엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

기록관리절차서

1. 적용범위

품질에 영향을 미치는 기록의 식별, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 처분에 대한 문서화된 절차에 대하여 적용한다.

2. 목적

규정된 요구사항의 적합성과 품질경영시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이 있다.

3. 기록관리 프로세스 개요

4. 용어의정의

4. 1 기록

물질에 영향을 주는 요인과 활동의 증거로 제공되는 완결된 문서 또는 품질업무 수행을 위한 지시문서의 최종기록 사항을 말하며, 기록의 대상(범위)에는 외주업체에서 제공되는 각종기록도 포함한다.

4. 2 보관

기록의 처리완료 후 관리를 위해 해당팀에서 케비넷 및 파일박스 등을 이용하여 관리 및 유지하는 것을 말한다.

4. 3 보존

보관이 끝난 기록을 사용팀에서 정해진 기간까지 유지하는 것을 말한다.

4. 4 해독성 및 판독성

해독성은 기록을 읽기 쉽고 이해할 수 있는 상태를 말하며, 판독성은 기록이 어떤 내용에 대한 것인가를 알 수 있는 상태를 말한다.

5. 책임과 권한

5. 1 품질경영팀장

기록관리에 대한 기준 설정 및 실행여부 확인 및 승인 등의 책임과 권한이 있다.

5. 2 작성팀장

기록에 대한 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 유지 및 처분의 책임이 있다.

6. 업무 처리 절차

6. 1 기록의 식별 및 수집

(1) 각 팀은 기록등 각종 기록물을 품질경영매뉴얼 및 관련 절차에 따라 종류별로 식별 및 수집한다.

(2) 수집하는 기록은 원본을 원칙으로 하며, 고객 및 외주업체 관련기록도 동일하게 식별 및 수집한다. 다만 업무의 수행 방법이나 절차에 따라 그 사본을 수집할 수 있다.

(3) 기록의 식별은 기록명, 작성일자, 양식번호 등으로 식별한다.

(4) 해당팀에서 작성된 기록은 빠짐없이 수집되어야 하고 문서 및 자료관리 절차서(KH-4201)에 따라 작성되어 변조되지 않았다는 것이 명확해야 한다.

(5) 수집된 기록은 작성자의 서명이 있어야 하고 기재된 내용이 수정될 경우 수정자나 승인자의 서명을 명기하여야 유효하다.

(6) 수집된 기록은 해독성 및 판독성이 있어야 한다.

(7) 기록이 분량이 많거나 장기간 보존의 필요성이 있는 경우 업무의 효율을 높이기 위해 전산으로 수집, 관리 될 수 있다.

6. 2 기록의 색인 및 파일링(FILING)

(1) 기록은 필요시 즉시 정보를 정확히 검색 할 수 있도록 파일링 하여야 하며, 파일(기록철)의 겉표지에 “파일(기록철) 겉표지 작성방법”(부표 1)에 의한다.

(가) 기록은 보관, 검색이 편리하도록 파일단위로 식별표시를 한다.

(나) 식별표시는 기록명(또는 파일명), 소속부서, 작성자, 보존년한, 보존만기 등을 명시한다.

(다) 기록의 파일링 후 필요시 파일별 첫장에 색인 목록표(KH-4202-01)를 작성하여 관리한다.

단, 해당 품질절차서/지침서별로 별도의 “관리대장”류의 작성절차가 있으면 그에 따른다.

(2) 파일(기록철)을 기록 보관상자에 넣어 식별할 경우에는 “기록 보관상자 식별방법”(부표 2)에 의하여 관리한다.

(3) 파일을 기록 보관상자에 넣을 때 향후 늘어날 분량을 예측하여 기록 보관상자 내에 일정한 공간을 확보하여 활용한다.

(4) 기록 보관상자내의 파일의 배열은 기록 보관상자의 전면에 기록된 파일링 리스트의 번호순서에 의하여 좌에서 우로 한다.

(5) 기록의 편철

(가) 기록은 홀더에 상철 또는 좌철을 하며, 발생 완결 순으로 최근 기록의 위로 오도록 편철하고 편철량은 150매 이내를 원칙으로 하나 이에 국한하지는 않는다.

(나) 파일의 색상부여는 팀장 임의로 선정할 수 있다.

6. 3 기록의 열람

(1) 기록은 품질 시스템의 효과적인 운영과 기술정보로 활용하기 위하여 보존 관리팀장의 동의를 얻어 열람 할 수 있어야 한다.

(2) 다른팀 기록의 복사는 해당팀장의 승인을 받아야 한다.

6. 4 기록의 유지 및 보관

(1) 기록의 유지 및 보관은 문서화일 보관함에 의하여 손상, 열화로부터 보호될 수 있도록 관리되어야 하며, 보관의 기준은 특별히 규정이 없는 한 3년으로 한다.

(2) 기록 작성팀장은 기록에 대한 열람 및 검색을 용이하게 하고 보존을 명확히 하기 위하여 보존기록관리대장(KH-4202-02)을 작성하여 관리한다.

(3) 보존되어야할 기록이 자주 열람되거나 사용될 경우 각팀에서 보관 관리할 수 있다.

6. 5 기록의 보존 및 처분

(1) 보존이 필요한 기록은 문서보관 장소로 이관하여 검색이 용이하도록 보존하여야 하며, 보존년한에 대한 기준은 각 품질문서(절차서 및 지침서 등)의 기록 및 보관함에 정한 연도에 따른다.

(2) 기록의 폐기는 보존기간이 만료되어 폐기함을 원칙으로 하나 만료되기 전의 폐기는 해당팀장의 승인하에 폐기되어야 하고 중요한 기록의 경우 폐기전 관계법령, 고객의 요구사항 등을 검토, 확인 후에 폐기토록 한다.

(3) 기록의 폐기시에는 보존기록관리대장(KH-4202-02)에 폐기일자를 기록한다.

6. 6 전자자료 관리 절차서

(1) 각 부서장은 업무수행중 발생되는 전자자료의 대상을 다음과 같이 파악한다.

(가) 업무의 수행결과 및 승인전 자료로서 백업(Back-Up)의 필요성이 있는 기록

(나) 각 업무의 데이터베이스화를 위하여 일정기간동안 보관할 필요성이 있는 기록

(다) 기록의 양이 과다하여 구분 또는 분리하여 보관할 필요성이 있는 기록

(2) 발생된 전자자료는 해당 부서장에 의하여 다음의 방법으로 실행 및 식별한다.

(가) CD로 COPY

(나) 플로피 디스켓으로 COPY.

(다) 전자자료의 식별은 해당 CD 및 플로피 디스켓에 다음과 같은 내용을 기록한 라벨을 부착하여 식별한다.

7. 기록 및 보관

8. 관련문서

문서 및 자료관리 절차서(KH-4201)

부표 1 파일(기록철) 겉표지 작성방법

부표 2 기록 보관상자 식별방법

품질분임조 운영규정

- 제∙개정∙폐지 이력

1. 적용범위

이 절차서는 식품위해요소를 중점관리하기 위하여 당사에서 사용되는 원∙부자재, 완제품, 반품및 부적합품의 취급, 보관, 보존 및 운반관리 업무에 대하여 적용한다.

2. 목적

이 절차서는 부적합 발생요인을 사전예방하고 제품의 품질을 향상시켜 제조에 사용되는 원∙부자재, 완제품, 반품 및 부적합의 취급, 보관, 보존에 대한 업무절차를 규정하여 원ㆍ부자재 및제품의 처리과정에서 유발될 수 있는 화학적 물리적 및 생물학적 위해요소를 사전에 제거함으로써 소비자에게 안전하고 위생적인 제품을 제조 공급하는데 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1.원자재

제품의 제조에 사용되는 원료를 말한다.

3.2.부자재

제품을 포장하기 위하여 사용되는 재료를 말한다.

3.3.제품

원ㆍ부자재에 가공처리를 가하여 판매를 목적으로 만들어진 물건을 말한다.

3.4.입고

검사에 합격한 원ㆍ부자재 및 제품을 보관창고에 적재하는 것을 말한다.

3.5.출고

제조에 사용하기 위하여 원ㆍ부자재를 생산부서로 이송하거나 판매를 위하여 제품을 대리점으로 운반하는 것을 말한다.

3.6.부적합품

해당 품목의 검사규격 특성 및 판정기군을 만족시키지 못하여 품질에 영향을 주는 원ㆍ부자재 제조중의 재공품 및 최종제품을 말한다.

3.7.폐기

공정검사 및 최종검사결과 결함정도가 심하여 요구품질을 충족시키지 못하는 경우의 조치사항 을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 생산부서장

(1) 부적합품이 발생돤 경우에는 처리를 결정하고 원인을 분석하여 해당부서에 개선조치를 요구 한다.

(2) 위생점검결과를 부적합이 발생하면 개선조치를 한다.

(3) 창고에 대한 위생점검 및 방역을 한다.

(4) 자재 및 제품의 부적합품에 대한 기술적 판단을 한다.

(5) 제품 반품의 발생원인을 파악하여 대책을 수립한다.

(6) 원∙부자재에 대하여 위생적으로 보관, 관리한다.

4.2 관리부서장

(1) 원∙부자재의 적정재고 유지등에 대하여 관리한다.

(2) 제품반품의 발생 시 폐기 처리한다.

(3) 원∙부자재 창고 관리 상태를 점검하고 위생 상태를 관리한다.

(4) 부적합품의 발생시 처리결정을 한다.

(5) 원∙부자재의 발주관리를 한다.

(6) 창고에 입고되는 원∙부자재에 대한 품명 수량을 확인하고 지정된 장소에 보관하여야 하며보관품에 이상이 발생하였을 경우 조치한다.

(7) 생산으로 출고되는 원ㆍ부자재는 선입 선출한다.

(8) 정기적으로 보관중인 원ㆍ부자재(이하, '자재')에 대한 보관 상태를 점검하고 재고조사를

실시한다.

4.3 제품담당

(1) 생산으로부터 인계된 제품에 대해 안전하게 보관관리 한다.

(2) 고객이 요구한 제품의 품명, 규격, 수량, 포장상태 등을 확인하고 안전하게 운송 인도한다.

(3) 부적합품의 처리를 한다.

(4) 제품의 입∙출고 관리를 하며 반품되는 제품을 처리한다.

5. 관리기준

5.1 자재의 입고관리

(1) 자재입고 흐름도

▶ 자재발주(관리부)▶ 자재제조 및 납품(협력업체) ▶ 수입검사(품질보증부)

▶ 원료창고입고(관리부) ▶ 보관 및 출고(관리부) ▶ 사용(생산부)

(2) 자재의 입고관리 기준

1) 자재발주

자재관리 담당자는 생산계획 및 재고 현황에 의거하여 자재를 발주 하여야 하며 발주 시 납품업자에게 발주내역(품명,수량)을 명확히 통보한다.

2) 수입검사

수입검사원은 입고되는 자제에 대하여 자재규격서에 따라 수입검사를 실시한다.

3) 자재의 입고

① 수입검사원은 수입검사(품명,수량,규격)에 합격된 자재의 거래명세서상에 합격 여부를 날인하여 통보한다.

② 자재관리 담당자는 합격 통보받은 원ㆍ부자재에 한하여 품목별로 자재창고 및 생산과 자재 보관장소로 입고 처리한다.

③ 자재의 입고과정 시 자재가청결하고 적절한 요구를 사용하였는지 확인하여야 한다.

④ 입고과정 시 청결하고 적절한 운반용구를 사용하며 취급 및 운반 중 품질에 손상이 가지않도록 청결한 파렛트에 적재 운반한다.

⑤ 모든 자재는 안전하게 취급하여야 하며 자재관리 담당자는 운반용구를 취급하는 모든 작업자에게 취급 시 주의사항 및 위생사항 등에 대하여 정기적으로(1회/월)교육을 실시하여야 하며 교육내용을 교육일지에 기록하여 보관한다.

(3) 자재 점검방법 및 주기

1) 자재관리 담당자는 자재의 입고상태(포장청결상태, 파손여부)를 매입고시 마다 CHECK하

여야 한다.

2) 타 품목과 공통으로 사용하는 원자재의 경우 일반 자재와 동일하게 취급하며 출고 시

중점관리 한다.

3) 운반용구의 위생상태는 자재의 입고 시마다 청결상태를 CHECK하고 청결상태 이상 발생

시 공정작업일지에 기록한다.

(4) 관리기준 이탈 시 조치사항

1) 위생상태가 불량한 자재에 대해서는 부적합 보관장소에 구분 보관후 폐기 또는 반품

조치한다.

2) 청결상태가 불량한 운반용구는 세척 후 사용한다.

5.2 자재의 보관

(1) 관리기준

1) 검사에 합격한 자재는 품목별로 지정된 보관장소에 선입선출이 가능 하도록 구분하여

적재하여야 한다.

2) 자재를 보관하는 창고 및 지정장소는 햇볕이나 우천에 따른 노화나 손상으로부터 보호

되어야 한다.

3) 자재관리 담당자는 자재창고 및 지정된 보관장소의 자재에 대해 수시로 보관상태를 점검하

며 보관 중 이상이 발생하였을 경우 즉시 품질담당부서에 통보하고 품질검사를 의뢰한다.

4) 입고 즉시 생산으로 출고 되는 원자재의 경우 생산부서 내 청결한 장소를 지정하여 보관

한다.

5) 보관 중인 자재의 품질검사 결과가 부적합일 경우 부적합 표시 라벨을 부착하여 부적합

보관 장소에 보관 후 폐기 또는 반품한다.

6) 세부관리기준

① 원자재는 보관 중 외포장및 내포장재에 손상이 있어서는 안된다.

② 제품에 직접 접촉하는 내포장재의 경우에는 보관창고에 오래 보관하지 않아야 하며 내용물이 손상이되어 교차오염이 발생하는 경우 그 포장재는 폐기한다

③ 적재 시 교차오염을 방지하기 위하여 직접 바닥에 닿지 않도록 청결한 파렛트 위에 적재하며 벽에서 10㎝ 이상 격리시켜 보관한다.

④ 보관창고의 문은 오염물질 해충 쥐 등이 침입할 수 없도록 밀폐가 가능한 구조로 되어

있고 입 출고 시 이외에는 닫혀져 있어야 한다.

⑤ 주기적으로 보관창고에 대한 청소를 실시하여 보관자재를 청결히 보관하고 해충에 대한방제작업을 1회/월 실시한다.

(2) 점검방법 및 주기

1) 자재관리 담당자는 주1회 창고에보관중인 자재의 적재 및 보관상태를 점검하고 이상유무및 조치사항을 기록한다.

2) 보관 중 부적합 자재의 발생 시 부적합품 처리절차에 따라 처리하며 자체 판단이 어려

울 경우 품질담당부서에 평가를 의뢰한다.

3) 장기 미 사용 자재는 분기별 1회 관련부서와 협의하여 사용유무에 대한 평가를 실시한다.

4) 생산담당부서는 1회/주 창고에대한 위생점검을 실시하여 창고의 위생관리를 하며 시설

위생점검 일지에 기록한다.

(3) 관리기준 이탈 시 조치사항

1) 평가결과 사용불가 판정을 받은 자재에 대해서는 별도 보관장소에 구분 보관 후 폐기 또는 반품 처리한다.

2) 생산담당부서장은 평가 및 조치결과를 확인하고 발생내용이 제품에 영향을 미치는 중대한 사안으로 판단될 때에는 즉시 HACCP 팀장에게 보고하여 지시를 받아 조치한다.

3) 자재별로 유효기간이 경과되어 폐기를 요하는 자재에 대해서는 대표이사의 승인을 득한 후

폐기 처분한다.

4) 생산담당부서장은 방역작업 결과에 따라 해충에 대한 추가방역 작업 계획을 수립 실시

한다.

5) 위생점검표에 의해 점검결과 지적된 사항에 대해서는 해당부서에 통보하여 조치하도록

하고 그 결과를 위생점검표 조치사항 내용란에 기록하여 품질담당부서의 승인을 득한

후 보관한다.,

5.3 자재의 출고 및 운반관리

(1) 관리기준

1) 자재출고 담당은 생산부서의 자재출고 요청에 따라 자재의 제조일자 및 위생상태를 확인

하고 선입선출에 의거하여 출고하며 기록 관리한다.

2) 자재출고 시 중량품일 경우 청결한 파렛트 위에 적재하여 지게차를 이용하여 운반한다.

3) 운반기구는 이물이 묻어 있지 않도록 청결히 관리한다.

4) 운반을 위해 운반기구나 파렛트에 적재 시 던지거나 충격을 가해 파손되지 않도록 하며

필요 시 천막 등으로 감싸 오염을 방지한다.

5) 지게차나 운반기구의 운행 시에는 서행하여야 하며 흔들림이나 충격으로부터 자재를

보호하여야 한다.

6) 생산담당부서는 현장에 입고되는 자재의 청결상태를 확인하고 필요 시 먼지를 제거하고

입고시킨다.

7) 생산담당부서에서의 원료계량은 청결히 유지되는 구획된 장소에서 작업을 하고 분진제거

시설을 갖추고 있어야 한다.

8) 생산담당부서는 사용 후 남은 원료는 밀봉하여 원료 보관실에 별도 보관하고 차기 생산

시 우선 사용토록 하며 기타 자재는 생산부 자재 보관장소에 보관하여 차기 생산 시 우선 사용토록 한다.

(2) 점검방법 및 주기

생산담당부서는 자재의 출고 시 취급에 관하여 1회/월 관리기준의 이행상태를 위생점검표로 점검 기록 관리한다.

(3) 관리기준 이탈 시 조치사항

1) 자재의 선입선출의 미 이행 시 발생사유를 확인 한 후 자재의적재순서 및 출고방법에 대하 여 관련자에게 재교육하여 정상 출고토록 조치한다.

2) 파렛트 등 운반도구의 청결상태 불량 시 자재관리 담당자는 청소 또는 신품사용 등으로

즉시 조치하며 미결사항은 휴일 계획을 수립하여 조치한다.

3) 운반 중 발생되는 자재의 부적합품 발생 시 정상품과 격리된 일정 장소에 보관하고 부적

합 처리를 하여 사용여부를 결정한다.

5.4 제품의 관리

(1) 관리기준

1) 제품의 인수

① 생산담당부서는 공정검사 및 외관검사를 거쳐 적합 판정을 받은 제품에 대하여 제품창고에 입고토록 한다.

② 제품 인수자는 제품의 오염을 방지하기 위하여 청결한 파렛트 위에 적재하고 교차오염

이 되지 않도록 운반용구를 이용하여 신속히 제품창고에 입고시킨다.

③ 제품관리 담당자는 작업자에게 제품 취급시 주의사항과 제품위생 등에 대하여 정기적

(1회/월)교육을 실시하고 그 내용을 교육일지에 기록한다.

2) 제품의 보관

① 제품관리 담당자는 입고된 완제품의 선입선출이 가능 하도록 제조일지 별로 제품을

구분 적재 하여야 한다.

② 제품의 적재 시 교차오염을 방지하기 위하여 벽에서 10㎝ 이상 격리시켜 보관한다.

③ 보관창고는 청결히 유지되어 위생적이어야 하며 출입문은 오염물질 해충 쥐 등이 침입

할 수 없도록 밀폐가 가능한 구조로 되어 있고 입출고 시 이외에는 닫혀져 있어야 한다.

④ 제품관리 담당자는 제품창고 내 제품이 손상되는 것을 방지하여야 하며 제품의 유효기

간 경과유무 등 보존상태를 정기적으로 점검하여야 한다.

(2) 점검방법 및 주기

제품관리담당자는 4시간 단위로 보관창고의 온도 측정 및 점검을 하고 공정관리 일지에

기록한다.

(3) 관리기준 이탈 시 조치사항

1) 보관창고 온도가 적정온도 이상으로 상승했을 때는 냉방기 가동 유무를 점검하고 냉방

기 이상 발견 시 공무담당자에게 신속히 연락하여 조치를 취한다.

2) 온도이상 발생 시 또는 보관제품을 취급 중 이상 발생시 제품담당자는 품질담당부서에

연락하여 조치를 받는다.

3) 생산담당은 제품의 이상유무를 검사하여 "부적합품"으로 기재 후 정상제품과 격리하고

부적합품 처리절차에 따라 조치한다.

4) 생산담당부서장은 부적합품 처리절차에 따른 검사결과를 HACCP 팀장에게 보고하고 지시

내용에 따라 조치한다.

5) 제품관리담당은 생산관리담당의 판단결과에 따라 조치한다.

5.5 제품의 출고 관리

(1) 관리기준

1) 제품관리담당부서는 출고(상차)지시서에 따라 품목 수량 고객을 확인 후 차량을 배차

하고 상차한다.

2) 제품출고와 상차는 신속히 실시하여야 한다.

(2) 점검방법 및 주기

1) 차량의 청결상태를 점검하여 청결상태가 유지 되는가를 확인하고 완제품을 출고한다.

2) 상차한 완제품의 손상여부를 확인한 후 출고한다.

(3) 관리기준 이탈 시 조치사항

차량 이상 및 완제품의 손상 시 출고를 중지하고 품질담당부서에 제품의 안전성을 확인

받아 출고 여부를 결정한다.

5.6 완제품의 운송관리

(1) 관리기준

1) 차량의 적재함은 항시 청결하게 유지 되도록 한다.

2) 운행 중 제품이 쓰러지지 않도록 적재하여야 한다.

3) 적재함의 온도는 25℃이하의 적정 온도를 유지 관리한다.

(2) 점검방법 및 주기

제품관리 담당자는 차량의 운행 시 수시로 청결상태를 확인한다.

(3) 관리기준 이탈 시 조치사항

완제품 운송 중 차량의 가동이상 발생 시 회차 조치하고 품질담당부서장은 제품을 재검사하 여 안전성 여부를 확인하여 재출고 또는 폐기의뢰 한다.

5.7 반품처리

(1) 관리기준

1) 제품담당부서장은 완제품의 반품 발생 시 구분 관리하고 생산담당부서에 폐기 의뢰한다.

2) 제품담당부서는 반품 시 접수되는 '출고(상차)지시서(반품)'에 의해 반품 수량을 확인

한다.

(2) 점검방법 및 주기

1회/월 출고(상차)지시서(반품)에 기록된 반품 수량을 확인한다.

(3) 관리기준 이탈 시 조치사항

1) 생산담당부서는 반품 샘플을 검토하여 시정 및 예방조치 절차서의 시정조치사유에 해당

하는 사항에 대하여는 시정/예방조치 요구서를 발행하여 발생원인을 파악하고 대책을

수립하여 시정조치를 한다.

2) 각 담당부서는 반품된 제품을 폐기 처리한다.

6. 관련 절차서

6.1 식품위생법령

6.2 위생관리절차서

6.3 제품회수관리 절차서

6.4 검사 및 시험 절차서

6.5 부적합품 관리절차서

7. 기록 및 보관

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