엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

1. 적용범위 

본 절차서는 강하넷(주) (이하 당사라 한다)의 품질시스템의 유지 관리 결과 발생하는 품질기록관리 (외주업체 품질기록도 포함)에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 품질기록의 식별, 수집, 색인, 파일링, 보관, 보존 및 폐기를 통하여 품질이력 관리 및 기술 축적을 하며 요구된 품질이 달성되고 품질시스템의 효율적인 운영을 목적 으로 한다.

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

“품질기록”이라함은 품질시스템의 이행 결과를 나타내는 것으로 활동이나 업무 등의 과정 및 결과를 기록한 문서로서 제품이 적절하다는 객관적인 증거를 말한다.

3.2 보관/보관기간

“보관”이라함은 문서가 처리, 종결된 후로부터 이관되기까지의 관리를 말한다.

“보관기간”이라함은 이에 소요되는 기간을 보관기한이라 한다.

3.3 이관

“이관”이라 함은 보관기간이 경과한 문서/자료를 문서고에 넘기는 것을 말한다.

3.4 보존/보존기간

“보존”이라함은 이관된 문서/자료를 폐기때까지 소정의 기간동안 문서고에서 집중관리 하는 것을 말한다.

“보존기간”이라 함은 이에 소요되는 기간을 보존기간이라 한다.

3.5 폐기

“폐기”라함은 보존기간이 경과한 문서를 처분하는 것을 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 QA 부서장

품질기록에 대한 관리 절차 수립 및 보관 상태의 확인 및 점검 업무를 수행할 책임과 권한

4.2 관련 부서장 및 팀장(영업, 생산)

해당 부서에서 발행된 기록의 수집, 색인, 파일링, 보관, 유지 및 관리 업무를 수행할 책임과 권한

5. 업무절차

5.1 주요 관리대상 품질기록

5.1.1 경영검토기록

5.1.2 품질기록의 식별 및 준비

5.1.3 계약 검토 기록

5.1.4 외주업체 선정 및 관리기록

5.1.5 고객지급품의 분실, 손상에 관한 기록(발생시)

5.1.6 식별 및 추적성 관리 기록

5.1.7 공정에 관한 관리기록(발생시)

5.1.8 긴급사유로 수입검사 완료 전에 자재 사용에 관한 기록

5.1.9 검사 및 시험기록(수입검사, 공정검사, 제품검사)

5.1.10 비교 측정 장비 점검 기록

5.1.11 검사, 측정 및 시험장비 교정에 관한 기록

5.1.12 부적합품 처리 기록

5.1.13 시정 및 예방조치 기록

5.1.14 내부품질감사의 시정조치 및 유효성 검증 기록

5.1.15 교육훈련 기록

5.1.16 자격부여 기록

5.2 식별

5.2.1 관련 부서장은 품질활동을 통하여 관리대상 품질기록을 작성한다.

5.2.2 품질기록은 제품 또는 적용된 작업과의 관계를 식별할 수 있는 내용이 포함되 어야 한다.

5.2.3 품질기록은 원본, 사본, 전산에 의해 관리되는 기록 모두를 인정한다.

5.3 수집 및 색인

5.3.1 품질기록의 수집은 발행순서에 따라 수집하고 홀더의 문서 “목록표”에 기재한 다.

5.3.2 품질기록의 수집을 쉽게 판독할 수 있도록 정확하고 이해하기 쉽게 기록 관리 한다.

5.4 파일링

5.4.1 품질기록은 검색 및 열람이 용이하도록 파일링이 되어야 한다.

5.4.2 품질기록은 매건마다 1건으로 묶어서 편철하되 그 발생 완결순으로 최근 품질 기록이 위로 오도록 파일링 한다.

5.4.3 문서를 철하는 방법은 좌철을 원칙으로 한다.(경우에 따라 상철도 허용)

5.4.4 규격은 A4(210×297)로 하는 것을 원칙으로 한다.

5.4.5 홀더 1매에 문서를 100매 내외로 편철한다.(단, 100매 이상인 경우 홀더를 2~3매로 할 수 있다.)

5.4.6 홀더의 겉표지는 다음과 같이 한다.

5.5 열람

관련 부서에 보관중인 품질 기록을 열람시에는 해당 부서장의 승인 후 열람한다.

5.6 보관

5.6.1 품질기록은 노화 또는 손상을 최소화하고 분실을 방지하는데 적합한 환경을 갖 춘 시설 내에서 쉽게 검색 가능하도록 보관한다.

5.6.2 품질기록은 각 부서에 있는 문서 보관상자에 보관한다.

5.6.3 품질기록은 각 부서장의 허가없이 제거되거나, 보관상자 밖으로 불출되어서는 안된다.

5.6.4 해당 부서장은 품질기록을 “문서관리기준표” 를 작성하여 관리한다.

5.7 보존

5.7.1 품질기록은 해당 부서장이 그 중요도, 고객과의 계약사항 및 법적(민법, 상법, 공정거래법등)년한을 우선하여 따른다. 다만, 활용빈도에 따라서 해당 부서장이 보존년한을 결정한다.

5.7.2 품질기록 이관은 보관기간이 지난 품질기록으로 한다.

5.7.3 해당 부서장은 “이관문서 목록표”를 작성, 유지한다.

5.7.4 이관은 관련부서장이 주관하여 매년(1월 31일 기준)으로 관리부서로 이관한다.

5.7.5 이관된 품질기록은 문서고에 지정된 장소에 보관한다.

5.7.6 문서고 배열은 기능별, 발생 년도별로 한다.

5.8 폐기

5.8.1 Q.A 부서장은 보존기간이 만료된 품질기록에 대해서는 폐기한다.

5.8.2 해당 부서장은 품질기록의 보존기간 연장이 필요할 때는 Q.A부서장의 승인을 얻어 연장 할 수 있다.

1. 목적

본 규정은 강하넷(이하 “당사”라 한다)의 품질기록의 식별, 색인, 보관, 유지 및 폐기에 관한 절

차를 수립하고 관리하는 것을 목적으로 한다.

2. 적용범위

본 규정은 당사의 품질시스템에 영향을 미치는 모든 품질기록의 작성, 수정, 색인, 분류, 보관, 유지

폐기에 대한 전반적인 업무절차에 적용한다.

3. 용어의 정의

3.1 품질기록

관리를 요하는 기록으로서 검사기록, 시험기록, 보고서, 외주업체의 품질기록, 자격증관련 기록

등과 같이 품질에 영향을 미치는 요인의 활동 과정에서 생성 완결된 기록이거나 품질경영업무

수행을 위한 지시문서의 최종기록 사항을 말하며 이러한 품질기록류는 각종관련 사내표준에

명시되어 양식으로 등록되어 있어야 한다.

3.2 보존년한

문서의 발생일로부터 폐기시까지의 기간을 말하며, 시행후 1년, 3년, 5년, 영구로 나눈다.

4. 책임과 권한

4.1 작성부서

품질기록의 작성과 승인후 관련부서에 사본 배포 및 원본의 관리.

4.2 관련부서

4.2.1 품질기록 사본의 접수.

4.2.2 접수 검토된 품질기록의 화일링.

5. 품질기록의 종류

품질기록은 품질시스템의 각 사내표준에 명시되어 있는 대로 실시된다.

6. 품질기록의 성립 및 효력 발생

품질기록은 품질시스템의 다른 규정에서 정한 경우를 제외하고 승인권자의 결재로서 성립되고

관련부서에 도달함으로서 효력이 발생된다.

7. 품질기록의 작성과 수정

7.1 작성

7.1.1 품질기록의 작성은 도면, 통계표, 전표, 증빙서류, 기타 특별히 정한 경우를 제외하고는 A4

용지 사용을 원칙으로 한다.

7.1.2 품질에 관련된 기록을 효과적으로 운영하기 위해 작성된 품질기록은 읽기 쉽고, 기재내용

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

이 명확해야 한다.

7.1.3 품질기록의 작성은 적절한 통계적 기법을 사용할 수 있다.

7.1.4 작성된 품질기록은 승인권자의 결재로서 모두 기록되어진 것으로 간주되며 이러한 기록에

는 작성자와 승인자의 서명 및 날인등이 식별되어야 한다.

7.2 수정

품질기록을 수정하였을 경우에는 기록의 수정사항이 확인될 수 있어야 한다.

7.2.1 품질기록 수정은 연필이 아닌 볼펜, 프러스펜 등의 필기구를 사용하여 수정을 요하는 부

위에 두줄을 긋고서 수정자의 서명 또는 날인후 변경된 내용을 기재한다.

7.2.2 품질기록의 수정은 긁거나 지워서 내용을 삭제하지 않는다.

7.2.3 품질기록의 수정 부위에 흰색 수정액을 도포하여 내용을 삭제하지 않는다.

7.2.4 내용상 변경이 없는 기록 사항 및 오자. 탈자의 기록 등은 수정액을 사용할 수 있다.

8. 품질기록의 화일링

8.1 품질기록 검색의 신속화와 업무공백의 최소화, 부서간 업무협조 활성화 및 사무환경의 개선

을 위한 차원에서 품질기록 기능상 분류체계에 따라 품질기록을 화일링한다.

8.2 기능상 분류한 품질기록명은 해당부서에서 관리대상 품질기록목록에 품질기록명과 품질기록

분류번호를 기록하여 분류번호의 중복을 예방한다.

8.2 분류체계

8.3.1 당사가 보유하고 있는 품질기록의 취급 및 공유화를 높이기 위하여 기능별로 문서분류

체계를 수립, 사용함으로써 회사 공통의 체계화를 기한다.

8.3.2 보존년한의 적용기준 및 산정법

1) 보존년한의 적용기준은 각 문서에서 언급한 보존년한을 최소기간으로 하고 문서의 경중 에 따라 부서 내에서 그 이상의 기간을 연장 사용할 수 있다.

2) 보관년한의 산정은 문서가 발생한 다음 회계년도 부터 시작한다.

예) 1999년 7월 15일 품질기록 발생

→ 보존년한 : 3 년

→ 보관기간 : 2000년 1월 1일 ～ 2002년 12월 31일

8.4 파일링에 사용되는 비품은 특별한 경우를 제외하고 다음 사항에 따른다.

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

9 품질 기록 CODE 번호 부여 방법

QR-○○-○○

일련번호 ( 01-99 )

분류번호 ( 9.1항 참조 )

QUALITY RECORD의 약자

9.1 품질기록 분류번호

9.1.1 일반기록은 21～99까지 부여하며 QR 대신 GR을 붙여 사용한다.

10 품질기록의 파일링 (FILING)

10.1 FILE의 식별 표시

(측면) (측면)

(관련양식4) (DQP-05-01 REV:0)

11. 품질기록의 유지 및 보관

11.1 보관되는 품질기록은 품질기록목차(양식 1)에 내용을 기록하고 보관한다.

11.2 품질기록목차의 기록발생일자는 연도, 월, 일,각각 두자리씩 기재한다.

11.3 기록문서번호는 기록발생일자 6자리를 기재하고 발생직전 기록문서번호의 일련번호 3자리와

기록매수를 더한 숫자를 일련번호로 추가 기재한다.

예)

1999년 7월15일 발생한 품질기록 3매(첨부자료 포함)과 1999년 7월 18일 발생한 품질기록 5매

11.4 품질기록 문서번호의 일련번호는 연도가 바뀔 때 “001”부터 시작된다.

11.5 품질기록은 변질이나 손상을 최소화하고 예방하기 위한 적절한 환경을 제공할 수 있는 시설

에서 쉽게 찾아볼 수 있도록 보관되고 유지해야 한다.

11.6 품질기록의 보관기간은