문서관리 및 자료관리 절차서

문서관리 및 자료관리 절차서

 

강하넷	품질보증절차서	문서번호			KH 0501
		제정일자			1987.03.02.
	문서 및 자료관리	개정일자			2001.01.02.
		Rev.	14	Page		01/14
1. 적용범위 이 절차서는 품질보증 업무에 사용되는 문서의 관리에 적용한다.   2. 목 적 품질보증 업무를 수행하는데 필요한 문서의 작성, 검토, 승인, 배포, 유지, 보관을 효율적으 로 운영함을 목적으로 한다.   3. 책임과 권한 3.1 대표이사는 품질보증매뉴얼, 절차서의 제정, 개정, 폐지에 관해 승인할 책임이 있다. 3.2 품질관리부서장은 품질보증 매뉴얼, 품질보증 절차서의 제정, 개정, 폐지의 검토와 규격 및 지시서 등의 제정, 개정, 폐지에 관해 승인할 책임이 있다. 3.3 각 부서장은 해당 업무의 규격 및 지시서의 제정, 개정, 폐지에 관해 검토할 책임이 있다. 3.4 품질관리부서장은 문서관리의 주무 부서장으로서 작성된 문서의 타당성을 검토할 책임이 있다.   4. 문서의 분류 품질보증업무에 사용되는 문서는 다음과 같으며, 기능에 따라 (부표1)과 같이 분류한다. 4.1 품질보증 매뉴얼 : 경영, 조직, 업무의 기본 사항에 대한 운영, 관리절차 등을 정한 것으로 그 효력이 전사에 미친다. 4.2 품질보증 절차서 : 매뉴얼에 준하나 구체적인 방법, 절차, 수단 등을 세부적으로 정한 것이며, 매뉴얼과는 별도로 중요 사항을 정한다. 4.3 품질보증 지시서 : 매뉴얼 및 절차서에 구속을 받으며 특정 기능업무 수행에 필요한세부사항을 정한다. 4.4 기타 품질보증 업무에 관련된 해당문서   5. 문서관리의 실시체계 문서관리의 실시체계는 (부표2)와 같다.

강하넷	문서 및 자료관리	문서번호		KH 0501
		Rev.	14	Page	02／14
6. 문서의 제정 6.1 제정시기 품질관련 업무수행을 하는 모든 부서에서 적절한 문서를 적절한 시기에 제정한다. 6.2 문서의 작성자 직급에 관계없이 해당업무를 가장 잘 알고 있는 사람에 의하여 작성한다. 6.3 문서의 작성방법 1) 문서는 문서를 사용하는 사람이 쉽게 이해할 수 있어야 한다. 2) 외래어는 가능한 번역되어야 하며, 부득이한 경우를 제외하고는 한글로 표기한다. 3) 문서의 내용은 한글, 숫자, 그림등을 사용하여 간결하고 명확하게 표현한다. (1) 문체 ～ 한다. 를 기초로 하는 문어체를 사용한다. (2) 전문용어 특정한 전문용어는 원칙적으로 국가 또는 단체에서 정한 과학기술 용어를 쓴다. (3) 내용의 세분 내용을 세분적으로 구분할 때는 다음 요령에 의한다. ① 항은 1, 2, 3 ...... ② 항목은 1.2, 1.3, ....... 3.3 ③ 호는 1), 2), 3), ....... ④ 목은 (1), (2), (3), ........ ⑤ 강은 ①, ②, ③, ........ (4) 그림, 표 및 식 ① 그림, 표에는 각각에 대하여 일련번호 또는 제목을 쓴다. ② 식은 원칙적으로 문장에 쓰지 않고 줄을 달리하여 쓰며, 필요한 경우 기호 각각에 설명을 간략하게 기재한다.

강하넷	문서 및 자료관리	문서번호		KH 0501
		Rev.	14	Page	03／14
6.4 문서의 작성 순서 1) 문서작성 양식은 다음과 같으며, 문서의 분류에 알맞는 양식을 선택 작성한다. (1) 품질보증매뉴얼 (표지) :양식 KH 0501-01 (2) 품질보증매뉴얼 (양식) :양식 KH 0501-02 (3) 품질보증절차서, 지시서 (표지):양식 KH 0501-02 (4) 품질보증절차서, 지시서 (양식):양식 KH 0501-03 (5) 기타 품질문서는 개별 기준에 따라 정한다. 2) 문서의 번호 부여 품질보증 업무에 관련된 문서의 관리 번호는 다음의 체계에 의하여 부여한다. □□ □ □□□□ - □□ 󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏 󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 󰠌󰠏강하넷 표준󰠌󰠏기능분류 󰠌󰠏요건분류 󰠌󰠏문서번호 󰠌󰠏절차서 : 양식번호 XS L : 규정 ISO요건일련번호 지시서 : 일련번호 M : 매뉴얼 표준서 : 일련번호 P : 절차서 I : 지시서 S : 표준서 3) 문서에 포함되어야 할 사항 (1) 모든 문서에는 다음과 같은 내용등을 포함한다. - 문서번호 - 제정일자 - 개정일자 - 개정번호 : 최초 제정번호는 00 으로 한다. - 작성자 (2) 문서의 페이지는 겉표지를 포함하여 모든 장마다 기록한다. 4) 작성된 문서 (매뉴얼, 절차서, 지시서)는 표준 심의 의뢰서 (양식 KH 0501-04)를작성, 관련부서장에게 회람하여 동의를 얻어 품질관리부에 제출한다. 7. 문서의 검토 및 승인 표준의 제정, 개정, 폐지 등의 신청서를 접수받은 품질관리부서장은 표준 신청 및 승인서(양식 KH 0501-05)를 작성, (단, 표준의 제정시에는 해당부서에서 작성한 표준 심의 의뢰서 (양식 KH 1501-04)를 첨부하여) 다음과 같이 문서의 검토, 승인, 의뢰한다.

 

강하넷		문서 및 자료관리			문서번호		KH 0501
					Rev.	14	Page	04／14
7.1 문서의 검토는 다음과 같이 한다.
	문 서 명		검 토 권 자
	품질보증매뉴얼, 절차서		품질관리부서장
	품질보증지시서, 기타 품질문서		해당 부서장
* 단, 검토권자가 권한을 위임한 경우에는 위임을 받은자가 검토할 수 있다. 7.2 문서의 승인은 다음과 같이 한다.
	문 서 명		승 인 권 자
	품질보증매뉴얼, 절차서		대 표 이 사
	품질보증지시서, 기타 품질문서		품질관리부서장
* 단, 승인권자가 권한을 위임한 경우에는 위임을 받은자가 승인할 수 있다. 8. 문서의 이력관리 8.1 해당부서의 승인 완료된 문서는 품질관리부에서 항목별로 이력 유지 관리한다. 8.2 품질관리부서는 표준 이력대장 (양식 KH 0501-06)을 작성 이력 관리한다. 표준 이력대장에는 구문서의 개정된 페이지 등에 관한 제정, 개정, 폐지이력을 상세하게 기록한다. 9. 문서의 배포 9.1 품질보증 업무에 관련된 문서화된 절차는 사내전산망을 통하여 공개하여, 필요시 전사원 이 열람할 수 있도록 한다. 9.2 이 외의 경우에 대비하여 원본은 품질관리부서에서 사본은 영업관리부서와 총무부서에 비치한다. 9.3 문서의 배포는 품질관리부서장의 통제하에 문서 활용부서 및 개인에게 배포되어야 하며, 표준 배포 및 회수대장 (양식 KH 0501-07)에 문서 활용부서 관리 책임자의 서명을받아야 한다. 9.4 당사와 품질업무에 관련되어 문서가 배포될 때에는 수신처에 당사의 문서관리 담당자가 서명할 수 있다.

강하넷	문서 및 자료관리	문서번호		KH 0501
		Rev.	14	Page	05／14
9.5 문서는 접수한 해당부서에서 반드시 유지 관리하여야 한다. 9.6 문서는 “관리본” (문서의 개정에 의한 최신판), “비관리본” (외부배포등으로 개정불가한 것)으로 구분하여 배포하고, 비관리본은 고무인 없이 문서 첫 장 상단 중앙에 표기한다. 9.7 “관리본” (부표3)의 표시는 문서의 첫페이지 우측상단에 “검정색” 스탬프로 표시한다. 매뉴얼, 절차서, 지시서 등은 관리번호만 부여하고 외국 규격을 등록 관리할 경우, 관리 번호, 승인일자, 승인자를 명기한다. 10. 문서의 회수 10.1 품질관리부서는 해당부서에 신문서 배포와 동시에 구문서를 회수한다. 10.2 회수된 구문서는 “표준 배포 및 회수대장”(양식 KH 0501-07)에 회수사항을 기록 하고, 품질관리 부서장이 확인한다. 11. 문서의 개정 11.1 개정시기 발행된 문서의 내용이 기존 업무절차 및 방법, 품질요건을 일부 또는 전부를 변경 또는수정이 필요할 경우에 개정한다. 1) 매뉴얼의 한 페이지를 개정할 경우에는 개정된 페이지의 개정일자, 개정번호와 품질보증 매뉴얼 표지 (양식 KH 0501-01)의 개정번호, 일자가 변경되고 검토, 승인을 받는다. 예) 변경전 2장 품질방침 개정일자 1995. 1.25 개정번호 : 1 변경후 2장 품질방침 개정일자 1995. 3. 5 개정번호 : 2 2) 절차서, 지시서를 개정할 경우에는 표지의 개정일자, 개정번호가 변경되고 개정사항을수정하여 문서 전체를 최신본 관리한다. 11.2 개정의뢰 문서 제정시와 동일하게 검토승인 완료 후 7항과 같이 처리하고, 품질매뉴얼, 절차서,지시서는 개정시 최신본의 마스터 리스트를 작성 유지한다. 또한 매뉴얼은 페이지별로절차서, 지시서는 항목 단위로 개정번호, 개정일자를 표기하고 품질관리부서장이 승인,배포한다.

 

강하넷	문서 및 자료관리	문서번호		KH 0501
		Rev.	14	Page	06／14
11.3 개정의 검토, 승인, 이력관리, 배포회수 1) 문서개정의 검토, 승인, 이력관리, 배포회수는 문서 제정시와 동일한 절차에 따른다. 2) 문서의 관리본은 품질시스템의 업무가 수행되는 모든 부서에서 사용, 가능하여야 한다. 12. 문서의 폐지 12.1 문서의 폐지시기 1) 문서의 활용 부서에서 문서폐지 신청이 접수되어 승인된 경우 2) 문서가 개정되어 효력을 상실한 구문서 3) 문서의 보존기간 만료시 4) 기타 비관리본 문서로 사용목적이 소멸된 경우 12.2 폐지의뢰 문서 활용부서에서 문서의 폐지가 필요한 경우 “표준 승인서” (양식 KH 0501-05)를 작성, 문서 제정시와 동일하게 검토, 승인 완료후 품질관리부서에 이력 관리 의뢰한다. 단, 비관리본 문서인 경우 사용목적이 소멸된 경우 문서 활용 부서에서 즉시 폐지할 수도 있다. 12.3 폐지의 실시 문서의 폐지는 품질관리부서의 담당자가 표준 이력대장 (양식 KH 0501-06)에 개정내용을 기록하고 해당 구문서를 폐지한다. 이때 무효화 또는 폐지된 구문서는 사용처에서 즉시 회수하고 구문서 관리는 품질관리부서 또는 해당 부서에서 한다. 12.4 폐지문서의 원본관리 1) 문서관리 주관부서인 품질관리부서에서 폐지된 관리문서 원본 보관 필요시 문서 원본중앙에 적색의 “무효본” (부표4) 도장을 찍은 후 별도 또는 통합하여 보관한다. 2) 법적 또는 지식보존을 목적으로 폐지된 문서를 영구 보존 할 때는 적색의 “영구보존”(부표5) 표시를 하여 구분 관리한다.

강하넷	문서 및 자료관리	문서번호		KH 0501
		Rev.	14	Page	07／14
13. 문서의 추가발행 활용부서에서 문서의 추가발행을 요할 때에는 협조전 (양식 KH 0501-10)을 작성하여 부서장 결재 후 품질관리부서로 신청한다. 품질관리부서는 발행목적 및 발행여부를 검토 한 후 인정되면 추가 발행한다. 14. 문서의 화일링 문서의 화일링은 문서화일링 지시서 (XSI 0501-01)에 따른다. 15. 문서의 유지보관 15.1 전부서 문서관리 책임자는 담당자를 지정하고 문서의 관리상태를 수시로 점검한다. 이 때 누락 및 훼손등이 있는 경우 필요한 시정조치를 한다. 1) 부서의 문서관리 책임자는 부서장이 되며, 부서장은 문서관리 체계확립과 문서의 효율적 처리를 위하여 문서관리 담당자를 지정한다. 2) 문서관리 책임자는 부서내 문서처리 및 정리, 화일링 시스템을 추진 관리한다. 15.2 문서의 활용부서 문서관리 책임자는 제정, 개정, 폐기사유가 발생하였을 경우 규정된 절차에 따라 신속히 조치를 취한다. 15.3 승인된 모든 문서는 활용부서에서 임의로 사본을 제작하거나, 사외로 반출할 수 없다. 15.4 품질관리부서장은 과거 3년 동안 개정되지 않은 문서에 대해서는 문서활용 부서에문서의 개정, 폐기 여부를 년 1회 검토 요청, 확인한다. 16. 문서의 감사 16.1 내부품질감사원은 반기별 내부품질감사시 문서의 유지, 보관상태에 대하여 감사를 실시하고, 필요시 수시 점검토록 지시한다. 16.2 감사 및 점검결과 활용부서의 미흡한 관리 상태에 대해서는 시정조치를 요구하고, 이의시정결과를 확인한다. 17. 대외문서와 사내문서의 접수 및 발송 17.1 대외문서의 접수 / 발송 1) 본사의 경우 대외문서의 접수/발송 업무는 총무부서에서 주관한다.

 

강하넷	문서 및 자료관리	문서번호		KH 0501
		Rev.	14	Page	08／14
2) 총무부서 이외의 부서에서 대외 문서를 접수한 경우에는 당해 부서의 소관문서라 할지 라도 일단 총무부서에 접수하며, 휴일에 접수한 문서는 경비실에서 익일 출근시간 직후에 총무부서 문서 담당자에게 인계한다. 3) 문서를 접수할 때에는 문서 좌측 하단에 검정색 접수인 (부표6)을 날인한 후, 문서접수 대장 (양식 KH 0501-09)에 기록한다. 4) 대외문서를 발송할 때는 문서 우측 하단에 적색 발송인 (부표7)을 날인한 후, 문서발송 대장 (양식 KH 0501-10)에 기록한다. 5) 전부서는 문서접수 및 발송은 월별 마감을 원칙으로 한다. 접수대장, 발송대장의 접수,발송번호는 01로부터 시작, 월 마감하고 월이 바뀌면 다시 새로운 대장 양식에 01부터 시작한다. 예) 04 - 01 (월 - 일련번호) 6) 접수대장의 문서번호는 대외공문의 번호를 기록하고, 발송문서 (협조전등)의 문서번호는 문서화일링 지시서 (XSI 0501-01) 4.1항 문서화일링 표시방법에 준하여 부서코드, 월, 일련번호를 기록한다. 예) 품질 05-01 17.2 사내문서의 접수 / 발송 1) 사내 문서의 접수, 발송은 해당부서에서 관리한다. 2) 문서를 접수할 때에는 문서 좌측 상단에 검정색 접수인 (부표8)을 날인한 후, 문서접수 대장에 기록한다. 17.3 이면지의 활용 이면지를 사용할 때에는 이면 중앙에 “이면지 활용”이란 적색 고무인을 날인하거나, 이면에 사선을 그어 표시 후 사용한다. 18. 결 재 18.1 기안용지는 부서장의 결재를 거쳐 승인권자의 결재를 받아야한다. 18.2 결재인 (부표9)은 문서 표지의 우측 상단에 검정색으로 날인하는 것을 원칙으로 하나,우측 상단에 날인할 수 없는 경우에는 특별한 위치를 지정하지 않는다. 18.3 결재는 결재권자가 서명 또는 날인한다.

 

강하넷

문서 및 자료관리

문서번호

KH 0501

Rev.

14

Page

09／14

19. 전 결 전결처리 문서는 결재인의 표시는 다음과 같다. 예) 부장전결인 경우

결   재

담 당

대 리

과 장

부 장

임 원

부사장

사 장

결   재

담 당

대 리

과 장

부 장

임 원

부사장

사 장

20. 외부규격관리 20.1 국내외 국가 규격, 사양서, 단체규격 등은 검정색으로 관리본 (부표3)을 문서표지 우측상단에 날인하고 부서장 승인을 득하여 유지 관리한다. 20.2 외부규격관리대장 (양식 KH 0501-12)에 관리번호, 규격번호, 규격명 등을 등록하고,개정시 또는 1년 주기로 확인한다. 20.3 외부규격 개정시 구본은 적색으로 무효본(부표 4)을 문서하단 중앙에 날인 유지한다. 20.4 구본에 무효본 날인하는 것은 구본이 활용가치 있는 경우에 한하며 그 외의 구문서는부서단위로 폐기할 수 있다.

 

 

 

강하넷		문서 및 자료관리				문서번호			KH 0501
						Rev.		14	Page		10／14
21. 문서의 보존 및 보관 문서관리에 관한 문서의 보존 및 보관은 다음과 같다.
	문 서 명		양 식 번 호		보존년한		보 관 부 서
	품질보증매뉴얼 (표지)		양식 KH 0501-01		5 년		품질관리부서
	품질보증매뉴얼 (양식) 절차서,지시서(표지)		양식 KH 0501-02		5 년		품질관리부서
	품질보증절차서,지시서(양식)		양식 KH 0501-03		5 년		품질관리부서
	표준 심의 의뢰서		양식 KH 0501-04		5 년		품질관리부서
	표준 신첨 및 승인서		양식 KH 0501-05		3 년		품질관리부서
	표준 이력대장		양식 KH 0501-06		3 년		품질관리부서
	표준 배포 및 회수대장		양식 KH 0501-07		3 년		품질관리부서
	문서 접수 대장		양식 KH 0501-08		3 년		해 당 부 서
	문서 발송 대장		양식 KH 0501-09		3 년		해 당 부 서
	협 조 전		양식 KH 0501-10		3 년		해 당 부 서
	기 안 용 지		양식 KH 0501-11		3 년		해 당 부 서
	외부규격관리대장		양식 KH 0501-12		3 년		해 당 부 서
	작업표준서		양식 KH 0501-13		3 년		해 당 부 서

 

 

www.kangha.net