품질기록 관리규정
1. 적용범위
본 규정은 (주)강하넷 (이하 당사라 한다)에서 고객이 요구하는 품질의 달성을 입증하고, 시스템 준수에 대한 객관적인 증거가 되며 품질관리의 효과적인 운영에 해당되는 기록에대하여 적용한다.
2. 목적
이 규정은 품질기록의 관리대상을 정하여 이들의 식별, 수집, 색인, 열람, 보관, 유지 및 폐 기하기 위한 방법을 수립, 이행하도록 하는데 그 목적이 있다.
3. 용어의 정의
3.1 보관 문서 : 당해 연도 완결된 문서, 미완결문서, 자주 참고하는 문서들을 사무 실에서 보존에 들어가기 전까지 관리하는 문서
3.2 보존 문서 : 보존서고에서 소정의 기간동안 관리되는 문서
3.3 파일박스(FILE BOX) : 파일을 담아 같은 기능끼리 취합하여 놓은 종이로 만든 상자
3.4 조 견표 : 파일에 파일명, 파일번호 등을 기재할 수 있도록 나타내는 표
4. 책임과 권한
4.1 품질경영 팀장
품질경영 팀장은 품질기록 관리 업무에 대한 전반적인 책임과 권한을 가지며, 다음과 같 은 업무를 수행한다.
(1) 품질경영 관련 기록서의 식별, 수집, 색인, 열람, 보관, 유지, 폐기에 관한 전반적인관리
(2) 관련부서에서의 품질기록 관리에 따른 협조 및 처리
(3) 품질기록의 관리대상의 선정 및 관리 유지
4.2 품질관련 기타 팀장
(1) 품질기록의 작성, 검토, 수집, 열람, 보관, 유지에 대한 관리.
(2) 품질기록의 관리 및 보관 유지
5. 업무절차
5.1 품질기록의 파악
품질기록의 관리대상은 사내 품질시스템에 해당하는 사내표준서에 관련 이행된 증거기록 의 관련 기록수립, 목록, 파일명, 보관유지, 폐기절차에 따라 완결 서명으로 완성된 품질 기록으로 정한다.
5.2 품질기록의 관리 체계
(1) 보존년한의 종류
① 원본 보존년한 : 1년, 3년, 5년, 10년, 영구
② 수신처(사본) 보존년한 : 회람 후, 수시, 시행 후 1년, 3년, 5년, 10년, 영구
(2) 보존년한의 결정
①품질경영팀장은 (표1)의 보존년한 원칙을 기본으로 하여 각 파일별 보존년한을 정하 여 파일리스트 (첨부1:양식A202-1)에 정하여 관리한다. 단, 고객의 취급 기한 요구 가 있는 경우에는 그에 따른다.
② 보존년한은 그 기능의 최대 보존년한으로서 문서 내용의 경중에 따라 그 이하의 년한은 사용할 수 있으나 초과하여 사용할 수는 없으며, 일반항목은 1년을 원칙으로하되, 내용에 따라 변경할 수 있다.
(표1) 보존년한원칙
기록서 종류 | 보 존 년 한 | | 기록서 종류 | 보 존 년 한 |
직무, 회의, 자격, 보고 | 영구 | | 구매관련 | 3 년 |
강사, 교육, 표준제안 | 3 년 | | 발주서 . 자재관리 | 3 년 |
의뢰 (도면, 협조) | 3 년 | | 생산 . | 3 년 |
도면(시방서) . 자료 대장 | 영 구 | | 검사 . 부적합 . 시정조치 | 3 년 |
영업 . 서비스 | 5 년 | | | |
5.3 파일링 (FILING) 업무절차 (수집)
(1) 품질기록이 발생되어 보관 관리 책임자에 의해 작성 또는 업무 등에 의하여 보관의필요 유무를 구분, 보관이 필요한 경우에는 조견표 작성 및 파일표지 작성과 파일 BOX 준비 유무를 판단하여 정해진 해당 화일에 기록을 철하고, 신규 파일링(FILING) 일 경우에는 파일 리스트(첨부1:양식A202-1)에 등록하도록 한다.
(2) 파일링 업무 흐름도
파일링 업무 흐름도는 (부표1)과 같다.
(3) 파일의 작성, 색인
① 파일의 사용방법
ⓐ 파일의 크기는 A4규격을 원칙으로 하고, A3 및 B5 규격은 최소화한다.
ⓑ 1권의 파일용량은 기록서 150매 이내로 한다. 용량의 초과 시는 파일을 추가하여 사용하고 추가된 파일은 기존의 파일 우측에 위치시키며 기록서명 밑에 초과 숫 자(Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ-)로 진행 표기한다.
② 파일의 조견표 기재요령
파일의 조견표 기재요령은 (그림1)과 같다.
③ PROJECT, 완결된 건에 대해서는 계약, 견적, 생산, 납품 등에 관련된 기록서를 발생순서 대로 일괄, 보존 FILE을 마련하여 ⓒ와 같이 조견표를 기재한 후 관리할 수있다.
(그림1)
ⓐⓑⓒ ⓓ
화일번호 | | | NO | 화일명 | | 화일번호 | | | 보존내용 | |
화일명칭 | | PROJECT 명 | | 보존시점 | |
보관부서 | | | | 보관부서 | | 폐 기 일 | |
보존년한 | | | | 발행일자 | | 보존부서 | |
발행일자 | | | | 주식회사 강하넷 | | |
④ 보존문서(기록)을 BOX에 보존할 대는 그림 ⓓ와 같이 색인 한다.
⑤ 품질기록의 편철
ⓐ 품질기록은 상철을 원칙으로 하나 부득이한 경우 조절할 수 있다.
ⓑ 품질기록의 매 건마다 그 발생 및 완결 순으로 최근자료가 위에 오도록 1건으로 합철한다.
(4) 파일 BOX 사용방법
파일 BOX의 사용방법은 파일 BOX의 통일된 인쇄형태에 따라 철저히 식별, 색인, 열 람할 수 있도록 표시한다.
5.4 품질기록 보관 환경의 요건
(1) 품질기록은 사용하기 편리하고 견고한 캐비넛이나 파일함에 보관한다.
(2) 먼지 및 습기가 존재하는 곳은 피한다.
(3) 보관함 및 캐비넛은 시건하지 아니한다.
5.5 사본의 발행 및 열람
(1) 모든 품질기록은 필요시 사본을 발행할 수 있으나 증명 목적으로 사외에 반출하고자 할 때에는 보관 책임자에 의해 확인 승인 후 발행되어야 한다.
(2) 사본의 발행에 대한 사항은 별도로 기록 관리하지 않는다.
(3) 품질기록은 당사직원 및 고객에 한하여 필요시 보관 책임자의 승인 하에 열람할 수있다.
5.6 기록의 폐기
(1) 보존년한이 완료된 기록은 품질경영팀장의 책임 하에 보관책임자에 의해 폐기되어야 하며, 소각함을 원칙으로 한다. 다만, 폐기 전에 다시 검토하여 계속 필요한 것은 보 존 기한을 연장할 수 있다.
(2) 폐기시 파일 리스트(첨부1:양식A202-1)의 폐기란에 기록 유지하여야 한다.
6. 관련 규정
6.1 사내표준서 관리규정 (KA-201)
6.2 일반문서 관리규정 (KA-204)
7. 첨부
양식 1. FILE LIST(양식A202-1)
