문서및자료관리 절차서

1. 적용범위 

본 절차서는 강하넷(주) (이하 “당사”라 한다)의 품질에 영향을 미치는 외부 문서를 포함 한 품질 관련 문서의 작성, 검토, 승인, 개정, 배포, 폐기, 이력 관리 및 운영에 대하여 적용한다.

 

2. 목적

본 절차서는 품질시스템의 효과적인 운영을 위해 가능한 문서가 확실하게 제정, 배포, 변 경 및 사용하기 위한 관리 방법 및 책임사항 등을 확립함을 목적으로 한다.

 

3. 용어의 정의

3.1 품질매뉴얼

ISO 9002-94/KS A 9002-98의 요건을 충족시키며 품질방침 및 목표가 효율적으로 수행되고 당사의 제품이 규정된 요구사항에 적합하다는 것을 보증하는 수단으로써 회 사 품질 시스템을 수립하고, 이를 효과적으로 운영하기 위한 총괄문서.

3.2 품질절차서

품질매뉴얼의 요구조건을 충족시키고 당사의 회사 품질 시스템을 이행하기 위해 필요 한 업무를 규정하거나 명시한 문서.

3.3 품질지침서

회사 품질 시스템을 효과적으로 수행하고 부서 업무의 목적 달성과 효율적인 업무의 수행을 보장하기 위하여 개별 기능 단위 업무 및 각 부서에서 수행하는 세부업무를 기술한 문서.

3.4 작업표준서

제품을 생산하는데 적용되는 작업방법, 관리항목, 주의사항에 대하여 정해 놓은 문서

3.5 검사규격

자재, 임가공품 및 제품 등의 품질을 달성하기 위한 기술적인 사항의 처리 절차, 방법

및 수단 등을 정한 문서

3.6 QC 공정도

수입, 공정, 제품, 출하까지의 전 공정에 대하여 품질을 달성하기 위한 관리방법을 기 술한 문서

3.7 관리본

관리문서로서 지속적으로 개정상태 및 배부처를 관리하는 문서를 말하며, 관리본이 배 부된 조직에는 항상 최신본이 배부되어야 한다.

3.8 비 관리본

관리 문서이지만 지속적인 개정 및 배부관리가 불필요한 문서로서 고객 제출용 또는 참고용으로 배부되는 문서이다.

3.9 자료

업무에 활용 참조되는 문서로서 기술자료, 법규, 규격 등을 말한다.

 

4. 관리대상 품질 문서

당사의 관리 대상 품질 문서의 종류는 아래와 같다.

4.1 품질매뉴얼

4.2 품질절차서

4.3 품질지침서

4.4 검사규격

4.5 QC 공정도

4.6 도면

4.7 작업표준서

4.8 자료

4.9 고객문서

4.10 기타 개정관리되는 문서로 지정된 문서

 

5. 책임과 권한

문서 관리 업무는 QA 부서장이 주관하며 부서별 업무 분장에 따라 다음과 같은 책임과 권한을 갖는다.

5.1 QA 부서장

관리문서의 관리 절차 수립 및 유지 관리 업무를 수행할 책임과 권한

5.2 해당 부서장 및 팀장

5.2.1 본 절차서에 따라 조직내의 관리문서를 파악하고 최신의 문서가 사용되고 있는 지를 확인하며, 관련 부서의 문서 관리 업무를 수행할 책임과 권한

 

6. 업무절차

품질문서의 효율적인 관리를 위해 QA 부서장이 주관하며 추진 절차는 다음과 같다. 6.1 작성, 검토 및 승인

6.1.1 품질매뉴얼은 품질방침, 조직과 책임, 품질시스템의 적용 범위를 포함하여 당사 에서 수행되어지는 모든 품질활동을 기술하여야 한다.

6.1.2 작성된 품질매뉴얼 및 관련 문서들은 작성, 검토, 승인권자의 서명 날인, 문서 번호, 관리본 비관리본 표시, 개정일자, 개정번호 등을 표지에 표기하고 각 페 이지로써 식별한다.

6.1.3 품질매뉴얼 및 관련 문서들의 작성, 검토, 승인권자는 “주요문서 관리표1”에 따 른다.

6.2 등록, 배포 및 접수

6.2.1 “주요문서 관리표1”에 지정된 발행 부서장은 승인된 품질 문서를 “관리문서 등 록대장”에 등록번호, 문서번호, 문서명, 제정부서, 등록일자를 기록한다.

6.2.2 해당문서가 필요한 배포부서(처)가 있을 경우에는 원본문서를 복사한 후 “관리 본” 표시를 하고 관리번호를 기재 후 관리 문서 배포 대장에 해당 사항을 기록 후 해당 부서에 배포한다.

6.2.3 발행된 품질 문서는 승인된 유효본이 사용되고 있음을 보장하기 위하여 각 품 질문서의 앞장에 “관리본” 표시를 하고 최신본임을 식별하기 위해 각 장에 개정 치수를 표시한다.

6.2.4 문서가 분실등으로 재 발행이 필요한 경우 발행부서장은 해당 부분을 확인 후 배포부서에 재 발행하고 파손된 부분은 보유 부서장의 책임하에 폐기한다.

6.2.5 품질매뉴얼 및 품질문서는 승인권자의 최종 승인일로부터 효력을 발생한다.

6.2.6 품질문서는 관리본, 비관리본으로 구분하여 발행한다.

6.2.7 비관리본은 품질문서의 앞장에 “비관리본” 표시를 한다.

6.2.8 비관리본은 발행부서장이 검토하여 발행할 수 있으며 당사 내부용으로는 발행 되어서는 안된다.

6.3 변경

6.3.1 조직 및 회사 품질시스템의 변경, 관련법규, 국가, 국제 또는 단체 규격 변경시 에는 개정의 필요성을 검토 후 변경해야 하며 고객의 요구 등으로 관련문서의 변경이 필요한 경우 문서 작성시와 동일한 절차에 따라야 한다.

6.3.2 변경된 문서는 별도로 지정이 없는 한 최초에 작성, 검토, 승인된 조직에 의하 여 작성되고 검토, 승인되어야 한다.

6.3.3 문서 변경시 최초에 작성, 검토, 승인된 조직이 존재하지 않을 경우 문서 작성 업무를 행하는 조직에서는 관련 문서 및 자료를 파악하여 작성한다.

6.3.4 문서의 개정시에는 개정 상태를 식별하기 위해 개정일자 및 개정번호를 개정된 페이지에 표시한다.

6.3.5 품질매뉴얼은 변경 내용을 “개정이력”에 표시하고 그외의 품질 문서는 변경된 문단을 밑줄 “ ” 로 변경 내용을 표시한다.

6.3.6 품질문서가 전체적으로 개정이 필요한 경우 밑줄 “ ”를 생략한다.

6.3.7 품질문서가 개정된 내용에 대하여 표지 “내용란”에 변경된 내용을 요약하여 기 록한다.

6.3.8 변경된 문서의 구본은 보유한 부서의 부서장의 책임 하에 폐기한다.

6.4 보관

6.4.1 발행 부서에 등록된 품질 문서의 원본은 발행부서장이 보관한다.

6.4.2 발행부서장이 보관중인 원본은 사용빈도에 따라 제정부서로 이관하여 보관할 수 있다.

6.5 디스켓의 관리

6.5.1 각 문서 및 자료관리에 대한 디스켓은 보관시 해당 내용을 기록한 라벨을 부착 하여 관리한다.

6.7.2 해당담당이 디스켓을 관리시 위항(6.5.1)의 내용을 참고하여 관리대장을 작성 관리한다.

6.6 폐기 및 보존

6.6.1 품질문서를 보유한 부서(자)는 최신본/유효본만을 유지, 관리하여야 하며 폐기 사유가 발생한 문서는 QA 부로 이관한다.

6.6.2 폐기 사유가 발생한 문서에 대해 QA 부서장은 법적 또는 지식 보존의 목적으로 보존할 필요성이 있다고 판단되는 참고용 폐기 문서의 경우 표지 또는 각장 에 빨간색 “참고용” 스탬프를 찍어서 식별하고 “폐기문서 보존대장”에 기록하고 보관한다.

6.7 사외 문서의 접수 및 대외 문서 발송

6.7.1 총무팀 담당은 모든 사외문서 접수시 “접수” 스탬프를 찍고 문서접수대장에 기 록하고 해당부서의 날인을 받고 배포한다.

6.7.2 대외 문서발송시 해당 부서에서는 문서 발송대장에 등록한 후 “발송” 고무인을 찍고 발송한다.

6.7.3 총무담당 부재시 사외문서 접수자는 접수 스템프를 찍고 문서접수대장에 기록

하고 해당부서의 날인을 받고 배포한다.