엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

계약검토절차서

- 목차 -

1.    목적                                                                                                                                                                               

2.    적용범위                                                                                                                                       

3.    용어의 정의                                                                                                                                              

4.    책임과 권한                                                                                                                                              

5.    업무절차                                                                                                                                       

       5.1 계약전 검토

       5.2 계약 및 주문

       5.3 계약 후 문서관리

5.4         계약의 변경 및 취소

5.5         자체 개발품 제작

5.6         자체 설비 제작

6.      관련절차

7.      기록 및 양식

1.          목적

본 절차는 강하넷(주) 자동화장비 사업부(이하 ‘당사’라 한다)의 계약 전.후 고객의 요구사항을 명확히 하고, 그 충족 가능 여부 파악 및 고객의 요구사항을 만족시키는 계약을 체결함에 그 목적이 있다.

2.          적용범위

계약체결에 있어 전 관련조직이 고객의 요구사항을 검토, 숙지하고 충족키 위한 활동에 대한 책임사항, 권한 및 절차에 대하여 적용한다.

3.          용어의 정의

3.1             고객

당사로부터 물품을 구매하는 개인이나 단체

3.2             주문서(발주서, P/O)

고객과 협의한 구매내용을 고객이 작성하여 발행하는 문서

3.3             계약서

구매내용과 조건을 고객이 작성하여 갑과 을의 거래조건과 시작을 알리는 문서

3.4             견적서(QUOTATION)

고객이 검토의뢰 및 문의한 내용에 대하여 당사에서 작성하여 제출하는 문서

3.5             기존제품

당사에서 기존에 제작한 제품과 동일한 제품 또는 반도체 MARKING SYSTEM을 기존제품으로 본다.

3.6             신제품

기존제품에 해당하지 않은 제품

3.7             SPARE PART

당사에서 납품한 제품에 사용되는 소모성 부품 및 장비의 부분적인 Modify.

3.8             계약변경

계약 후 고객 혹은 당사의 요구에 의하여 계약서 및 사양서 등의 내용이 변경되는 것.

4.          책임과 권한

             4.1                      담당임원

담당임원은 최종 판매가와 제조의뢰서를 승인한다.  (단, SPARE PART는 담당확인  전결 사항임.)

             4.2                      영업부서장

4.2.1       계약 및 주문내용에 대한 검토 및 통보

4.2.2       기존제품에 대한 제조의뢰서(장비) 발행 승인한다.

4.2.3       신제품에 대한 개발검토의뢰서 발행 승인한다.

4.2.4       당사 생산 설비에 대한 제조의뢰서 발행.

4.2.5       계약변경에 대하여 고객과 또는 내부적인 조정 및 통보

4.2.6       담당임원 부재시 최종판매가와 제조의뢰서를 승인한다.

             4.3                      기술부서장

4.3.1       영업부 요청 시 생산 가능성 검토 및 통보

4.3.2       기존제품/신제품에 대한 고객요구사항의 기술적인 검토

4.3.3       검토결과에 대한 영업부로의 통보

4.4             자재관리부서장

영업부의 요청 시 부품의 최근단가 및 공급가능성과 정확한 공급기일을 검토 및 통보한다.

4.5             품질관리부서장

완성된 제품에 대한 최종검사 및 출하검사를 하고 결과를 관련부서에 통보

5.          업무 절차

5.1             계약 전 검토

5.1.1       기존제품의 주문접수

1)     영업부는 고객으로부터 FAX, LETTER, DRAWING, SAMPLE, SPECIFICATION,       전화 등을 통하여 의뢰요청을 접수하면 고객의 NEED에 부응하는 장비를 선정하여 계약검토 기준서 에 따라 그 결과를 견적서로 작성하여 고객에게 발송하여 업무협의를 진행한다.

국내 : 고객으로부터 FAX로 사양서를 접수 견적서 발송 또는 고객을 방문하여 사

양 미팅 후 견적서 발송한다.

해외 : 고객으로부터 FAX, E-mail, 전화 등을 통해 접수 후 E-mail, 전화로 사양협의를 진행하여 견적서를 발송한다.

(E-mail의 백업은 담당자가 관리, 보관하도록 한다. )

2)     고객에게 발송한 견적서는 견적서 관리대장에 고객명, 제품명, 견적일련번호, 발행일 등을 기록하여 검토의 이력을 알 수 있게 한다. (국내, 국외 동일)

3)     견적서 작성시 다음내용을 준수하여 진행하여야 한다.

(1)   견적서 일련번호 부여방법

(2)   기존제품에 사용된 기존견적을 자료로 하여 준비 필요 시에는 관련부서(기술부)에 문의한다. 

(3)   준비된 자료를 바탕으로 담당자가 견적서를 작성하고 부서장으로부터 검토를 받은 후 고객에게 발송한다.

(4)   견적서 발송 후 고객으로부터 COUNTER OFFER가 접수되고, NEGO가격이 결정되면 견적서에 최종NEGO가를 기재하고, 담당자 서명 후 부서장과 최종적으로 담당임원의 승인을 득한 후 견적서(제안서)를 고객에게 재발송 한다.

(5)   발송된 견적서는 견적파일 또는 E-mail로 보관하여 다음사양에 자료로 사용할 수 있게 한다.

5.1.2       신제품의 주문접수

1)      영업부는 고객으로부터 FAX, E-mail, 전화 등을 통하여 의뢰요청을 접수한 후 기존제품에서 고객의 NEED에 적합한 장비를 발견하지 못했을 때 고객을 방문하여 사양을 협의하고 고객의 요구사항을 개발검토의뢰서에 작성하여 영업부서장의 승인 후 기술부서로 개발가능여부를 의뢰하여야 한다.

(첨부서류 : 개발내용의 회의록)

2)      기술부서는 개발검토의뢰서를 접수 받아 고객요구사항에 충족할 수 있는 개발 가능성을 검토하며 결과를 개발검토의뢰서에 기록하여 기술부서장의 승인 후 영업부서로 통보한다.  기술부서 단독으로 검토가 불가능할 때에는 관련부서의 협조를 얻어 검토를 진행하고 기록한다.

3)      기술부서는 검토에 필요한 자료가 부족할 시에는 영업부서에 필요한 사항을 요청하고 영업부서는 고객과 협의하여 결과를 기술부서에 통보한다. 

4)      개발 가능여부가 의뢰서에 의해 보고된 후 고객과 협의하여 개발장비에 대한 준비과정으로 견적서를 작성하여 발송한다.

5)      견적서 작성시에 견적서 관리대장에 기존제품 견적서 작성방법과 동일하게 진행한다.

5.1.3       SPARE PARTS 주문접수

1)   고객으로부터 부품 제작이나 기성품 구매요청을 받은 영업부 담당자는 부품 명, 모델, SERIAL NUMBER, 도면 등을 확인한 후 진행한다. 

2)     주문서가 바로 도착했을 경우 제조의뢰서(SPARE PART)를 관련부서로 배포하여 납기일을 확인하고 진행하며, 납기일을 고객이 필요 시 알린다.

3)     주문서가 아닌 견적 요청서가 오면, 관련부서에 견적단가, 납기일을 확인하여 담당자는 바로 견적서를 발송한다.

4)     견적서 작성시에는 다음사항을 준수하여 작성 진행한다.

(1)             SPARE PART 견적서 일련번호 부여방법

(2)   견적서 일련번호를 부여하고, 견적서 관리대장(SPARE PART)에 기록하여 이력을 알 수 있게 한다.

(3)   견적서는 각 업체별 SPARE PART파일에 보관하여 사후관리에 자료로 사용할 수 있게 한다.

5.2             계약 및 주문

5.2.1       기존제품 및 신제품 계약

1)     영업부는 주문서를 FAX, E-mail, 또는 구두로 선 주문을 받고, 고객의 요청에 따라 견적내용과 고객과 협의한 내용을 정확하게 검토 한 후 제조의뢰서(장비)를 작성하여 부서장, 담당임원의 승인을 득한 후 관련부서로 배포하여 작업을 진행한다.

2)     고객과의 계약은 고객의 요청에 따라 두 가지로 이루어진다.

(1)   주문서 계약

국내    :            주문서(발주서)는 금액, 납기, 수량 등으로 기본 주문내용이 있으며,

계약서가 없이 고객요청에 따라 주문서(발주서)만으로 제작계약이 이루어 진다.

                                                                  해외     :            주문서(P.O)는 금액, 납기, 수량, 결재조건, 운임조건, 주의사항 등의

내용이 기재되어 있으며, 고객요청에 따라 계약서가 아닌 주문서(P.O)만으로 제작계약이 이루어진다.

(2)   계약서 계약

국내    :            고객의 요청에 따라 자세한 내용을 근거로 계약서를 접수 계약서 내

용을 검토하고 고객을 방문하여 계약을 이루고, 증권 세금계산서 등 고객이 요구하는 서류를 제출하여 계약을 체결한다.

                                                                  해외     :            고객은 국내와 다르게 계약서가 아닌 사양서에 서명 날인을 하여

FAX로 발송하여 문서상 계약을 이룬다.

(3)   제조의뢰서(장비)의 일련번호 (이하’제번’이라 한다)는 다음과 같은 방법으로 부

여 한다. 단, 제번 부여는 계약일 기준으로 당해년도 제번 을 부여한다.

5.2.2       SPARE PART주문서 계약

1)     고객으로부터 주문 SPARE PART는 각종 기존제품에 들어가는 소모성 부품으로 주문서만으로 고객과 구매계약이 이루어지며, 주문서를 득한 후 즉시 제조의뢰서(SPARE PART)를 작성하여 관련부서로 배포하여 진행한다.

2)     SPARE PART 제조의뢰서 일련번호 부여방법

5.3             계약 후 문서관리

5.3.1       기존제품 및 신제품(장비)

계약주문서 접수 후 모든 관련문서 (견적서, 사양서, 회의록, 관련전문 등)는

각 제번 별로 분류 파일보관 또는 전산(E-mail발송문서)보관하고, 거래진행내역 즉 계약부터 납품, 수금까지의 거래내역을 기록관리 한다.

5.3.2       SPARE PART

각 업체별 SPARE PART파일에 관련문서(주문서, 견적서)를 보관관리하고 거래내역은 제번관리대장(SPARE PART)에 기록 관리한다.

5.4             계약의 변경 및 취소

5.4.1       계약의 변경은 다음과 같은 경우에 발생할 수 있다.

1)     고객사유 –  고객측의 사양변경, 추가기능 삽입 및 그 외 사양, 납기, 가격에 관한 변경요청

2)   당사사유 -           부득이하게 고객과의 계약을 지키기 불가능할 경우 계약의 변경을 요

청할 수 있다.

5.4.2       계약변경의 합의

1)      고객이나 우리측의 사유로 계약변경의 요청이 발생할 경우 고객과의 재계약 또는 변경합의를 통하여 계약변경이 이루어진다.

2)      고객으로부터 계약변경 요청을 접수한 영업부는 고객의 요구사항을 관련부서와 협의 후 계약 변경가능성을 타진하고 가능할 경우 고객과의 계약서를 다시 작성하거나 문서화된 합의서(E-mail 혹은 FAX)를 교환한다.

3)      우리측의 사유로 인한 계약변경의 필요 시는 고객과의 협의를 통해 계약서를 다시 작성하거나 문서화된 합의서(E-mail 혹은 FAX)를 교환한다.

4)      고객과의 합의를 통해 계약 변경 시 영업부는 제조의뢰서 상에 변경내용을 기재하여 담당임원의 승인을 득한 후 관련부서에 배포한다 .

5.4.3       계약의 취소

1)     계약의 취소는 고객의 부득이한 사정으로 인한 계약취소 요청이 접수나 계약변경의 요구 시 합의를 도출하지 못하였을 경우 발생할 수 있다.

2)     계약취소의 확정 시 영업부는 제조의뢰서 상에 계약취소를 명기하여 담당임원의  승인을 득한 후 관련부서에 통보한다.

5.5             자체 개발품 제작

5.5.1       영업부는 고객으로부터 입수된 정보 (전화의뢰, 고객방문 시 얻은 정보, 기타 모든정보 포함) 등에 근거하여 자체 시장조사가 완료되면 해당부서와의 미팅을 거쳐 자체 개발품 제작에 착수 한다.

5.5.2       자체 개발품 제조의뢰서는 기존 제조의뢰서의 일련번호에서 501부터 시작하는 것으로 부여한다.

예)

5.5.3       영업부는 개발완료 된 자체 개발품에 대해 고객에게 구매의사 여부를 확인한다.

5.5.4       자체개발품에 대해 고객이 구매를 원하면 계약체결 후 판매하며 고객이 별도의 사양이나 샘플, 도면 등의 자료와 함께 의뢰를 해올 경우 개발검토 의뢰서를 이용하여 상기의 계약체결 절차에 의거 업무를 진행할 수 있다.

5.6             당사 생산설비 제작

5.6.1       당사에서 요구하는 생산설비의 제작 필요 시 이에 부응하는 장비를 선정하여 제번을 부여한 후 제조의뢰서를 발부한다.

5.6.2       당사 생산설비의  제조의뢰서는 기존 제조의뢰서의 일련번호에 301로부터 시작하는 것으로 제번을 부여한다.

5.6.3  당사 생산설비의 제작은 기존제품과 동일한 절차에 의거하여 진행한다.

예)

6.      관련절차

6.1             계약검토 기준서

6.2             계약검토 절차도

7.      기록 및 양식

고객관련프로세스

□ 관리본

□ 비관리본

(주) 강하넷

경기도 화성시 팔탄면 석포리 22-34

TEL : 031-

FAX : 031-

개정이력현황

1. 적용범위

이 절차서는 제품개발 단계에서부터 양산주문까지의 고객관련 프로세스에 대하여 적용한 다.

2. 목적

이 절차서는 고객에 대한 판매를 수행하기 위하여 체결되는 계약과 관련한 관리체계를

수립함으로써 계약업무가 효율적으로 시행되도록 하는데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 계약

어떠한 형태로 전달되어 공급자와 고객사이에 합의된 요구사항을 말하며 상황에 따라

주문 및 발주도 여기에 포함된다.

3.2 계약검토

품질요구사항이 적절히 정해지고, 모호하지 않고, 문서화되고 그리고 공급자에 의해

실현 될 수 있다는 것을 보장하기 위하여 공급자가 계약 체결 전에 행하는 체계적 활 동을 말한다.

3.3 주문서, 발주서

모델, 품명, 수량, 납기, 단가 등의 고객의 요구사항을 명시하고 제품의 납품을 요청한 주문형태를 말한다.

3.4 표준품 및 비 표준품

표준품은 제품의 샘플이 승인되어 양산중인 제품을 말하며 비표준품이란 시방변경 또 는 개발이 필요한 제품을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 관리부서장

(1) 고객의 요청에 의한 견적서의 작성

(2) 고객과의 개발상담과 고객으로부터 제공된 도면 또는 사양서를 접수하며, 생산 및 출 고의뢰의 책임이 있다.

(3) 샘플 제작 진행 업무주관 및 양산제품의 납품의 책임이 있으며, 납품 대금 수령 및 영업활동에 대한 기록관리 및 보관의 책임이 있다.

4.2 생산부서장

납품계획에 의한 생산 계획진행 및 납기준수의 책임과 샘플제작 진행업무의 협조의 책 임이 있다.

5. 세부절차

(1) 정보수집

관리부서장은 고객의 제품개발과 관련된 계획 및 시장환경의 변화, 고객 환경의 변화 등에 대한 정보를 수집하여 사내로 반입하여야 하며 필요시 기안지 (정보수집 내용) 을 작성하여 팀장의 검토를 거쳐 대표이사에게 보고 되도록 한다.

(2) 관리부서장은 정기적으로 업체를 방문하여 정보수집에 관련된 업무를 추진한다.

5.2 고객상담

(1) 관리부서장은 고객으로부터 개발성 수주나 기양산품에 대한 변경사양 수주에 대한 요 구시 고객의 구체적 내용을 접수하고 업체별 발주서철에 파일링 한다.

(2) 관리부서장은 개발 수주의 구체적 업무진행을 위해 유선, 고객방문, 고객의 당사 내 방을 통하여 추진한다.

5.3 걔발의뢰 접수(개발단계)

(1) 관리부서장은 고객으로부터 도면이나 시방서와 같은 문서화된 내용으로 개발의뢰를 접수하고 도면관리대장에 접수한다.

(2) 개발의뢰 후 내용이 기술협의를 통해 문서화될 내용이라면 관리부서장은 관련 인원의 지원을 받아 고객과의 기술협의를 토대로 개발내용을 정리, 확정한다.

(3) 도면접수시 도면관리는 도면관리 지침서에 따른다.

5.4 개발검토 및 개발의뢰

(1) 개발검토(비표준품)

(가) 고객의 도면, 생산시방서, 기술협의 자료를 바탕으로 관련팀에 하기의 내용에 대한

검토를 요청하고 관리부서장은 최종적인 검토를 실시하고 관련내용을 회의록에 기 록한다.검토의 내용에는 다음의 내용을 참고하여 검토한다.

(나) 개발품 검토에 따른 작업공정/기계/시간/가공비/재료비/관리비 등을 파악하여

(2) 개발 의뢰

개발검토가 끝난 후 관리부서장은 제품의 샘플진행을 의뢰한다.

5.5 샘플제출 및 고객 승인

(1) 샘플진행이 완료되면 관리부서장은 Q,A의 검사를 필하여 샘플을 고객에게 전달하여 승인을 의뢰한다.

(2) 고객으로부터 샘플에 대한 승인이 있으면 도면에 따라 관리한다.

5.6 계약 및 단가 합의

(1) 고객으로부터 승인이 완료되면 관리부서장은 해당 제품에 대한 견적서을 작성하여 대표이사의 승인을 득한 후 고객에게 제출한다.

(2) 관리부서장은 고객과 협의하여 제품의 최종 단가를 결정한다.

5.7 발주/주문서 접수 및 주문검토(표준품)

(1) 관리부서장은 고객으로부터 유선, 구두, FAX로 거래선의 주문서 발주서를 접수하여 내용을 확인하고 업체별 발주서철에 화일링한다.

(2) 관리부서장은 수주된 주문에 대하여 모델, 수량, 납기, 가격, 등의 구체적 내용을 검 토하고 대표이사의 승인을 득한다.

(3) 관리부서장은 수주된 주문에 대하여 문제점이 있을 경우 관련팀장과 협의하여 대책 을 수립하고 회의록을 작성하여 문제점을 정리한다.

5.8 생산의뢰

관리부서장은 고객주문이 확정되면 발주서에 의거하여 생산부서에 생산을 의뢰한다.

5.9 주문변경

(1) 고객으로부터 주문에 대한 변경 내용이 전달되면 5.4 ～ 5.6항에 따라 처리한다.

(2) 주문변경에 따른 검토사항은 모델, 품명, 수량, 납기일 등에 대한 것이며 유선, 구두 상으로 접수시는 이를 문서화하여 내용을 명확히 한다.

5.10 출하 및 납품

(1) 고객이 납품을 요청하면 제품 재고수량을 확인후 출하한다.

(2) 관리부서장은 납품거래명세서와 고객 요구시 검사성적서를 제품과 함께 고객에게 납

품한다.

5.11 수금 및 실적보고

(1) 관리부서장은 거래처별 마감일에 맞추어 납품실적을 정리한후 세금계산서를 발행한 다.

(2) 관리부서장은 정해진 대금결재에 거래처별로, 입금표를 제출한후 대금을 수령한다.

(3) 관리부서장은 결재된 금액과 납품된 수량을 확인하여 이상유무를 확인한다.

(4) 관리부서장은 월1회 업체별 매출현황을 작성하여 보고한다.

5.12 고객불만처리

관리부서장은 고객불만처리 업무를 실시하며, 세부적인 사항은 고객불만처리 지침서

에 따른다.

6. 기록 및 보관

계약 검토에 관한 기록은 기록관리 절차서에 따라 유지 관리한다.

7. 관련표준

(1) 기록관리 절차서(MSQP-04-02)

8. 관련양식

(1) 발주서(고객양식)

(2) 업체별 매출현황(MSQP-0701-1)

(3) 견적서(MSQP-0701-2)

견적서 8

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