기록관리규정

 (강하넷)

www.kangha.net

 

 

강하넷

관리표준

표준번호

QP-402

제개정일자

2005.12.10

결 재

담 당

검 토

승 인

기록 관리 프로세스

개정번호

0

페이지

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조직 절차

대표이사

경영대리인

관리팀

해당팀

프로세스 설명

관련표준/양식

1

기록으로서 관리해야 할 대상을 파악(법규,고객 규정기록)하여 관리

1

관리대상품질기록

작성

-보유기간, 문서보관, 주관부서 등을 명시

2

기록은 읽기 쉽고, 그 내용이 쉽고, 또는 쉽게 이해할수 있도록 정확히

작성하되 연필로 작성해서는 안된다. 단, 연필로 작성시와 팩스기록

원본은 그 복사본을 기록으로 관리 할 수 있다.

식별

3

품질기록의 파악 및 식별

4

기록보유 목록

1)해당팀에서는 품질 기록 내용에 따라 기록 보유 목록에 준하여 분류

하며 협력업체에서 작성된 품질 기록도 포함한다.

수집

2)작성된 품질 기록은 작성자, 작성일, 기록명등으로 식별되며 수집된

기록은 파일에 기록명 보유기간, 담당팀(자)등을 기록하여 식별한다

3)해당팀에서는 품질기록이 외부인에게 기밀이 유지 되어야 하는 경우

관리팀에서 지정한 식별 표기를 해당기록에 표기한다.

5

품질기록의 수집 및 색인

색인

1)각팀에서는 발생된 기록들을 기록보유 목록을 근거로 분류하며, 동종

열람

의 기록들을 한 파일 내에 수집토록한다.

2)수집된 기록은 열람 및 추적이 가능하도록 발생 순서에 따라 수집

되어야 한다.

3)한 파일 내에 다른 종류의 기록들이 수집될 경우에는 식별이 가능

화일링

하도록 한다.

4)기록의 수집은 해당부서내에서 열람 또는 추적이 용이 하도록 품목별

또는 다른 형태별로의 수집도 가능하다.

보존

5)수집된 기록들은 훼손,분실을 방지하고 열람이 용이하도록 각 부서별

문서 보관 함에서 보관, 관리한다.

6

품질 기록의 열람

1)각 팀에서 보관중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 각팀 담당자

처분

에게 통보한 후 열람토록한다

2)문서고에 보존중인 품질기록을 열람하고자 할 경우에는 해당팀에

통보후 열람토록 한다.

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2005.12.10

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조직 절차

일반사항

프로세스 설명

관련표준/양식

3)계약이 합의된 경우 품질기록은 합의된 기간동안 고객에 의한 평가를

위하여 이용될수 있다.

7

품질 기록의 배포 및 파일링

1)각팀 담당자는 작성된 품질기록이 필요한 때에 적절히 이용될수

있도록 관련팀에 사본을 배포하고 사본은 관련팀에서 원본은 작성팀

에서 파일링 되도록 하여야 한다.

2)파일링은 기록의 교체등이 용이하도록 하고 향후의 보존 방법이 함께

고려되어 정해져야 한다.

8

품질기록의 보관 및 유지

1)품질 기록은 규정된 요구사항의 적합성과 품질 시스템의 효과적인

운영을 입증 할 수 있도록 유지되어야 한다.

2)각팀 담당자는 보유하고 있는 품질기록이 훼손, 열화, 분실되지

않도록 적절한 장소에 보관하도록 하여 쉽게 이용 할 수 있도록

하여야 한다.

품질기록의 수정 및 복원

품질기록을 수정 하고자 할 때에는 수정이 필요한 부위에 두줄을 긋고

상단 여백에 수정내용을 기입하여 수정자가 확인 날인하며 재승인이

필요시에는 해당 승인권자의 승인을 득해야한다.

9

품질기록의 이관

10

품질기록 이관목록

1)품질기록을 문서고에 이관시 해당팀장은 이관이력, 이관일자,

폐기 일자 등을 유지하여야 한다.

2)품질기록은 취급, 식별이 용이하도록 파일 및 식별된 상태로 이관함을

원칙으로 한다.

11

폐기

보관 또는 보존 중인 품질 기록의 효력이 상실되어 폐기하고자 할 경우

각 팀 담당자는 총무팀에 폐기에 대한 내용을 통보하고 폐기하여야

한다.

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담 당

검 토

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STEP

관련양식(OUT PUT)

책임/승인

INPUT

관리항목

주기

보존년한

비고

관리 대상 품질 기록

관리팀장

품질경영시스템(ISO9001)규격 에서 요구하는 사항

대상의 누락여부

1회/년

5년

(F-402-03)

회사표준에서 요구하는 사항, 기타법규, 고객이요구하는           사항파악

기록보유 목록

관리팀장

부서별 보유 기록

대상의 누락여부

1회/년

3년

(F-402-01)

품질기록 이관 목록

관리팀장

이관대상 목록 파악

처분의 기록유지

1회/년

3년

(F-402-02)

사용부서

법적, 고객 요구사항

 

 

 

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