엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1. 목적

본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의

충족정도를 나타내기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 기록이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다.

3. 기록의 구분 및 관리대상

3.1 품질기록

품질시스템의 각 업무요소가 효과적으로 수행되었음을 증빙하고 요구되는 품질의 달 성을 나타내는 공식기록으로 품질기록의 대상은 다음과 같다.

3.1.1 경영자 책임

1) 경영자 검토 및 지적사항과 시정조치 기록

2) 품질시스템 유지에 요구되는 자원 및 인원의 파악 내역 기록

3.1.2 품질시스템

1) 품질시스템 관련 문서의 배포기록

2) 품질시스템 문서의 제정, 개정, 시행, 폐기일자 등에 관한 기록

3.1.3 계약검토

1) 고객과의 +계약검토 기록

2) 계약검토상 요구사항 중 수정사항 및 합의 내역

3.1.4 구매

1) 외주업체의 평가 및 선정내역, 외주업체 등록 및 승인 목록

2) 구매품에 대한 검사기록

3) 구매자 공급제품에 대한 검사 기록

3.1.5 제품의 식별 및 추적성

최종제품의 부적합원인 조사가 가능하도록 원부재료, 공정간제품 및 최종제품의 식 별 기록

3.1.6 공정관리

공정을 관리상태로 유지하기 위해 취해진 운전일지 및 시정조치기록

3.1.7 검사 및 시험

수입, 공정간, 최종제품 시험성적서 및 검사 기록

3.1.8 검사, 측정 및 시험장비

1) 검사, 측정 및 시험장비의 검교정기록

2) 주요보전기록

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3.1.9 부적합품의 관리

1) 부적합제품의 파악, 평가, 처분기록 및 관련부서에 발행한 보고서

2) 특채승인, 재작업, GRADE변경, 폐기 등의 기록

3.1.10 시정 및 예방조치

1) 부적합 형태별 시정초지 내역

2) 부적합품 및 관련분석의 조사기록(취해진 시정/예방조치 기록 및 얻어진 결과)

3.1.11 품질기록

획득한 요구 품질수준의 실증과 품질시스템 실행을 위한 품질기록

3.1.12 내부품질감사

1) 수행된 내부품질감사 기록, 지적사항 및 취해진 시정조치에 대한 기록

2) 내부품질감사 결과에 따른 절차서의 변경기록 및 실시 결과 기록

3.1.13 교육훈련

1) 품질에 영향을 미치는 업무에 참여하는 인원의 내역

2) 인원의 교육훈련 내역

3) 실시한 교육훈련결과 기록

3.1.14 서비스

고객불만 접수현황, 취해진 시정조치의 기록

3.1.15 형상관리

형상관련 자료

4. 책임과 권한

4.1 주관부서

기록관리의 주관부서는 연구개발실로 하며 그 임무는 다음과 같다.

1) 기록의 식별 및 보존 관리

2) 기록의 유지 및 폐기 관리

4.2 해당부서

각 부서는 기록의 작성, 수집, 색인, 파일링, 보관업무를 수행한다.

5. 업무 절차

5.1 식별

기록의 식별은 기록목록대장(QP-4161-1)에 식별하여 관리한다.

5.2 수집

기록은 기록 완료시 부서 실정 및 기록 양에 맞게 년별로 작성자가 수집한다.

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5.3 색인

여러 양식의 기록들을 한데 묶어 관리할 경우에는 색인목록을 작성하고 단일양식으로

기록을 관리할 경우에는 색인목록을 작성하지 않는다.

5.4 열람

모든 기록은 부서로 지정장소에 보관 관리하여 필요시 열람이 가능하도록 해야 한다.

5.5 파일링

5.5.1 파일링 기간

통상 1년 단위로 수집된 기록을 묶어 파일링 하며 기록 양이 많을 경우 1년 이내 의 기록을 파일링 할 수 있다.

5.5.2 파일링 표시

파일링된 기록은 보기 쉬운 곳에 제목, 작성기간, 보존기간, 보관부서를 표시하여야

한다.

5.6 보관

5.6.1 기간

각 기록의 보관기간은 1년으로 하고 보존기간은 해당 절차서에 명시된 기간으로 한다.

5.6.2 방법

1) 보관할 기록은 각 부서별로 지정장소에 보관한다.

2) 각 부서장은 보관기간이 경과된 기록을 연구개발실에 인계하고 연구개발실장은 그 내용을 보존문서관리대장(QP-4161-2)에 기록하여 관리하여야 한다.

5.7 유지

5.7.1 분실 및 훼손 방지

각 부서장은 기록을 지정장소에 보관하고 이를 확인하여 분실 및 훼손되지 않도록

관리해야 한다.

5.7.2 기록 정정

기록을 정정할 때에는 다음조건을 준수하여 실시한다.

1) 기록주관부서 통제하에 실시한다.

2) 최초 작성자가 정정하되, 정정사유를 그곳에 명시한다.

5.8 폐기

연구개발실장은 보존기간이 경과된 기록을 폐기전에 보존문서관리대장의 확인란에 작성 부서장의 확인을 득하고 폐기한다.

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6. 기록관리

7. 관련표준

1) 사내표준관리 절차서 (KH-4021)

2) 문서 및 자료관리 절차서(KH-4051)

8. 첨부

1) 기록목록대장(QP-4161-1)

2) 보존문서관리대장 (QP-4161-2)

QP-4022-1 강하넷(주) A4(210×297)

기 록 목 록 대 장

QP-4161-1 R.0 강하넷(주) A4(210×297)

기 록 목 록 대 장

QP-4161-1 R.0 강하넷(주) A4(210×297)

보 존 문 서 관 리 대 장

부서명 :

QP-4161-2 R.0 강하넷(주) A4(210×297)

기록관리절차서

1. 목적

본 절차서는 품질/환경경영 시스템이 효과적으로 운영됨을 입증하고 계획된 목표에의 충족정도를 나타내기 위함이다.

2. 적용범위

본 절차서는 당사의 품질/환경에 영향을 미치는 기록들인 품질/환경기록(이하 ‘기록’이라 한다)의 관리에 대하여 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1. 품질 기록

품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 서류로서 제품 및 품질시스템 활동의 객관적인 증거를 말한다.

3.2. 보존/보존년한

“보존”이라 함은 이관된 문서/자료를 처분 때까지 소정의 기간 동안 문서고에서 관리하는 것을 말한다. “보존년한”이라 함은 이에 소요되는 기간을 말한다.

3.3. 이관

보관기간이 경과한 문서/자료로 문서고에 넘기는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1. 각 부서장

1.1.1.

4.1.1. 업무 수행과정에서 발생된 품질 기록의 식별, 수집, 열람, 색인, 파일링의 관리

4.1.2. 기록별 보관기간 및 보존기간을 결정할 책임과 권한

4.1.3. 보존기간이 경과된 기록의 처분할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1. 파일링 기록

1.1.

5.1.1. 보관관리

(1) 파일의 표지에 다음과 같은 내용을 표시한다.

① 기록제목

② 파일 작성일자

③ 보관부서명

(2) 파일링의 크기는 A4를 원칙으로 한다.

(3) 편철은 좌철을 원칙으로 하나 상철도 할 수 있다.

(4) 파일링 순서는 신규 발생 기록이 위에 오도록 편철한다.

(5) 파일링의 크기와 색깔은 제한을 두지 않는다.

(6) 보관기간은 별도로 설정하지 않으나 부서장의 재량에 따라 보관기간을 설정할 수 있으며 보존의 시점까지로 한다. 단, 월별로 작성되는 파일의 기록은 1년간 보관한다.

1.1.1.1.

5.1.2. 보존관리

(1) 파일링 기록의 보존창고는 별도로 두지 않고 각 부서별로 관리한다.

(2) 보존기록은 각 부서별로 보관기록과 구분이 되도록 관리하여야 한다.

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장(첨부 1)에 작성하여 관리한다.

1.1.1.

5.2. PC 관리기록

1.1.2.

5.2.1. 보관관리

(1) 회사 내에 설치된 PC 는 모두 네트워크 작업이 가능하도록 하여야 한다.

(2) 모든 PC는 바이러스로부터 보호하기 위하여 백신이 설치되어 있어야 한다.

(3) 공유한 디렉토리는 다음과 같이 모든 인원이 접근하기 용이하게 작성되어 있어야 한다.

① 1단계 ; 연도별 분류 (2003, 2004, 2005, .... )

② 2단계 ; 기능 또는 업무별 분류 (인사, 총무, 검사, 생산,.... )

③ 3단계 ; 세분류

④ 1개 디렉토리에 들어가는 파일의 수량은 50개가 넘지 않는 것을 원칙으로 한다.

(4) 공통으로 사용되는 자료는 모두 공유하여야 한다. 그러나 일부 공유 데이터의 경우 제한을 둘 수 있다. 이러한 경우 부서장의 승인이 있어야 한다.

(5) 문서(품질매뉴얼, 품질절차서, 품질지침서, 시방서 등)의 공유는 관리자 외의 인원이 임의로 개정/수정하지 못하도록 읽기 권한만 부여하여야 한다.

(6) 기록은 필요한 경우를 제외하곤 모두 읽기 및 쓰기 권한이 부여되어야 한다.

1.1.2.1.

5.2.2. 보존관리

(1) 갑작스런 데이터의 손실을 방지하기 위하여 주기적으로 백업관리 하여야 한다.

① 파일 작성시 항상 백업 ; 경영기획에 관계되는 내용 및 각 부서장이 중요하다고 판단하는 기록

② 월단위 백업 ; 일반적인 기록 및 문서

③ 년단위 백업 ; 보존할 기록 및 문서

(2) CD 또는 DISK로 백업된 경우는 다음과 같은 내용을 표면에 표시하여 관리한다.

① 내용

② 생성일자

③ 보존기간

④ 보존부서명

(3) 보존되는 기록은 보존기록관리대장에 작성하여 관리한다.

1.2.

5.3. 기록의 열람

5.3.1. 부서의 기록은 부서원만이 열람할 수가 있다.

5.3.2. 타부서원 또는 외부인원(고객 포함)이 열람을 원할 경우에는 부서장의 허락이 있어야 열람이 가능하다.

5.3.3. 기록의 보유기간은 법규, 계약 및 고객 요구사항에 충족될 수 있도록 설정되어야 한다.

1.3.

6. 품질기록

본 절차서에 따라 업무를 수행하는 도중 발생되는 기록은 기록관리 절차서(문서번호 : KH-QP-403)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

7. 관련문서

7.1. 문서관리 절차서 (문서번호 KH-QP-402)

7.2. 기록관리 절차서 (문서번호 KH-QP-403)

7.3. 내부감사 절차서 (문서번호 KH-QP-802)

8. 첨부

8.1. 보존기록대장 (첨부 1)