품질기록관리절차서

 

1. 적용범위

본 절차서는 (주)강하넷 (이하 “당사”라 한다)의 제품계약 시점부터 고객인도

전까지 발생되는 품질기록 문서관리의 세부요구사항 및 지침에 대하여 적용한다.

 

2. 목적

품질에 영향을 미치는 업무에 관련된 문서나 기록서등의 검토, 승인, 배포 및

보관 유지등에 대한 관리 방안을 절차화하여 이에 따라 관리되도록 하는데 그

목적이 있다.

 

3. 용어정의

3.1 품질기록

품질에 영향을 주는 요인과 활동의 증거로 제공되는 완결된 문서 또는

품질보증업무 수행을 위한 지시문서의 최종기록 사항을 말한다.

 

4. 책임과 권한

4.1 품질관리부

4.1.1 품질기록의 보존기간 설정과 기록 방법의 타당성, 적합성, 유효성을

검토

4.1.2 보안 및 유지 상태를 주기적으로 확인

4.1.3 고객이 품질 기록을 별도로 요구할 경우 제공

4.1.4 품질기록의 관리절차를 수립하고, 관리상태를 점검하며 필요시 시

정조치를 요구

4.2 작성부서

4.2.1 품질기록을 작성하고 배포처를 선정하여 해당 부서장의 검토 및 승인

후에 발행되어야 한다.

4.2.2 원본을 보관 유지하고, 품질감사 및 고객 요구시 제시한다.

4.2.3 품질 시스템에 명시된 절차에 따라 품질과 관련된 품질기록을 작성하고

유지 관리한다.

  

4.3 총무부서

4.3.1 관련 부서로부터 이관된 기록을 보관 및 보존한다.

 

5. 운영절차

5.1 품질기록의 성립 및 효력발생

품질기록 문서는 위임전결규정(IGR-1020)에서 정한 바에 따라 성립되고

상대방에 도달함으로써 효력이 발생한다.

5.2 품질기록의 작성

5.2.1 품질기록 양식에 규정된 항목을 누락없이 작성한다. 만일 양식에 불

필요한 항목이 있을 경우에는 해당 항목에 또는 해당 사항에 없다는

별도의 표식(줄을 긋거나, “해당 없음”, 또는 “이하 여백”으로 표기)을 한다.

5.2.2 품질기록은 작성일자 및 작성자가 명확하게 기록되어야 한다.

5.2.3 품질기록은 해독할 수 있고 해당 제품이나 부품, 공정등을 확인 가능하도록

작성하여야 한다.

5.2.4 품질기록은 연필로 작성되어서는 안된다. (단, 연필로 작성하였을 경우 그

복사본만을 품질기록으로 관리할 수 있다.)

5.3 품질기록의 수정

5.3.1 품질기록은 수정이 가능하나 변경은 불가능하다.

5.3.2 수정으로 인하여 품질기록으로서의 효율성, 유효성을 인정받기 어려운

측정 데이터등은 수정전의 내용이 확인될 수 있도록 다음의 방법으로

수정한다.

(단, 품질기록의 전후 내용이 수정 사유를 알수 있는 계산착오, 오기등과

일반적인 서술 사항등을 수정하는 경우에는 예외로 한다.)

1) 수정이 필요한 데이터, 품질기록 부분에 줄을 긋고 수정하는 사람의

서명 또는 도장을 날인한다.

2) 수정하고자 하는 데이터, 품질기록 내용을 여백에 기입한다.

3) 필요한 경우에는 수정 사유를 기입한다.

5.3.3 측정․검사 보고서등의 중요한 품질기록을 수정하는 경우에는 관련 문서

및 데이터등에 의하여 수정 내용의 적절성등을 뒷받침 할 수 있어야 한다.

 

  

5.4 품질기록의 수․발신

5.4.1 품질기록 문서의 발송 및 접수는 문서 및 데이터관리 절차서(QP-4050)

에 따른다.

5.5 품질 기록의 파일링 및 식별

5.5.1 품질기록 문서의 발송 부서는 처리 완결된 문서를 기능별로 분류하여

파일링하고, 목록표를 부착하여 검색이 용이하도록 한다.

5.5.2 파일에는 식별이 용이하도록 FILE NO, FILE NAME, 보존년한, 부서

명등을 표시한 색인(INDEX)을 부착한다.

5.6 품질기록의 유지관리

5.6.1 상기 제 5.4항의 품질기록을 발행하는 각 작성부서는 개별 품질기록

문서를 본 절차서가 정한바에 따라 관리하여야 한다.

5.6.2 품질기록은 손쉽게 활용이 가능하도록 목록과 편철을 순서대로 유지한다.

5.6.3 불필요한 기록문서는 사용 또는 발행되지 않도록 한다.

5.6.4 품질기록 문서는 손상, 분실, 열화(습기)를 방지할수 있도록 적합한

장소에 보관한다.

5.6.5 품질관리부는 내부품질감사 절차서(QP-4170)에 의거 품질기록의 관

리상태를 점검하고 필요시 시정조치를 요구한다.

 

6. 품질기록 보존 및 폐기

6.1 문서 종류별 보존년한은 문서 및 데이타관리 지침서(QI-4051)에 따르며,

개별기준, 국가 및 단체규격 고객요구등에 의하여 별도로 정하는 경우에

는 본 기준보다 우선하여 적용한다.

6.2 보존년한은 문서처리가 완결된 후, 명년 1월 1일부터 적용한다.

6.3 보존기간이 경과된 품질기록 문서의 이관 및 폐기는 각 부서장이 검토하

여 처리한다.

6.4 보존년한의 변경이 필요한 경우에는 품질기록, 작성부서와 사전협의를

거쳐 변경할 수 있다.

6.5 작성된 품질기록을 전산 프로그램에 입력하고 있는 경우에는 별도로

규정하지 않는 한 중복 보관을 방지하기 위하여 전산상의 기록을 보존

하는 것을 원칙으로 한다.