의사소통관리절차서

의사소통관리절차서

 

회사 표준 신청서

구      분

□ 제정        ■ 개정        □ 폐기

접 수 번 호

문 서 번 호

P-05

작성팀(부서)

품질팀

문   서   명

의사소통관리 절차서

작 성 일 자

2013.03.28

개 정  N O

2

작   성   자

부서 (팀)장

신 청 사 유

ㅡ 업무분장 및 조직변경에 따른 전면 개정

팀(부서)장        검토 의견

승인권자     검토 의견

결 재 구 분

주관 팀(부서)

관련 부서 합의란 (주관 팀(부서)은 등록자가 결재 할것)

작   성

검  토

승  인

"

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배   포

KanghaNet 양식-07-02(REV.0)

㈜ KanghaNet

A4(210 × 297)

강하넷

의사소통관리 절차서

제정일자

07.12.24

제개정일

2013.03.28

개정번호

2

문서번호

P-05

P A G E

1/

7

회사표준이력서

개정번호

개정일자

개정내용

KanghaNet 양식-07-03(REV 0)

㈜ KanghaNet

A4(210 × 297)

강하넷

의사소통관리 절차서

제정일자

07.12.24

제개정일

2013.03.28

개정번호

2

문서번호

P-05

P A G E

2/

7

<  목         차  >

1. 적용범위

2. 목적

3. 용어의 정의

4. 책임과 권한

5. 업무절차

6. 기록 및 보존

7. 관련표준

8. 별첨서식

KanghaNet 양식-07-04(REV.0)

㈜ KanghaNet

A4(210 × 297)

강하넷

의사소통관리 절차서

제정일자

07.12.24

제개정일

2013.03.28

개정번호

2

문서번호

P-05

P A G E

3/

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1. 적용범위

본 절차서는 ㈜KanghaNet(이하 "당사"라 한다)에서 실시하는 정보 공유의 일환으로 품질/환경

경영시스템과 관련된 조직 내/외부의 모든 이해관계자와의 정보 공유 및 의사소통에 대해 적용한다.

2. 목적

당사에서 운영하는 모든 회의를 올바르게 실행하며 품질/환경 경영시스템에 이해 관계가 있는

내/외부의 모든 이해관계자(단체 포함)들에게 당사의 품질/환경 경영시스템의 실태를 알리고,

접수된 정보를 문서화하고 그 대응 방안을 검토, 조치하여 투명성을 보장하는 데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 정기 회의

매년 또는 매월 정기적으로 실시되는 회의를 말한다.

3.2 비정기 회의

정기 회의 이외에 필요에 따라 즉시 소집되어 진행되는 회의를 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 대표이사

환경 민원 발생에 대한 대책의 검토 및 승인에 대한 책임과 권한이 있다.

4.2 경영대리인

정기 회의를 주재하고, 진행해야 할 책임과 권한이 있다.

4.3 경영지원 부서장

민원접수 및 시정조치에 대한 대책을 수립, 검토하고 대책결과를 민원인에게 통보해야 할

책임과 권한이 있다.

4.4 개발품질 부서장

품질회의를 주관하고, 관리해야 할 책임과 권한이 있다.

4.5 해당  부서장

업무관련 회의를 주관하고, 관리해야 할 책임과 권한이 있다

5. 업무절차

내.외부 의사소통 기준는 [첨부2]와 같으며, 이에 대한 보다 상세한 절차는 아래와 같다.

5.1 회의체 구분

1) 회의체 운영은 정기 회의, 비정기 회의로 구분한다.

2) 모든 회의는 일자 확정 시 회의일자, 회의목적, 참석대상을 명확히 하여 해당 팀(부서)

담당자에게 배포한다.

3) 모든 회의는 회의록에 의해 작성 및 관리되어야 한다.

5.2 회의 사전 준비

1) 해당 부서별로 업무 진행 결과에 대한 회의 주제를 결정한다.

2) 해당 부서에서는 품질/환경 정보 전달에 필요한 안건을 집계한다.

3) 주관 부서에서는 정기 및 비정기 회의의 일시, 목적 및 참석대상을 확정하여 한다

해당 부서에 통보한다.

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㈜ KanghaNet

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5,2 회의 주기

회의체구성

주관부서

주기

회의안건

참석범위

경영회의

대표이사

년2회

품질/환경 경영시스템

전 부서장

품질회의

품질

수시

품질문제

해당 부서원

생산회의

생산

수시

생산문제

해당 부서원

개발회의

개발.설계

개발시

개발문제

해당 부서원

고객회의

해당 부서

고객대응시

해당 부서팀 업무진행/문제점

해당 부서원

혁신회의

해당 부서

수시

해당 부서팀업무진행/문제점

해당 부서원

5.3 회의 내용

회의의 내용은 아래와 같은 항목으로 실시함을 원칙으로 하고, 필요 시 항목을 가감할 수 있다.

1) 계획 대비 실적 현황

2) 생산 진행 중 문제점 및 개선 대책 방안

3) 공정 품질 문제 및 개선 활동 진행 사항

4) 품질/환경 경영시스템에 관한 진행 사항

5) 고객 및 이해 관계자의 불만 사항

6) 자재 현황 및 문제 발생 사항

7) 기타

5.4 회의결과 기록 및 통보

1) 회의체 별로 모든 회의의 결과 및 시정사항, 개정사항, 협조사항을 회의록에 기록하여

대표이사에게 보고하고, 해당팀에 배포하고 해당팀은 팀원에게 회람한다

2) 회의 시 돌출된 품질/환경 관련 정보는 회의록을 통해 확인이 가능하도록 기록/관리한다.

3) 필요한 품질/환경 정보는 회의록이나 연락을 통해 각 부서에 수시로 전달 및 확인한다.

5.5 지속적인 개선

1) 회의 결과에 대한 시정사항은 필요한 경우 표준화하여 업무에 적용한다.

2) 해당 부서에서는 회의 시 결정된 조치사항을 명확히 조치하고, 그 결과를 회의 주관 부서에

통보하여야 한다.

3) 회의 주관 부서는 시정, 개선, 협의 사항의 이행을 확인하여야 한다.

4) 시정, 개선, 협의된 사항을 이행하여 제품의 적합성을 높이는 활동을 지속적으로 수행한다.

5.6 이해관계자의 환경 불만 제기

1) 불만 접수

(1) 내부고객 또는 외부고객으로부터 환경 불만을 접수 받은 경우에는, 고객만족관리

절차서에 따라 처리한다.

(2) 인근 주민이 환경 불만을 제기한 경우 경영지원 부서에서 처리함을 원칙으로 하며, 불만을

접수 받은 부서 또는  부서원은 그 사항을 해당  부서  및 담당자에게 통보하고

환경정보(민원)처리서 서식에 민원접수내용을 기록/관리한다.

(3) 관공서 또는 기관으로부터 환경 불만이 접수되는 경우에는 그 사항을 경영지원 부서로

통보한다.

2) 현황 파악

환경 불만이 접수되면 해당  부서 및 담당자는 문서, 전화 또는 방문 등으로 이해관계자와

대화하여, 불만을 제기한 사람의 불만 내용 등 현황을 파악한다.

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3) 설명/설득

(1) 불만의 내용이 이해관계자를 설득하는 것으로 처리가 될 수 있는 사안일 경우에는,

이해관계자에게 불만 내용에 대해 상세하게 해명하고 설득 한다.

(2) 이해관계자를 설득했으면 상황을 종료하고, 접수내용이 기재된 환경정보(민원)처리서에

처리 내용을 기록하여 승인을 득한 후 보관한다

(3) 불만의 내용이 이해관계자를 설득하는 것으로 처리가 될 수 없는 중대한 사안이거나,

이해관계자가 설득되지 않는 경우에는, 관리부서장이 해당  부서장과 협의 하여 별도의

대책을 수립하고 고객만족관리절차서의 내용에 준하여 처리한다.

5.7 이해관계자 교육

1) 업무지원  부서장 또는 해당 부서장은 필요 시 전 사원을 대상으로 환경교육을 실시한다.

2) 필요 시 내부심사원 또는 외부 의뢰에 의한 교육을 실시한다.

3) 상기 1) 내지 2)항의 교육은 인적자원관리 절차서의 내용에 따른다.

5.8 비상사태 시 정보관리

비상사태 시 정보관리는 비상사태관리 절차서에 따른다.

5.9 환경성과 공포

대표이사 또는 경영대리인은 회사의 환경성과에 대하여 기술지, 광고, 게시판, 회의록 등

대내외적 방법을 이용하여 필요 시 이해관계자에게 공포 한다.

6. 기록 및 보존

서식명

서식번호

관리 부서

보존년한

회의록

P-10-01

해당 부서

3년

업무 협조전

P-10-02

해당 부서

3년

7. 관련표준

7.1 고객만족관리 절차서 (P-13)

7.2 인적자원관리 절차서 (P-06)

7.3 비상사태관리 절차서 (P-04)

7.4 기록관리 절차서 (P-02)

8. 별첨서식

8.1 회의록 (P-10-02)

8.2 업무 협조전 (P-10-02)

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업무흐름도(의사소통)

업무구분

업무흐름도

비  고

[관련표준]

1) 고객만족관리절차서

2) 인적자원관리절차서

3) 비상사태관리절차서

4) 기록관리절차서

[관련서식]

1) 회의록

2) 업무협조전

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[첨부 2] 내.외부 의사소통 기준

구  분

기준 및 방법

책임부서

(입력)출력

의사소통 내용

전달/의견수렴 수단

1. 내부의사  소통 (품질환경공통)

- 회사 품질환경 방침, 목표

- 게시, 카드(폐찰), 교육

해당부서

- 환경법규

- 법규등록부

- 환경측면, 방침관리(세부목표)

- 게시, 교육

- 내부감사 / 경영검토 결과

- 회의, 전자우편

- 환경성과, 감시 및 측정결과

- 회의, 전자우편

- RoHS관련 정보

- 전달, 교육, 대표이사에게 보고

- 회사 품질환경 방침

- 경비실 비취, 홈페이지 게시

2. 외부 의사   소통 (고객제외)

- 중대한 환경측면 (비상사태포함)

- 전화, 기타 정보채널(필요시)

해당부서

- 이해관계자 불만사항

- 전화, 기타 정보채널(필요시)

- 기타 환경성

- 연간 환경보고서 (필요시)

- 당사 요구사항(대 협력업체)

* RoHS 관련 사항 포함     (국제 유해물질 제한지침)

- 계약서, 기타 정보채널(발생시)

1.  외부 이해관계자 요구사항에 대한 조치 절차

해당부서

환경관련 이해  관계자 불만사항   조치 일지

1) 회신 할 것 인지 여부 및 누가 회신 할 것인지 결정

2) 통보 방식 결정(문서,유선 또는 구두)

3) 요구사항 상황의 정도에 따라 필요시 대표이사에게 보고

4) 외부로 부터 불만사항이 발생된 경우에는 첨부의 "환경관련 이해 관계자       불만사항 조치 일지"에 관련 내용을 기록하여 관리

2.  중대한 환경측면에 대한 외부 의사소통 절차

해당부서

중대한   환경  측면에대한  외부 의사소통  여부 결정기록

1) 회사 관련된 중대한 환경측면이 인근(주민,기업,상가,공장 등)에        미치는 영향조사 및 문서화

구분

내용요약

정상상황

- 정상상황에서 악취, 소음, 비산먼지 발생 등에 의해      인근에 미치는 영향조사

비상상황

- 사고발생(화재,폭발, 유출, 누출 등)에 의한 인근에     미치는 영향 조사

2)  상기 조사결과 중대한 환경측면에 대해 인근에 사전통보 할 것인지,        사후 통보할 것인지 여부 결정 및 문서화

3)  상기 결정사항에 대한외부의사소통을 위한 방법을 수립하고 실행

(1)  외부 비상연락망 비치(인근,관할관청 등)

(2)  중대한 환경측면에 대한 문제 발생시 상황정도에 따라 인근주민,            인근기업,  관할관청 등에 협조요청 하여 조치

3.고객의사소통

-  고객 요구사항

- 고객관련 프로세스 절차 참조

해당부서

-  고객 불만사항

예) 계약검토, 고객불만처리,          고객만족도 평가 절차

-  고객 만족도

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