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문서관리 및 자료관리 절차서

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문서 및 자료관리절차서

적용 범위

본 절차서는 당사의 품질시스템과 관련하여 사용되어지는 품질에 관한 문서 및 자료 (이하 문서라 한다)의 효과적인 관리방법에 대하여 적용한다.

목 적

본 절차서는 당사의 품질에 관련된 문서가 적절한 절차에 의하여 발행되고 필요한 장소와 인원에 의해 항상 최신본만이 활용되어 품질시스템이 효과적으로 운용되도록 하는데 목적이 있다.

용어의 정의

3.1 문 서

작성, 접수되는 지시적 성격의 서류(인쇄본, 전산매체 포함)를 말하며 크게 품질문서와 일반문서

로 구분된다.

3.2 품질문서

품질보증 활동에 수반되는 회사표준과 각종 품질계획서, 품질 관련 지시서 등의 작성, 검토, 승인

및 개정관리가 되어지는 지시적 성격의 서류

3.3 회사표준

품질매뉴얼, 관리표준(절차서/규정/지침서), 기술표준(공정도/지도서/기준서)을 말하며 품질경영을

실현하기 위한 조직구조, 책임과 권한, 자원 및 절차를 기술한 품질문서

3.4 자 료

외부에서 제공되는 것으로서 문서화 또는 등록을 하여 최신본을 유지할 필요가 있는 법규, 국제

규격, 국가규격, 고객 및 협력업체의 기술표준을 포함한 도면 등을 말한다.

3.5 일반문서

품질문서, 품질자료 외의 문서로서 일반적인 업무 수행 상 발생하는 각종 보고서, 기안서, 협조전 대

내외 공문 등 품질문서를 제외한 일반 행정문서를 말한다.

3.6 관리본

배포된 문서의 개정 또는 추가본이 지속적으로 배포되어야 하고, 최신본이 유지되는 문서로서 품질관

련 업무에는 관리본을 사용해야 한다.

3.7 비관리본

문서의 개정 또는 추가본이 계속적으로 배포처에 배포되지 않는 문서로서 교육용, 참고용으로는

사용이 가능하나 품질관련 업무에는 사용할 수 없다.

책임과 권한

4.1 대표이사

품질매뉴얼의 승인

4.2 공장장 (경영자 대리인)

(1) 품질매뉴얼의 검토

(2) 품질 절차서의 승인

4.3 품질보증부서장

(1) 품질매뉴얼 작성, 절차서 검토, 등록 및 관리

(2) 문서 및 자료관리업무의 조정 및 감독기능 수행, 문서의 적합성, 효율성 점검, 유지, 관리

4.4 관리 부서장

(1) 문서 및 자료관리 절차 수립

(2) 보존문서, 보존고의 관리운영

(3) 문서 발송대장 및 문서 접수대장을 유지하여 외부 유입 및 유출 문서관리

4.5 해당 부서장

(1) 문서 및 자료의 접수, 파일링 관리

(2) 표준서(절차서, 지침서, 표준류, 기술문서)의 작성, 검토 또는 승인

(3) 표준서를 제외한 문서 및 자료를 작성, 검토, 승인하고 보관 관리

(4) 표준서의 최신본 유지 관리

(5) 해당 절차서의 활용 및 교육의 책임

표준서의 제정, 개정

5.1 제 정

(1) 새로운 품질시스템을 구축하고자 할 경우

(2) 신제품 또는 신공정 개발에 의해 생산이 개시되는 경우

(3) 현행 시스템의 미비로 새로운 표준이 필요한 경우

(4) 기 획득한 제 3자 인증 요건이 변경될 경우

5.2 개 정

(1) 고객의 요구사항과 국제규격, 국가규격의 개정에 따른 현행 표준의 보완이 요구될 경우

(2) 조직개편 및 공정의 개선에 따른 현행 표준의 보완이 필요한 경우

(3) 내부 품질감사 결과 부적합사항의 발생에 따른 현행 표준의 보완이 필요한 경우

(4) 제3자 감사(인증기관)에 따른 부적합사항의 발생으로 현행 표준의 보완이 필요한 경우

5.3 표준서의 제, 개정 절차

(1) 표준서의 작성, 검토, 승인권자는 다음과 같다.

(2) 표준서의 작성 부서장은 회사표준의 제, 개정 사유가 발생하면 회사표준서식(FP-001-01,

FP-001-02)에 작성하여 5.3 (1)항의 작성, 검토, 승인의 절차를 거쳐야 한다.

(3) 표준의 개정은 해당표준의 최초 작성, 검토 및 승인한 부서에서 작성함을 원칙으로 한다.

단. 최초 표준의 작성부서가 존재하지 않을 경우에는 동일한 기능을 가진 부서에서 개정한다.

(4) 개정할 표준의 재작성 또는 원본을 수정할 시에는 수정후의 개정일자, 개정번호, 서명등 개정

에 따른 근거를 반드시 기록해야 한다.

(5) 개정된 표준들은 사용자가 식별이 용이하도록 개정된 문두에 아래와 같이 표시하여야 한다.

예) : 1차 개정 , : 2차 개정 , : 3차 개정

(6) 표준의 검토 및 승인 근거로서 해당문서에 날짜와 검토, 승인서명을 하여 문서의 추적이 가능

하도록 하여야 한다.

(7) 표준작성 시, 구성은 다음에 따른다

1) 적용범위

2) 목 적

3) 용어의 정의(필요할 경우)

4) 책임과 권한

5) 관련표준

6) 기록의 관리 및 보존

7) 업무체계도 및 부표(필요할 경우)

8) 관련 양식

(8) 표준서 제, 개정 시 번호부여 방법은 아래와 같다.

1.

1.1

1.1.1

(1)

가.

a.

5.4 표준서의 분류 체계

5.4.1 관리 표준

(1) 품질 매뉴얼

 B R - Q M - □ □ □ □

품질 매뉴얼 고유번호

대분류 : 매뉴얼

당사의 영문 약자임

품질보증 매뉴얼은 QM-9000으로 고정

(2) 절차서

 B R - Q P - □ □ □ □ - □ □

요건에 관련된 절차서 일련번호

품질매뉴얼 요건에 따른 구분

기본 및 업무에 관련된 절차서

당사의 영문약자임

(3) 지침서

  Q I - □ □ □ □ - □ □ □

업무절차와 관련된 지침서 일련번호

작성부서 구분 (영문자)

관련 절차서 일련번호

업무절차와 관련된 지침서

지침서를 작성 부서별로 구분하기 위해 다음과 같이 분류기호를 부여한다.

(4) 기술 표준

 B R S D - □ □ □ □ - □ □

개정번호

일련번호

BO RAM STANDARD DOCUMENT

일련번호의 구분방법은 부표1에 따른다.

(5) 양 식

 F □ - □ □ □ □ - □ □ □

갑지, 을지로 구성될 경우 (A:갑지, B:을지)

와 5.3의 (3)항에 해당되는 경우 (1,2,3,․․)

숫자 2자리 (회사표준 내에서의 등록번호순)

구속하는 회사표준번호

표준서 구분 (절차서 : P, 지침서 : I )

FORM의 머리글자

5.5 문서의 등록, 배포 및 접수

(1) 문서의 등록 및 배포

가. 품질문서 및 자료는 기안 또는 주관 부서에서 승인 후 관련표준이 별도로 정하지 않는 한

문서관리 대장(FP-0501-01)’, 자료관리대장(FP-0501-02), 양식관리대장(FP-0501-03)에 등록하

고 필요부서에 배포한다.

나. 품질보증부서장은 표준서(품질 매뉴얼, 절차서, 지침서)에 대하여 제, 개정 현황을 파악할 수

있도록 문서 목록표(FP-0501-04)를 작성 유지하여야 한다.

나. 문서를 포함한 일반문서는 각 부서에서 ‘문서 접수 대장(FP-0501-05)) 및 문서 발송 대장

(FP-0501-06)에 수, 발신 내용을 기록하고 내용에 따라 등록 및 해당 부서에 발송한다

다. 회사표준 및 대외 발송문서는 이면지의 활용이 불가능하며 기타문서의 이면지 활용 시는

이면지 재활용 식별표시 또는 활용 이면에 적색으로 사선을 표시한다.

5.6 문서의 식별관리

(1) 문서는 관리본과 비 관리본으로 구분하며 사내에 배포 및 활용되는 문서는 관리본을 원칙으

로 한다.

(2) 관리본 문서는 해당 문서의 눈에 잘 띄는 한 면에 관리본 임을 식별할 수 있는 표시 또는 관

리번호가 명시되어 있어야 한다.

(3) 관리본임을 식별할 수 있는 표시 또는 관리번호가 복사된 문서는 비 관리본으로 분류한다.

(4) 법적 및 지식보존을 목적으로 보존하고자 하는 문서는 문서 표지에 “구본” 임을 확인 할 수

있는 식별표시 및 사용기간을 명확히 하여 구분 관리한다.

(5) 효율적인 업무 수행을 위하여 문서의 일부 또는 전부를 복사하여 참고로 활용할 필요가 있을

경우에는 복사된 모든 페이지에 “참고용” 임을 확인할 수 있도록 다음과 같이 식별표시를 하

여 사용하여야 한다.

(6) 대외에 발송되는 중요 문서는 발송 부서장의 판단 하에 “대외비” 또는 “CONFIDENTIAL"표시를

하여 발송한다.

5.7 자료의 관리

(1) 자료 접수 후 보관 여부의 선택은 관련 부서의 업무 담당과 문서관리 담당이 협의 후 결정하

여 보관하고, 보관이 필요 없는 자료는 참고 후 폐기한다.

(2) 각 부서의 문서관리 담당은 보관할 자료를 자료 관리 대장(FP-0501-02)에 등록하고 자료의

우측 상단에 ”자료명“, ”관리번호“, ”등록일자“ 등을 명시하여 항상 최신본을 유지하고 효과적

인 업무가 수행될 수 있도록 관리한다.

(3) 자료 중 도면에 대한 관리는 ‘도면관리 절차서(QP-0502))'에 따라 처리한다.

5.8 전자매체(DISKETTE, BACK UP TAPE 등)의 관리

전자 매체의 관리는 소프트 웨어 관리 지침(QI-0501-G01)에 따라 유지, 관리한다.

5.9 문서의 보존 및 폐기

(1) 보관기간이 끝난 모든 문서의 사본은 활용 부서 내에서 자체 폐기한다.

(2) 문서의 원본은 기안 부서에서 보관기간의 연장 또는 폐기 및 보존으로 구별하여 처리하며 세부적

인 사항은 품질기록관리절차(QP-1601)에 따른다.

5.10 특별특성 식별

(1) 고객이 특별특성에 대한 식별표시를 요구할 경우 해당 문서상에 고객의 특별특성기호를 표기

한다.

(2) 당사에서 지정된 특별특성은 도면, 관리계획서, 작업표준서 등에 “DR/Q”로 표기해 문서상에

특별특성임을 식별표시하여 관리한다.

5.11 기술사양서

고객이 제공한 고객기술규격 또는 사양서의 변경에 대하여 생산에 적용된 일자까지 작업일보

또는 관련 배포 대장에 기록을 유지 관리한다,

관련 표준

6.1 도면관리 절차서 (QP-0502)

6.2 품질기록 관리 절차서 (QP-1601)

6.3 소프트 웨어 관리 지침서 (QI-0501-G01)

기록관리 및 보존

본 절차서에 관련된 기록은 품질기록 관리절차서(QP-1601)에 따라 유지, 관리되며 보존년한은

다음과 같다

부표 1. 기술자료 분류표

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■ 제ㆍ개정 이력

■ 승 인

목적

본 절차서의 목적은 문서 및 자료관리를 통해서 품질/환경경영시스템 수행 시 항상

유효한 문서 및 자료만이 사용되도록 관리하기 위함이다.

일반사항

품질보증부서장은 사내 품질/환경경영시스템과 관련되는 모든 문서(내부에서 작성한 문서 및 외부출처문서)를 관리하기 위한 “문서 및 자료관리 절차서(KH-102)”를수립하고 유지하여야 한다.

“문서 및 자료관리 절차서(KH-102)”에는 표준, 지침, 매뉴얼 뿐 아니라 다른 규격 문서 시험 및/또는 교정 서비스에 관련되는 외부출처 문서를 포함한다.

본 절차서에서 “문서”는 방침, 절차서, 세부규격, 교정표, 차트, 포스터, 교과서, 통보문, 메모, 소프트웨어, 설계도, 계획서 등을 포함하는 모든 정보 또는 지침을 의미한다. 이러한 문서들은 인쇄나 전자 등의 다양한 매체로 기록가능하며, 디지털,아날로그, 사진이나 서류의 형태를 띨 수 있다.

본 절차서는 품질/환경에 영향을 미치는 문서 및 자료의 관리에 대하여 기술한다.

책임과 권한

품질보증부서장

매뉴얼의 작성, 검토, 승인, 발행

절차서 등록 및 발행

표준의 등록 및 발행

서식 등록 및 관리

관리부서장

자료구입, 분류, 보관, 보존

보관자료의 관리

각 부서장

해당 절차서의 작성, 검토, 승인, 개정관리 및 품질보증부서에 등록 의뢰

업무/작업지침서 작성, 검토, 승인, 발행

문서 발행

각종자료의 관리보관

문서 관리

문서의 분류

매뉴얼(Manual)

당사의 방침, 조직, 책임과 권한, 절차 등을 기술한 최상위레벨(TOP LDI EL)의

문서이다.

절차서(Procedure)

매뉴얼에 기술된 업무수행에 적용하기 위한 상세 절차를 기술한 당사의 두 번째

레벨(SECOND LDI EL)의 문서로 특정 계약과 무관하게 모든 활동, 제품, 서비스에

공통으로 적용된다.

업무지침서 (Work Instruction))

당사의 세 번째 레벨(THIRD LDI EL)의 문서로서 각종 사양서, 지침서 등의 형태로

발행되는 문서이다.

데이터(Data)

사내기술 표준 및 국제적으로나 국가적으로 인정되는 규격 및 법규 등(예; IDI ,

ADI I, ASTM, KS, JIS, JW, BTN, 환경관계법규 등)

문서의 작성, 검토 및 승인

모든 문서는 책임 권한 관리 절차서(KH-205)에 명시된 책임 부서에 의해 작성, 검토, 승인되어야 한다.

각 문서에 대해서는 권한이 부여된 자에 의해 적절성 여부가 문서의 승인 및 배포 전에 검토되어야 한다.

문서의 식별

문서는 각각 고유의 문서번호, 개정번호 및 작성일자 등이 명기되어야 한다.

매뉴얼, 절차서, 지침서, 세부규격, 교정표, 차트, 소프트웨어, 설계도면, 계획서 등은 작성 부서에서 "FOR REFERENCE" 또는 "FOR INFORMADI ON(참조용)", "FORRDIIEW(검토용)", "FOR APPROVAL(승인용)" 등의 방법으로 용도에 따라 적절하게 표시하여 사용할 수 있다.

문서의 개정

문서상 불완전하고, 애매하거나, 상충되는 사항이 있을 경우 문서 발행 부서와 협의하고 문서의 개정을 합의해야 한다.

모든 문서의 개정은 특별히 규정하지 않는 한 원본과 동일한 조직에서 동일한 절차에 따라 작성, 검토 및 승인되어야 한다.

개정된 문서에는 개정번호 및 개정내역 등의 변경상태가 문서상에 직접 또는 적절한 첨부물에 의해 표시되어야 한다.

개정된 부분은 별도의 규정이 없는 한 개정 부분에 밑줄을 그어 표시하거나, 도식된 문서에 대한 개정부분은 구름형상 등으로 표시하여야 한다.

문서의 수기 수정

시험 및/또는 교정검사 실시 중에 발견된 문제점이 문서상의 오류일 경우, 교정

검사 작업 현장에서 수기 수정이 허용된다. 단, 아래의 조건이 만족되어야 한다.

문서의 수정은 특별히 규정하지 않는 한 최초의 검토와 승인을 실시했던 책임자가 검토하고 수정하여야 한다.

검토 및 승인 책임자는 수정사항은 명확히 표시하고 서명 날인하여야 한다.

검토 및 승인 책임자는 가능한 빠른 시일 내에 정식으로 재 발행하여야 한다.

문서의 배포

개정본을 포함하여 문서는 그 문서를 직접 작성한 조직에서 매뉴얼 및 절차서의 관련 항에 규정된 업무를 수행하기 위해 필요한 모든 조직에 배포하여야 한다.

문서의 배포는 직접 전달 또는 문서함, 파우치, 팩스 등으로 전달할 수 있으며 문서의 종류에 따라 본 절차서 4.3항과 같이 배포 관리되어야 한다.

문서의 종류별 배포관리

매뉴얼

매뉴얼은 “품질/환경경영시스템 운영 절차서(KH-101)"에 따라 배포 관리 되어 야 한다.

절차서

절차서는 “문서 배포대장”을 사용하여 필요한 모든 조직에 배포하여야 한다.

품질보증부서는 “문서 관리대장”으로 최신 절차서의 개정현황 및 배포 현황을유지 관리하여야 한다.

기타 품질문서

고객문서, 외부출처문서, 작업 지침서, 각종 사양서 등은 “문서관리대장”을 사용

하여 배포한다.

자료(DATA)

품질/환경경영시스템의 운영에 사용되는 모든 자료는 본 절차서 5.0항 자료관리에

따라 배포 관리되어야 한다.

문서의 배포절차

“문서 배포대장”을 사용하여 문서를 배포하는 경우 문서 배포자는 배포하기 전에 "문서 관리대장”을 작성하여 최신 현황을 유지하여야 한다.

“문서 배포대장”에는 문서명, 문서번호, 개정번호, 배포처 등이 기록되어야 한다.

문서 배포자는 “문서 배포대장”을 작성하여 문서와 함께 배포 조직에 배포하고 "문서 배포 대장"에 직접 접수자 확인을 받는다.

문서상에 배포처가 명기되고, 접수자 확인이 기록되는 경우 “문서 배포대장”을 사용할 필요는 없으며 “품질문서관리 대장”에 배포 현황을 관리하여야 한다.

문서관리 대장의 관리

품질/환경경영시스템의 운영시 사용되는 모든 품질문서는 배포부서 및 접수부서에서 각각 “문서 관리대장”으로 최근 적용 문서의 현황이 유지되도록 관리하여야 한다.

“문서 관리대장”은 수신 및 발신용으로 구분하여 작성되며 별도로 품질문서 목록이 있는 경우 문서 관리대장을 작성할 필요는 없다. 단, 별도의 문서 목록은 문서관리 대장과 동일한 절차에 따라 최신 개정현황이 유지 관리되어야 한다.

문서 수/발신 업무가 전산화되어 “전산 리스트”를 출력하여 확인 활 수 있는 경우 별도로 “문서 관리대장”을 작성할 필요는 없다.

구문서의 관리

문서가 개정이 되고 사용을 위하여 배포가 되면, 모든 구문서는 요구에 의해 발행자에게 반송되거나 접수 부서에서 회수하여 폐기하여야 한다.

법적 또는 지식보존의 목적으로 구문서를 보존 할 수 있으며 구문서를 보존할 경우 구 문서상에 "VOID" 또는 “FOR REFERENCE(참조용)" 식별 표시하여야 한다.

구본 데이터의 회수는 본 절차서 5.항 “자료관리” 절차를 따른다.

자료 관리

자료의 입수

자료구입 요청 자는 자료구입에 필요한 세부사항을 작성하여 관리부서에 해당자료의 구입을 의뢰한다.

자료관리 담당자는 자료구입을 접수하면 자료 보유 여부 검토 후 관리부서장의 승인을 받아 구입한다.

자료관리 담당자는 구입 의뢰한 자료가 있을 경우 자료구입 요청자에게 통보하여,본 절차서에 따라 대출 조치가 이루어지도록 한다.

자료관리 담당자는 해당 자료가 입수되면, “자료 관리대장”에 등록 및 해당 데이터의 표지 또는 목록을 작성한 후 구입 의뢰한 요청자에게 본 절차서에 따라 대출조치 한다.

출장 및 연수 자료의 입수절차

출장 또는 연수자는 귀사 후 출장 또는 연수 시 입수한 기술자료를 정리하여, 해당 부서장의 승인 후 기술자료 목록을 관리부로 송부하여야 한다.

자료관리 담당자는 입수된 기술자료를 “자료 관리 대장”에 등록한다.

입수된 자료에 대하여 자료관리 담당자는 해당자료의 표지나 해당자료의 목록을 작성 유지하여야 한다.

자료 개정본의 입수

자료관리 담당자는 개정된 자료를 입수하면, “자료 관리 대장”에 등록한다.

개정된 자료를 품질보증부 이외의 조직에서 입수한 경우는, 해당 조직은 품질보증부로 반송하여야 한다.

개정된 자료에 대하여 자료관리 담당자는 해당자료의 표지나 해당자료의 목록을 작성 유지하여야 한다.

자료목록 작성

자료관리 담당자는 보유자료에 대한 “자료 목록”를 작성, 비치하여야 한다.

정기적으로 간행되는 기술 잡지는 자료 목록에는 등록하지 않으나 “자료 관리 대장“에 등록 관리한다.

“자료 목록”에는 최소한 다음 사항이 포함되어야 한다.

자료명 (DOCUMEDI NAME)

자료 번호 (DOCUMEDI NO.) 해당 자료의 분류번호를 기입한다. (예, A-001)

비 고 (REMARK)기타 해당 자료의 특기 사항을 기록한다.

“자료 목록”은 최신 현황을 유지하여야 하며 정기적으로 사내에 모든 조직에 배포되어야 한다.

자료의 보관

모든 자료는 일정한 장소(책장 또는 서가 등)에 열람이 용이하도록 보관함을 원칙으로 한다. 단, 해당 부서에서만 사용되는 자료의 경우 해당 부서에서 직접 보관한다.

전자매체의 자료

식별가능한 형태로 적절히 표시하여 자료보관 장소에 보관함을 원칙으로 한다.

자료보관 장소에 보관이 어려울 경우 자료관리 담당자는 해당 부서에 장기 대출한다.

자료의 개정본

자료관리 담당자는 자료의 개정본이 입수된 경우, “자료 목록”에 등록시키며, 자료 목록상의 구본의 해당 행에는 두줄을 긋고, 비고란에는 무효일자 및 무효 사유를 기록한다.

구본의 해당 표지 또는 페이지에는 “무효 (VOID)" 또는 이와 동일한 의미를 갖는스템핑 또는 표시를 하여, 별도 보관하여야 한다.

자료관리 담당자는 구본이 대출 중일 경우에는 대출자로부터 해당 구본을 회수하여야 한다.

특정 시험 및/또는 교정검사에 구본의 적용을 고객이 요구하고 있는 경우, 해당자료의 구본을 대출 및 열람할 수 있다.

자료 열람

자료의 열람은 사내 지정된 장소에서 실시한다.

자료열람 중 필요한 부분은 복사할 수 있다.

자료관리 담당자는 열람자가 필요한 자료를 쉽게 찾을 수 있도록 “자료 목록”을 비치하여 열람 가능하도록 하여야 한다.

자료의 폐기

자료관리 담당자는 폐기할 자료에 대한 내역을 작성하여 품질보증부서장의 승인을득한 후 폐기하여야 한다.

각 자료의 폐기연한은 다음과 같으나 규정하는 것은 아니다.

기술 잡지 및 정기간행물 : 발행 월로부터 1년

국내외 규격 및 표준서, 국내외 법규집, 통계자료, 카다로그류 등 : 구본으로서 “무효 (VOID)”의 스템핑 또는 표시가 된 해당 월로부터 10년 또는 개정본이 2회 발행시

기술 서적, 연수 및 출장 자료 : 영구 보존

관련서식