1.      목적.

본 절차서는 당사의 문서 및 자료에 대한 작성, 검토, 승인, 배포 등 각종 문서 관리에 필요한 기준을 정함으로써 효율적인 문서 및 자료관리 운영을 하는데 그 목적이 있다.

2.      적용범위.

본 절차서는 당사의 사내표준 이외의 문서작성 및 관리 방법에 대하여 적용한다. 문서 및 자료의 보관, 보존, 폐기는 품질기록관리 절차서(SP-1601)에 따른다.

3.      용어의 정의.

3.1    문서.

사내표준을 제외한 사·내외의 모든 문서 및 자료를 말한다.

3.2    결재권자.

대표이사 또는 대표이사가 별도의 규정에 정하는 바에 따라 위임한 사항에 대한 전결 권자를 말한다.

3.3    문서 주관 부서.

문서 처리 단위에 있어서 문서의 접수, 발송, 통제, 보존 등 문서 관리에 따르는 사무를 주관하는 부서를 말한다.

4.      책임과 권한.

4.1    문서관리 주관 부서.

4.1.1  책임자는 부서장이 되며, 효율적인 문서관리 체계의 정립.

4.1.2  외부 문서의 접수, 발송 및 통제를 주관한다.

4.1.3  문서 및 자료관리 책임자를 두어 이를 관리한다.

4.1.4  기타 문서 및 자료의 취급 및 관리에 있어 필요한 업무.

4.2    문서관리자.

4.2.1  문서의 접수 및 발송, 배부.

4.2.2  문서의 분류, 정리, 보관, 보존 및 폐기.

4.2.3  문서 관리 방침에 대한 교육 실시.

5.      업무절차.

5.1    문서작성.

5.1.1  문서 작성의 기안.

계획서 등 기술적인 내용이 많아 기안으로 처리가 어려운 경우에는 기안용지(SP-0501-03)를 사용하지 않을 수 있다

5.1.2  페이지 표시.

가.  문서가 두장 이상으로 이루어진 경우에는 문서의 우측 상단에 일련 번호를 기입한다. (예:총10PAGE중 3PAGE인 경우à3/10)

나.  첨부 서류일 경우 페이지 표시를 따로 할 수 있다.

5.1.3  용지 규격.

문서 용지는 특정 규격의 문서를 제외하고는 A4(210×297)mm 용지를 세워서 쓰는 것으로 한다.

5.1.4  글의 색체.

문서의 문서 색채는 검정 색으로 하되 수정 또는 주의 표시등 특별한 문서를 작성할 경우에는 다른 색을 사용할 수 있다.

5.1.5  항목의 구분.

가.  밑에 여러 개의 항목이 있는 경우.

1.      ----------------------------------------------- 첫번째 항.

1.1 ------------------------------------------ 둘째 항.

1.1.1  ----------------------------------- 세번째 항.

가.    ---------------------------- 네번째 항.

1)                      ------------------------- 다섯번째 항.

¬ -------------- 여섯번째 항 –으로 표기하며 사내표준

관리절차서(SJ-QSP-0201)에 따른다.

5.1.6  첨부 표시.

문서에 특별히 첨부하여야 할 첨부물이 있을 때는 본문이 끝나는 다음 줄 첫 칸에 "첨부" 라 표시한 후 첨부물의 내용을 기록한다.

5.2    문서 검토 및 승인.

5.2.1  모든 문서 및 자료는 관련 사내표준에 정한 결재권자의 승인 이후에 그 효력이 발생한다. 미 승인 또는 승인취소의 문서는 효력을 발휘 할 수 없으며 적절한 방법으로 이를 표시하여야 한다.

5.2.2  승인방법.

가.  대표이사는 업무의 내용에 따라 권한의 일부를 차 하위자에게 위임하여 전결하게 할 수 있으며 그 구제적인 세부 사항은 관련 규정에 의한다.

나.  전결은 전결자가 자기의 서명란에 "전결" 표시를 하고 최종결재자의 결재란에 결재한다.

다.  전항에 의하여 전결된 문서는 대표이사가 결재한 문서와 동일한 효력이 있다.

5.3    문서의 접수, 발송과 처리.

5.3.1  문서의 처리.

가.  대표이사 명의로 발송되는 외부문서는 5.3.3항(문서발송)에 따르며, 접수문서는 관련부서에서 5.3.2항(접수문서)에 따라 처리한다.

나.  부서간 상호 협조, 업무 연락, 홍보 등 문서는 업무부서에 의뢰하여 처리한다.

다.  업무부서는 문서접수대장(SP-0501-02) 및 문서발송대장(SP-0501-01)을 비치하고, 수발 내용을 기록 유지하여야 한다.

라.  업무부서는 외부에서 접수한 문서, 사용자 매뉴얼 등이 업무 수행에 직접적으로 활용되는 경우 외부문서관리대장(QSP-0501-06)에 등록하고 최신 유효 본을 사용할 수 있도록 하여야 한다.

5.3.2  접수 문서.

가.  문서를 접수한 업무부서에서는 이를 문서접수대장(QSP-0501-02)에 소정 사항을 기재하고 담당 부서장의 처리 지시를 받는다.

나.  문서의 하단여백에 결재인란을 찍고 하위자로부터 직위 순으로 상위에게 공람한다. 단, 긴급을 요하는 사항(처리가 촉박하여 시간적여유가 없는 문서)은 최종 결재권자로부터 공람할 수 있다.

다.  접수한 문서가 타부서와 관련이 있을 경우에는 이를 관련부서에 송부하거나 사본을 송부한다.

라.  배부 받은 문서중 응신을 요하는 문서는 기일 내에 처리, 회신하여야 한다.

마.  문서의 봉투는 접수 후 폐기한다. 다만, 증빙을 위하여 필요한 경우 첨부한다.

바.  회람할 필요가 있는 문서는 부서원에게 회람하여야 한다.

사.  해당 부서가 불명확한 문서는 업무부서의 유권 해석에 따라 배부 또는 처리한다.

5.3.3  문서 발송.

가.  사내문서의 발송.

기안(SP-0501-03), 업무협조(SP-0501-05) 등의 발송은 실행부서에서 기안 및 업무협조기록부(SP-0501-07)에 기록한 후 직접 전달한다.

나.  외부 문서 발송.

업무부서는 문서발송대장(SP-0501-01)에 그 내용과 발송번호를 부여한다.

1)   대표이사 명의로 발송되는 외부공문서(SP-0501-04)는 직인을 날인하여야 하며, 사용인감은 업무부서에서 통제 관리 한다.

2)   외부문서는 우편발송을 원칙으로 하며, 내용에 따라 방법을 달리할 수 있다.

5.4    문서번호 부여 방법.

문서번호는 아래에 정한 기준에 따른다. 단, 기술자료는 별도로 정한 바에 따른다

u 사내문서.

()  -   - 

                          일련번호(숫자2자리)

                       년, 월(숫자4자리) 예)"9707":

                 문서구분(한글2자리) 예)"품의" , "보고" , "회의"

            작성부서(한글1자리) 예) "주" : 문서주관부서, "품" : 품질보증부

u 외부문서.

  -   - 

                          일련번호(숫자2자리) : 부서에서 부여

                일련번호(숫자2자리) : 부서에서 부여

                 작성부서(한글1자리) : 예) "주" :문서주관부서.

            회사명 : 한글2자리

5.5    문서의 개정.

문서 및 자료의 변경은 별도의 지정이 없는 한, 처음 검토 및 승인을 수행한 동일한 기능 또는 조직에서 검토되고 승인되어야 한다. 지정된 기능 또는 조직은 그들의 검토 및 승인의 근거가 되는 적절한 관련 정보에 접할 수 있어야 한다. 실행 가능한 경우, 변경 내용은 그 문서 또는 해당되는 첨부물에 표시되어야 한다.

6.      기록 및 보관.

7.      관련사내표준.

7.1    품질 기록 관리 절차서(SP-1601)

8.      첨부 및 양식

8.1    문서발송대장.(SP-0501-01)

8.2    문서접수대장.(SP-0501-02)

8.3    기안용지.(SP-0501-03)

8.4    외부공문서.(SP-0501-04)

8.5    업무협조.(SP-0501-05)

8.6    외부문서관리대장.(SP-0501-06)

8.7    기안 및 업무협조기록부.(SP-0501-07)

1.    목적

본 지침서는 전산업무의 효율적인 운영으로 당사의 업무처리 및 사무 능률이 향상될 수 있도록 하는 것을 목적으로 한다.

2.    적용범위

본 지침서는 당사의 전산 시스템 운영의 전반적인 업무 절차에 대하여 적용한다.

3.    용어의 정의

3.1    전산요원

시스템 운영을 담당하는 자를 말한다.

3.2    시스템(System)

전산 시스템에 관련된 하드웨어, 소프트웨어를 말한다.

3.3    전산실

전산시스템 관련 업무개발 및 운영, 자료의 보관 관리 등을 총괄 관리하는 부서를 말한다.

3.4    파일(File)

정보처리 목적상 조직적으로 수집된 정보, 즉 레코드의 모임으로서 하나의 단위로 취급되는 연관된 레코드의 집합

3.5    Manual

규칙화 된 작업 순서를 기술한 자료집

3.6    하드웨어[Hard Ware(H/W)]

컴퓨터 시스템을 구성하는 부분 중에 기계적으로 구성되는 기기

3.7    소프트웨어[Soft Ware(S/W)]

컴퓨터를 작동시키기 위한 이용 기술의 총칭

4.    책임과 권한

4.1    대표이사

4.1.1    전산화계획과 H/W, S/W 도입 및 사용계획 검토와 승인

4.1.2    전산System개발 및 결과 승인

4.2    업무부서장

4.2.1    원·부자재 구매단가, 매출단가는 대표이사 승인을 득한 후 등록한다.

4.2.2    전산에 대한 전반적인 운영, 전산DATA 관리의 제반 사항을 관리한다.

4.2.3    전산 운영에 대해 업무 협조가 필요한 경우 운영계획 수립하여 대표이사에게 보고하며, 전산 기록된 자료를 보관, 보존할 책임이 있다.

4.3    관련부서

관련부서는 전산운영에 협조가 필요할 때는 해당 요건에 맞는 관련서류를 작성하여 업무부서에 협조 요청한다.

5.    업무절차

5.1    전산 개발 업무

5.1.1    전산 개발 과정에서 필요한 전산개발 양식은 발췌하여 사용한다.

5.1.2    년간 업무방침 계획에 의거하여 필요에 따라서 개발팀을 구성 활용할 수 있으며, 문제점을 파악하여 전산 개발할 때 문제점을 최소화한다.

5.1.3    Operation Manual을 작성 부서에 숙달 교육을 실시하며, System Test 및 부서 주관으로 시행한다.

5.2    Program수정, 보완

사용 중에 업무처리 방법 변경, Program 오류에 따른 문제점이 발생할 때 업무부서에서는 문제점 내역을 검토 후 대표이사에게 보고하고, 사안에 따라서 자체 또는 외부에 즉시 수정 보완 조치한다.

5.3    출력물 관리

업무부서에서 출력 작업에 필요한 출력물을 배포한다.

5.4    전산장비 유지 보수

5.4.1    문제점이 발생되면 대표이사가 검토 후 사안에 따라 조치한다.

5.4.2    대표이사가 조치 불가능한 경우에는 장비 유지보수 업체에게 통보하여 문제점을 조치하고 조치 내역을 확인하고 승인한다.

5.5    전산 BACK-UP

BACK-UP DATA 내용은 해당 System별로 한다. BACK-UP 주기는 월간, 년간으로 구분한다.

5.5.1    월간 BACK-UP은 해당월의 마지막 일자에 실시한다.

5.5.2    년간 BACK-UP은 년 마감 완료 이후에 SYSTEM FULL BACK-UP을 실시한다.

5.5.3    매출, 회계 등 년 마감 처리나 담당자가 필요하다고 판단되면 해당 테이프에 BACK-UP 후 대표이사에게 승인을 득한다.

5.6    자료관리

5.6.1    하드 디스크(이하 “HD”라 한다)는 즉각적인 처리, 정확성과 유용성을 감안하여 HD관리에 있어 항상 양질의 상태를 유지한다.

5.6.2    HD 목록은 해당 HD가 관리되는 한 목록에 기록 관리한다.

5.6.3    모든 라이브러리(Library)는 업무부에서 일괄 처리하는 것을 원칙으로 하고 각 라이브러리에 등록하는 멤버는 그 성격에 따라 다음과 같이 구분하여 등록한다.

가.    프로그램 소스 라이브러리 (Program Source Library)

나.    DATA라이브러리(Data Library)

5.7    소모품관리

5.7.1    소모품 관리자는 항상 적정 재고량을 체크하여 부족한 양식 및 기타 부족한 물품 등을 해당부서로 통보하여 구입하도록 한다.

5.7.2    모든 전산 소모품은 업무부서에서 일괄 관리하는 것을 원칙으로 하며 소모품 관리자가 재고량을 수시로 체크하여 소모품으로 인한 업무 중단이 없도록 한다.

5.8    기계실(전원장치, HD)관리

5.8.1    먼지가 적고, 기계실은 항상 적정온도 23±5℃, 습도 65RH 이하로 유지하고, 직사광선을 피하는 장소로 한다.

5.8.2    기계실 장비의 정도 유지에 저해가 되는 장소를 피하고 도난, 분실, 파손 등의 재난을 사전에 방지하여야 한다.

5.8.3    전원공급장치의 이상 유무를 수시로 확인하여야 한다.

1. 적용범위

본 규정은 당사 품질경영시스템의 효율적 시행을 위한 품질문서(이하 “사내표준”이라한다)

및 외부출처문서 자료의 제정에서부터 폐기까지의 관리 업무에 적용한다.

2. 목 적

본 규정은 품질경영시스템의 문서 및 외부출처문서가 올바르게 작성되고 제정, 개정, 배포,활용, 보관 및 폐기 등의 관리절차를 규정하므로 써 업무가 효율적으로 운영, 유지, 수행

할 수 있도록 하는 데 그 목적이 있다.

3. 용어의 정의

3.1 사내 표준

생산활동 및 업무관리에 대한 전반적인 내용을 합리적이고 효율적으로 운영하기 위하여

최소한의 필요한 사항을 단순화, 통일화를 목적으로 작성된 문서를 말하며 품질 경영

메뉴얼, 규정, 지침 등을 말한다.

3.2 품질 경영 매뉴얼

품질 방침을 기술하고 품질경영시스템을 요약 서술한 문서로서 KS A 9001:2001 / ISO 9001:2000의 품질에 대한 요구사항을 충족시킬 수 있도록 품질에 관련된 조직

활동의 책임과 권한을 기능별로 기술한 문서를 말한다.

3.3 규 정

경영의 기본조직 및 주요업무의 운영체계에 대한 범위, 목적, 책임과 권한, 방법, 절차

등을 문서화한 표준을 말한다.

3.4 지 침

작업표준서, 검사기준서, QC공정도등과 같이 제품 생산업무를 하기위한 세부적인 사항을

문서화한 표준을 말한다.

3.5 문 서

고객요구사항을 포함한 당사의 품질방침 및 목표를 달성하기 위한 품질경영시스템을 기술한 것으로 업무에 활용하는 서류, 컴퓨터 DATA, 사진자료 등 모든 형태의 것을

말한다.

3.6 외부출처문서(자 료)

법률, 외국규격, 각종 참고서적, 기술서 고객제공도면 등으로 당사의 품질경영시스템에

영향을 미칠 수 있는 문서로써 등록하고 활용되는 것으로 사외표준이라 한다.

3.7 관리본

사내표준이 개정, 폐기되는 경우에 항상 최신본을 유지하며, 구본에 대한 회수 및 폐기

되어야 하는 문서를 말한다.

3.8. 비 관리본

사내표준이 개정, 폐기되더라도 최신 개정본 유지와 구본에 대한 회수 및 폐기에 대한

책임을 갖지 않는 문서를 말한다.

4. 책임과 권한

4.1 품질경영 대리인(이 사)

4.1.1 사내표준의 제. 개정 접수

4.1.2 사내표준의 등록, 배포 및 회수, 폐기관리

4.1.3 양식의 등록 및 유지관리

4.1.4 외부출처문서(자료)의 등록, 배포관리

4.2 각부서장

4.2.1 해당 사내표준 제. 개정시 초안작성 및 승인의뢰

4.2.2 배포된 사내표준의 활용, 보관 및 유지관리

4.2.3 배포된 사내표준의 숙지, 교육이행 및 이력관리

5. 업무 절차

5.1 문서의 작성

5.1.1 문서는 경영자의 지시, 새로운 업무 및 제조를 실시 및 필요한 표준이 없을 때

작성한다.

5.1.2 품질경영 메뉴얼, 규정 작성 시 적용범위, 목적, 용어의 정의, 책임과 권한, 업무절차 및 기록 및 보관, 관련규정, 첨부의 사항 순으로 작성한다.

5.1.3 사내표준 작성시 알기 쉽도록 표현하여 작성한다.

5.1.4 사내표준 작성시 KS A 9001:2001 / ISO 9001:2000 의 최소한의 요건이 배제되지 않도록 작성한다.

5.1.5 사내표준 작성시 사내등록된 양식을 활용하여 작성한다.

5.2 사내표준 문서번호 부여

5.2.1 품질경영메뉴얼

   DHE - QM - 9001

KS A 9001 / ISO 9001: 2000규격의 약호

QUALITY MANAGEMENT MANUAL 의 약자

회사상호의 약자

5.2.2 규 정

   DHE - QP - 01

규정 발생 일련번호 ( 01 ~ 99 )

QUALITY PROCEDURE 의 약자

회사상호의 약자

5.2.3 지침 및 기타문서의 문서번호 또는 관리번호의 부여는 해당문서별로 일관성 있게

부여하여 관리한다.

5.3 외부출처문서(자료) 관리번호 부여

외부출처문서는 아래 관리번호를 부여하여 식별표시를 하여 관리한다.

자료 등록번호 부여

   　　 - D 　　 - 　　　

일련번호 (예 : 001-999)

연 도(예 : 2000년 → 00 끝두자리수)

DATA 의 약자

부서명(조명부 → 조명)

.

5.4 검토 및 승인

문서는 배포전에 검토되고 승인되어야 한다

5.5 등 록

5.5.1 승인을 득한 사내, 사외표준은 문서관리 주관부서에서 원본을 유지관리 하여야 한다.

5.5.2 문서관리부서는 사내표준 관리대장(양식4) 및 사외표준 관리대장(양식6)에

표준을 등록하여 사내, 사외표준의 관리현황을 최신상태로 유지하여야 한다.

(단, 고객이 전산상(ex:e-mail)으로 보낸 DATA는 BBT 실정에 맞게 가공하여 CD에

저장하고 일련 NO를 부여 등록관리한다.)

5.6 배 포

5.6.1 문서관리 부서는 등록된 사내, 사외표준에 대하여 문서가 필요한 장소에 활용토록

배포처를 결정하고 관리본에 한하여 사내표준 관리대장(양식4) 및 사외표준

관리대장(양식6)에 배포처, 수령자 확인후 배포한다.

5.6.2 문서배포의 경우가 발생할 경우 문서 갑지에 붉은색의 “관리본” 고무인을 날인하여

식별한후 배포한다.

5.6.3 고객이나 타부서에서 참조용으로 배포요청시 “비 관리본” 고무인을 날인하여 식별한

후 배포한다.

5.6.4 관리본의 직인이 검은색이나 복사된 문서는 모두 “비 관리본” 으로 본다.

5.7 효력 발생

5.7.1 사내, 사외표준의 효력 발생 시점은 사내, 사외표준의 승인이 완료되어 문서

관리부서에 등록이 된 후 배포됨으로써 효력이 발생한다.

5.7.2 “관리본” 이라는 직인이 찍힌 사내, 사외표준만 업무에 적용한다.

5.8 개 정

5.8.1 사내, 사외 표준의 개정시 개정 절차는 5.4항의 절차와 동일하며 동일조직에서 변경함을 원칙으로 한다.

5.8.2 사내, 사외표준의 개정시 그 사유는 작성 부서에서 개정이력 부분에 기술하고 필요시

변경의 근거가 되는 자료를 첨부하여 승인을 의뢰한다.

5.8.3 문서의 변경부분을 우사체로 표기하여 변경상태를 식별한다.

5.8.4 단순 오타의 수정이나 탈자의 삽입 및 일부 문맥을 수정하더라도 업무를 수행함에

있어 변화가 없다면 개정으로 보지 않는다.

5.9 폐 기

5.9.1 사내, 사외표준의 효력상실 발생시 원본은 문서관리 부서에서 “폐지”라는 식별표시를                하여 별도의 파일에 유지 관리하고 배포된 경우 해당 문서는 문서관리 부서에서 회수하여 파기한다.

5.9.2 사내, 사외표준의 폐기 승인권자는 문서 승인권자로 한다.

(단, 문서의 개정, 통합, 분리등의 사유로 구문서를 폐기할 경우 별도의 승인없이

폐기한다)

5.10 반 출

문서의 사외반출은 해당 부서장의 승인을 득한후 비 관리본임을 표기한 후에 반출한다.

5.11 유지 관리

5.11.1 모든 문서들은 파일링 하여 파일하고 보관되어 지도록 한다.

5.11.2 문서 관리 부서에서는 사내, 사외표준에 대해 항상 최신상태로 기록하고 유지한다.

5.11.3 문서는 외부의 환경요인 등에 손상이 없고 식별이 용이하도록 지정된 장소에

보관한다.

5.12 대외문서 수/발신관리

5.12.1 대외로 수/발신되는 모든 문서는 수/발신시 문서 수/발신 도장을 날인하고 대외문서                수/발신관리대장(양식5)에 기록한후 수/발신 한다.

5.12.2 문서 수/발신 담당자는 문서 수/발신 원본 또는 사본을 해당 파일에 편철하여 관리한다.

5.13 양식 관리

5.13.1 사내에서 활용되는 모든 양식은 해당부서에서 제.개정을 실시하여 사용하나 제.개정시

반드시 등록하고 활용하여야 한다.

5.13.2 이사는 사내에서 활용되는 모든 양식을 파악하여 양식등록 관리대장

(양식7)에 기록, 제.개정 현황을 관리하여 비표준양식이 활용됨을 방지하여야

한다.

5.13.3 양식번호 부여방법

   DHEQ P - 04 - 0 1 (Rev. 0) 개정번호

양식 일련번호(예 : 01~99)

관련규정 표시

FORMAT 의 약자

6. 설계 관리

6.1 설계 계획

설계계획은 계약전 고객의 요구사항이 확정될 때 까지의 전 단계를 일정 계획으로

영업담당이 작성 관리 한다

6.2 설계 입력

설계자는 설계 입력시 다음사항에 대하여 입력검토 한다.

6.2.1 기능 및 성과 요구사항

6.2.2 적용되는 법규 및 규제요구사항

6.2.2 이전의 유사설계로부터 도출된 정보

6.2.3 설계에 필수적인 기타요구사항

6.3 설계 출력

설계출력은 제안서 또는 도면이나 시방서등으로 출력되며 설계자는 이들의문서가 배포전에

승인되고 다음사항을 만족하는지 확인한다.

6.3.1 설계입력에대한 요구사항을 충족할 것.

6.3.2 구매,설치,서비스 제공을 위해 적절한 정보를 제공할 것.

6.3.3 검사기준이나 판정기준을 포함하거나 인용할 것

6.3.4 안전하고 올바른 사용에 필수적인 제품의 특성을 규정할 것.

6.4 설계검토 및 검증

설계검토는 설계단계가 잘 이루어지는지 관련부서장이 모여 검토하는 것이며, 설계

검증은 설계입력 요구사항을 충족시킨다는 것을 보장하는 것으로서 설계검토 및 검증은

설계 검토 및 검증서(양식8)에 설계담당 및 관련부서장이 같이 행 한다

6.5 설계 타당성 확인

설계타당성 확인은 고객에게 인도하기 전에 실시하며, 이타당성확인은 특성이나 기능

평가로 행하며 이 기록은 전기부/설비부 부서장이 적성한다.

6.6 설계 변경관리

설계변경은 계약전이나 계약후에 발생하는 사항으로서 설계변경시에는 해당문서에 필히

변경하고 관련자에게 필히통보하여야 한다.또함 설계변경검토시에는 구성되는 부품 및

이미 인도된 제품에대한 영향평가도 포함되어야 한다.

7. 기록보관

8. 관련규정

7.1 품질기록 관리규정 (DHEQP-02)

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참조하시기 바랍니다.

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