문서 및 자료관리 절차서

1.          목적

            

본 절차는 강하넷(주) 자동화장비 사업부 (이하 ‘당사’라 한다)의 품질과 관련된 모든 표준문서 및 자료가 적합한 승인절차를 거쳐 사용 유지되도록 하는데 그 목적이 있다.

 

 

2.          적용범위

 

당사의 품질시스템 업무를 수행하기 위해 사용되는, 도면을 제외한 모든 표준문서와 사외출처문서 또는 자료에 대하여 적용한다.

단, 품질매뉴얼 및 규정은 별도 관리 규정에 따른다. 

 

 

3.          용어의 정의

 

3.1             표준문서

품질시스템 관련 매뉴얼, 절차서, 규정, 지침서, 기준서, 도면, 규격, 품질에 영향을 주는 관련 사양서, CAD자료 등을 표준문서라 하며 전자매체도 포함한다.

 

3.2             품질자료

문서들을 운영,관리하면서 발생되는 모든 기록 및 데이터 등을 의미하며 전자매체 내 자료도 포함한다.

 

 

4.          책임과 권한

 

4.1             경영자 대리인

 

4.1.1  품질매뉴얼과 절차서, 규정의 개정, 폐기 등에 대한 최종 승인권을 갖는다.

4.1.2  내부품질감사를 통하여 사내문서 및 자료의 운영관리 상태를 점검하여 결과를   대표이사에게 보고한다.

 

4.2             품질관리부서장

 

4.2.1       본 절차서를 수립하고 운영할 책임이 있다.

4.2.2       표준문서의 등록, 배포, 회수, 폐기 및 보관에 대한 책임이 있으며 필요시 문서보관부서를 지정할 수 있다.

4.2.3       등록신청된 표준문서에 대한 검토와 관련부서에 검토 요청할 책임이 있다.

4.2.4       제정된 표준문서 중 매뉴얼과 절차서에 대한 교육을 실시할 책임이 있다.

 

4.3             각 부서장

 

4.3.1       부서내 표준문서 및 사외출처 문서를 보관, 유지, 관리할 책임이 있다.

4.3.2       표준문서의 개정 또는 폐기를 기안부서에 요청할 수 있다.

4.3.3       품질관리 부서장의 요청에 따라 표준문서를 검토할 책임이 있다.

4.3.4       표준문서가 부서내에서 효율적으로 수행될 수 있도록 교육, 감독할 책임이 있다.

4.3.5       사외출처 문서 또는 자료의 활용 및 폐기에 대한 승인을 한다.

 

 

5.          업무 절차

            

5.1             문서의 작성방법

 

5.1.1       문서의 배열순서

[표 1]의 항목 및 배열순서에 따라 기술하여야 하며, 용어의 정의, 책임과 권한, 기록 및 양식, 관련절차 항목에 해당되는 사항이 없는 경우 ‘해당없음’ 또는 ‘N/A’로 표기해야 한다.

항목 및 배열순서

-  목차  -

1.  목적

2.  적용범위

3.  용어의 정의

4.  책임과 권한

5.  업무절차

6.  관련절차

7.  기록 및 양식

       [표 1] 항목 및 배열순서

5.1.2       문서번호 부여방법

1)     본 절차서의 적용을 받는 문서는 다음의 예에 따라 문서번호를 부여한다.

 

에)           F Q   -    Q M   -   0 2   0 1 

                       ⑴        ⑵ ⑶      ⑷    ⑸  

 

(1)  강하넷(주)의 품질시스템을 표현하는 것으로 고정불변이다.

(2)  문서작성부서 또는 실무부서를 나타낸다.  구분은 다음과 같다.

① 영업부 : S              ② 기술부 : P                          ③ 자재관리부 : M

④ 관리부 : C             ⑤ 품질관리부 : Q       ⑥ 개발부(설계실) : D ⑦ 공통 : G

(3)  문서분류를 나타낸다.  구분은 다음과 같다. 

① 매뉴얼 : M             ② 절차서 : P     ③ 지침서(공정도) : T         ④ 기준서 : S

⑤ 양식 : F                  ⑥ 규정 : R                   ⑦ 리스트 : L

(4)  해당문서가 속하는 ISO요건의 번호를 나타낸다. (01~20까지)

(5)  문서 일련번호 = 제정순서를 나타낸다.

5.1.3       개정번호 부여방법

개정번호는 제정시 00을 사용하고 1차 개정부터 01을 사용하며, 그 이력관리는 표지양식 FQ-QF-0508을 이용하여 관리한다.

5.1.4       조항번호 및 각종번호 부여방법

별도의 제목이 필요한 경우 조항으로 분류하며, 별도의 제목이 없는 것은 세별번호로 부여한다.

 

1)      대 조항은                      N.

2)      중 조항은                                   N.N

3)      소 조항은                                               N.N.N

4)     세별번호 위치는 조항끝 번호 다음 위치부터 쓴다.

예)                         1)   2)

  (1)   (2)

     ①   ②

5)   예시의 표시방법은 예)을 문장의 말미에 표시할 수 있으며, 여러 개인 경우 예1), 예2)등 일련번호를 부여하고 기재한다.

6)      그림 및 표의 사용은 하단 중앙에 순번과 제목을 표기한다.

7)      페이지번호 부여방법은 첨부를 페이지로 인정하여 처음인 목차 페이지부터 상단 오른쪽에 번호를 부여한다.

 

5.2             문서의 검토, 승인

 

5.2.1       작성되거나 입수된 문서와 자료는 유효성과 적합성을 인정받기 위하여 각 관련 절차서에 정하여진 대로 검토되고 승인되어야 한다.

5.2.2       검토 및 승인되었음을 증명할 수 있는 검토 및 승인자의 날인, 도장, 일자 등이 표기되어야 한다.

5.2.3       문서 및 자료의 개정 시에는 별도의 지정이 없는 한 처음 검토되고 승인된 동일한 조직이나 인원에 의해서 검토되고 승인되어야 한다.

 

5.3             개정

 

5.3.1       관련규격/법규/절차의 개정이나 품질시스템의 개선이 필요할 경우에는 문서의 변경이 되어야 한다. 

기록과 DATA, 외부자료는 개정될 수 없다.  단, 오.탈자 등의 실수에 의한 기록과 자료는 최초 내용이 구분될 수 있도록 수정되어 최초 승인된 인원에 의하여 재 승인 받을 수 있다.

5.3.2       발주 후 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기발행 되어진 발주서상에 변경자의 확인(SIGN)DMF 받은 후 해당업체에 구두 또는 FAX로 발주 변경내용을 유선으로 통보하고 전산처리 한다.

 

5.4             문서의 배포

 

5.4.1       품질관리부서는 등록된 문서의 또는 첫 페이지에 청색 STAMP로 “원본”도장(첨부 도장견본표 참조)을 찍는다.

5.4.2       문서의 배포는 COPY한 사본에 적색으로 “관리본” 또는 “비관리본” 도장을 찍고(첨부 도장견본표 참조) 해당 배포처를 지정한 후 원본의 배포처 해당란에 수령확인을 받고 배포한다.

5.4.3       배포된 문서가 최신본 일때는 구문서의 원본은 “폐기” 도장을 찍어 별도 보관하고 그 사본은 각 부서별 자체 폐기한다.  (5.7.4참조)

 

5.5             문서보관

5.5.1       문서의 원본은 품질관리부서 또는 품질관리부서가 지정한 부서에서 보관한다.

5.5.2       문서의 보관은 다음 경우를 제외하고 원본은 영구 보관하되, 사본은 자체 폐기시킴을 원칙으로 한다.

1)      문서자체에 보관에 관한 별도의 규정이 있는 경우

2)   문서의 개정 횟수가 많거나 개정기간이 상당기간 경과하여 보관의 필요성이 없다고 품질관리부서장이 판단한 경우

5.5.3       문서는 폐기 전까지 원래의 상태가 유지될 수 있도록 최선을 하여야 한다. 

 

5.6             문서의 개정, 수정

 

5.6.1       문서의 수정은 기안부서에서 하되 수정자는 수정된 부분에 자필 서명 또는 인장을 날인하고 수정된 사항을 품질관리부서로 통보한다.

5.6.2       품질관리부서는 기안부서의 통보에 따라 문서의 원본을 수정하고 수정사유를 여백에 기록한 후 배포된 문서가 있을 경우 업무협조전으로 통보하여 원본과 일치시키도록 한다.

5.6.3       품질관리부서장은 문서의 수정이 문서내용의 중요변경에 해당할 경우 문서개정 절차에 따르도록 하여야 한다.

5.6.4       문서의 개정은 기안부서 또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록 신청서의 개정 사유란에 개정내용을 명시 또는 첨부하여 품질관리부서로 신청한다.

5.6.5       개정에 따른 승인, 변경등록, 배포, 보관 등은 5.2항부터 5.5항까지의 문서 개정절차를 따른다.

5.6.6       개정승인을 득한 구문서는 별도의 폐기신청 없이 자동 폐기된다.

 

5.7             문서의 회수 및 폐기

 

5.7.1    개정으로 인한 자동폐기를 제외한 문서의 폐기는 기안부서(최초등록신청부서)   또는 기안부서의 승인을 득한 부서에서 문서등록신청서 상에 폐기사유를 명시하여 품질관리부서로 신청한다.

5.7.2    품질관리부서는 폐기신청용 문서등록신청서의 적합성을 검토한 후 최종승인권자의 승인을 득한다.

5.7.3    품질관리부서는 폐기대상이 된 문서의 원본과 문서등록대장에 적색으로 “폐기” 표시를 하고 다른 지정이 없는 한 폐기원본은 영구보관된다.

5.7.4    문서가 폐기되면 승인된 폐기신청용 문서등록신청서를 각 부서에 배포하여 확인한 후 해당문서의 사본은 자체폐기한다.

 

5.8             사외출처문서의 관리

 

5.8.1    사외출처문서 또는 자료(이하 “사외문서”라 한다. )를 당사의 품질업무에 활용코저 하는 부서는 해당부서장의 승인을 득한 후 품질관리부서에 사외문서로 등록한 후 회수하여 폐기한다.

5.8.2    사외문서 등록신청은 별도의 양식을 필요로 하지 않으나 해당부서장 승인사항과 관리번호를 확인할 수 있도록 한다.

5.8.3    품질관리부서는 등록신청된 사외문서에 청색 STAMP로 “사외문서등록” 도장을 (첨부 도장견본표 참조) 찍고 사외문서 등록대장에 배포처 내용과 함께 등록한 후 배포한다.

5.8.4    사외문서의 관리는 각 활용부서에서 하되 등록되지 않은 사외문서를 품질업무에 사용하여서는 아니되며, 사외문서의 발행처 또는 작성처와 연계채널을 구성하거나 정기적으로 확인하여 항상 최신본이 사용될 수 있도록 하여야 한다.

5.8.5    사외문서의 폐기는 최초 등록신청한 부서의 요청으로 품질관리부서에서 관련 사외문서를 회수하여 폐기시키고 그 사실을 사외문서 등록대장에 기록한다.