문서관리 및 기록관리절차서

문서관리 및 기록관리절차서

 

1. 적용범위 및 목적

본 절차서는 품질경영 업무를 수행하는데 관련된 문서의 작성, 검토, 승인, 발행, 회수 및 폐기 절차에 대하여 적용하며, 품질경영시스템 이행 과정에서 발생되는 각종 기록의 식별, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 폐기 절차에 대하여 적용하며 기록의 관리를 통해 규정된 요건의 적합성과 품질경영시스템의 효율적 운영을 입증하는데 그 목적이 있다.

 

2. 책임과 권한

2.1 기획팀장

2.1.1 문서의 접수, 발행, 배포 및 폐기에 관한 관리

2.1.2 문서의 식별 및 개정이력 관리

2.1.3 기록관리 절차서에 대한 실행 여부 확인

2.1.4 보존을 필요로 하는 기록에 대한 보존 관리

 

2.2 관련팀장

2.2.1 품질에 영향을 미치는 업무의 문서 작성

2.2.2 배포된 문서에 대한 유지, 관리 및 이행

2.2.3 기록의 보존기간 설정 및 기록 유지

2.2.4 기록의 손상 또는 노화의 방지

2.2.5 보관기간이 완료된 기록을 관리부로 이관

 

3. 업무처리 절차

 

3.1 문서의 작성

3.1.1 해당 부서의 업무담당자는 문서의 필요성이 있을 시 해당 문서를 작성하고 문서 제정․개정․폐지 신청서에 사유를 기록하여 팀장의 승인을 얻은 후 관리부 업무담당자에게 접수한다.

3.1.2 문서는 간단 명료하게 작성되어야 하며 문서가 2장 이상일 경우에는 반드시 페이지 수를 기입한다.

3.1.3 문서내용이 다른 부서와 관계가 있을 때는 관련팀장과 협의한다.

3.2 문서의 검토

3.2.1 관리부 업무담당자는 접수된 문서를 문서 관리대장에 기록하고 기획팀장에게 보고한 후 [부표 1]의 검토권자에게 송부한다.

3.2.2 검토권자는 신청된 내용에 대하여 적합성 여부를 검토한다.

단, 신청서의 내용이 시스템 유지에 부적절하다고 판단되면 관리부를 통해 신청서를 반려할 수 있다.

3.3 문서의 승인

3.3.1 문서의 승인은 [부표 1]에 따르며 문서의 승인권자는 품질경영시스템 운영에 적절하다고 판단되면 신청된 내용에 대하여 승인한 후 관리부로 송부한다.

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3.3.2 문서의 승인권자는 품질경영시스템 운영 및 부서간 업무 조정이 요구될 때 관리부를 통해 작성부서에 반려하여 재 작성토록 한다.

 

3.4 문서의 등록, 발행 및 배포

3.4.1 관리부 업무담당자는 승인된 문서에 대하여 최신본을 유지하기 위하여 문서 관리대장에 등록한 후 발행하며 배포에 필요한 사본을 만들고 원본을 보관한다.

3.4.2 관리부 업무담당자는 발행된 문서에 대하여 문서 관리대장에 해당 부서의 확인을 받고 배포한다.

3.4.3 문서의 무단 복사는 허용되지 않으며 관련 부서에서 추가본이 필요한 경우 기획팀장에게 의뢰하여 경영대리인의 승인을 얻은 후 배포 받아야 한다.

 

3.5 문서의 변경

3.5.1 문서의 변경은 별도의 지정이 없는 한 최초 작성, 검토, 승인한 부서에서 문서관리 절차서에 따라 수행한다.

3.5.2 문서의 변경은 최초 문서로부터 변경 내용이 쉽게 확인될 수 있도록 해당문서의 전면에 관련 사항을 기록하고 해당 문서의 변경 부분은 밑줄로 식별한다.

3.5.3 변경문서의 발행 및 배포는 3.4항과 동일하게 처리한다.

3.6 회수 및 폐기

3.6.1 관리부 업무담당자는 문서 배포시 구문서를 회수하여야 하며 문서 관리대장에 관련사항을 기록하여 회수하고 기획팀장의 승인 후 폐기한다.

3.6.2 지식보존이나 법적 요구사항에 관련되는 문서는 구문서에 “참고용” 스탬핑을 하여 명확히 식별한다.

 

 

4. 기록의 식별 및 수집

 

4.1 관련팀장은 관리해야 할 대상 기록을 파악하고 기록 목록표를 작성하여 보관기간을 설정, 식별하고 수집하여 보관, 유지하여야 한다.

단, 관련 외주업체로부터 제공된 기록도 함께 보관 유지하며 고객의 요구나 계약에 의하여 정해진 경우에는 그것에 따른다.

4.2 관련팀장은 기록이 적절히 관리될 수 있도록 담당자를 선임한다.

4.3 기록관리 담당자는 기록 목록표에 의거 발생하는 기록은 다음 사항을 확인한다.

1) 발생된 기록이 기록 목록표상에 식별된 것인가의 여부

2) 기록은 내용식별이 용이하고 검색이 가능하도록 작성 및 관리되었는가 여부

3) 기록은 작성, 승인자의 서명 혹은 날인 여부

4) 기록이 발생된 후 손상, 훼손이 발생할 소지를 최소로 할 수 있도록 파일링되어 있는지의 여부

 

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4.4 기록의 색인 및 파일링

4.4.1 기록관리 담당자는 기록에 대하여 다음 사항을 포함하여 식별이 되도록 분류한다.

1) 관리번호

2) 작성기간 또는 작성년도

3) 보존년한

 

4.4.3 기록은 1년분 파일링을 원칙으로 하고 보존기간은 기록이 완결된 다음 해부터 계산한다.

 

4.5 기록의 보관 및 유지

4.5.1 기록은 발행부서와 접수부서에서 각각 보관 및 유지한다.

4.5.2 기록은 손상 및 노화를 최소화 할 수 있는 곳에서 보관한다.

4.5.3 기록은 필요시 전자 매체로 보관 할 수 있으며 열람이 쉬워야 한다.

 

4.6 기록의 보존

4.6.1 해당팀장은 보관기간이 완료된 기록은 기록보존 신청/관리대장을 작성하여 관리부로 이관한다.

4.6.2 관리부 기록관리 담당자는 해당 부서에서 이관된 관련 기록을 수집, 총괄하여 기록 보존 신청/관리대장과 대조 확인 후 팀장의 확인을 받은 후 기록창고에 입고시킨다.

4.6.3 관리부 기록관리 담당자는 입고된 기록을 부서별, 연도별로 분류하여 보존하며 매 6개월 단위로 손실, 망실, 분실 등을 확인하고 그 결과를 기록보존 신청/관리대장에 기록한다.

4.6.4 기록창고는 손상과 노화를 방지 할 수 있도록 통풍시설, 소화기를 비치하고 시건장치를 하여야 하며 기획팀장 및 기록관리 담당자 외에는 출입을 통제한다.

 

4.7 기록의 열람

4.7.1 기록관리 담당자는 기록의 열람 요청시 신속히 열람할 수 있도록 한다.

4.7.2 기록 열람자는 열람시 기록의 변경, 해철 또는 표시를 하여서는 안된다.

단, 부득이 해철하여야 할 경우 해당팀장의 결재를 얻어야 한다.

4.7.3 계약조건에 의해 고객에게 기록을 복사하여 제공할 경우도 해당팀장의 승인을 받아야 한다.

4.8 기록의 폐기

4.8.1 관리부 기록관리 담당자는 보존기간이 만료되면 해당팀장의 승인을 얻은 후 폐기하고 기록보존 신청/관리대장에 기록한다.

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5. 기록 및 보관

양 식 번 호	양 식 명	보존년한	보관부서
양식 401-1	문서 제정․개정․폐지 신청서	3 년	관리부
양식 401-2	문서 관리대장	영구	관리부
양식 401-3	기안서	3 년	관리부
양식 401-4	자료관리대장
양식 401-3	도면관리대장
양식 401-4	기록보존 신청/관리대장	3 년	관리부

 

6. 문서 및 양식번호 부여기준

 

6.1 매뉴얼, 절차서, 지침서 번호 부여기준

 

QM

QP/EP

QI

 

Serial No (01∼99)

 

05 - 경영책임

06 - 자원관리

07 - 제품실현

08 - 측정분석 및 개선

QM - 매뉴얼(Quality Manual)

QP - 절차서 (Quality Procedure)

QI - 지침서 (Quality Instruction)

 

6.2 양식번호 부여기준

 

 

-

( / ) (R0) Revision No.(예: R0,R1)

갑지/을지 구분 (예: 1/2,2/2)

( 을지가 없을 경우는 삭제)

 

Serial No (01∼99)

 

절차서,지침서 번호(예: 0501)

 

절차서,지침서의 구분