계약검토절차서
1. 적용범위
이 절차서는 당사에서 행하는 계약에 있어서 계약 사항의 조정 및 검토활동에 대한 책임과 절차에 대하여 적용한다.
2. 목 적
당사의 계약 사항을 검토, 확인하고 그 내용을 조정할 수 있는 절차를 제정, 유지해서고객의 품질요구 사항을 보증하는데 그 목적이 있다.
3. 책임과 권한
3.1 영업본부장은 계약검토에 대한 총괄적인 책임을 지며, 계약요건을 충족시킬만한 능력이 있음을 보장한다.
3.2 기술부서장은 계약문서 중 기술부문에 관련된 사항에 대하여 검토한다.
3.3 생산부서장은 납기 내 생산가능성을 검토한다.
3.4 품질관리부서장은 계약 문서에 기재된 내용 중에서 법적 규제 사항을 포함하여 제품의 품질에 영향을 미치는 전반적인 문제에 대해서 검토한다.
4. 절 차
4.1 계약 전 절차
1) 영업담당 부재시 회사로 유선으로 접수될 시는 문서 담당자가 유선 상담 관리대장 (양식 KP 0301-01)에 작성하고 문서로 접수될 경우에는 계약 관리대장 (양식 KP0301-02)에 작성 후 해당 영업사원에 통보한다.
2) 영업부서별 해당 영업사원은 통신계약관리대장 및 계약관리대장을 참조하여 견적서를작성하고, 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)에 등록 관리한다.
3) 영업 본부장은 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)에 등록된 영업 정보건에 대하여 영업담당을 지정하고, 지정된 영업담당은 해당영업 정보건을 상세히 파악한 후 고객이만족할 수 있는 계약 업무를 시작한다.
4) 영업담당은 지정된 고객의 연락처와 담당자를 확인하고 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)에 의거 사양 등 고객요구자료를 고객요구일 까지 제출토록 준비한다.
5) 영업담당은 필요할 경우(프로젝트계약등) 기술부서의 협조하에 가격명세분석표 (PRICE BREAKDOWN ANALYSIS) (양식 KP 0301-04)에 의거 가격을 산출한 후 견적 가에 대해 영업본부장의 승인을 득한 후 처리한다.
6) 영업담당은 고객의 요구사항인 품질, 납기 시방서등 고객의 요구사항에 대해 검토해야하며, 검토 방법은 표준사양일 경우 영업본부장이 검토 승인하며, 기타 표준 외 사양 및 영업본부장이 필요하다고 판단되는 고객요구사항은 기술부서 및 생산부서에 협조전으로 검토를 의뢰하여, 그 처리 결과를 종합하여, 필요할 경우 관련부서 회의를 주제하여 검토하고 그 결과를 회의록 (양식 KP 0102-01)에 작성, 배포한다.
7) 영업 담당은 생산관리부서장에게 협조전으로 납기 검토 의뢰하고, 생산부에도 동일하게 통보한다.
8) 영업담당은 검토된 기술 및 납기등 고객의 요구사항과 가격명세분석표 (KP 0301-04) 를 토대로 사양서 등을 작성한 후 고객요구일 까지 제출한다.
9) 영업담당은 제출된 고객요구사항에 대해 만족하고있는가 확인하며, 고객이 검토한 기술 납기 등 요구사항에 대한 변경요청이 있으면 가격은 해당 부서장이 검토하며, 기술 및납기에 관련된 사항 중 표준사양은 영업본부장이, 표준외 사양은 기술부서의 검토결과를 반영하여 고객요구 시까지 재 제출한다.
10) 영업담당은 고객의 요구사항이 모두 만족될 때까지 4.1 5)- 8)항의 절차를 반복한다.
11) 고객의 요구사항이 모두 만족되면 영업담당은 고객과 계약서 작성전에 계약과 관련된모든사항을 기 재출된 견적서 및 기술자료를 재검토한 후 계약 체결한다.
크레임 협정서 등은 공람 또는 협조전으로 관련부서에 배포한다.
12) 영업부서는 견적서 발급대장 (양식 KP 0301-03)을 정리하고, 계약대장 (양식 KP 0301-02)에 등록한 후 계약카드 (양식 KP 0302-01,02)를 작성, 영업본부장 결재를득한 후 계약과 관련된 모든 자료와 함께 W/O별 파일을 유지 관리하고, 관련부서에 계약카드 사본을 배포한다.
4.2 계약 후 절차
1) 영업본부장은 계약문서 및 주문서를 접수하면 계약카드 (A,B)에 기록하고 기술부서장은 고객이 요구한 용량 규격 및 기타 사항이 충족되도록 사양서를 작성하여 영업부서로 통보한다.
2) 기술부서장은 사양 제작전 생산능력, 품질수준 등을 충분히 검토 고객이 요구한 요건이 충족되도록 사양을 작성하여야 하며, 시험조건이 자체검사인 경우와 추가납품인 경우는 사양서를 쌍방합의하여 생략할 수 있다.
3) 요구된 사양 중 당사 기준 수준보다 현격이 높은 품질수준이나 구조상 제작이 불가능한 경우 영업본부장과 협의하여 그 결과를 회의록으로 작성 관련부서에 배포한다.
4) 영업본부장은 기술부로부터 사양제작상의 문제점에 대한 협조의뢰가 오면 이를 고객과 협의 조정하여 해결한다.
5) 기술부서장은 문제점이 조정되면 이를 사양으로 제작 승인을 득한 후 영업본부장 및 관련부서에 송부한다.
6) 영업본부장은 송부된 사양이 고객의 요구사항에 적합한가 검토한 후 고객에게 승인을받는다.
7) 영업부서는 고객승인 사양을 기술부에 송부하고 기술부서장은 고객 승인사양에 추가 사항 등을 확인하여야 하며, 기 납품 실적이 있는 고객이 추가 계약시 자체 검사 또는입회검사 출하조건이며, 고객으로부터 사양 승인을 생략할 수 있으며, 요구시 제출 승인 유지한다.
8) 기술부서는 고객 승인 사양을 품질관리부서에 송부하여야 하며 당사 품질수준과 일치하는지를 검토하고 그 결과를 종합하여 문제 발생시에는 협조전으로 기술부서에 통보한다.
9) 검토 결과 수용 불가시에는 4) ～ 7)호를 반복한다.
10) 영업담당자는 시담 결과 고객주문이 표준품 또는 이와 유사한 제품을 요구하면서 납기를 빠르게 요구할 경우 영업본부장과 협의 사양승인 전에 작업지시를 할 수 있다.
11) 영업본부장은 시장 조사 및 소비자 설문조사를 통하여 소비자의 품질 요구사항을 파악하고 각 부서간의 협의를 거쳐 품질 및 공정을 개선한다.
12) 계약과정에서 발생되는 모든 문서는 품질기록관리 절차서 (KP 1601)에 따라 유지 되어야 한다.
4.3 계약변경
1) 계약 전, 후 고객요구 변동사항이 있을 시에는 작업변경기록부 (양식 KP 0301-05)에 고객요구 변동 사항을 기록, 영업본부장의 승인을 득한 후 사본을 해당부서에 송부한다.
금액, 품목, 수량, 납기, 수요처, 기능 및 부품, 예비품 추가, 사양변경등 변경사항은 반드시 작업변경기록부 (양식 KP 0301-05)를 작성하여야 하며 추가 발행시도 동일하다.
2) 영업부서로부터 송부된 작업변경 기록부는 해당 부서장이 검토한 후 변경내용이 수행불가능한 경우 최소 3일 이내 해당 영업부로 그 사유를 명기하여 통보하며 가능한 경우 는 이를 승인하여 유지 관리한다.
긴급시 유선 통보하고, 통화 결과를 작업변경기록부에 기록 유지 관리한다.
3) 영업본부장은 고객요구 변동사항에 대해 관련부서에 확인 결과 변경이 어려운 것으로회신될 때에는 고객과 협의하여 조정하고, 불가피하게 변경될 경우에는 기술부서에서 고객과 기술적으로 협의 조치한다.
4) 작업변경기록부에 의해 변경된 내용에 대해서는 관련문서 (계약카드, 계약대장)를 추적 하여 “변경내용 또는 변경기록부 발행 NO”를 표기하여 유효본, 무효본 식별될 수있도록 하고 필요시 최신 유효본 만을 유지관리 할 수 있다.
W/O별 화일에 목록표 (양식 KP 0301-06)를 작성 유지 관리할 수 있으며 단발성 주문인 경우는 생략할 수 있다.
5) 사정에 의해 계약납기 지연 등 변동사항이 발생되었을 경우에는 관련서류 첨부 또는 계약대장의 현황란에 “언제, 누구와, 어떤 내용”을 협의하였는가를 기록한 후 부서장에 게 보고하여 지시에 따라 조치한다.
5. 계약검토 절차
계약검토의 절차는 (부표1)에 따른다.
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