.

(4)  이관은 관리부서장이 주관하여 "매년 2월경"에 이관한다.

5.5.3.  디스켓(CD) 관리

(1)  컴퓨터에 의해 작성된 품질기록(이하 '디스켓'이라 한다.)은 CD 또는 3.5"디스켓으로 저장하여 관리한다.

(2)  디스켓의 분실 및 파손방지를 위해 별도의 보관 장소에 각 부서별로 보관한다.

(3)  보관 중인 디스켓은 식별이 가능하도록 식별표시를 해야 하며, 가능하면 기록 발생 연도별 종류별로 분류하여야 한다.

(4)  식별표시는 다음과 같은 내용이 포함되도록 디스켓의 표면에 식별 표시한다.

(5)  디스켓에 Back-up하는 주기

①  중요한 기록 : 1주일 단위로 Back-up

②  보통의 기록 : 분기 단위로 Back-up

(6)  Back-up관리를 하지 않아도 되는 사항은 다음과 같다.

①  단순보고, 통보, 업무 연락 등 1회성의 기록

②  계속 보관의 필요성이 없는 내용

5.6.  처분

5.6.1.  보존기간에 경과된 문서의 처분은 보존년한이 경과되었거나 계속 보존할 필요가 없다고  인정되는 문서를 관리부 관리하에 주관부서에서 처분한다.

5.6.2.  처분은 소각을 원칙으로 하여 품질 기록의 계속 보존이 필요한 경우 관련 부서장은 부서내 협의를 거쳐 관리부에 통보한다.

6. 품질기록

   본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1.  품질시스템 관리 절차서 (문서번호 TQP-MS-1)

7.2.  문서관리 절차서 (문서번호 TQP-MS-2)

8.  첨 부

8.1.  이관기록 목록표 (첨부 1)

구매 및 외주업무 규정

1. 적용범위

본 규정은 (주)강하넷(이하 당사라 한다) 당사의 구매품이 규정된 품질수준에 맞게 구매, 관리되고 있는지와 협력업체를 선정, 관리하는 것에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 규정은 고객 요구사항을 만족시키기 위하여 품질에 적합한 제품을 생산하며, 구매품이 규정된 조건에 맞게 효율적인 구매관리가 되어 적합한 제품 생산을 이루는데 그 목적이 있 다.

3. 용어의 정의

3.1 구매품

당사의 생산 제품을 제조하기 위한 원부재료, 기계 및 설비를 말한다.

3.2 자재 리스트

구매품을 필요로 하는 부서가 재료의 품명, 규격, 수량 등을 기술한 문서를 말한다.

3.3 발주서

당사가 협력업체에 원부재료 및 물품을 공급하도록 요구하는 문서를 말한다.

3.4 구매 협력업체

당사의 설계도면 또는 구매 시방서에 의한 주문 제작품이나 업체 자체의 설계에 의하여 생산된 재료 및 당사의 구매품을 납품하는 업체를 말한다.

3.5 외주 협력업체

당사로부터 원부자재를 발급 받아 당사의 작업 지도서에 따라 조립품 또는 완제품을 생 산하여 납품하는 업체를 말한다.

4. 책임가 권한

4.1 대표

(1) 설비 및 측정장비 구입을 승인한다.

(2) 협력 업체의 등록을 승인한다.

(3) 발주서를 승인한다.

4.2 생산 팀장

(1) 제품 생산에 사용되는 자재 및 장비를 구매한다.

(2) 협력업체를 선정, 목록을 작성하여 유지, 관리한다.

(3) 구매품의 자료 및 사양을 관리한다.

(4) 납기를 관리한다.

(5) 구매품을 검증한다.

(6) 협력업체에 시정조치를 의뢰한다.

4.3 검사원

(1) 구매품을 검사하고, 그 결과에 대한 시정조치를 구매부서에 의뢰한다.

5. 업무 절차

5.1 협력업체 선정

(1) 생산 팀장은 기존 거래 업체의 과거 납품 실적 및 품질 상태를 고려하여 선정한다.

(2) 신규업체는 관련팀장에 의해 추천되는 업체와 고객이 지정한 업체를 근거로 선정한다.

5.2 협력업체 평가

(1) 생산팀장은 구매 외주 협력업체를 구매. 외주 협력업체 실태조사서 (첨부 1 : 양식A301-1)에 따라 안정기, 램프, 등기구, 자동점멸기, 철판, 앵글, 잔넬, 파이프류에 해 당하는 업체만 조사 평가하며, 원제작처에 대하여 실시한다.

(2) 협력업체 평가에 대해 구매 ․ 외주 협력업체의 경우 구매 ․ 외주 협력업체 조사서를 근거로 한 구매․외주 협력 업체 채점표(첨부2:양식A301-2)를 작성 조사한다.

(3) 다음과 같은 경우에는 평가를 면제할 수 있다.

(단, 구매․외주 협력업체 실태조사서는 작성하여야 한다.)

① 기존 거래처에 대해서는 과거 납품 실적을 고려하여 평가를 생략할 수 있다.

② 소모성 자재 및 탁송 운송 업체, 구매처가 한정되어 있는 특수 자재의 협력업체는 평가를 생략할 수 있다.

③ 신규 업체 중 K, ISO 등 국가 규격 또는 국제 규격을 취득한 업체는 인증서, 확인서 사본으로 평가를 생략할 수 있다.

④ 고객이 지정한 협력업체에 대하여는 평가를 생략할 수 있다.

(4) 구매 외주품의 품질 특성의 평가

최초구매 외주의 경우 초토품 또는 샘플을 정당량을 요구하고 검사 업무규정 (KA-501)의 수입검사 절차에 따라 검사하여 이에 적합하여야 한다.

5.3 협력업체 승인

구매․외주 협력업체에 대한 승인은 구매․외주 협력업체 실태 조사서(첨부1:양식A301-1) 에 의거 조사를 실시하고 구매․외주 협력업체 채점표에 의해 평가 최고득점업체를 선정 하고 대표의 승인을 득함.

5.4 협력업체 등록시 첨부 서류

(1) 구매.외주 협력업체 실태 조사서 (첨부1:양식A301-1)

(2) 구매.외주 협력업체 채점표 (첨부2:양식A301-2)

(3) 사업자등록증 사본

(4) 공장등록증

(5) 기타 품질 인증서

5.5 협력업체의 등록관리

(1) 생산팀장은 승인된 협력업체를 승인 업체 관리 대장(첨부4:양식A301-4)에 등재하여 유지, 관리한다.

(2) 생산팀장은 부도 및 생산중단으로 협력업체로써 기능을 상실한 업체는 협력업체 등록 을 취소한다.

(3) 승인한 구매․외주 협력업체에 대하여는 【표 1】에 따라 주기적인 평가를 실시하여유지, 관리하고 시정조치를 1년에 3회 이상 요구한 협력업체에 대해서는 재평가하여 처리한다.

【 표 1 】구매 ․ 외주 협력업체 판정 기준 및 정기 평가 주기

(4) 구매․ 외주 협력업체(안정기, 랩프, 등기구, 자동점멸기, 철판, 앵글, 잔넬, 파이프류)외 의 기타, 생산팀장이 필요하다고 판단되는 부자재 또는 소모성 구매업체 중에서 구매․ 외주 협력 차원에서 대표에게 확인 후 등록을 하고자하는 업체는 승인업체 관리대장 (양식A301-4)에 관리할 수 있다.

5.6 구매(승인업체에 한함)

(1) 일반구매 대장 ․ 구매의뢰서 작성

생산팀장은 프로젝트별, 계약관리대장(양식A601-4)을 근거로 하여 생산에 필요한 구 매 대상 소요자재를 구매의뢰서(양식A301-7)를 작성하여 대표의 승인 후 일반 구매 대장(양식 301-5)에 기록한다.

(2) 일반적 구매

① 발주서의 작성

생산팀장은 승인된 구매의뢰서의 주요 원자재는 발주서(양식A301-6)에 발주내역을 작성하여 유선으로 발주한다.

② 부자재 및 소모자재의 발주

생산팀장은 구매의뢰서(양식A301-7)작성이 필요하지 않다고 판단되는 기타자재에 대해서는 일반구매대장(양식5)에 단가, 금액 등을 협력업체에 확인하여 기재하고 구두 또는 유선으로 이를 발주한다. 발주 후 입하내용은 자재담당에게 확인한 후 일반구매대장에 기록한다.

(3) 긴급 구매

① 제품 생산의 중단이 발생될 정도로 긴급을 요하는 구매품에 대하여 해당 팀장은 구두로 구매부서에 협조 의뢰하고, 생산 팀장은 이를 검토 후 대표의 승인을 받는다.

② 만일 승인, 등록되지 않은 구매 업체일 경우 정해진 절차에 따라 사후에 협력업체로써 평가, 승인, 등록한다.

(4) 설비 구매

설비품을 구매 의뢰할 때 관련 팀장은 협조전(KA-204.참조)을 기재하고, 필요시 설 계도면을 첨부하여 구매담당에 의뢰하고 생산팀장은 발주서(첨부6:양식A301-6)를 작 성하여 대표 승인을 받은 다음 지정된 업체에 발주한다.

(5) 구매품의 검증

① 방문 검증

방문 검증이 필요한 경우 생산 팀장은 제품 품질에 영향을 미치는 상태에 따라 협력업체에 방문하여 입회 검사를 실시할 수 있다.

② 고객 검증

계약상 요구된 경우 고객 또는 그 대리인이 구매품을 검증 할 수 있으며, 이때도 구매품의 품질 보증 책임은 당사에 있다.

③ 입고품의 검증

검사원은 협력업체의 거래명세표와 입고된 제품에 대하여 수량을 확인하고, 거래명세표에 날인한 후 검사원에게 수입 검사를 의뢰한다. 검사원은 업체 성적서와 수입검사를 통하여 합. 부 판정을 한 후 거래명세표에 날인하고, 입고전표를 작성, 거래명세표(세금계산서) 등의 증빙서류를 생산팀장에게 전달하여 거래명세표를 확인케 한다.

(6) 부적합품 관리

수입검사 시 발생한 부적합 사항에 대해 부적합품 관리규정(KA-502. 참조) 및 시 정 및 예방조치규정(KA-503. 참조)에 따라 조치하고 처리해야 한다.

(7) 합격품의 처리

합격구매품은 자재 관리 규정(KA-302.참조)에 따라 입고 처리한다.

(8) 고객 지급품이 있을 경우에는 KA-302 (자재관리규정), KA-501 (검사업무규정),KA-502 (부적합품 관리 규정), KA-404 (제품식별 및 추적성 관리규정)에 따라검사, 식별, 보관, 관리한다.

6. 기록의 발행과 보존년한

품질기록 관리규정(KA-202.참조)에 따른다.

7. 관련규정

7.1 자재관리규정 (KA-302)

7.2 부적합품 관리 규정 (KA-502)

7.3 시정 및 예방 조치 규정 (KA-503)

8. 첨부

양식 1. 구매. 외주 협력업체 실태 조사서 (A301-1)

양식 2. 구매. 외주 협력업체 채점표 (A301-2)

양식 4. 승인 업체 관리 대장 (A301-4)

양식 5. 일반 구매 대장 (A301-5)

양식 6. 발 주 서 (A301-6)

양식 7. 구매의뢰서 (A301-7)

9. 부칙

본 규정은 승인 배포 후부터 시행한다.

고객불만처리 지침서

  목         차

1.      목          적

2.      적  용  범  위

3.      용 어 의 정 의

4.      책 임 과 권 한

5.      업  무  절  차

6.      기 록 및 보 관

7.      관련 사내 표준

8.      첨 부 및 양 식

1.      목적.

본 지침서는 고객으로부터 제기된 불만사항의 처리에 대한 기준과 절차를 정하여 효과적으로 고객 불만을 해소하는데 그 목적이 있다.

2.      적용범위.

본 지침서는 당사에서 고객에게 제공한 제품 및 서비스에 대한 고객불만을 처리하는 업무에 대하여 적용한다

3.      용어의 정의.

3.1    고객불만.

회사가 고객에게 제공한 제품 및 서비스의 품질에 대하여 고객의 요구에 만족하지 않은 상태를 말한다

3.2    클레임.

회사가 고객에게 제공한 제품 및 서비스의 품질이 클레임이 있어 시정을 요구하는 것을 말한다.

4.      책임과 권한.

4.1    품질보증부서장.

4.1.1  각 부서별 처리업무 실적 취합 후 경영진 보고

4.1.2  고객불만 유형별 분석에 따른 개선대책과 재발방지 수립 및 이행

4.2    업무부서(이하 “주관부서”)장.

4.2.1  접수 및 상담.

4.2.2  관련부서 시정조치 의뢰 및 결과 취합하고 불만조사보고서를 입안하여 품질보증부서로 통보.

4.2.3  해석 결과에 따른 사항을 고객에게 통보.

4.3    생산부서(이하 “처리부서”)장.

4.3.1  원인 규명 및 해소 대책 수립과 이행.

4.3.2  해소 결과의 확인 및 주관부서로의 결과 통보.

5.      업무절차.

5.1    접수 및 원인 조사.

5.1.1  모든 고객의 불만 접수는 주관부서에서 하며, 업무부서는 고객불만처리서(QP-19A1-01) 작성하고 고객불만처리대장(QP-19A1-02)에 등록하고 처리부서에 원인조사를 의뢰한다.

5.1.2  조치부서는 고객불만처리서(QSP-19A1-01)에 원인을 조사하여 기록하고 주관부서로 통보한다.

5.1.3  고객불만접수번호는 [OOOO (년도)– OO (일련No 01~99)] 부여한다.

5.2    조치.

5.2.1  주관부서에서는 조치 가능한 사안은 즉시 조치를 취하고 그 결과를 고객에게 통보한다.

5.2.2  검토결과 계약에서 언급되지 않은 사항은 고객과 협의하여 유상 또는 무상 처리여부를 결정한다.

5.2.3  타 부서의 조치가 필요한 경우에는 품질개선절차서(SJ-QSP-1401)에 따라 품질개선요구서를 작성하여 해당부서에 송부한다.

5.2.4  품질개선요구, 개선 실행 계획 수립, 결과의 확인등에 대한 절차 및 방법은 품질개선절차서 및 관련 절차서와 지침서에 따른다.

5.3  고객불만 조치 진행상황 및 결과 정보의 고객 통보.

5.3.1  불만처리 담당자는 고객불만 조치기간이 상당한 경우에는 고객에게 중간 조치상황을 통보한다.

5.3.2  조치가 완료된 경우에는 조치 결과를 확인 후 고객불만처리 대장(QP-19A1-02)에 등록 후 고객에게 신속히 통보한다.

5.4  중요 사안의 경영층 보고.

주관부서장은 불만내용이 고객에게 상당한 물적 피해를 끼친 경우, 또는 향후 영업활동 할 때 커다란 장해를 줄 수 있는 사안이라고 판단된 경우에는 이를 즉시 대표이사에게 보고하고 후속 조치에 대한 지침을 받아 처리한다.

5.5  고객불만처리에 대한 유효성 평가.

주관부서장은 불만처리실적을 매년 반기 단위로 취합하여 접수 및 처리 건수를 집계하고 불만내용별 문제점을 분석하여 처리실적 및 대책(안)을 품질경영검토 위원회에 보고한다.

6        기록 및 보관.

7        관련사내표준.

7.1  품질개선절차서.(QP-1401)

8        첨부 및 양식.

8.1  고객불만처리서.(QP-19A1-01)

8.2  고객불만처리대장.(QP-19A1-02)