품질기록절차서

1.          목적

            

본 절차는 ㈜강하넷 (이하’당사’라 한다)의 품질기록의 파악, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 폐기에 대한 문서화된 절차를 수립하고 유지하는데 그 목적이 있다.

 

 

2.          적용범위

 

당사에서 사용되는 모든 품질기록의 관리절차에 대해 적용한다.

 

 

3.          용어의 정의

 

3.1             품질기록

품질시스템을 수행한 결과를 증빙할 수 있는 기록, 즉 일을 수행한 기록을 말한다.

 

            

        3.2           열화

기록이 주위환경 등의 영향으로 본래의 기록으로써 역할을 다하지 못하게 된 상태를 말한다.

 

 

4.          책임과 권한

 

4.1             각 부서장

1)   품질기록이 요구내용의 적합성과 품질시스템의 효과적인 운영을 입증할 수 있도록 작성, 배포, 보관 및 유지되어야 하며 언제라도 판독가능하고 열화방지토록 하며   즉각 검색 또는 제출이 가능토록 관리

2)     품질기록의 배포, 회수, 검토, 색인, 식별 및 유지등의 업무를 지속적으로 관리하고, 매년말까지의 기록물을 수집하고 이관된 기록의 목록을 유지,관리한다.

3)     보존년한이 경과된 품질기록중 추가보존이 필요하다고 판단될 경우 보존년한을 연장할 권한이 있다.

단, 단축시에는 사전에 품질관리부서장과 협의토록 한다.

 

4.2             서버관리자

당사에서 사용하고 있는 전산기록 프로그램에 대한 백업의 책임이 있다.

단, 개인 E-mail은 각자가 백업 보관하는 것으로 한다.

 

4.3             내부 품질감사원

내부품질 감사시 품질기록의 파악, 파일링, 보관, 유지, 폐기 및 보존기간의 적합성에 대하여 감사한다.

 

 

 

 

5.          업무 절차

            

5.1             품질기록의 관리

 

5.1.1       품질기록의 관리는 표준문서에 보존년한이 규정되어 있는 것으로 한다.

5.1.2       표준문서에 규정되어 있지 않은 기록 중 부서장이 품질기록으로 보관해야 할 필요성이 있다고 판단되면 품질관리부의 품질기록 양식대장에 등록하여 보관,운영한다.

5.1.3       품질기록은 해당 목적물을 식별할 수 있어야 하며, 작성.검토.승인자가 식별되도록 한다.

5.1.4       품질기록의 양식은 제.개정시 문서등록 신청서를 사용하거나 품질관리부의 확인을 받은 후 품질기록 양식대장에 등록하고 사용해야 한다.

5.1.5       해당 부서장은 품질기록이 사용되는 동안 읽기 쉽고 편철이 용이하도록 하며 손상되지 않도록 관리한다.

5.1.6       품질기록은 색화일에 철하는 것을 원칙으로 하나, 기록양식 크기나 부피 및 관리특성상 다른 FILE의 사용도 가능하다.

5.1.7       각 FILE에는 내용을 쉽게 대표할 수 있는 FILE명을 표기하여 열람이 가능토록 한다.

 

5.2             품질기록의 수정

 

5.2.1       품질기록에 대하여 수정이 필요한 부분은 원래의 내용이 지워지지 않고 언제든지 식별이 가능하도록 두줄의 선을 긋고 그 근처에 서명, 일자를 기입 후 수정내용을 기록한다.

5.2.2       승인권자의 승인을 득한 품질기록은 수정이 불가능하다.

단, 승인권자에 의한 품질기록 수정은 가능하다. 

 

5.3             색인 및 보관

 

5.3.1       해당부서장의 품질기록은 부서장의 책임하에 관리하여야 하며 가능한 한 색인목록을 작성하여 파일별로 관리한다.

5.3.2       해당부서장은 이관이 필요한 품질기록은 기록문서고에 이관하여 보관할 수 있다. 

5.3.3       모든 기록은 원본 또는 복사본으로 보관될 수 있으며, 원본은 작성부서에서 보관한다.

 

5.4             품질기록의 제출

해당부서장은 보관하고 있는 품질기록에 대해서 품질관리부 또는 필요한 부서로부터 제출요구를 받을 시 검토 후 이를 제출하여야 한다.

 

5.5             품질기록의 보존(백업) 및 열람

 

5.5.1       품질기록은 년도별, 부서별, 종류별, 보존기간별로 보존함을 원칙으로 하나 필요에 따라 다년간 업무 파일별 보존도 가능하다.

5.5.2       전산기록은 2개월에 한번씩 중앙서버에 있는 것을 TYPE로 백업을 실시한다.

5.5.3       품질기록은 정해진 기간 동안 최초 작성시의 상태가 유지될 수 있도록 지정된 장소에 보관 및 보존되어야 하며 필요 시 즉각 찾을 수 있어야 한다.

5.5.4       표준문서에 지정된 보관 부서 외의 부서에서 사용중인 복사본은 해당부서에서 별도 보관한다.  단, 보존년한은 표준문서의 규정에 따르지 않아도 된다.

 

5.6             품질기록의 폐기

 

5.6.1    품질기록 파일의 겉표지에 “폐기 :     년   월   일 이후”라고 표시된 기간이 지나면 해당 파일은 폐기대상이 된다.

5.6.2        폐기대상 파일은 폐기년도의 익년도 1월중에 일괄 폐기한다.

5.6.3        품질기록은 해당부서장의 승인을 득한 후 폐기한다.

 

5.7      품질기록의 이용

 

5.7.2        품질기록은 문제발생시 원인추적 또는 사실증명을 위해 이용되어질 수 있다.

5.7.3        당사의 품질기록은 고객이 이용할 수 있도록 요구되어졌을 경우 제공될 수 있다.