구매관리절차서

구매관리절차서

 

-   목                   차   -     1. 목                적   2.      적    용    범    위   3.      용  어   의   정  의   4.      책     임     과      권     한   5.      업       무         절         차   6.      기     록     및      양     식   7.      관       련         문         서   8.      부                                 칙

결       재

구분

작    성

검    토

승    인

직책

성명

서명

일자

작성팀

품질관리부

등록처

관련부서

팀   명

직  책

성  명

서  명

관련부서

개 정 이 력 결 재

차수

제(개)정일

시행일

주 요 개 정 내 용

1

1. 목    적

본 규정은 강하넷㈜ (이하“당사”라 한다)에서 생산활동에 사용되는 구매품에 대하여 구매업무를 표준화하고 규정된 품질수준에 맞게 구매되는 것을 보증함으로써 효과적으로 업무를 수행하기 위하는데 그 목적이 있다.

 

2. 적용범위

당사 제품생산에 사용되는 모든 자재, 설비 및 형구, 기타 소모용품의 구매업무 관리방법 전반에 대하여 적용한다

 

3. 용어의 정의

3.1 자    재

당사 생산활동을 위해 구매하는 것으로 원자재, 부자재, 외주품, 기타 시설 및 설비개·보수용 자재로 나눈다.

3.1.1 원자재

제품생산에 필요한 기본적 실체로서 공정진행 중 형태가 변환되나 화학적 특성은 변화되지 않는 재료

3.1.2 부자재

제품생산에 필요한 보조적 자재로서 물리적 기능을 유지하고 화학적 특성이 변화되는 재료(단, 오일류는 제외된다)

3.1.3 외주품

당사 요구형태나 사양대로 가공하여 외주로부터 입고되는 반제품 또는 완제품을 말한다.

        

3.2 설비 및 형구

제품 생산활동을 위해 전개된 각종장치 및 제품생산용 틀, 검사장비등을 의미한다.

 

3.3 소모품

생산을 위해 간접적으로 필요한 소모성 일반제품을 말한다. (예: 장갑류, 센서류 등)

 

 

4. 책임과 권한             

4.1 대표이사

1)  년간 정기 구매계획 승인

2)  설비, 형구 구매에 대한 업체 및 가격을 승인

 

4.2 생산과장

1)  년간, 월간, 주간 생산계획을 구매과에 통보

2)  설비 및 형구 구매 시 공급가능 대상 업체를 선정하여 생기과에 통보

3)  외주처 제작 시 중간 및 최종기술 점검과 기술정보 제공(필요 시 방문검사 주관)

4)  외주부품에 대한 예비품을 확보, 관리 필요 시 사전 구매요구서를 작성하여 구매과에 통보

5)  현장 공사 시 공사 지휘감독(예: 설비 안착을 위한 기초공사, DUCT고아 등)

 

4.3 생산기술과장

1)  설비 및 형구 구매 시 공급가능 대상업체를 선정

2)  외주처 제작 시 중간 및 최종기술점검과 기술정보 제공 업무 (필요 시 방문검사 주관)

3)  설비, 형구 구매에 대한 업체 선정 및 가격결정, 발주를 검토

 

4.4 품질경영팀장

1)  외주업체와 검사 협정체결

2)  당사에 입고되는 원자재, 외주품, 임가동품 수입검사

3)  고객 혹은 당사 수입검사원의 외주업체 지도방문에 대한 시행 및 관리

 

   4.5 구매과장

1)  구매계획 검토 및 수립

2) 승인된 구매계획을 해당 외주업체에 발주

2)   신규업체 선정 및 제반 업무 수행

3)   모든 자재의 납기 및 입출고 관리

4)   월별 구매현황과 대금지급 자료를 정리

5)   외자 구입시 필요 시 청구부서 부서장과 협의 및 조치

 

5. 업무절차

5.1 외주업체 실태조사

5.1.1 외주품 관련업체

구매과장은 정기 외주업체의 현황파악 필요 혹은 신규등록 필요 시 외주업체 실태조사서에 의거 외주업체 실태조사를 실시한다.

1)  구매과장은 외주업체 방문 필요 시 품질관리 담당자와 동행하여 외주업체의 실태조사에 필요한 자료를 획득한다.

 

5.1.2 원자재, 부자재 관련업체

1)  원자재 관련 외주업체 실태조사는 최초 부품거래 기본계약서를 기초로 하며 이때에는 대외적으로 공인된 여러 자료(공급능력, 가격, 납기, 품질)등을 고려하여 조사하고 특별한 변동이 없는 한 지속 관리한다.

2)  부자재 업체의 실태조사는 2년 1회 실시함을 원칙으로 하되 특이사항이 없는 경우 별도조사를 생략할 수 있다.

5.1.3 설비 및 형구 관련업체

1)  비정기적인 거래 외주업체로서 구매과장은 생기과의 협조를 받아 업체 세부 자료를 확보하고 거래 시 거래계약서를 작성한다.

2)  외주업체 방문 필요 시 해당부서장이 선정한 실사원을 동행하여 방문 조사한다.

 

5.2 외주업체 평가 및 선정

5.2.1 외주품 관련업체

1)  구매과장은 외주업체 실태조사서와 외주업체 선정 평가표를 토대로 외주업체를 평가하여 선정한다.

2)  신규업체에 대한 등급평가는 외주업체 등급 평가표에 의해 평가되며 신규업체로 등록된 후 특별한 등급부여 없이 3개월 이내에 업체의 실태를 분석하여 등급을 부여한다.

5.2.2. 원자재, 부자재 관련업체

구매과장은 업체로부터 접수한 회사현황(품질 시스템 확인 포함)및 제품소개서, 견적서 등을 근거로 품질, 가격, 납기 등을 확인하여 업체를 선정한다.

5.2.3 설비 및 형구 관련 업체

1)  평가 및 선정은 5.2.1항을 따른다.

2)  구매과장은 필요 시 생기과에 유사설비 관련 벤치마킹 정보를 지원, 요청하여 외주업체를 선정할 수 있다.

 

5.2.4 기타

구매과장은 아래의 사항에 해당되는 업체인 경우 별도의 평가 없이 당사 거래 업체로 선정 및 등록할 수 있다.

1)  고객의 승인 업체인 경우

2)  공인된 기관의 품질 인증서(KS, ISO 및 기타 제품 인증서)를 획득한 업체

3)  타 업체에서는 생산할 수 없는 특수자재 생산업체인 경우

 

 

5.3 외주업체 평가 결과 보고

구매과장은 외주업체 평가결과를 토대로 외주업체 선정평가표를 작성하고 대표이사의 승인을 득한 후 해당업체에 통보한다.

5.4 외주업체 거래등록 및 계약서 체결

1)    구매과장은 평가결과 30점 이상인 업체를 외주업체로 선정하고 해당 외주업체(설비, 형구업체 포함)에 대해 외주업체 현황에 다음 사항을 첨부하여 등록하여야 한다.

① 외주업체 실태 조사서

② 사업자 등록증 사본 1부

③ 필요 시 외주업체 평가보고서

2)    구매과장은 1)항이 완료되면 등록된 외주업체와 부품거래 기본 계약서 또는 일반 거래 계약서를 체결하며, 품질경영팀장은 품질보증협정서, 크레임보상 협정서 등의 거래 계약을 체결하여야 한다.

 

5.5 외주업체 정기 평가 및 관리방법

1)  구매과장은 외주업체 현황에 등록된 업체 중 원자재 및 외주 부품 업체에 한하여 3)항의 평가 주기에 준하여 정기 평가를 실시한다.

2)  외주업체 정기 평가 대상은 최근 1년간 거래 관계가 있는 업체를 대상으로 실시하며 1등급 업체에 해당되는 경우 외주업체 실태 조사서로 평가를 대신할 수 있다.

3)  외주 업체 정기 평가 계획 시 고려되어야 할 사항은 다음과 같으나 반드시 이에 준하지는 않는다.

등급	관리방식	관리기준	관리방법	평가주기
1등급	자주보증 업    체 (거래최우수업체)	·ISO9001 인증업체 ·KS등 국내·국제 제품인증 획득업체 ·고객이 승인한 업체 ·사내품질평가 기준에서 91점이상 획득	·QSA 면제 ·공정감사   면    제	1회/2년
2등급	육성대상 업    체 (거래우수업체)	·사내품질평가 기준에서 81 ~ 90점 획 득한 업체	거래유지	1회/1년
3등급	거래가능 업    체	·사내품질평가 기준에서 66 ~ 80점 획   득한 업체	거래유지	1회/1년
4등급	일반관리 업    체	·사내품질평가 기준에서 51 ~ 65점 획   득한 업체	개발부품 제    한	2회/1년
5등급	거래불가 업    체	·사내품질평가 기준에서 50점 이하 획 득한 업체	거래중단	없음

 

5.5 견적검토

5.5.1 원자재 및 부자재

1)   구매과장은 고객판매 원자재를 제외한 시중구입 원자재 및 부자재에 대해서는 제조 MAKER별 견적을 접수하여 검토한다. (단, 소량 필요 시 대리점 활용 견적 접수 및 검토)

2)   견적 접수 시 당사 도면 SPEC을 기준으로 사전 검토 완료된 사양을 적용하며 다음항목을 고려하여 사양을 적용시키나 반드시 이에 국한하지는 않는다

① 설계에서 작성된 도면, 시방서 등의 설계 관련문서 승인에 의해 결정

② KS, JIS, ANSI, ASME, MIL 규격 등 사외 규격문서에 의한 결정

③ 고객규격자료에 의한 결정

④ 신규 개발품 중(中) 연구소에 의해 작성된 신규개발현황에 의한 결정

⑤ 요구부서의 요구사양에 의한 결정

5.5.2 외주품

구매과장은 개발 혹은 양산 외주품에 대해 업체별 견적을 접수하여 검토한다.

5.5.3 설비 및 형구

1)  구매과장은 단순 설비 및 형구에 대해 청구팀이 작성한 품의서 내 사양서를 기준으로 업체별 견적을 확보 검토한다.

2)  기술적인 검토가 요구되는 설비 및 형구에 대해서는 해당부서에서 견적을 접수하고 검토토록 한다.

5.5.4 소모품

소모품류에 대한 업체별 견적확보 및 검토는 생략한다. 단, 신규구입 소모품에 대해서는 구매담당자의 동종업계에 유선 혹은 FAX자료를 이용한 확인으로 대신한다.

     5.5.5 유해물질의 구입

구매과장은 당사에서 입고되는 구매물품 중 독극물 및 유해물질 등 유수명 자재는 이에 관한 정부규제사항 이행 및 안전규제사항을 만족하는 범위 내에서 구입하여야 하며 매 월말 재고 조사 시 사용여부를 판단하고 변질되었거나 입고일로부터 3개월이 지난 자재는 사내 안전 관리자와 협의하여 재사용 또는 폐기, 조치토록 한다.

 

5.6 구매계획 수립

5.6.1 원자재 외주구입, 외주가공품

1)  구매과장은 영업 및 생산과로부터 접수한 년간 사업계획을 토대로 구매 기초자료를 입력하여 년간 구매계획서를 수립하고 대표이사의 승인을 득한다.

2)  구매과장은 생산 및 영업과로부터 월간 생산계획 및 영업 계획을 접수하여 사내 보유재고를 토대로 원자재, 외주품에 대한 월간구매계획을 수립하며 대표이사의 승인을 득한다.

3)  구매담당자는 주간생산계획 및 영업계획을 토대로 일·주간단위 구매계획을 수립하여 관리하며 수시계획 변경 시 유선으로 접수하여 일일구매계획을 변경하여 외주업체에 통보한다.

4)  구매과장은 5.5.5항의 외주품 구입시 안전관리자와 사전 협의하여 관리 기준을 설정하고 구입 담당자를 교육하며 해당공정에 게시하여 가시관리가 될 수 있도록 지원한다.

5.6.2 설비 및 형구

1)   구매부서는 청구부서로부터 일정기간의 제작기간 및 제작요구 일자를 접수 받아 충분한 구매 검토기간(30일)동안 검토를 거쳐 외주업체를 선정토록 한다.

2)   접수된 자료는 청구부서 부서장과 충분한 견적검토 후 구매계획을 수립하고 대표이사에게 승인을 득한다.

 

5.7 발주절차

5.7.1 원자재

구매 담당자는 생산계획과 원자재 재고 현황을 토대로 일일발주 또는 2~3일 전에 원자재 업체에 구두 발주하며 발주내용을 원재료 발주 및 입고 대장에 기록한다.

5.7.2 외주구입품, 외주가공품  

1)  구매담당자는 년간 구매계획서를 참고로 하여 월별 생산계획, 전월 말 재고, 안전재고 등을 감안하여 발주량을 결정하며 외주품에 대하여 발주서를 작성하여 구매과장의 승인 하에 각 업체에 배포한다. 또한, 구매 예측재고 변동 및 변경 시 즉시 변경된 내용을 작성하여 해당업체별로 배포하여야 한다.

2)  외주품의 발주는 D-2 일로 사전 발주하며 추가 단계별 입고관리를 위해 일일발주 관리토록하며 원자재인 경우 정기 발주서를 토대로 LEAD TIME 과 안전 재고를 감안하여 월 정기발주 이외에 특수발주를 하여야 한다.     

3)  구매과장은 외주품에 대한 최초 발주 시 도면 및 제품사양을 발주업체에게 제공하며 제품을 생산하는 업체와 부품거래 기본 계약서 혹은 형구 임대차 계약서(사급 금형일 경우)를 체결하며 부품거래 기본 계약서 내용에 100% 적기공급을 요구하여야 한다.

4)  구매과장은 해당업체에 반복적으로 발주가 이루어 질 경우 월별 정기발주에 준하여 해당 업체별로 발주서를 작성하여 해당업체에 발송한다. 이때 3)항의 내용은 생략될 수 있다.

5)  이러한 발주서에는 납기, 발주량, 해당 제품명이 포함되어야 한다

 

 

5.7.3 설비 및 형구 기타 소모품

1)  구매과장은 대표이사의 승인을 득한 설비 및 형구에 대해 계약서를 작성 후 해당업체에 발주한다.

2)  기타 소모품도 대표이사의 승인 후 즉시 발주한다.

 

5.8 입고 절차

5.8.1 원자재, 부자재, 외주품, 가공품 및 일반 소모품

1)  소모품을 제외한 모든 자재입고 시 구매 담당자는 자재에 대한 검수를 실시하고 원재료 발주 및 입고대장에 기록하고 품질관리 담당자는 검사 및 시험 절차서에 따라 자재의 수입검사를 실시한다.

2)  구매된 자재가 부적합품인 경우 해당담당자는 부적합품 관리 절차서에 따라 처리하며 양질의 구매품과 식별이 되도록 표시되어야 한다.

5.8.2 설비 및 형구제품

입고 및 설치시 해당업체는 해당부서에 점검을 의뢰하여야 하며 최종 점검 및 결과가 “양호” 판정시 입고 처리한다.

 

 5.9 반품 절차

1)   구매과장은 발생된 부적합품에 대하여 관련부서와 협의하여 해당업체에 반품 조치하고 필요 시 해당 업체에 대책서를 요구한다.

2)   해당업체에 대책서를 요구할 때에는 아래사항에 해당되어야 하나, 반드시 이에 국한하지는 않고 부서간 협의에 의해 선정할 수 있다.

   ① 시스템 운영상에 큰 영향을 미치는 부적합품

   ② 당사의 중점관리항목으로 선정된 제품인 경우

   ③ 고객의 요구에 의해 발생된 부적합품인 경우(고객 LINE 트라블, 크레임 등)

 

 5.10 구매문서관리

1)   구매담당자는 구매에 필요한 아래문서를 작성, 검토, 승인 후 업체에 배포한다.

  ① 부품에 대한 요건(품명, 종류, 규격, 재질, 납기, 표준화 용기, TAG 등) → 발주서

  ② 부품검사 기준서

  ③ 도면, 시험규격등 기술자료(필요에 따라)

2)   구매품의 규격이 변경되었을 경우 구매담당자는 즉시 외주업체에 통보하여 변경 전 문서는 회수하고 폐기 조치토록 한다.

 

 

5.11 구매품의 검증

5.11.1 고객의 검증

계약상 요구된 경우 고객 또는 그 대리인이 협력업체 현장에서 구매품을 검증할 수 있으며 이때에는 구매품의 품질보증 책임은 당사에 있다.

 

5.11.2 외주업체 방문 검증

품질경영팀장은 필요 시 외주업체에 방문하여 작업방법 및 출하방법, 제품보관상태 등을 검증하며 제품 품질에 영향을 미치는 항목을 선정하여 해당업체에 방문하여 검사를 실시 하여야 한다.

     5.11.3 입고품의 검증

고객의 원자재 및 일반자재구입은 당사에서 검사 또는 확인이 어렵지만 관리해야 하는 품목이나 특별한 용도의 제품 및 설비, 형구인 경우는 제품성적서(시험성적서) 또는 품질보증서를 확보함으로써 검증될 수 있다.

 

5.12 납기 관리

5.12.1 원자재, 부자재, 외주품, 가공품 및 일반소모품

1)   구매담당자는 원자재, 외주품 및 가공품에 대해 발주대비 입고 실적을 관리한다.

2)   구매과장은 외주업체가 적기에 공급할 수 있도록 월간·주간 구매계획, 생산계획 및 수시 변경자료에 대한 각종 정보를 외주업체에 제공하여야 한다.

3)   구매과장은 구매담당자가 정리한 납기실적을 토대로 월별 납기율을 분석하고 분석된 자료를 기초로 업체별 보상처리 즉 혜택 및 불이익을 적용 조치하여야 한다.

① 혜  택 : 개발 시 참여기회 제공, 어음 지급 시 지급기일 단축 등

② 불이익 : 개발 시 참여기회 미 제공, 어음지급 시 지급기일 연장, 제품이관 등

4)   상기 3)항은 원자재, 부자재 및 일반소모품 업체를 제외한 외주품 및 가공품 업체로 한정하되, 제외업체도 납기지연으로 인해 당사에 상당한 손실 (30분 이상 당사 LINE STOP)을 발생시켰을 경우 업체 변경을 검토하고 변경시 세부자료를 정리하여 대표이사의 승인을 득 한 후 해당업체에 통보한다.

5.12.2 설비 및 형구제품

1)  설비 및 형구류의 납기는 계약서 기준일자로 하며 당사입고 및 최종 시운전 완료 후 O.K 승인시점이 납기 준수 기준일이 된다.

2)  납기 준수 유도를 위해 구매과장은 생기과장 및 생산과장과 필요 시 업체방문을 하여 진행정도를 파악하여 기술 문제점 등을 협의 조치한다.

3)  업체 대응 미흡으로 인한 납기 지연 시 계약서 기준 지연일자별 1/1000에 해당되는 금액을 물품대에서 공제함을 원칙으로 한다.

4)  납기지연에 따른 불량업체는 차기 개발 시 참여기회를 박탈한다.

5.13 구매품 보관 및 관리

1)  구매담당자는 수입검사 결과 양품에 한하여 지정된 장소에 보관, 관리토록 한다.

2)  입고된 모든 구매품은 청구한 부서에서 관리토록 하며 구매과장은 지정된 장소를 관리토록 한다. 

 

5.14 구매품 지출결의

구매담당자는 구매된 모든 자재에 대한 업체별 현황을 정리(매월1회, 익월12일까지) 하여 대표이사의 승인을 득 한 후 경리과에 인계한다.

 

6. 기록 및 양식

다음의 기록은 품질기록관리 절차서에 따라 품질기록으로 관리되어야 한다.

NO.	품질기록명	보존년한	주관부서	비고
01	외주업체 실태조사서	3년	구매과
02	외주업체 선정 평가표	3년	구매과
03	외주업체 등급 평가표	3년	구매과
04	외주업체 현황	3년	구매과
05	원재료 발주 및 입고 대장	1년	구매과
06	발주서	1년	구매과

1)  외주업체 실태조사서

2)  외주업체 선정 평가표

3)  외주업체 등급 평가표

4)  외주업체 현황

5)  원자재 발주서

6)  발주서

7)  업무흐름도(첨부)

 

7. 관련문서

1)  제품 개발 절차서

2)  검사 및 시험관리 절차서

3)  부적합품 관리 절차서

4)  시정 및 예방 조치 절차서

5)  품질기록 관리 절차서

 

 

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