강하넷 |
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관리표준 |
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표준번호 |
QP-402 |
제개정일자 |
2005.12.10 |
결
재 |
담 당 |
검 토 |
승 인 |
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기록 관리 프로세스 |
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조직 절차 |
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대표이사 |
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경영대리인 |
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관리팀 |
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해당팀 |
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프로세스 설명 |
관련표준/양식 |
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1 |
기록으로서 관리해야 할 대상을 파악(법규,고객 규정기록)하여 관리 |
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1 |
관리대상품질기록 |
작성 |
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-보유기간, 문서보관, 주관부서 등을 명시 |
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2 |
기록은 읽기 쉽고, 그 내용이 쉽고, 또는 쉽게 이해할수 있도록 정확히 |
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작성하되 연필로 작성해서는 안된다. 단, 연필로 작성시와 팩스기록 |
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원본은 그 복사본을 기록으로 관리 할 수 있다. |
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식별 |
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3 |
품질기록의 파악 및 식별 |
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4 |
기록보유 목록 |
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1)해당팀에서는 품질 기록 내용에 따라 기록 보유 목록에 준하여 분류 |
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하며 협력업체에서 작성된 품질 기록도 포함한다. |
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수집 |
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2)작성된 품질 기록은 작성자, 작성일, 기록명등으로 식별되며 수집된 |
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기록은 파일에 기록명 보유기간, 담당팀(자)등을 기록하여 식별한다 |
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3)해당팀에서는 품질기록이 외부인에게 기밀이 유지 되어야 하는 경우 |
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관리팀에서 지정한 식별 표기를 해당기록에 표기한다. |
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5 |
품질기록의 수집 및 색인 |
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색인 |
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1)각팀에서는 발생된 기록들을 기록보유 목록을 근거로 분류하며, 동종 |
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열람 |
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의 기록들을 한 파일 내에 수집토록한다. |
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2)수집된 기록은 열람 및 추적이 가능하도록 발생 순서에 따라 수집 |
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되어야 한다. |
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3)한 파일 내에 다른 종류의 기록들이 수집될 경우에는 식별이 가능 |
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화일링 |
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하도록 한다. |
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4)기록의 수집은 해당부서내에서 열람 또는 추적이 용이 하도록 품목별 |
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또는 다른 형태별로의 수집도 가능하다. |
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보존 |
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5)수집된 기록들은 훼손,분실을 방지하고 열람이 용이하도록 각 부서별 |
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문서 보관 함에서 보관, 관리한다. |
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6 |
품질 기록의 열람 |
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1)각 팀에서 보관중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 각팀 담당자 |
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처분 |
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에게 통보한 후 열람토록한다 |
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2)문서고에 보존중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 해당팀에 |
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통보후 열람토록 한다. |
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표준번호 |
QP-402 |
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2005.12.10 |
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조직 절차 |
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일반사항 |
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프로세스 설명 |
관련표준/양식 |
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3)계약이 합의된 경우 품질기록은 합의된 기간동안 고객에 의한 평가를 |
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위하여 이용될수 있다. |
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7 |
품질 기록의 배포 및 파일링 |
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1)각팀 담당자는 작성된 품질기록이 필요한 때에 적절히 이용될수 |
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있도록 관련팀에 사본을 배포하고 사본은 관련팀에서 원본은 작성팀 |
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에서 파일링 되도록 하여야 한다. |
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2)파일링은 기록의 교체등이 용이하도록 하고 향후의 보존 방법이 함께 |
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고려되어 정해져야 한다. |
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8 |
품질기록의 보관 및 유지 |
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1)품질 기록은 규정된 요구사항의 적합성과 품질 시스템의 효과적인 |
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운영을 입증 할 수 있도록 유지되어야 한다. |
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2)각팀 담당자는 보유하고 있는 품질기록이 훼손, 열화, 분실되지 |
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않도록 적절한 장소에 보관하도록 하여 쉽게 이용 할 수 있도록 |
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하여야 한다. |
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품질기록의 수정 및 복원 |
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품질기록을 수정 하고자 할 때에는 수정이 필요한 부위에 두줄을 긋고 |
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상단 여백에 수정내용을 기입하여 수정자가 확인 날인하며 재승인이 |
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필요시에는 해당 승인권자의 승인을 득해야한다. |
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9 |
품질기록의 이관 |
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10 |
품질기록 이관목록 |
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1)품질기록을 문서고에 이관시 해당팀장은 이관이력, 이관일자, |
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폐기 일자 등을 유지하여야 한다. |
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2)품질기록은 취급, 식별이 용이하도록 파일 및 식별된 상태로 이관함을 |
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원칙으로 한다. |
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11 |
폐기 |
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보관 또는 보존 중인 품질 기록의 효력이 상실되어 폐기하고자 할 경우 |
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각 팀 담당자는 총무팀에 폐기에 대한 내용을 통보하고 폐기하여야 |
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한다. |
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STEP |
관련양식(OUT PUT) |
책임/승인 |
INPUT |
관리항목 |
주기 |
보존년한 |
비고 |
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관리 대상 품질 기록 |
관리팀장 |
품질경영시스템(ISO9001)규격 에서 요구하는 사항 |
대상의 누락여부 |
1회/년 |
5년 |
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(F-402-03) |
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회사표준에서 요구하는 사항, 기타법규, 고객이요구하는 사항파악 |
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기록보유 목록 |
관리팀장 |
부서별 보유 기록 |
대상의 누락여부 |
1회/년 |
3년 |
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(F-402-01) |
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품질기록 이관 목록 |
관리팀장 |
이관대상 목록 파악 |
처분의 기록유지 |
1회/년 |
3년 |
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(F-402-02) |
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사용부서 |
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법적, 고객 요구사항 |
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