엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

업체관리대장

IQP-4060-005 A4 (주) 강하넷 2001. 06. 27. (Rev.1)

​

1.          목적

본 절차는 강하넷(주) 자동화장비 사업부 (이하 ‘당사’라 한다)의 품질과 관련된 모든 표준문서 및 자료가 적합한 승인절차를 거쳐 사용 유지되도록 하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

당사의 품질시스템 업무를 수행하기 위해 사용되는, 도면을 제외한 모든 표준문서와 사외출처문서 또는 자료에 대하여 적용한다.

단, 품질매뉴얼 및 규정은 별도 관리 규정에 따른다. 

3.          용어의 정의

3.1             표준문서

품질시스템 관련 매뉴얼, 절차서, 규정, 지침서, 기준서, 도면, 규격, 품질에 영향을 주는 관련 사양서, CAD자료 등을 표준문서라 하며 전자매체도 포함한다.

3.2             품질자료

문서들을 운영,관리하면서 발생되는 모든 기록 및 데이터 등을 의미하며 전자매체 내 자료도 포함한다.

4.          책임과 권한

4.1             경영자 대리인

4.1.1  품질매뉴얼과 절차서, 규정의 개정, 폐기 등에 대한 최종 승인권을 갖는다.

4.1.2  내부품질감사를 통하여 사내문서 및 자료의 운영관리 상태를 점검하여 결과를   대표이사에게 보고한다.

4.2             품질관리부서장

4.2.1       본 절차서를 수립하고 운영할 책임이 있다.

4.2.2       표준문서의 등록, 배포, 회수, 폐기 및 보관에 대한 책임이 있으며 필요시 문서보관부서를 지정할 수 있다.

4.2.3       등록신청된 표준문서에 대한 검토와 관련부서에 검토 요청할 책임이 있다.

4.2.4       제정된 표준문서 중 매뉴얼과 절차서에 대한 교육을 실시할 책임이 있다.

4.3             각 부서장

4.3.1       부서내 표준문서 및 사외출처 문서를 보관, 유지, 관리할 책임이 있다.

4.3.2       표준문서의 개정 또는 폐기를 기안부서에 요청할 수 있다.

4.3.3       품질관리 부서장의 요청에 따라 표준문서를 검토할 책임이 있다.

4.3.4       표준문서가 부서내에서 효율적으로 수행될 수 있도록 교육, 감독할 책임이 있다.

4.3.5       사외출처 문서 또는 자료의 활용 및 폐기에 대한 승인을 한다.

5.          업무 절차

5.1             문서의 작성방법

5.1.1       문서의 배열순서

[표 1]의 항목 및 배열순서에 따라 기술하여야 하며, 용어의 정의, 책임과 권한, 기록 및 양식, 관련절차 항목에 해당되는 사항이 없는 경우 ‘해당없음’ 또는 ‘N/A’로 표기해야 한다.

       [표 1] 항목 및 배열순서

5.1.2       문서번호 부여방법

1)     본 절차서의 적용을 받는 문서는 다음의 예에 따라 문서번호를 부여한다.

에)           F Q   -    Q M   -   0 2   0 1 

                       ⑴        ⑵ ⑶      ⑷    ⑸  

(1)  강하넷(주)의 품질시스템을 표현하는 것으로 고정불변이다.

(2)  문서작성부서 또는 실무부서를 나타낸다.  구분은 다음과 같다.

① 영업부 : S              ② 기술부 : P                          ③ 자재관리부 : M

④ 관리부 : C             ⑤ 품질관리부 : Q       ⑥ 개발부(설계실) : D ⑦ 공통 : G

(3)  문서분류를 나타낸다.  구분은 다음과 같다. 

① 매뉴얼 : M             ② 절차서 : P     ③ 지침서(공정도) : T         ④ 기준서 : S

⑤ 양식 : F                  ⑥ 규정 : R                   ⑦ 리스트 : L

(4)  해당문서가 속하는 ISO요건의 번호를 나타낸다. (01~20까지)

(5)  문서 일련번호 = 제정순서를 나타낸다.

5.1.3       개정번호 부여방법

개정번호는 제정시 00을 사용하고 1차 개정부터 01을 사용하며, 그 이력관리는 표지양식 FQ-QF-0508을 이용하여 관리한다.

5.1.4       조항번호 및 각종번호 부여방법

별도의 제목이 필요한 경우 조항으로 분류하며, 별도의 제목이 없는 것은 세별번호로 부여한다.

1)      대 조항은                      N.

2)      중 조항은                                   N.N

3)      소 조항은                                               N.N.N

4)     세별번호 위치는 조항끝 번호 다음 위치부터 쓴다.

예)                         1)   2)

  (1)   (2)

     ①   ②

5)   예시의 표시방법은 예)을 문장의 말미에 표시할 수 있으며, 여러 개인 경우 예1), 예2)등 일련번호를 부여하고 기재한다.

6)      그림 및 표의 사용은 하단 중앙에 순번과 제목을 표기한다.

7)      페이지번호 부여방법은 첨부를 페이지로 인정하여 처음인 목차 페이지부터 상단 오른쪽에 번호를 부여한다.

5.2             문서의 검토, 승인

5.2.1       작성되거나 입수된 문서와 자료는 유효성과 적합성을 인정받기 위하여 각 관련 절차서에 정하여진 대로 검토되고 승인되어야 한다.

5.2.2       검토 및 승인되었음을 증명할 수 있는 검토 및 승인자의 날인, 도장, 일자 등이 표기되어야 한다.

5.2.3       문서 및 자료의 개정 시에는 별도의 지정이 없는 한 처음 검토되고 승인된 동일한 조직이나 인원에 의해서 검토되고 승인되어야 한다.

5.3             개정

5.3.1       관련규격/법규/절차의 개정이나 품질시스템의 개선이 필요할 경우에는 문서의 변경이 되어야 한다. 

기록과 DATA, 외부자료는 개정될 수 없다.  단, 오.탈자 등의 실수에 의한 기록과 자료는 최초 내용이 구분될 수 있도록 수정되어 최초 승인된 인원에 의하여 재 승인 받을 수 있다.

5.3.2       발주 후 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기발행 되어진 발주서상에 변경자의 확인(SIGN)DMF 받은 후 해당업체에 구두 또는 FAX로 발주 변경내용을 유선으로 통보하고 전산처리 한다.

5.4             문서의 배포

5.4.1       품질관리부서는 등록된 문서의 또는 첫 페이지에 청색 STAMP로 “원본”도장(첨부 도장견본표 참조)을 찍는다.

5.4.2       문서의 배포는 COPY한 사본에 적색으로 “관리본” 또는 “비관리본” 도장을 찍고(첨부 도장견본표 참조) 해당 배포처를 지정한 후 원본의 배포처 해당란에 수령확인을 받고 배포한다.

5.4.3       배포된 문서가 최신본 일때는 구문서의 원본은 “폐기” 도장을 찍어 별도 보관하고 그 사본은 각 부서별 자체 폐기한다.  (5.7.4참조)

5.5             문서보관

5.5.1       문서의 원본은 품질관리부서 또는 품질관리부서가 지정한 부서에서 보관한다.

5.5.2       문서의 보관은 다음 경우를 제외하고 원본은 영구 보관하되, 사본은 자체 폐기시킴을 원칙으로 한다.

1)      문서자체에 보관에 관한 별도의 규정이 있는 경우

2)   문서의 개정 횟수가 많거나 개정기간이 상당기간 경과하여 보관의 필요성이 없다고 품질관리부서장이 판단한 경우

5.5.3       문서는 폐기 전까지 원래의 상태가 유지될 수 있도록 최선을 하여야 한다. 

5.6             문서의 개정, 수정

5.6.1       문서의 수정은 기안부서에서 하되 수정자는 수정된 부분에 자필 서명 또는 인장을 날인하고 수정된 사항을 품질관리부서로 통보한다.

5.6.2       품질관리부서는 기안부서의 통보에 따라 문서의 원본을 수정하고 수정사유를 여백에 기록한 후 배포된 문서가 있을 경우 업무협조전으로 통보하여 원본과 일치시키도록 한다.

5.6.3       품질관리부서장은 문서의 수정이 문서내용의 중요변경에 해당할 경우 문서개정 절차에 따르도록 하여야 한다.

5.6.4       문서의 개정은 기안부서 또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록 신청서의 개정 사유란에 개정내용을 명시 또는 첨부하여 품질관리부서로 신청한다.

5.6.5       개정에 따른 승인, 변경등록, 배포, 보관 등은 5.2항부터 5.5항까지의 문서 개정절차를 따른다.

5.6.6       개정승인을 득한 구문서는 별도의 폐기신청 없이 자동 폐기된다.

5.7             문서의 회수 및 폐기

5.7.1    개정으로 인한 자동폐기를 제외한 문서의 폐기는 기안부서(최초등록신청부서)   또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록신청서 상에 폐기사유를 명시하여 품질관리부서로 신청한다.

5.7.2    품질관리부서는 폐기신청용 문서등록신청서의 적합성을 검토한 후 최종승인권자의 승인을 득한다.

5.7.3    품질관리부서는 폐기대상이 된 문서의 원본과 문서등록대장에 적색으로 “폐기” 표시를 하고 다른 지정이 없는 한 폐기원본은 영구보관된다.

5.7.4    문서가 폐기되면 승인된 폐기신청용 문서등록신청서를 각 부서에 배포하여 확인한 후 해당문서의 사본은 자체폐기한다.

5.8             사외출처문서의 관리

5.8.1    사외출처문서 또는 자료(이하 “사외문서”라 한다. )를 당사의 품질업무에 활용코저 하는 부서는 해당부서장의 승인을 득한 후 품질관리부서에 사외문서로 등록한 후 회수하여 폐기한다.

5.8.2    사외문서 등록신청은 별도의 양식을 필요로 하지 않으나 해당부서장 승인사항과 관리번호를 확인할 수 있도록 한다.

5.8.3    품질관리부서는 등록신청된 사외문서에 청색 STAMP로 “사외문서등록” 도장을 (첨부 도장견본표 참조) 찍고 사외문서 등록대장에 배포처 내용과 함께 등록한 후 배포한다.

5.8.4    사외문서의 관리는 각 활용부서에서 하되 등록되지 않은 사외문서를 품질업무에 사용하여서는 아니되며, 사외문서의 발행처 또는 작성처와 연계채널을 구성하거나 정기적으로 확인하여 항상 최신본이 사용될 수 있도록 하여야 한다.

5.8.5    사외문서의 폐기는 최초 등록신청한 부서의 요청으로 품질관리부서에서 관련 사외문서를 회수하여 폐기시키고 그 사실을 사외문서 등록대장에 기록한다. 

협력업체관리절차서

1.          목적

본 절차는 ㈜강하넷 자동화장비 사업부 (이하’당사’라 한다)와 거래하는 협력업체를 평가, 선정, 등록 및 사후 관리하는 방법과 절차를 규정하여 당사의 구매 요구사항을 만족시키도록 하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

당사에서 구매하는 자재 공급업체중 품질, 납기, 가격에 영향을 미친다고 판단되는 업체에 대해서 적용한다.

3.          용어의 정의

3.1             협력업체

당사의 구매부품 등을 공급하는 업체와 외주업체를 총칭하여 협력업체라 한다.

3.2             외주업체

당사의 생산공정의 일부 또는 전부를 작업하여 공급하는 업체로서 가공품을 공급하는 외주가공업체와 기타공정을 작업하는 업체로 구분한다. 

3.3             일반업체

당사의 제품품질에 영향을 주지 않는 업체로서 본 절차서의 적용을 받지 않는 업체가 된다.

4.          책임과 권한

4.1             자재관리부서장

4.1.1       협력업체 등록 및 취소를 승인

4.1.2       방문 평가팀을 선정하며 중점관리업체 개선계획서를 승인

4.1.3       협력업체 사후관리의 책임과 권한이 있다.

4.2             자재관리담당자

자재관리담당자는 협력업체 선정 및 평가의 제반사항, 협력업체 등록, 협력업체 등록대장작성 및 관리의 책임과 권한이 있다.

4.3             기술부서장

기술부서장은 신제품 개발에 따른 신규업체 개발요청 및 품질평가의 책임과 권한이 있다.

4.4             품질관리부서장

품질관리부서장은 신규협력업체 선정시 품질평가 및 사후평가에 대한 책임과 권한이 있다.

5.          업무 절차

5.1             업체추천 및 접수

당사의 전직원은 업체추천 할 수 있으며, 업체추천을 받은 자재관리 부서장은 업체평가를 준비한다.

5.2             신규업체 개발

5.2.1       품질관리부서장은 신제품 개발을 비롯한 기타 필요에 의하여 신규업체 개발이 요구될 경우 자재관리부서장에게 신규업체 개발을 요청한다.

5.2.2       자재관리 부서장은 기술부서장이 추천한 업체 또는 적합한 업체를 선정하여 방문 또는 서신을 통해 협력업체 실태조사서를 작성하고 업체의 기본 경영상태를 평가한 후 대상업체를 선정한다.

(단, 대상업체는 2개업체 이상 선정함을 원칙으로 한다. )

5.2.3       자재관리 부서장은 복수 평가대상 업체에 견적서를 요구하여 비교평가 후 동일조건에서 실질적으로 최저가격의 업체를 선정한다.

(단, 다음의 해당하는 경우에는 그 사유를 명시하고 단일견적을 인정하거나 생략할 수 있다.)

1)     독과점인 경우

2)     정부의 고시가격, 협정가격일 경우

3)     시중구매품일 경우

4)     기타 당사사정으로 단일 견적이 인정되는 경우

5.3             회사방침에 따른 업체변경 및 복수업체 선정

5.3.1       업체변경

1)      자재관리부서장은 협력업체 등록취소에 따라 신규 협력업체의 개발이 요구될   경우 5.2.2 ~ 5.2.3항에 따라 협력업체를 선정한다.

2)      등록된 협력업체를 변경 할 경우에는 비교평가만 실시한다.

5.3.2       복수업체선정

1)     자재관리 부서장은 회사의 자재수급 계획 또는 협력업체의 운영방안에 따라 복수협력업체 운영이 요구 될 경우 업체방문 또는 서신을 통해 협력업체 실태조사서를 작성하고 업체의 기본 경영상태를 평가하여 대상업체를 선정한다.

단, 대상업체는 2개이상 선정을 원칙으로 한다. )

2)     자재관리부서장은 평가대상 업체에 견적서를 요구하여 비교평가 후 동일조건으로 실질적인 최저가격의 2개업체 선정을 원칙으로한다.

3)     등록된 협력업체 중에서 복수업체 선정을 할 경우에는 견적평가만 실시한다. 

5.4             업체평가

5.4.1       구매자재 품질평가

1)     신규업체 개발

품질관리 부서장은 자재관리부서가 5.2항에 따라 선정한 업체를 대상으로 구매자재 샘플을 입수하여 필요한 요구사항과의 일치여부를 평가하고 그 결과를 자재관리부서로 통보한다.

단, 당사에서 검사 및 시험이 불가능 할 경우에는 제3의 기관에 의뢰 하거나 업체의 성적서를 근거로 하여 평가할 수 있다.

2)     회사의 방침에 따른 업체변경 및 복수업체 선정

(1)  자재관리부서장은 구매업무절차에 따라 구매자재 샘플을 이수하여 품질관리부서에 수입검사를 의뢰한다.

(2)  품질관리부서장은 구매업무절차에 따라 검사 및 시험후 그 결과를 자재관리 부서장에게 통보한다.

(3)  단, 당사에서 검사 및 시험이 불가능 할 경우에는 제3의 기관에 의뢰하거나 업체의 성적서를 근거로 하여 평가할 수 있다.

5.4.2       품질시스템 평가

1)     서류평가

(1)  다음의 경우에 자재관리부서장은 해당관련정보를 입수하여 협력업체 실태조사서를 작성 평가한다.

-          ISO 9000 시리즈 인증업체

-          KS, Q-MARK 인증업체

-          공인된 단체규격업체

(2)  상기의 서류평가가 불가능할 경우에는 5.4.2의 2)항에 따라 방문 실시평가를 한다.

2)     방문실사 평가

(1)  평가계획

자재관리부서장은 협력업체평가 계획서를 작성하여 해당업체 및 관련부서에 통보한다.

(2)  평가팀 구성

평가팀은 기술부, 자재관리부, 품질관리부서에서 각1명씩 참석하는 것을 원칙으로 하고 당사2년이상 근무 또는 해당업무 1년 이상의 자격요건을 갖춘자 중에서 자재관리 담당임원이 선정한다.

(3)  평가실시

계획된 일정에 따라 자재관리부서장 또는 평가팀장은 평가팀을 구성하고 업체를 방문하여 협력업체 방문평가서에 따라 평가를 실시하고 기록한다.

3)     다음의 경우에는 품질시스템 평가를 생략할 수 있다.

-          당사보다 조직규모가 큰 업체로서 대외적으로 품질관리 능력을 인정받고 있을경우

-          고객의 요청에 의해서 선정된 해외 협력업체인 경우

-          현지 대리점을 통해 구매할 경우

-          시중 구매품인 경우

-          년 거래실적이 10회 이하인 경우

-          년 거래실적이 100만원 이하인 경우

5.5             등록

5.5.1       신규업체 개발

1)     자재관리부서장은 품질평가 및 품질 시스템 평가결과를 근거로 하여 신규 협력업체 평가서를 작성 담당임원의 승인을 득한 후 협력업체로 등록한다.

2)     품질시스템 평가를 방문실사 평가로 시행했을 경우에는 60점 이상인 경우에만 등록 할 수 있다.

5.5.2       회사의 협력업체 운영방침에 따른 업체변경 및 복수업체 선정

1)     자재관리 부서장은 5.5.1의 1), 2)항에 따라 등록한다.

2)     등록된 협력업체일 경우에는 품질평가 또는 견적평가 결과로서만 등록 할 수 있다.

5.5.3       가등록

1)     긴급한 구매품 조달을 위해 정상적인 등록절차에 따를 수 없는 불가피한 경우에 한해 협력업체 등록 신청서에 가등록 업체임을 표시하고 우선 거래할 수 있다.

2)     가등록 거래한 업체는 최단시간내에 정식절차에 따라 평가하여 등록하도록 하고 만약 등록 불가로 판정될 경우라도 이미 입고된 구매품은 품질에 하자가 없는 한 유효한 거래로 인정한다.

5.6             등록관리

1)     자재관리부서장은 승인된 협력업체 등록대장을 작성하여 관리한다.

2)     자재관리부서장은 협력업체 실태현황을 매년 작성하여 최신자료를 관리한다.

3)     협력업체 등록후 개선 및 시정조치가 필요한 경우에는 그 내용을 협력업체에 통보하고 실행여부를 확인한다. 

5.7             협력업체 사후관리

자재관리부서장은 요구품질에 대한 안정된 공급유지를 위해 등록된 협력업체에 대해 매년 말에(12월) 당해년도 종합 납입평가를 실시하여 익년도 중점관리 업체를 선정하여 관리한다.

5.7.1       평가대상

1)     당사 협력업체로 선정되어 거래관계를 유지하고 있는 모든업체를 대상으로 한다.

2)     거래실적이 연 10회 이하 이거나100만원이 넘지 않는 업체,시장 구매품인 경우,고객이 지정한 업체는 평가를 면제할 수 있다.

5.7.2       평가방법

자재관리 부서장은 매년 년말(12월) 선정된 평가업체의 종합납입 실적을 평가한다.  평가 항목은 다음과 같다.

1)     품질 (수입검사, 공정품질, 고객품질)

2)     납기

3)     무검사 전환실적

4)     협력도 (품질개선 노력)

5)     원가절감

6)     거래존속기간

7)     품질인증획득

5.7.3       등급부여 및 시정조치

1)     자재관리 부서장은 혐력업체에 대한 해당분야별 평가실시 후 협력업체 평가서를 작성 각 업체별 등급부여 후 승인을 득한다.

2)     등급기준

(1)   1등급 : 90점 이상

(2)   2등급 : 75점 이상

(3)   3등급 : 60점 이상

(4)   4등급 : 59점 이하

3)     자재관리 부서장은 상위등급 업체의 경우 결재와 발주에 우선권을 부여할 수 있으며 3등급 이하 협력업체에게는 시정조치가 필요한 경우 해당 협력업체에 통보하고 개선대책서를 접수 후 실행여부를 확인한다.

5.7.4       중점관리 업체선정

1)     선정대상

(1)   3등급 이하

(2)   제품품질에 중대한 영향을 끼칠수 있는 업체

2)     선정업체 개선지원

(1)  자재관리부서장은 중점관리 업체에 대한 개선지원 계획서를 작성 담당임원의 승인 후 실시한다.

지원내용은 다음사항을 고려한다.

-          월별납입 품질실적평가 (제품품질, 납기, 품질개선노력도)

-          방문실사 평가 및 개선지원

-          물성별 WORST 5 선정하여 품질의식 고취

-          기타 관리를 필요로 하는 사항고려

(2)  자재관리부서장은 계획 대 실적을 평가후 미진한 부분에 대해서는 계획변경 및 개선대책을 수립후 실시 관리한다.

(3)  방문실사 평가는 5.4.2의 2)항에 따른다.

5.8             등록취소

5.8.1       등록된 협력업체는 다음 중 하나라도 해당사항이 있을 경우, 등록취소 대상이 된다.

1)     업체가 파산, 부도 등으로 정상적인 거래가 불가능한 경우

2)     품질관리부서장이 검사업무 절차 또는 시정 및 예방조치 업무결과에 따라 등록취소요청을 했을 때

3)     자재관리부서가 자재매입장, 단가현황, 납기현황, 등을 감안하여 품질, 납기, 가격에 문제가 있다고 판단했을 경우

4)     2년 연속 중점관리 업체로 선정되거나 중점관리 업체로 선정되어 5.7.3 의 3)항의 시정조치에 대한 실행이 없을 때

5.8.2       자재관리부서장은 협력업체가 등록 취소대상이 되면 업체등록 신청서에 해당업체와 취소 사유를 작성하여 자재관리 담당임원의 승인을 득한후 그 등록을 취소한다.

5.8.3       업체등록이 취소되면 협력업체 등록대장에 등록취소 표시를 하고 등록신청서는 별도 보관한다.

5.8.4       등록취소된 업체는 등록 취소후 1년 이내에는 등록신청 할 수 없다.

6.                        업무 절차

6.1             검사업무 절차서

6.2             시정 및 예방조치 업무 절차서

6.3             구매업무 절차서

7.          기록 및 양식