일반문서관리규정

품질경영시스템 절차서 제․개정이력
구분	제ㆍ개정일자	Rev No	개 정 내 용	작성		검토		승인		비고 (협조)
				서명	일자	서명	일자	서명	일자
제정
개정
양식:A201-1 (주)강하넷

적용범위

본 규정은 (주)강하넷 (이하 당사라 한다)에서 시행하는 사내표준 관리규정(KA-201)에 규정되지 않은 일반 문서 사항은 동 규정을 적용한다.

용어 정의

일반 문서(이하 문서라 함)라 함은 사내 부서간 및 대외기관(개인포함)에 공문으로 시행하 기 위하여 서면으로 작성된 사업상의 문서를 말한다.

문서의 종류

3.1 시달 문서 : 지시, 발령, 일일명령 등 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.

3.2 공고 문서 : 광고, 공고 등 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.

3.3 대외 문서 : 외부기관(개인포함)에 제출, 교부 왕복되는 문서를 말한다.

3.4 특수 문서 : 소송관계, 청원, 진정 관계 문서, 계약서, 허가서 등 특수한 내용으로 하는 문서를 말한다.

3.5 기밀 문서 : 회사경영 또는 기술에 관한 주요 문서로서 공개하지 않고 대표의 특별 지시 에 따라 처리되는 문서를 말한다.

3.6 기타 문서 : 전 각 호에 속하지 아니하는 문서로서 다음과 같이 구분한다.

① 업무 협조 전

② 회보

③ 내부 문서

④ 기타 내부 문서

문서의 성립 및 효력 발생

4.1 문서는 소정의 결재 과정을 필하여야 한다.

4.2 문서는 수신인에게 도달하여 수신확인을 받음으로써 효력을 발생한다.

 

5. 문서의 작성

5.1 일반사항

① 문서의 용지는 편철 및 복사 시에 지장이 없도록 적당한 여백을 확보한다.

② 문서에 사용하는 숫자는 아라비아 숫자를 쓴다.

③ 글의 색체는 청색, 흑색을 사용하며, 문서의 일부분을 수정할 때는 수정자가 수정한 곳에 반드시 날인하여야 한다.

④ 문서가 두 장 이상 계속 될 때에는 문서의 상단 우측에 문서 수량과 각 장에 일련번 호를 기입한다.

5.2 문서의 구성

발신 문서는 두문, 본문, 결문으로 구성한다.

① 두문 : 두문은 문서번호, 시행일자, 수신, 발신으로 구분하며 수신란은 수신, 참조로 구성하고 수신자가 2인 이상일 때는 수신란에 수신처 참조라 쓰고 결문에 수 신처란을 설정할 수 있다.

② 본문 : 본문은 제목과 내용으로 구성하며, 제목의 내용은 요약하여 간단 명료하게 표 현하여야 한다.

③ 결문 : 결문에는 발신자명을 쓰고 수신처란을 설정할 때는 좌측 하단부에 수신처를 기 록한다.

㉠ 발신명의

문서는 당해 부서장의 명의로 발신한다. 단, 대외 발신문서에 대하여는 대표의 명의 로 한다.

㉡ 직인 날인 및 간인 사용

직인을 날인할 때에는 반드시 근거 결재 문서를 지참하고 직인 취급담당자의 확인 을 받아야 하며, 직인 취급담당자는 직인 사용 대장(첨부2:양식A204-2)에 기록을 유지하여야 하고, 문서발행에 있어 특히 근거를 보존할 필요가 이거나 관계를 명백 히 할 필요가 있을 때 문서 함철되는 부분에 간인을 한다.

 

6. 문서의 처리

6.1 문서의 접수

①일반문서는 문서 좌측하단 여백에 검정 또는 청색 스템프로 접수인(표1)을 찍고나서 문 서 접수부(첨부1:양식A204-1)에 기록 후 해당부서에 배부한다.

② 주관부서에 접수된 문서 중 해당부서가 불분명한 경우 주관부서는 내용물을 확인한 후 문서 및 봉투와 함께 관련부서를 지정하여 배부한다.

③ 공개 또는 누설됨으로써 회사업무 수행에 지장을 가져올 우려가 있는 다음과 같은 특 별취급 문서는 문서의 성격으로 구분 [특별취급], [인비], [대외비] 등의 날인을 문서 상단 중앙에 적색 스템프로 표시한 후 소정의 결재를 득한다.

㉠ 인사에 관계되는 사항

㉡ 공개함으로서 사기의 영향을 미치는 인적 사항

㉢ 공개 또는 누설됨으로서 회사업무 수행에 지장을 가져올 우려가 있는 문서 또는 물 품 접수 된 문서 중 긴급한 내용의 문서는 우선 해당부서에 송달(배부)한다. 접수된 문서중 퇴사자 혹은 수신인 불명의 문서 및 우편물은 반송할 수 있다.

6.2 기안문서의 처리

① 기안에는 회사 소정의 기안용지(첨부3:양식A204-3)를 사용한다.

② 문서의 기안은 업무 담당자가 기안함을 원칙으로 한다.

③ 대장에 의한 처리

허가 인가 증명서 교부 등 기타 사항에 관하여는 따로 기안함이 없이 그 내용을 주무 부서장이 확인 후 직인 사용 대장(첨부2:양식A204-2)에 기입하고 처리할 수 있다.

④ 협조

문서 내용이 타부서와의 업무에 관련되는 것일 때는 협조 전(첨부4:양식A204-4) 또는 기안용지의 협조란에 날인을 받은 후 시행한다.

⑤ 상호 관련성이 있는 문자로서 일괄 기안을 하고자 할 때는 제1안, 제2안 등으로 구분 하여 동일한 기안용지에 기안하고 별도의 기안 없이 동일 기안의 채택된 내용으로 시 행한다.

 

7. 결재 및 공람

7.1 결재

(1) 사내발생 문서는 소정의 결재를 받아야 한다.

(2) 결재는 날인하거나 지워지지 아니하는 필기구로서 서명하며, 결재 월 일을 표시한다.

(3) 기안용지 이외의 문서에는 적당한 여백에 결재란을 설정한다.

7.2 공람

공람문서는 적당한 여백에 공람란을 설정하여 공람한다.

7.3 결재의 종류 및 표시 방법

(1) 결재

① 대표는 필요에 따라 각 팀장으로 하여금 사무의 일부를 위임하여 전결하게 할 수 있다.

② 전결의 경우에는 전결자가 자기의 서명란에 전결의 표시를 하고 위임자의 란에 날 인한다.

보기 : 검토자가 전결할 때

결   재	작 성	검 토	승 인
		전 결

(2) 대결

① 최종 결재자가 출장, 휴가, 기타 사고로 인하여 부재중일 때 그 직무를 대리하는 자 가 대결표시를 하고 대결할 수 있으며, 대결 문서는 최종 결재자의 후결을 받아야 한다.

② 대결 문서를 시행한 후 최종 결재자가 후결 시에 수정할 때에는 수정사항을 다시 통보하여야 한다.

보기 : 승인자가 부재 시 검토자가 대결할 때

결   재	작 성	검 토	승 인
		대 결

(3) 후결

① 상위의 결재자가 출장, 휴가, 기타 사고로 인하여 부재 중 일 때 결재권자의 차하위 자는 소정난에 결재한 후 상위 결재란에 후결이라 표시한 후 최종 결재권자의 결재 를 받고 추후 상위자의 후결을 받아야 한다.

보기 : 검토자가 부재 시 후결 할 때

결   재	작 성	검 토	승 인
		후 결

 

8. 문서의 발송

8.1 문서를 발송할 경우 직인을 날인한 후 문서 발송부(첨부5:양식A204-5)에 기록하고, 문서 첫면 우측 여백에 적색 스템프로 발송인을 찍은 후 발송한다.

8.2 등기 발송하였을 때는 발송한 증빙서를 보관하여야 한다.

8.3 기밀문서는 봉함하고, 봉투표면에 수.발신자를 기입하여 발송한다.

 

9. 직인관리

9.1 직인의 보관 및 관리의 책임은 팀장에게 있다.

9.2 직인은 관리 사원의 시선이 닿는 곳에 위치하고 사용하며, 퇴근 시 견고한 금고에 보관한 다.

 

10. FAX 통신문

10.2 FAX 통신문(첨부6:양식A204-6)은 반드시 대외 발송 시에만 사용되어야 한다.

10.2 FAX 통신문의 결재 및 접수, 발송 절차는 일반문서에 준한다.

 

11. 문서의 기록 및 보관

문 서 명	양 식 번 호	보 관 부 서	보 존 년 한
문서 접수부	A204-1	해당부서	영구
직인사용대장	A204-2	해당부서	영구
기 안 용 지	A204-3	해당부서	영구
협 조 전	A204-4	해당부서	영구
문서 발송부	A204-5	해당부서	5 년
FAX 통신문	A204-6	해당부서	영구
발 송 문	A204-7	해당부서	영구