문서 및 자료관리 절차서

 

1.      목적.

본 절차서는 당사의 문서 및 자료에 대한 작성, 검토, 승인, 배포 등 각종 문서 관리에 필요한 기준을 정함으로써 효율적인 문서 및 자료관리 운영을 하는데 그 목적이 있다.

 

2.      적용범위.

본 절차서는 당사의 사내표준 이외의 문서작성 및 관리 방법에 대하여 적용한다. 문서 및 자료의 보관, 보존, 폐기는 품질기록관리 절차서(SP-1601)에 따른다.

 

3.      용어의 정의.

3.1    문서.

사내표준을 제외한 사·내외의 모든 문서 및 자료를 말한다.

3.2    결재권자.

대표이사 또는 대표이사가 별도의 규정에 정하는 바에 따라 위임한 사항에 대한 전결 권자를 말한다.

3.3    문서 주관 부서.

문서 처리 단위에 있어서 문서의 접수, 발송, 통제, 보존 등 문서 관리에 따르는 사무를 주관하는 부서를 말한다.

 

4.      책임과 권한.

4.1    문서관리 주관 부서.

4.1.1  책임자는 부서장이 되며, 효율적인 문서관리 체계의 정립.

4.1.2  외부 문서의 접수, 발송 및 통제를 주관한다.

4.1.3  문서 및 자료관리 책임자를 두어 이를 관리한다.

4.1.4  기타 문서 및 자료의 취급 및 관리에 있어 필요한 업무.

4.2    문서관리자.

4.2.1  문서의 접수 및 발송, 배부.

4.2.2  문서의 분류, 정리, 보관, 보존 및 폐기.

4.2.3  문서 관리 방침에 대한 교육 실시.

 

5.      업무절차.

5.1    문서작성.

5.1.1  문서 작성의 기안.

계획서 등 기술적인 내용이 많아 기안으로 처리가 어려운 경우에는 기안용지(SP-0501-03)를 사용하지 않을 수 있다

5.1.2  페이지 표시.

가.  문서가 두장 이상으로 이루어진 경우에는 문서의 우측 상단에 일련 번호를 기입한다. (예:총10PAGE중 3PAGE인 경우à3/10)

나.  첨부 서류일 경우 페이지 표시를 따로 할 수 있다.

5.1.3  용지 규격.

문서 용지는 특정 규격의 문서를 제외하고는 A4(210×297)mm 용지를 세워서 쓰는 것으로 한다.

5.1.4  글의 색체.

문서의 문서 색채는 검정 색으로 하되 수정 또는 주의 표시등 특별한 문서를 작성할 경우에는 다른 색을 사용할 수 있다.

5.1.5  항목의 구분.

가.  밑에 여러 개의 항목이 있는 경우.

1.      ----------------------------------------------- 첫번째 항.

1.1 ------------------------------------------ 둘째 항.

1.1.1  ----------------------------------- 세번째 항.

가.    ---------------------------- 네번째 항.

1)                      ------------------------- 다섯번째 항.

¬ -------------- 여섯번째 항 –으로 표기하며 사내표준

관리절차서(SJ-QSP-0201)에 따른다.

5.1.6  첨부 표시.

문서에 특별히 첨부하여야 할 첨부물이 있을 때는 본문이 끝나는 다음 줄 첫 칸에 "첨부" 라 표시한 후 첨부물의 내용을 기록한다.

5.2    문서 검토 및 승인.

5.2.1  모든 문서 및 자료는 관련 사내표준에 정한 결재권자의 승인 이후에 그 효력이 발생한다. 미 승인 또는 승인취소의 문서는 효력을 발휘 할 수 없으며 적절한 방법으로 이를 표시하여야 한다.

5.2.2  승인방법.

가.  대표이사는 업무의 내용에 따라 권한의 일부를 차 하위자에게 위임하여 전결하게 할 수 있으며 그 구제적인 세부 사항은 관련 규정에 의한다.

나.  전결은 전결자가 자기의 서명란에 "전결" 표시를 하고 최종결재자의 결재란에 결재한다.

다.  전항에 의하여 전결된 문서는 대표이사가 결재한 문서와 동일한 효력이 있다.

5.3    문서의 접수, 발송과 처리.

5.3.1  문서의 처리.

가.  대표이사 명의로 발송되는 외부문서는 5.3.3항(문서발송)에 따르며, 접수문서는 관련부서에서 5.3.2항(접수문서)에 따라 처리한다.

나.  부서간 상호 협조, 업무 연락, 홍보 등 문서는 업무부서에 의뢰하여 처리한다.

다.  업무부서는 문서접수대장(SP-0501-02) 및 문서발송대장(SP-0501-01)을 비치하고, 수발 내용을 기록 유지하여야 한다.

라.  업무부서는 외부에서 접수한 문서, 사용자 매뉴얼 등이 업무 수행에 직접적으로 활용되는 경우 외부문서관리대장(QSP-0501-06)에 등록하고 최신 유효 본을 사용할 수 있도록 하여야 한다.

5.3.2  접수 문서.

가.  문서를 접수한 업무부서에서는 이를 문서접수대장(QSP-0501-02)에 소정 사항을 기재하고 담당 부서장의 처리 지시를 받는다.

나.  문서의 하단여백에 결재인란을 찍고 하위자로부터 직위 순으로 상위에게 공람한다. 단, 긴급을 요하는 사항(처리가 촉박하여 시간적여유가 없는 문서)은 최종 결재권자로부터 공람할 수 있다.

다.  접수한 문서가 타부서와 관련이 있을 경우에는 이를 관련부서에 송부하거나 사본을 송부한다.

라.  배부 받은 문서중 응신을 요하는 문서는 기일 내에 처리, 회신하여야 한다.

마.  문서의 봉투는 접수 후 폐기한다. 다만, 증빙을 위하여 필요한 경우 첨부한다.

바.  회람할 필요가 있는 문서는 부서원에게 회람하여야 한다.

사.  해당 부서가 불명확한 문서는 업무부서의 유권 해석에 따라 배부 또는 처리한다.

5.3.3  문서 발송.

가.  사내문서의 발송.

기안(SP-0501-03), 업무협조(SP-0501-05) 등의 발송은 실행부서에서 기안 및 업무협조기록부(SP-0501-07)에 기록한 후 직접 전달한다.

나.  외부 문서 발송.

업무부서는 문서발송대장(SP-0501-01)에 그 내용과 발송번호를 부여한다.

1)   대표이사 명의로 발송되는 외부공문서(SP-0501-04)는 직인을 날인하여야 하며, 사용인감은 업무부서에서 통제 관리 한다.

2)   외부문서는 우편발송을 원칙으로 하며, 내용에 따라 방법을 달리할 수 있다.

5.4    문서번호 부여 방법.

문서번호는 아래에 정한 기준에 따른다. 단, 기술자료는 별도로 정한 바에 따른다

u 사내문서.

()  -   - 

 

                          일련번호(숫자2자리)

                       년, 월(숫자4자리) 예)"9707":

                 문서구분(한글2자리) 예)"품의" , "보고" , "회의"

            작성부서(한글1자리) 예) "주" : 문서주관부서, "품" : 품질보증부

u 외부문서.

  -   - 

 

                          일련번호(숫자2자리) : 부서에서 부여

                일련번호(숫자2자리) : 부서에서 부여

                 작성부서(한글1자리) : 예) "주" :문서주관부서.

            회사명 : 한글2자리

5.5    문서의 개정.

문서 및 자료의 변경은 별도의 지정이 없는 한, 처음 검토 및 승인을 수행한 동일한 기능 또는 조직에서 검토되고 승인되어야 한다. 지정된 기능 또는 조직은 그들의 검토 및 승인의 근거가 되는 적절한 관련 정보에 접할 수 있어야 한다. 실행 가능한 경우, 변경 내용은 그 문서 또는 해당되는 첨부물에 표시되어야 한다.

 

6.      기록 및 보관.

No	기          록           명	보 관 부 서	보존기간
1	문서발송대장	업 무 부 서	3년
2	문서접수대장	“	3년
3	기안용지	“	3년
4	외부공문서	“	3년
5	업무협조	“	3년
6	외부문서관리대장	“	3년
7	기안 및 업무협조 기록부	“	3년

 

7.      관련사내표준.

7.1    품질 기록 관리 절차서(SP-1601)

 

8.      첨부 및 양식

8.1    문서발송대장.(SP-0501-01)

8.2    문서접수대장.(SP-0501-02)

8.3    기안용지.(SP-0501-03)

8.4    외부공문서.(SP-0501-04)

8.5    업무협조.(SP-0501-05)

8.6    외부문서관리대장.(SP-0501-06)

8.7    기안 및 업무협조기록부.(SP-0501-07)