엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

문서보존규정

제 1 장 총 칙

제1조(목적)이 규정은 강하넷(이하 "본 회사"라 한다)의 문서 규정에 의하여 처리된 문서의 편철, 보관, 보존, 폐기의 기준과 절차를 정하여 문서처리의 신속성과 정확성을 기함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)본 회사의 각종 문서의 보관 및 보존 등에 관하여는 법령 및 본 회사의 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제3조(정의)이 규정에서 정하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1."문서"라 함은 본 회사가 대내․외적으로 업무상 작성 시행하거나 접수한 모든 문서(그림, 도면, 사진, 디스크, 테이프, 슬라이드 , 전자문서 등의 특수매체기록 포함)를 말한다. <개정2002. 4. 1>

2. "문서과"라 함은 공문서의 수발 등 문서에 관한 전반적인 사무를 주관하는 과로서 총무과를 말한다.

3. "처리과"라 함은 문서내용의 처리를 주관하는 과(부서)를 말한다.

4. 보관: 문서를 처리․완결한 날이 속하는 학년도의 말일까지 처리과에서 보관하는 것을 말한다.

5. 이관: 처리과의 보관기간이 지난 문서를 문서고에 보존하기 위하여 문서과에 인계하는 것을 말한다. <개정2002. 4. 1>

6. 보존 : 이관된 문서를 소정의 보존 기간동안 보존하는 것을 말한다.

7. 보존연한 : 보관기간과 보존기간을 합산한 기간을 말한다. <신설2002. 4. 1>

8. 갱신 : 사무실내에 항상 보관하는 문서로서 수시로 내용이 변경․갱신되는 것을 말한다. <신설2002. 4. 1>

9. 폐기 : 보존연한이 지난 문서를 소정의 절차에 의해 폐기하는 것을 말한다.<개정2002. 4. 1>

제4조(문서의 보관 및 보존연한)①문서의 보관기간은 1년을 원칙으로 한다. <개정 2002. 4. 1>

②문서의 보존연한은 다음 원칙에 따라 영구, 10년, 5년, 3년, 1년, 갱신으로 구분한다. <개정2002. 4. 1>

1. 영구 <개정2002. 4. 1>

㉮역사적 가치가 있는 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서

㉯교무위원회의 심의나 기획위원회의 심의를 거치는 주요정책 문서 중 영구보존할 필요가 있는 문서

㉰법규 문서 중 공포 원본 문서

㉱대규모 시설 또는 대규모 예산이 투입되는 사업의 기본계획에 관한 문서 및 도면과 그에 대한 추진실적 및 심사분석 보고문서

㉲그 밖의 문서로서 영구 보존할 필요가 있는 문서

2. <삭제2002. 4. 1>

3. 10년 <개정2002. 4. 1>

㉮일반정책 및 제도에 관한 계획, 조사, 연구 및 보고 문서로 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

㉯각종 인․허가 및 면허등에 관한 원본문서

㉰기타 행정업무 수행의 참고 또는 사실의 증명을 위하여 6년 이상 10년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

4. 5년 <개정2002. 4. 1>

㉮예․결산 및 회계관계 증빙 문서

㉯각종 감사관계 문서

㉰그 밖의 문서로서 4년 이상 5년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

5. 3년 <개정2002. 4. 1>

㉮각종 증명서의 발급 관계 문서

㉯단기적 업무계획 관계문서

㉰그 밖의 문서로서 2년 이상 3년 이하의 기간동안 보존할 필요가 있는 문서

6. 1년 <개정2002. 4. 1>

㉮당직명령 등 단순업무 처리에 관한 지시문서

㉯부서간의 단순한 자료연구, 업무연락,통보, 조회 등을 위한 문서

㉰기타 2년 이상 보존할 필요가 없는 단순.경미한 내용의 문서

②문서분류체계별 보존연한은 별표 1과 같다. <개정2002. 4. 1>

제5조(기산)보존연한은 생산/발생 연도의 다음학년도 3월 1일부터 기산한다. <개정2002. 4. 1>

제 2 장 문서의 편철 / 보관

제6조(문서의 편철)문서의 편철은 다음의 원칙에 의한다. <개정2002. 4. 1>

1. 문서분류체계

㉮ 문서분류체계는 1차분류(행정기능), 2차분류(독립업무), 3차분류(세부업무), 파일분류의 4단계로 분류하며, 고유코드를 부여한다.

㉯ 2차분류 "0"(전교공통)의 경우, 모든 부서가 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 한다.

2. 문서분류코드

㉮ 문서분류코드는 보유문서에 대한 목록과 검색을 위한 관리코드이며, 문서분류체계상의 확정된 코드를 사용한다.<별표 2참조>

㉯ 문서분류코드는 파일명칭이 같으면 작성년도에 관계없이 동일하며, 작성시점/문서량에 따라 같은 내용의 파일을 분철한 경우에는 분철기준을 파일명칭뒤에 “( )”를 사용하여 표기한다.

3. 파일명

㉮ 파일명은 업무담당자 외에도 쉽게 파일의 내용을 파악할 수 있도록 제정하고, 제정된 표준파일명칭은 발생시점에 관계없이 동일하게 표기하여야 한다.

㉯ 대학/대학원은 표준화로 설정한 표준파일명칭을 사용한다.

㉰ 대등한 단어의 나열이나 병렬적 개념의 용어조합은 "/"로 표기한다.

4. 공통문서

㉮ 각 부서의 공통문서는 전교공통분류체계를 적용하여 편철한다. <별표 3 참조>

㉯ 공통문서 파일의 분류체계, 코드, 파일명칭, 보존연한 등은 임의적으로 변경할 수 없다.

㉰ 전교공통 분류체계의 경우 부여된 명칭과 코드를 준수하여야 하나, 내용이 각 부서의 고유업무에 해당하는 경우에는 고유업무에 해당하는 분류체계를 사용한다.

㉱ 공통문서에 정의되어 있지 않으며, 고유업무도 아닌 성격의 파일은 각 부서에서 임의로 “51”코드부터 부여할 수 있다.

제7조(문서의 보관) <개정2002. 4. 1>

①문서보관은 문서상자와 개별홀더 사용을 원칙으로 한다.

②홀더 기재방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 파일명칭 : 문서작성연도와 표준파일명칭을 기재한다.

2. 보존연한 : 보존연한을 기재하되, 사무실과 문서고 보존기간을 구분하여 기재한다.

3. 파일위치(사무실) : 서가번호와 단번호를 기재한다.

4. 파일위치(문서고) : 공란(문서이관 후 총무과에서 기재)

5. 파일정보 : 대내비 또는 대외비로 구별하여 기재한다.

6. 작성기간 : 파일 편철내용이 1년을 초과하는 경우 시작연도와 종결연도를 기재한다.

③문서상자 기재 방법은 다음 원칙에 의한다.

1. 최상단 : 보관문서

2. 상단 : 분류코드 및 분류명 기재

3. 중단 : 파일명 기재

4. 하단 : 서가번호/단번호/부서명 기재

제8조(특수문서의 보관) 보관철에 합철하기가 곤란한 문서는 특수규격문서관리대장에 기재하고 별도로 관리한다.

제 3 장 이관 및 보존

제9조(문서의 이관)①각 처리과의 보관기간이 끝난 문서중 문서고에 보존하여야 할 문서는 이관문서목록 2부를 작성하여 1부는 해당부서에서 보관하고 1부는 문서(이관문서 파일용품 사용, 특수규격문서는 특수문서 관리대장 사본 동봉)와 함께 문서과로 인계한다. <개정2002. 4. 1>

②문서과에서는 인계된 문서의 편철상태(분류체계에 따라 재편철), 보존기간 등을 점검한 후 총장의 승인하에 문서고에 보존한다. <개정2002. 4. 1>

제10조(보존)①모든 문서는 부서별, 분류체계별, 보존기간별, 연도별로 보존하여야 한다. <개정2002. 4. 1>

②처리과와 문서과는 보존문서의 현황을 파악하기 위하여 보존문서 기록대장을 기록 비치하여야 한다.

③비밀문서의 보존에 관한 사항을 따로 정한다.

제11조(특수규격문서의 보존)특수규격문서는 문서과에서 표면에 특수규격문서의 표시인을 날인한 후 해당 항목을 기재한 다음 보존한다.

제12조(보존기간 변경)각 부서의 장은 다음 각 호의 1에 해당하는 사유가 있을 때에는 총무처장의 협의하에 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 수 있다.

1. 정책이거나 사업의 내용이 변경 또는 수정되어 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

2. 각종 검사, 수사, 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장 할 필요가 있는 경우

3. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 있는 경우

4. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우

제13조(문서의 마이크로필름 수록)①문서의 원본을 마이크로필름으로 수록하여 보존할 필요가 있는 문서는 촬영문서 목록대장에 기재하고 문서과에서는 촬영 지시서를 작성하여 촬영책임자를 지정한 후 마이크로필름에 수록하여야 한다.

②필름에 수록한 문서에 대하여는 그 문서의 표지에 마이크로필름 촬영 필인을 날인하여야 한다.

③문서과는 마이크로필름 기록대장을 비치하고 필름문서의 촬영, 검사 등의 현황을 기록유지하여야 하며, 필름문서는 해당문서의 보존기간까지 보관하여야 한다.

④문서과에서는 선정된 촬영책임자에 의한 문서유출 등의 사례가 없도록 보안에 유의하여야 하며 촬영책임자가 외부인일 경우는 일정한 계약을 체결하여 촬영하여야 한다.

⑤필름의 관리에 관하여 필요한 사항은 따로 정한다.

제14조(점검 등)문서과에서는 년 1회 이상 보존문서 기록대장과 보존문서를 대조하여 보존상태를 확인하여야 하고 경보시스템 설치 및 소독 등 문서의 안전한 보존을 위한 조치를 취하여야 한다.

제 4 장 대여 및 열람

제15조(문서의 대출)①문서고에 보존중인 문서는 보존문서대출기록부에 대출사항을 기록하고 대출할 수 있다.

②대출기간은 7일 이내로 하며, 7일을 초과할 때는 그 기간을 갱신하여야 한다.

제16조(문서의 열람 및 복사)①각 부서의 장은 필요한 경우 보존문서의 열람이나 복사를 문서과에 요청할 수 있으면 문서과는 특별한 경우를 제외하고는 이를 허락하여야 한다.

②교직원이 아닌자가 문서고에 보존중인 문서를 열람 또는 복사하고자 할 때에는 문서과는 그 사유의 타당성을 검토하여 총장의 승인을 받아 처리하여야 한다.

제 5 장 폐 기

제17조(교내문서의 폐기)교내문서중 시행문은 문서생산부서에서 보존하고 관련부서장은 그 문서를 처리․완결한 후 폐기할 수 있다. 다만, 2001년 3월1일 이후에 생산된 문서는 문서관리시스템에서 폐기 처리한다. <개정2002. 4. 1>

제18조(보존기간 경과문서 폐기)①보존기간이 끝난 문서는 문서과에서 보존문서기록대장또는 특수 규격문서 관리대장에 폐기일자를 기입한 후 문서생산부서장의 합의하에 폐기하여야 한다.

②폐기되는 문서에는 폐기인을 날인하여야 한다.

제19조(재생)폐기문서는 비밀문서 또는 특별한 경우를 재외하고는 재생하여 활용할 수 있도록 한다.

부 칙

(시행일)이 규정은 2002년 4월 1일부터 시행한다.

1.          목적

본 절차는 강하넷(주) 자동화장비 사업부 (이하 ‘당사’라 한다)의 품질과 관련된 모든 표준문서 및 자료가 적합한 승인절차를 거쳐 사용 유지되도록 하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

당사의 품질시스템 업무를 수행하기 위해 사용되는, 도면을 제외한 모든 표준문서와 사외출처문서 또는 자료에 대하여 적용한다.

단, 품질매뉴얼 및 규정은 별도 관리 규정에 따른다. 

3.          용어의 정의

3.1             표준문서

품질시스템 관련 매뉴얼, 절차서, 규정, 지침서, 기준서, 도면, 규격, 품질에 영향을 주는 관련 사양서, CAD자료 등을 표준문서라 하며 전자매체도 포함한다.

3.2             품질자료

문서들을 운영,관리하면서 발생되는 모든 기록 및 데이터 등을 의미하며 전자매체 내 자료도 포함한다.

4.          책임과 권한

4.1             경영자 대리인

4.1.1  품질매뉴얼과 절차서, 규정의 개정, 폐기 등에 대한 최종 승인권을 갖는다.

4.1.2  내부품질감사를 통하여 사내문서 및 자료의 운영관리 상태를 점검하여 결과를   대표이사에게 보고한다.

4.2             품질관리부서장

4.2.1       본 절차서를 수립하고 운영할 책임이 있다.

4.2.2       표준문서의 등록, 배포, 회수, 폐기 및 보관에 대한 책임이 있으며 필요시 문서보관부서를 지정할 수 있다.

4.2.3       등록신청된 표준문서에 대한 검토와 관련부서에 검토 요청할 책임이 있다.

4.2.4       제정된 표준문서 중 매뉴얼과 절차서에 대한 교육을 실시할 책임이 있다.

4.3             각 부서장

4.3.1       부서내 표준문서 및 사외출처 문서를 보관, 유지, 관리할 책임이 있다.

4.3.2       표준문서의 개정 또는 폐기를 기안부서에 요청할 수 있다.

4.3.3       품질관리 부서장의 요청에 따라 표준문서를 검토할 책임이 있다.

4.3.4       표준문서가 부서내에서 효율적으로 수행될 수 있도록 교육, 감독할 책임이 있다.

4.3.5       사외출처 문서 또는 자료의 활용 및 폐기에 대한 승인을 한다.

5.          업무 절차

5.1             문서의 작성방법

5.1.1       문서의 배열순서

[표 1]의 항목 및 배열순서에 따라 기술하여야 하며, 용어의 정의, 책임과 권한, 기록 및 양식, 관련절차 항목에 해당되는 사항이 없는 경우 ‘해당없음’ 또는 ‘N/A’로 표기해야 한다.

       [표 1] 항목 및 배열순서

5.1.2       문서번호 부여방법

1)     본 절차서의 적용을 받는 문서는 다음의 예에 따라 문서번호를 부여한다.

에)           F Q   -    Q M   -   0 2   0 1 

                       ⑴        ⑵ ⑶      ⑷    ⑸  

(1)  강하넷(주)의 품질시스템을 표현하는 것으로 고정불변이다.

(2)  문서작성부서 또는 실무부서를 나타낸다.  구분은 다음과 같다.

① 영업부 : S              ② 기술부 : P                          ③ 자재관리부 : M

④ 관리부 : C             ⑤ 품질관리부 : Q       ⑥ 개발부(설계실) : D ⑦ 공통 : G

(3)  문서분류를 나타낸다.  구분은 다음과 같다. 

① 매뉴얼 : M             ② 절차서 : P     ③ 지침서(공정도) : T         ④ 기준서 : S

⑤ 양식 : F                  ⑥ 규정 : R                   ⑦ 리스트 : L

(4)  해당문서가 속하는 ISO요건의 번호를 나타낸다. (01~20까지)

(5)  문서 일련번호 = 제정순서를 나타낸다.

5.1.3       개정번호 부여방법

개정번호는 제정시 00을 사용하고 1차 개정부터 01을 사용하며, 그 이력관리는 표지양식 FQ-QF-0508을 이용하여 관리한다.

5.1.4       조항번호 및 각종번호 부여방법

별도의 제목이 필요한 경우 조항으로 분류하며, 별도의 제목이 없는 것은 세별번호로 부여한다.

1)      대 조항은                      N.

2)      중 조항은                                   N.N

3)      소 조항은                                               N.N.N

4)     세별번호 위치는 조항끝 번호 다음 위치부터 쓴다.

예)                         1)   2)

  (1)   (2)

     ①   ②

5)   예시의 표시방법은 예)을 문장의 말미에 표시할 수 있으며, 여러 개인 경우 예1), 예2)등 일련번호를 부여하고 기재한다.

6)      그림 및 표의 사용은 하단 중앙에 순번과 제목을 표기한다.

7)      페이지번호 부여방법은 첨부를 페이지로 인정하여 처음인 목차 페이지부터 상단 오른쪽에 번호를 부여한다.

5.2             문서의 검토, 승인

5.2.1       작성되거나 입수된 문서와 자료는 유효성과 적합성을 인정받기 위하여 각 관련 절차서에 정하여진 대로 검토되고 승인되어야 한다.

5.2.2       검토 및 승인되었음을 증명할 수 있는 검토 및 승인자의 날인, 도장, 일자 등이 표기되어야 한다.

5.2.3       문서 및 자료의 개정 시에는 별도의 지정이 없는 한 처음 검토되고 승인된 동일한 조직이나 인원에 의해서 검토되고 승인되어야 한다.

5.3             개정

5.3.1       관련규격/법규/절차의 개정이나 품질시스템의 개선이 필요할 경우에는 문서의 변경이 되어야 한다. 

기록과 DATA, 외부자료는 개정될 수 없다.  단, 오.탈자 등의 실수에 의한 기록과 자료는 최초 내용이 구분될 수 있도록 수정되어 최초 승인된 인원에 의하여 재 승인 받을 수 있다.

5.3.2       발주 후 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기발행 되어진 발주서상에 변경자의 확인(SIGN)DMF 받은 후 해당업체에 구두 또는 FAX로 발주 변경내용을 유선으로 통보하고 전산처리 한다.

5.4             문서의 배포

5.4.1       품질관리부서는 등록된 문서의 또는 첫 페이지에 청색 STAMP로 “원본”도장(첨부 도장견본표 참조)을 찍는다.

5.4.2       문서의 배포는 COPY한 사본에 적색으로 “관리본” 또는 “비관리본” 도장을 찍고(첨부 도장견본표 참조) 해당 배포처를 지정한 후 원본의 배포처 해당란에 수령확인을 받고 배포한다.

5.4.3       배포된 문서가 최신본 일때는 구문서의 원본은 “폐기” 도장을 찍어 별도 보관하고 그 사본은 각 부서별 자체 폐기한다.  (5.7.4참조)

5.5             문서보관

5.5.1       문서의 원본은 품질관리부서 또는 품질관리부서가 지정한 부서에서 보관한다.

5.5.2       문서의 보관은 다음 경우를 제외하고 원본은 영구 보관하되, 사본은 자체 폐기시킴을 원칙으로 한다.

1)      문서자체에 보관에 관한 별도의 규정이 있는 경우

2)   문서의 개정 횟수가 많거나 개정기간이 상당기간 경과하여 보관의 필요성이 없다고 품질관리부서장이 판단한 경우

5.5.3       문서는 폐기 전까지 원래의 상태가 유지될 수 있도록 최선을 하여야 한다. 

5.6             문서의 개정, 수정

5.6.1       문서의 수정은 기안부서에서 하되 수정자는 수정된 부분에 자필 서명 또는 인장을 날인하고 수정된 사항을 품질관리부서로 통보한다.

5.6.2       품질관리부서는 기안부서의 통보에 따라 문서의 원본을 수정하고 수정사유를 여백에 기록한 후 배포된 문서가 있을 경우 업무협조전으로 통보하여 원본과 일치시키도록 한다.

5.6.3       품질관리부서장은 문서의 수정이 문서내용의 중요변경에 해당할 경우 문서개정 절차에 따르도록 하여야 한다.

5.6.4       문서의 개정은 기안부서 또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록 신청서의 개정 사유란에 개정내용을 명시 또는 첨부하여 품질관리부서로 신청한다.

5.6.5       개정에 따른 승인, 변경등록, 배포, 보관 등은 5.2항부터 5.5항까지의 문서 개정절차를 따른다.

5.6.6       개정승인을 득한 구문서는 별도의 폐기신청 없이 자동 폐기된다.

5.7             문서의 회수 및 폐기

5.7.1    개정으로 인한 자동폐기를 제외한 문서의 폐기는 기안부서(최초등록신청부서)   또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록신청서 상에 폐기사유를 명시하여 품질관리부서로 신청한다.

5.7.2    품질관리부서는 폐기신청용 문서등록신청서의 적합성을 검토한 후 최종승인권자의 승인을 득한다.

5.7.3    품질관리부서는 폐기대상이 된 문서의 원본과 문서등록대장에 적색으로 “폐기” 표시를 하고 다른 지정이 없는 한 폐기원본은 영구보관된다.

5.7.4    문서가 폐기되면 승인된 폐기신청용 문서등록신청서를 각 부서에 배포하여 확인한 후 해당문서의 사본은 자체폐기한다.

5.8             사외출처문서의 관리

5.8.1    사외출처문서 또는 자료(이하 “사외문서”라 한다. )를 당사의 품질업무에 활용코저 하는 부서는 해당부서장의 승인을 득한 후 품질관리부서에 사외문서로 등록한 후 회수하여 폐기한다.

5.8.2    사외문서 등록신청은 별도의 양식을 필요로 하지 않으나 해당부서장 승인사항과 관리번호를 확인할 수 있도록 한다.

5.8.3    품질관리부서는 등록신청된 사외문서에 청색 STAMP로 “사외문서등록” 도장을 (첨부 도장견본표 참조) 찍고 사외문서 등록대장에 배포처 내용과 함께 등록한 후 배포한다.

5.8.4    사외문서의 관리는 각 활용부서에서 하되 등록되지 않은 사외문서를 품질업무에 사용하여서는 아니되며, 사외문서의 발행처 또는 작성처와 연계채널을 구성하거나 정기적으로 확인하여 항상 최신본이 사용될 수 있도록 하여야 한다.

5.8.5    사외문서의 폐기는 최초 등록신청한 부서의 요청으로 품질관리부서에서 관련 사외문서를 회수하여 폐기시키고 그 사실을 사외문서 등록대장에 기록한다. 

자료관리대장