문서 및 자료관리절차서

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강하넷

4. 품질경영시스템

문서번호

QP-0501

제정일자

문서 및 자료관리 절차서

1차개정

PAGE

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- 목 차 -

1. 적용 범위 2. 목 적 2. 용어의 정의 3. 책임과 권한 4. 업무 절차 5. 관련 표준. 6. 기록 관리 및 보존

결         재

구 분

작 성

검 토

승 인

등 록

부 서 명

부수

부 서

배

직 책

성 명

서 명

포

날 짜

개   정   이   력

개정 No

제,개정일

주 요 개 정 내 용

처

■ 관 리 본

□ 비 관 리 본

FP-001-01 Rev.1

A4

 

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적용 범위

본 절차서는 당사의 품질시스템과 관련하여 사용되어지는 품질에 관한 문서 및 자료 (이하 문서라 한다)의 효과적인 관리방법에 대하여 적용한다.

목 적

본 절차서는 당사의 품질에 관련된 문서가 적절한 절차에 의하여 발행되고 필요한 장소와 인원에 의해 항상 최신본만이 활용되어 품질시스템이 효과적으로 운용되도록 하는데 목적이 있다.

용어의 정의

3.1 문 서

작성, 접수되는 지시적 성격의 서류(인쇄본, 전산매체 포함)를 말하며 크게 품질문서와 일반문서

로 구분된다.

3.2 품질문서

품질보증 활동에 수반되는 회사표준과 각종 품질계획서, 품질 관련 지시서 등의 작성, 검토, 승인

및 개정관리가 되어지는 지시적 성격의 서류

3.3 회사표준

품질매뉴얼, 관리표준(절차서/규정/지침서), 기술표준(공정도/지도서/기준서)을 말하며 품질경영을

실현하기 위한 조직구조, 책임과 권한, 자원 및 절차를 기술한 품질문서

3.4 자 료

외부에서 제공되는 것으로서 문서화 또는 등록을 하여 최신본을 유지할 필요가 있는 법규, 국제

규격, 국가규격, 고객 및 협력업체의 기술표준을 포함한 도면 등을 말한다.

3.5 일반문서

품질문서, 품질자료 외의 문서로서 일반적인 업무 수행 상 발생하는 각종 보고서, 기안서, 협조전 대

내외 공문 등 품질문서를 제외한 일반 행정문서를 말한다.

3.6 관리본

배포된 문서의 개정 또는 추가본이 지속적으로 배포되어야 하고, 최신본이 유지되는 문서로서 품질관

련 업무에는 관리본을 사용해야 한다.

3.7 비관리본

문서의 개정 또는 추가본이 계속적으로 배포처에 배포되지 않는 문서로서 교육용, 참고용으로는

사용이 가능하나 품질관련 업무에는 사용할 수 없다.

 

책임과 권한

4.1 대표이사

품질매뉴얼의 승인

4.2 공장장 (경영자 대리인)

(1) 품질매뉴얼의 검토

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(2) 품질 절차서의 승인

4.3 품질보증부서장

(1) 품질매뉴얼 작성, 절차서 검토, 등록 및 관리

(2) 문서 및 자료관리업무의 조정 및 감독기능 수행, 문서의 적합성, 효율성 점검, 유지, 관리

4.4 관리 부서장

(1) 문서 및 자료관리 절차 수립

(2) 보존문서, 보존고의 관리운영

(3) 문서 발송대장 및 문서 접수대장을 유지하여 외부 유입 및 유출 문서관리

4.5 해당 부서장

(1) 문서 및 자료의 접수, 파일링 관리

(2) 표준서(절차서, 지침서, 표준류, 기술문서)의 작성, 검토 또는 승인

(3) 표준서를 제외한 문서 및 자료를 작성, 검토, 승인하고 보관 관리

(4) 표준서의 최신본 유지 관리

(5) 해당 절차서의 활용 및 교육의 책임

 

표준서의 제정, 개정

5.1 제 정

(1) 새로운 품질시스템을 구축하고자 할 경우

(2) 신제품 또는 신공정 개발에 의해 생산이 개시되는 경우

(3) 현행 시스템의 미비로 새로운 표준이 필요한 경우

(4) 기 획득한 제 3자 인증 요건이 변경될 경우

5.2 개 정

(1) 고객의 요구사항과 국제규격, 국가규격의 개정에 따른 현행 표준의 보완이 요구될 경우

(2) 조직개편 및 공정의 개선에 따른 현행 표준의 보완이 필요한 경우

(3) 내부 품질감사 결과 부적합사항의 발생에 따른 현행 표준의 보완이 필요한 경우

(4) 제3자 감사(인증기관)에 따른 부적합사항의 발생으로 현행 표준의 보완이 필요한 경우

5.3 표준서의 제, 개정 절차

(1) 표준서의 작성, 검토, 승인권자는 다음과 같다.

표 준 서 명	작 성 자	검 토 자	승 인 자
품질 매뉴얼	품질보증부서장	공 장 장	대 표 이 사
절 차 서 지 침 서	해당 부서장	품질보증 부서장	공 장 장
기타 기준서류	실무 담당자	해당 부서장 품질보증 부서장	해당 부서장

 

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(2) 표준서의 작성 부서장은 회사표준의 제, 개정 사유가 발생하면 회사표준서식(FP-001-01,

FP-001-02)에 작성하여 5.3 (1)항의 작성, 검토, 승인의 절차를 거쳐야 한다.

(3) 표준의 개정은 해당표준의 최초 작성, 검토 및 승인한 부서에서 작성함을 원칙으로 한다.

단. 최초 표준의 작성부서가 존재하지 않을 경우에는 동일한 기능을 가진 부서에서 개정한다.

 

(4) 개정할 표준의 재작성 또는 원본을 수정할 시에는 수정후의 개정일자, 개정번호, 서명등 개정

에 따른 근거를 반드시 기록해야 한다.

(5) 개정된 표준들은 사용자가 식별이 용이하도록 개정된 문두에 아래와 같이 표시하여야 한다.

예) : 1차 개정 , : 2차 개정 , : 3차 개정

(6) 표준의 검토 및 승인 근거로서 해당문서에 날짜와 검토, 승인서명을 하여 문서의 추적이 가능

하도록 하여야 한다.

(7) 표준작성 시, 구성은 다음에 따른다

1) 적용범위

2) 목 적

3) 용어의 정의(필요할 경우)

4) 책임과 권한

5) 관련표준

6) 기록의 관리 및 보존

7) 업무체계도 및 부표(필요할 경우)

8) 관련 양식

(8) 표준서 제, 개정 시 번호부여 방법은 아래와 같다.

1.

1.1

1.1.1

(1)

가.

a.

 

5.4 표준서의 분류 체계

5.4.1 관리 표준

(1) 품질 매뉴얼

 B R - Q M - □ □ □ □

품질 매뉴얼 고유번호

대분류 : 매뉴얼

당사의 영문 약자임

품질보증 매뉴얼은 QM-9000으로 고정

 

 

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(2) 절차서

 B R - Q P - □ □ □ □ - □ □

요건에 관련된 절차서 일련번호

품질매뉴얼 요건에 따른 구분

기본 및 업무에 관련된 절차서

당사의 영문약자임

 

(3) 지침서

  Q I - □ □ □ □ - □ □ □

업무절차와 관련된 지침서 일련번호

작성부서 구분 (영문자)

관련 절차서 일련번호

업무절차와 관련된 지침서

지침서를 작성 부서별로 구분하기 위해 다음과 같이 분류기호를 부여한다.

부서명	분류기호	부서명	분류기호
생산부서 자재부서 품질부서	P B Q	기술부서 영업부서 관리부서	T S G

 

(4) 기술 표준

 B R S D - □ □ □ □ - □ □

 

개정번호

일련번호

BO RAM STANDARD DOCUMENT

일련번호의 구분방법은 부표1에 따른다.

 

(5) 양 식

 F □ - □ □ □ □ - □ □ □

갑지, 을지로 구성될 경우 (A:갑지, B:을지)

와 5.3의 (3)항에 해당되는 경우 (1,2,3,․․)

숫자 2자리 (회사표준 내에서의 등록번호순)

구속하는 회사표준번호

표준서 구분 (절차서 : P, 지침서 : I )

FORM의 머리글자

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5.5 문서의 등록, 배포 및 접수

(1) 문서의 등록 및 배포

가. 품질문서 및 자료는 기안 또는 주관 부서에서 승인 후 관련표준이 별도로 정하지 않는 한

문서관리 대장(FP-0501-01)’, 자료관리대장(FP-0501-02), 양식관리대장(FP-0501-03)에 등록하

고 필요부서에 배포한다.

나. 품질보증부서장은 표준서(품질 매뉴얼, 절차서, 지침서)에 대하여 제, 개정 현황을 파악할 수

있도록 문서 목록표(FP-0501-04)를 작성 유지하여야 한다.

나. 문서를 포함한 일반문서는 각 부서에서 ‘문서 접수 대장(FP-0501-05)) 및 문서 발송 대장

(FP-0501-06)에 수, 발신 내용을 기록하고 내용에 따라 등록 및 해당 부서에 발송한다

다. 회사표준 및 대외 발송문서는 이면지의 활용이 불가능하며 기타문서의 이면지 활용 시는

이면지 재활용 식별표시 또는 활용 이면에 적색으로 사선을 표시한다.

5.6 문서의 식별관리

(1) 문서는 관리본과 비 관리본으로 구분하며 사내에 배포 및 활용되는 문서는 관리본을 원칙으

로 한다.

(2) 관리본 문서는 해당 문서의 눈에 잘 띄는 한 면에 관리본 임을 식별할 수 있는 표시 또는 관

리번호가 명시되어 있어야 한다.

(3) 관리본임을 식별할 수 있는 표시 또는 관리번호가 복사된 문서는 비 관리본으로 분류한다.

(4) 법적 및 지식보존을 목적으로 보존하고자 하는 문서는 문서 표지에 “구본” 임을 확인 할 수

있는 식별표시 및 사용기간을 명확히 하여 구분 관리한다.

(5) 효율적인 업무 수행을 위하여 문서의 일부 또는 전부를 복사하여 참고로 활용할 필요가 있을

경우에는 복사된 모든 페이지에 “참고용” 임을 확인할 수 있도록 다음과 같이 식별표시를 하

여 사용하여야 한다.

참 고 용

본 문서는 20 . . . 부로 효력이 상실된 문서이므로 업무에 적용할 수 없음. 부서장 서명

(6) 대외에 발송되는 중요 문서는 발송 부서장의 판단 하에 “대외비” 또는 “CONFIDENTIAL"표시를

하여 발송한다.

5.7 자료의 관리

(1) 자료 접수 후 보관 여부의 선택은 관련 부서의 업무 담당과 문서관리 담당이 협의 후 결정하

여 보관하고, 보관이 필요 없는 자료는 참고 후 폐기한다.

(2) 각 부서의 문서관리 담당은 보관할 자료를 자료 관리 대장(FP-0501-02)에 등록하고 자료의

우측 상단에 ”자료명“, ”관리번호“, ”등록일자“ 등을 명시하여 항상 최신본을 유지하고 효과적

인 업무가 수행될 수 있도록 관리한다.

(3) 자료 중 도면에 대한 관리는 ‘도면관리 절차서(QP-0502))'에 따라 처리한다.

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5.8 전자매체(DISKETTE, BACK UP TAPE 등)의 관리

전자 매체의 관리는 소프트 웨어 관리 지침(QI-0501-G01)에 따라 유지, 관리한다.

 

5.9 문서의 보존 및 폐기

(1) 보관기간이 끝난 모든 문서의 사본은 활용 부서 내에서 자체 폐기한다.

(2) 문서의 원본은 기안 부서에서 보관기간의 연장 또는 폐기 및 보존으로 구별하여 처리하며 세부적

인 사항은 품질기록관리절차(QP-1601)에 따른다.

5.10 특별특성 식별

(1) 고객이 특별특성에 대한 식별표시를 요구할 경우 해당 문서상에 고객의 특별특성기호를 표기

한다.

(2) 당사에서 지정된 특별특성은 도면, 관리계획서, 작업표준서 등에 “DR/Q”로 표기해 문서상에

특별특성임을 식별표시하여 관리한다.

5.11 기술사양서

고객이 제공한 고객기술규격 또는 사양서의 변경에 대하여 생산에 적용된 일자까지 작업일보

또는 관련 배포 대장에 기록을 유지 관리한다,

 

관련 표준

6.1 도면관리 절차서 (QP-0502)

6.2 품질기록 관리 절차서 (QP-1601)

6.3 소프트 웨어 관리 지침서 (QI-0501-G01)

 

기록관리 및 보존

본 절차서에 관련된 기록은 품질기록 관리절차서(QP-1601)에 따라 유지, 관리되며 보존년한은

다음과 같다

양식 번호	양 식 명	작성 부서	보존 년한	비 고
FP-001-01	표준서(매뉴얼, 절차서, 지침서) 양식 : 갑지	해당부서	유효본
FP-001-02	표준서(매뉴얼, 절차서, 지침서) 양식 : 을지	해당부서	유효본
FP-0501-01	문서 관리 대장	해당부서	유효본
FP-0501-02	자료 관리 대장	해당부서	유효본
FP-0501-03	양식 관리 대장	Q.A	유효본
FP-0501-04	문서 목록표	해당부서	유효본
FP-0501-05	문서 접수 대장	해당부서	2년
FP-0501-06	문서 발송 대장	해당부서	2년

 

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부표 1. 기술자료 분류표

구 분	코 드	분 류	설 명
자 료 형 식 에 따 른 분 류	A	전문 기술 도서	일반도서에 들어가지 않는 전문기술도서로서 활용되는 문서
	B	기술 문헌	도서로서의 형식을 갖추지 않은 전문 기술자료
	C	연구 보고	연구, 실험 등에 의한 REPORT(사내,외)
	D	특허 자료	특허 출원 또는 미 출원의 자료 전반
	E	취급 설명서	제품 취급 설명서와 같은 기술적 설명 자료
	F	외래 시방서 및 표준	국제 및 국내 공적 기관이 발행 제정한 시방서, 표준, 매뉴얼, 핸드북 등.
	G	기술제휴에 의한 기술자료	기술제휴 조건으로 회부된 시방서, 규격, 표준, 참고문헌 등.
	H	타사 기술자료	국내 타사가 발행하는 시방서, 규격, 표준 등.

 

 

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