기록관리절차서 8

기록관리절차서

기록관리 절차서 (■ 제정, □ 개정, □ 폐지)

문 서 번 호

KH-4202

제(개)정일자

2003.01.02

개 정 번 호

1

페 이 지

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작성사유 및 내용요약

KS A/ISO 9001 품질경영시스템을 수립하기 위하여 기록에 대한 업무처리 절차 등을 작성함.

결     재

작 성

검 토

승 인

검 토 의 견

QM팀장

공장장

대표이사

/

/

/

개       정       이       력

개정번호

제(개)정일자

페이지

주 요 내 용

0

2003.01.02

-

KS A/ISO 9001 품질경영시스템 요구사항을 근거로 하여 기록 관리에 대한 업무처리 절차 등을 작성함.

KH-4201-01(Rev 0)

강하넷(주)

A4(210×297)

강하넷(주)

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1. 적용범위

품질에 영향을 미치는 기록의 식별, 수집, 색인, 열람, 파일링, 보관, 유지 및 처분에 대한 문서화된 절차에 대하여 적용한다.

 

2. 목적

규정된 요구사항의 적합성과 품질경영시스템의 효과적인 운영을 실증하는데 그 목적이 있다.

 

3. 기록관리 프로세스 개요

프로세스 구성 체계도
Process		기록 관리 프로세스
⇓
Activity		식별 및 수집	➡	색인 및 파일링	➡	열 람	➡	유지 및 보관	➡	보존 및 처분
⇓		⇓		⇓		⇓		⇓		⇓
Task		업무처리결과 로 기록 발생 (전자자료포함)		기록철 관리		필요성 파악		기록별 보관 기간의 파악		보관 완료된 기록의 파악
		⇓		⇓		⇓		⇓		⇓
		업무별/종류별 기 록 수 집		기록철 색인		열람의 요청		기록별 보관 실시(부서별)		보존 기간의 파 악
		⇓		⇓		⇓		⇓		⇓
		업무별/종류별 기 록 식 별		기록의 편철		열람의 실시		부서별 보관 유 지		문서의 폐기 관 리
										⇓
										보존완료시 회수 및 폐기
프로세스 관 리		▣ 관리항목 : 파일링 및 상자 식별상태/기록 폐기현황 ▣ 관리주기 : 발생시 ▣ 관리문서 : 각종기록물/보존기록 관리대장

 

4. 용어의정의

4. 1 기록

물질에 영향을 주는 요인과 활동의 증거로 제공되는 완결된 문서 또는 품질업무 수행을 위한 지시문서의 최종기록 사항을 말하며, 기록의 대상(범위)에는 외주업체에서 제공되는 각종기록도 포함한다.

 

4. 2 보관

기록의 처리완료 후 관리를 위해 해당팀에서 케비넷 및 파일박스 등을 이용하여 관리 및 유지하는 것을 말한다.

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4. 3 보존

보관이 끝난 기록을 사용팀에서 정해진 기간까지 유지하는 것을 말한다.

 

4. 4 해독성 및 판독성

해독성은 기록을 읽기 쉽고 이해할 수 있는 상태를 말하며, 판독성은 기록이 어떤 내용에 대한 것인가를 알 수 있는 상태를 말한다.

 

5. 책임과 권한

5. 1 품질경영팀장

기록관리에 대한 기준 설정 및 실행여부 확인 및 승인 등의 책임과 권한이 있다.

 

5. 2 작성팀장

기록에 대한 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 유지 및 처분의 책임이 있다.

 

6. 업무 처리 절차

6. 1 기록의 식별 및 수집

(1) 각 팀은 기록등 각종 기록물을 품질경영매뉴얼 및 관련 절차에 따라 종류별로 식별 및 수집한다.

(2) 수집하는 기록은 원본을 원칙으로 하며, 고객 및 외주업체 관련기록도 동일하게 식별 및 수집한다. 다만 업무의 수행 방법이나 절차에 따라 그 사본을 수집할 수 있다.

(3) 기록의 식별은 기록명, 작성일자, 양식번호 등으로 식별한다.

(4) 해당팀에서 작성된 기록은 빠짐없이 수집되어야 하고 문서 및 자료관리 절차서(KH-4201)에 따라 작성되어 변조되지 않았다는 것이 명확해야 한다.

(5) 수집된 기록은 작성자의 서명이 있어야 하고 기재된 내용이 수정될 경우 수정자나 승인자의 서명을 명기하여야 유효하다.

(6) 수집된 기록은 해독성 및 판독성이 있어야 한다.

(7) 기록이 분량이 많거나 장기간 보존의 필요성이 있는 경우 업무의 효율을 높이기 위해 전산으로 수집, 관리 될 수 있다.

 

6. 2 기록의 색인 및 파일링(FILING)

(1) 기록은 필요시 즉시 정보를 정확히 검색 할 수 있도록 파일링 하여야 하며, 파일(기록철)의 겉표지에 “파일(기록철) 겉표지 작성방법”(부표 1)에 의한다.

(가) 기록은 보관, 검색이 편리하도록 파일단위로 식별표시를 한다.

(나) 식별표시는 기록명(또는 파일명), 소속부서, 작성자, 보존년한, 보존만기 등을 명시한다.

(다) 기록의 파일링 후 필요시 파일별 첫장에 색인 목록표(KH-4202-01)를 작성하여 관리한다.

단, 해당 품질절차서/지침서별로 별도의 “관리대장”류의 작성절차가 있으면 그에 따른다.

(2) 파일(기록철)을 기록 보관상자에 넣어 식별할 경우에는 “기록 보관상자 식별방법”(부표 2)에 의하여 관리한다.

(3) 파일을 기록 보관상자에 넣을 때 향후 늘어날 분량을 예측하여 기록 보관상자 내에 일정한 공간을 확보하여 활용한다.

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(4) 기록 보관상자내의 파일의 배열은 기록 보관상자의 전면에 기록된 파일링 리스트의 번호순서에 의하여 좌에서 우로 한다.

(5) 기록의 편철

(가) 기록은 홀더에 상철 또는 좌철을 하며, 발생 완결 순으로 최근 기록의 위로 오도록 편철하고 편철량은 150매 이내를 원칙으로 하나 이에 국한하지는 않는다.

(나) 파일의 색상부여는 팀장 임의로 선정할 수 있다.

 

6. 3 기록의 열람

(1) 기록은 품질 시스템의 효과적인 운영과 기술정보로 활용하기 위하여 보존 관리팀장의 동의를 얻어 열람 할 수 있어야 한다.

(2) 다른팀 기록의 복사는 해당팀장의 승인을 받아야 한다.

 

6. 4 기록의 유지 및 보관

(1) 기록의 유지 및 보관은 문서화일 보관함에 의하여 손상, 열화로부터 보호될 수 있도록 관리되어야 하며, 보관의 기준은 특별히 규정이 없는 한 3년으로 한다.

(2) 기록 작성팀장은 기록에 대한 열람 및 검색을 용이하게 하고 보존을 명확히 하기 위하여 보존기록관리대장(KH-4202-02)을 작성하여 관리한다.

(3) 보존되어야할 기록이 자주 열람되거나 사용될 경우 각팀에서 보관 관리할 수 있다.

 

6. 5 기록의 보존 및 처분

(1) 보존이 필요한 기록은 문서보관 장소로 이관하여 검색이 용이하도록 보존하여야 하며, 보존년한에 대한 기준은 각 품질문서(절차서 및 지침서 등)의 기록 및 보관함에 정한 연도에 따른다.

(2) 기록의 폐기는 보존기간이 만료되어 폐기함을 원칙으로 하나 만료되기 전의 폐기는 해당팀장의 승인하에 폐기되어야 하고 중요한 기록의 경우 폐기전 관계법령, 고객의 요구사항 등을 검토, 확인 후에 폐기토록 한다.

(3) 기록의 폐기시에는 보존기록관리대장(KH-4202-02)에 폐기일자를 기록한다.

 

6. 6 전자자료 관리 절차서

(1) 각 부서장은 업무수행중 발생되는 전자자료의 대상을 다음과 같이 파악한다.

(가) 업무의 수행결과 및 승인전 자료로서 백업(Back-Up)의 필요성이 있는 기록

(나) 각 업무의 데이터베이스화를 위하여 일정기간동안 보관할 필요성이 있는 기록

(다) 기록의 양이 과다하여 구분 또는 분리하여 보관할 필요성이 있는 기록

(2) 발생된 전자자료는 해당 부서장에 의하여 다음의 방법으로 실행 및 식별한다.

(가) CD로 COPY

(나) 플로피 디스켓으로 COPY.

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(다) 전자자료의 식별은 해당 CD 및 플로피 디스켓에 다음과 같은 내용을 기록한 라벨을 부착하여 식별한다.

작 성 팀 명
작 성 일 자
담 당 자
사용 S/W명
주요내용(file)

 

7. 기록 및 보관

기록명	문 서 번 호	보존년한	보 관 팀	비고
색인 목록표	KH-4202-01	폐 기 시	작 성 팀
보존기록 관리대장	KH-4202-02	영 구	작 성 팀

 

8. 관련문서

문서 및 자료관리 절차서(KH-4201)

 

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부표 1 파일(기록철) 겉표지 작성방법

기 록 명

소 속 부 서

작 성 자

작 성 년 도

화 일 No.

최초작성 년도

문 서 번 호

󰀻 보존

보존년한 : 영구․10년․5년․3년․1년 보존만기 : 년 월 일

기 록 명

부표 2 기록 보관상자 식별방법

분 류 기 호 (ISO 9001 요건번호)	구 분
	대 분 류	소 분 류
04	품질경영시스템	대분류에 관련된 기록
05	경영책임
06	자원관리
07	제품실현
08	측정, 분석 및 개선

××

××

××

팀약호

팀 별 약 호

팀약호

품질경영팀

QM

생 산 팀

생산

같은 문서보관 상자별 일련번호

생 기 팀

생기

영 업 팀

영업

작성년도

개 발 팀

개발

구 매 팀

구매

대분류(KS A/ISO 9001 요건번호)

관 리 팀

관리

기 록 보 관 상 자		➡	기 록 보 관 상 자				(소분류) 기록명
			05	2001	01	관 리
			01	경영방침서
			02	직무기술서
			03	경영검토 보고서
			04	회 의 록
			05