문서 및 기록관리규칙

문서 및 기록관리규칙

규 격 서

강하넷㈜

표준명

문서 및 기록관리 업무규칙

등록 NO

개정 NO

PAGE

SCA-1002

0

1 / 7

1.  표준 제.개정 이력

총 Page수:

7

개정 NO.

시행일

내 용 요 약

작성자

기안부서

0

2. 표준회람 및 교육 훈련

NO.

성명

확인

일자

NO.

성명

확인

일자

NO.

성명

확인

일자

3. 교육현황

부서명

교육대상

교육일자

교육시간

교육장소

교육인원

교육담당

규 격 서

강하넷㈜

표준명

기록관리 업무 규칙

등록 NO

개정NO

PAGE

SCA-1002

0

2 / 7

제1조 : 목 적

본 규칙은 강하넷(주)에서 사용하는 모든 문서 및 기록의 작성, 처리,  보관(FILING),

폐기 및 결재등에 관한 제반사항을 규정함으로서 기록관리의 신속, 정확 및 업무의

연속성을 기하고 업무를 조직적이고 효율적으로 운영하고자 함.

제2조 : 적용범위

본 규칙은 강하넷의 업무 수행시 발생되는 모든 기록 및 문서 및 품질기록에

대하여 적용한다. (단, 표준으로 구분되는 문서는 품질표준 관리 업무 규칙에 준한다)

제3조 : 관련표준

1. SCA-1001 : 표준 관리 업무규칙

제4조 : 용어의 정의

1. 관리기록

가. 관리기록은 품질시스템의 효과적인 기능발휘에 필수적인 활동이 수행되는

모든 부문에서 이용하는 기록을 뜻하며 다음 사항이 보장 되어야 한다.

1) 발행전 권한이 있는 자에 의해 검토, 승인 되어야 한다.

2) 폐기기록은 모든 발행처 또는 사용처에서 즉시 제거 되어야 한다.

3) 기록변경은 별도로 지정되어 있지 않는한 최초로 기록을 검토하고 승인했던

부서에 의해 기록변경이 검토되고 승인 되어야 한다.

4) 기록을 작성한 부서는 검토와 승인에 근거가 되는 적절한 관련정보에

접근할수 있어야 한다.

5) 변경사항은 기록이나 부속기록에 명확히 해야한다.

6) 최신의 개정본이 배포 되었음을 확인 할수 있는 절차가 있어야 한다.

규 격 서

강하넷㈜

표준명

기록관리 업무 규칙

등록 NO

개정NO

PAGE

SCA-1002

0

3 / 7

나. 관리기록의 예

1) 품질표준 관리규칙에 규정된 기록

2) 작업지시서 및 작업지도서

3) 승인원, 승인서, 도면

4) 기타 가.항에 해당되는 기록

2. 품질기록

가. 품질기록은 품질의 추이 또는 경향, 시정조치의 필요성, 요구품질의 달성,

품질시스템의 효과를 확인 및 분석하기 위한 자료로써 일정기간 동안

보존 되어야 한다.

나. 품질기록의 예

1) 경영자 검토자료 (CS경영회의록..)

2) 계약검토 자료 (수출부(BUYER) 요구사항 검토자료, MARKETING 회의록...)

3) 구매기록 (협력/외주업체 선정 및 평가자료, 발주서, 승인원 배포대장...)

4) 설계관리기록 (개발이력 자료...)

5) 자재, 제품의 식별 및 추적성 관련자료

6) 공정관리 자료

7) 계측기, JIG 및 설비 관련자료 (비교정 계측기 관리대장, ...)

8) 시험 및 검사 자료 (신뢰성시험 DATA, 수입검사, 공정검사 및 출하검사 DATA...)

9) 부적합품 관리자료

10) 시정조치 관련자료 (국내 080 VOC 자료...)

11) 자재 및 제품의 취급, 보관, 포장 및 운반에 관련된 자료

12) 내부품질진단 관련자료

13) 교육 및 훈련 관련자료 (교육이력카드, 교육 및 훈련 평가자료...)

14) SERVICE 관련자료 (SERVICE 자재송부 반출증...)

15) 통계적 기법에 의한 검토자료

규 격 서

강하넷㈜

표준명

기록관리 업무 규칙

등록 NO

개정NO

PAGE

SCA-1002

0

4 / 7

제5조 : 책임과 권한

전 부서장은 본 업무규칙과 관련한 기록의 작성, 분류, FILING, 보관 및 폐기에

대한 전반적인 관리를 수행할 책임과 권한이 있다.

제5조 : 업 무 절 차

1. 기록의 작성

가. 모든 기록에는 작성일자,작성자,결재란 및 필요시 분류기호등이 기록되어야 한다.

나. 기록의 개정이 필요한 경우 문서로 변환하여 개정번호를 기록하여 관리한다.

다. 기록의 작성방법

가. 모든 기록은 육하원칙에 의거하여 간단 명료하게 작성한다.

나. 모든 기록의 수정시 중요 내용에 대해서는 수정할 부위에 줄을 긋고

수정자의 서명 또는 날인을 한다.

2. 승인권자

가. 모든 기록은 조직상의 업무계통에 의거 상향식 결재절차로 한다.

나. 모든 기록은 3단 결재를 원칙으로 하며, 예산사항은 관리과의 전결규정에 따라

결정권자의 결재를 득한후 시행한다

다. 모든 기록의 결재시에는 결재일(승인일)이 기록 되어야 한다.

라. 긴급을 요하는 사항에 대해서는 결정권자에게 사전 구두보고를 한후

수행할수 있으며, 조속한 시일내에 기록결재를 받아야 한다.

마. 업무위임 및 전결규칙에 의거 전결 처리할 경우 전결권자의 결재란에

"전결" 또는 "/" 표시를 하고 최종결재란에 결재한다.

바. 긴급한 기록으로서 부득이한 사정으로 인해 결재자의 결재를 받을수 없을때에는

결재란에 "후결" 표시를 하고 시행한후 결재가가 결재를 할수 있을때

즉시 결재를 받아야 한다.

규 격 서

강하넷㈜

표준명

기록관리 업무 규칙

등록 NO

개정NO

PAGE

SCA-1002

0

5 / 7

3. 합의

1. 기안기록이 관계부서의 합의가 필요한 경우에는 관계부서장의 합의를

얻어야 한다.

단, 장기간 검토기간이 필요할 경우 기안부서에 합의기간 연장을 통보해야 한다.

2. 합의 불가시에는 기안기록에 또는 별도의 양식에 그사유를 명시하고

기안부서로 통보 하여야 한다.

3. 합의자는 합의된 사항에 대하여 결재자와 마찬가지로 그 기록에 대해

책임을 진다.

4. 합의부서가 다수인 경우 회의를 개최하여 회의록으로 합의를 대신할수 있다.

4.기록의 수발신 관리

기록의 신속, 정확한 발송 및 수신을 위해 "Kwave"나 Email을  활용한다.

제7조 : 품질 기록 관리

1. 기록의 관리

완결기록의 보존기간은 특별히 정해진 경우 이외에는 다음과 같이

기록관리를 원칙으로 한다

가. 15년이상 보존 (영구보존)

1) 경영방침 및 계획에 관련된 기록

2) 관공서의(대외기관) 중요한 인, 허가서 및 관계지령, 제 명령서

3) 중요한 계약 협정으로 효력이 영속되는 기록

4) 기타 중요하다고 인정되는 기록

나. 10년 보존

1) 가 항에 속하는 것으로 영구적인 보관이 필요치 않는 기록

2) 사업방침 및 사업계획의 실시 세목에 관한 것

다. 5년 보존

1) 나 항에 다음가는 보고서, 조사서 및 참고서류

2) 관리지침이 되는 중요한 기록(품의서등)

3) 영업 및 생산에 관련된 중요 기록

규 격 서

강하넷㈜

표준명

기록관리 업무 규칙

등록 NO

개정NO

PAGE

SCA-1002

0

6 / 7

라. 3년 보존

1) 대외기관 및 중요 관공서간의 왕복기록

2) 보통의 보고서, 통지서, 통계자료, 조사서 및 참고서류

마. 1년 보존

1) 사내 왕복기록(업무연락등)

2) 극히 경미한 통지서, 통계자료, 보고서 및 참고자료

3) 일시적인 처리에 그치는 서류 및 장부

바. 각 업무규칙류에 관련된 기록등은 해당 업무규칙에 보존기간을 정하여

활용할수 있다.

사. 보존기간은 처리완결일 익년 1월1일부터 가산하며 완료일은 매년

12월31일로 한다.

자. 기록의 구분

1) 부서별 화일코드는 기록 작성부서에서 기록의 화일관리가 쉽도록

임의로 부여한다.

2) 화일분류코드의 업무분류는 기록분류의 소분류를 다시 분류할 필요가

있을 경우에 기록 작성부서에서 숫자 또는 문자로 분류할수 있다.

제7조 : 품질 기록 관리

1. 기록의 폐기

기록의 보존기간이 지난 경우 해당기록의 담당자가 폐기를 한다.

2.기록의 보관

모든 기록은 지정된 보존기간까지 보관 및 관리를 해야 한다.

기록의 보관은 열화, 손상,소실을 예방하고 열람 및 유지관리가 쉽도록

기록관리 SYSTEM 및 싱글 개인서랍, 기타 SYSTEM에 보관하는 것을 원칙으로 한다.

단, 열람빈도가 높은 기록에 대해서는 별도의 장소를 지정하여 보관할수 있다

(별도의 장소에 기록을 보관할 경우 기록 목록표를 작성하여 관리해야 한다.)

[ 부칙 ] 없음