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기록관리절차서
| 회사 표준 신청서 | ||||||||||||||||||||||||
| 구 분 | □ 제정 ■ 개정 □ 폐기 | 접 수 번 호 | ||||||||||||||||||||||
| 문 서 번 호 | P-02 | 작성팀(부서) | 품질 | |||||||||||||||||||||
| 문 서 명 | 기록관리 절차서 | 작 성 일 자 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||
| 개 정 N O | 0 | 작 성 자 | 부서 (팀)장 | |||||||||||||||||||||
| 신 청 사 유 | ㅡ 업무분장 및 조직변경에 따른 전면 개정 | |||||||||||||||||||||||
| 팀(부서)장 검토 의견 | ||||||||||||||||||||||||
| 승인권자 검토 의견 | ||||||||||||||||||||||||
| 결 재 구 분 | 주관 팀(부서) | 관련 부서 합의란 (주관 팀(부서)은 등록자가 결재 할것) | ||||||||||||||||||||||
| 작 성 | 검 토 | 승 인 | ||||||||||||||||||||||
| " | ||||||||||||||||||||||||
| / | / | / | / | / | / | / | / | |||||||||||||||||
| 배 포 | ||||||||||||||||||||||||
| P-0702(REV.0) | ㈜ 강하넷 | A4(210 × 297) | ||||||||||||||||||||||
| 강하넷 | 기록관리 절차서 | 제정일자 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||
| 제개정일 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 0 | |||||||||||||||||||||||
| 문서번호 | P-02 | P A G E | 1/ | 7 | ||||||||||||||||||||
| 회사표준이력서 | ||||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 개정일자 | 개정내용 | ||||||||||||||||||||||
| 0 | 2013.03.28 | ㅡ ISO 9001 및 ISO 14001 통합 제정 | ||||||||||||||||||||||
| P-0703(REV 0) | ㈜ 강하넷 | A4(210 × 297) | ||||||||||||||||||||||
| 강하넷 | 기록관리 절차서 | 제정일자 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||
| 제개정일 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 2 | |||||||||||||||||||||||
| 문서번호 | P-02 | P A G E | 2/ | 7 | ||||||||||||||||||||
| < 목 차 > | ||||||||||||||||||||||||
| 1. 적용범위 | ||||||||||||||||||||||||
| 2. 목적 | ||||||||||||||||||||||||
| 3. 용어의 정의 | ||||||||||||||||||||||||
| 4. 책임과 권한 | ||||||||||||||||||||||||
| 5. 업무절차 | ||||||||||||||||||||||||
| 6. 기록 및 보존 | ||||||||||||||||||||||||
| 7. 관련표준 | ||||||||||||||||||||||||
| 8. 별첨서식 | ||||||||||||||||||||||||
| P-0704(REV.0) | ㈜ 강하넷 | A4(210 × 297) | ||||||||||||||||||||||
| 강하넷 | 기록관리 절차서 | 제정일자 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||
| 제개정일 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 2 | |||||||||||||||||||||||
| 문서번호 | P-02 | P A G E | 3/ | 7 | ||||||||||||||||||||
| 1. 적용범위 | ||||||||||||||||||||||||
| 본 절차서는 ㈜강하넷(이하”당사”라 함)의 품질/환경경영시스템 운영 시 발생하는 모든 문서 및 | ||||||||||||||||||||||||
| 기록의 관리방법 책임사항 및 요구사항에 적용한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 2. 목적 | ||||||||||||||||||||||||
| 본 절차서는 당사의 문서 및 기록에 대한 식별, 수집, 분류, 보관, 보존 및 폐기에 대한 절차를 | ||||||||||||||||||||||||
| 품질/환경경영시스템 운영 결과에 대한 효과적인 문서화의 입증을 목적으로 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 3. 용어의 정의 | ||||||||||||||||||||||||
| 3.1 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 품질/환경경영시스템의 이행 과정에서 발생한 문서 중 활용이 끝나고 더 이상의 개정이나 수정을 | ||||||||||||||||||||||||
| 필요로 하지 않고 보관, 보존되는 문서로써 품질/환경경영시스템이 효과적으로 이행되었고 | ||||||||||||||||||||||||
| 성취되었음을 실증할 수 있는 문서로써 다음에 해당하는 것을 말한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 1) 제조, 시험, 검사 공정에서 발생되는 품질/환경에 관한 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 2) 제품의 이력을 나타내는 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 3) 출하 후에 발생하는 품질/환경 관련 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 4) 설비, 계측기, 치 공구가 정성적인 것을 증명하는 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 5) 품질/환경경영시스템 절차의 수행을 증명하는 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 6) 교육훈련 및 내부심사 결과의 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 7) 고객 및 공급업체에서 관련되는 기록 및 문서 | ||||||||||||||||||||||||
| 8) 환경사고 관련 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 9) 비상사태 예방, 대응 관련 기록 | ||||||||||||||||||||||||
| 10) 경영검토 결과 | ||||||||||||||||||||||||
| 11) 1)~10)항의 내용을 담고 있는 자기기록 매체 및 기타 기록매체 | ||||||||||||||||||||||||
| 3.2 기록관리 시점 | ||||||||||||||||||||||||
| 기록의 특성에 따라 기록이 생산된 시점부터 또는 일정주기로써 기록을 수거하여 기록으로 관리하게 | ||||||||||||||||||||||||
| 되는 파일링 단위기간 또는 그 시점을 말하며 문서의 생산 유효시점은 승인 시점으로 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 4. 책임과 권한 | ||||||||||||||||||||||||
| 4.1 해당 부서장 | ||||||||||||||||||||||||
| 기록의 생산 및 접수 후 기록문서로써 보관 및 보존, 폐기의 책임은 기록문서를 생산 및 접수한 | ||||||||||||||||||||||||
| 해당 부서장이 갖는다. | ||||||||||||||||||||||||
| 4.2 각 부서장 | ||||||||||||||||||||||||
| 1) 기록의 보존기간 결정과 이 절차의 개정 책임이 있다. | ||||||||||||||||||||||||
| 2) 기록의 식별, 수집. 색인, 열람, 보관을 할 책임이 있다. | ||||||||||||||||||||||||
| 5. 업무절차 | ||||||||||||||||||||||||
| 5.1 기록의 발생 | ||||||||||||||||||||||||
| 기록의 작성 및 검토, 승인자는 아래 사항에 따라 기록을 작성하여야 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| P-0704(REV.0) | ㈜ 강하넷 | A4(210 × 297) | ||||||||||||||||||||||
| 강하넷 | 기록관리 절차서 | 제정일자 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||
| 제개정일 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 2 | |||||||||||||||||||||||
| 문서번호 | P-02 | P A G E | 4/ | 7 | ||||||||||||||||||||
| 1) 기록은 읽기 쉽고, 쉽게 식별하고 검색이 가능하도록 유지되어야 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 2) 기록의 작성시 오자로 인해 수정할 경우에는 반드시 해당부위에 두 줄을 긋고 여백에 해당자의 | ||||||||||||||||||||||||
| 날인 및 서명을 하여야 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 5.2 기록의 관리절차 | ||||||||||||||||||||||||
| 1) 식별 및 색인 | ||||||||||||||||||||||||
| 당사가 보유한 기록 및 문서의 취급 및 공유화를 위해 모든 업무를 부서별로 구분하고 | ||||||||||||||||||||||||
| 부서별 아래와 같이 파일 표지 및 TAG는 색상으로 구분한다 | ||||||||||||||||||||||||
| 2) 파일 표지 및 BOX표지 기재방법(위 그림 참조) | ||||||||||||||||||||||||
| (1) 절차서NO 및 표준문서명을 말한다 | ||||||||||||||||||||||||
| (2) 분류NO를 말한다. 예) Q1-1 : Q=부서약자 1=BOXNO 1=BOX내 파일 NO | ||||||||||||||||||||||||
| P-0704(REV.0) | ㈜ 강하넷 | A4(210 × 297) | ||||||||||||||||||||||
| 강하넷 | 기록관리 절차서 | 제정일자 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||
| 제개정일 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 2 | |||||||||||||||||||||||
| 문서번호 | P-02 | P A G E | 5/ | 7 | ||||||||||||||||||||
| 3) 기록의 점검 | ||||||||||||||||||||||||
| 해당 부서장은 기록문서에 대하여 아래사항을 수시로 점검하여 개선조치를 취해야 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| (1) 절차서된 서식, 페이지 순서, 기록의 누락상태 | ||||||||||||||||||||||||
| (2) 기록이 훼손 또는 오염 되었는지의 여부 | ||||||||||||||||||||||||
| 4) 기록 목록의 작성 | ||||||||||||||||||||||||
| 기록이 바인더나 홀더에 철해질 경우 또는 봉투나 서류함에 보관될 경우, 철하거나 보관 된 | ||||||||||||||||||||||||
| 기록문서는 목록이 작성되어야 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 5.3 보존년한 | ||||||||||||||||||||||||
| 1) 보존년한은 각종 법정 보존년한 등을 기준으로 지금까지의 사용경험과 향후 이용가능성 | ||||||||||||||||||||||||
| (법적문제, 정보로서의 활용가치)등을 고려하여 설정한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 2) 설정단위는 영구, 10년, 5년, 3년, 1년 기준으로 설정하며 기록별 보존년한은 아래와 같이 관리한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 기 록 명 | 보존년한 | 비고 | ||||||||||||||||||||||
| 제조, 시험, 검사공정에서 발생되는 품질, 환경에 관한 기록 | 3년 | |||||||||||||||||||||||
| 기술 축적이 요구되는 관련 자료의 기록 | 영구 | |||||||||||||||||||||||
| 출하 후에 발생되는 품질, 환경관련 기록 | 1년 | |||||||||||||||||||||||
| 설비, 계측기, 치 공구가 정상적인 것을 증명하는 기록 | 1년 | |||||||||||||||||||||||
| 품질/환경경영 활동의 실시 및 요건을 기술한 문서 | 개정시 | |||||||||||||||||||||||
| 공급업체에 제출하는 검사, 시험성적서 | 1년 | |||||||||||||||||||||||
| 환경사고 관련 기록 | 영구 | |||||||||||||||||||||||
| 비상사태 예방, 대응 관련 기록 | 3년 | |||||||||||||||||||||||
| 경영검토 결과 기록 | 5년 | |||||||||||||||||||||||
| 법적 요구사항이 있을 경우 | 법정기한 | |||||||||||||||||||||||
| 전자 매체에 대한 관련기록 | 1년 | |||||||||||||||||||||||
| 교육훈련 기록 | 3년 | |||||||||||||||||||||||
| 방침 및 목표관리 기록 | 5년 | |||||||||||||||||||||||
| 내부심사, 시정 및 예방조치 기록 | 3년 | |||||||||||||||||||||||
| 3) 본 절차서에 정하지 않은 문서의 보존년한은 해당 부서에서 상기 항을 기준으로 설정한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 4) 보존년한은 최소한으로 보존하여야 할 기간이며 문서내용의 중요도에 따라 명시된 보존년한 | ||||||||||||||||||||||||
| 이상은 사용할 수 있으나 그 이전에는 폐기할 수 없다. | ||||||||||||||||||||||||
| 5.4 전자 매체의 관리 | ||||||||||||||||||||||||
| 1) 제품 설계도면과 같이 대용량이거나 출력물로 관리하기 곤란하여 컴퓨터 내에 저장하여 관리 | ||||||||||||||||||||||||
| 되고 있는 문서는 하드디스켓이나 Back-Up CD의 형태로 정장하여 보관한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 2) 전자 매체보관은 해당 부서에서 제목 및 개정 번호를 앞면에 표시하여 식별할 수 있도록 | ||||||||||||||||||||||||
| 보관한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 5.5 기록의 보관 및 보존 | ||||||||||||||||||||||||
| 1) 생성된 기록문서는 기록관리시점 단위로 보관하며 부서 내 자체 보관기간은 각 기록문서 | ||||||||||||||||||||||||
| 기록관리시점 경과 후 기록관리시점만큼 보관함을 원칙으로 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| P-0704(REV.0) | ㈜ 강하넷 | A4(210 × 297) | ||||||||||||||||||||||
| 강하넷 | 기록관리 절차서 | 제정일자 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||
| 제개정일 | 2013.03.28 | |||||||||||||||||||||||
| 개정번호 | 2 | |||||||||||||||||||||||
| 문서번호 | P-02 | P A G E | 6/ | 7 | ||||||||||||||||||||
| 2) 부서 내 보관기간은 관리책임자의 필요 요구에 의해 연장할 수 있다. | ||||||||||||||||||||||||
| 3) 기록문서의 보존은 방화, 분실, 훼손, 오염을 방지할 수 있는 장소에 보존되어야 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 4) 기록을 타 부서로 이관하는 경우에는 그 부서가 보관 및 관리의 주관 부서가 된다. | ||||||||||||||||||||||||
| 5) 보관기간은 사무실에서 1년을 보관하고 그 이상은 문서고 에서 보관한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 5.6 기록의 폐기 | ||||||||||||||||||||||||
| 1) 보관기간이 만료된 기록에 대하여는 각 부서장 책임하에 폐기하도록 한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 2) 폐기 전 관계법령, 고객 등의 요건 등을 재검토하여 폐기함에 있어 신중하게 처리한다. | ||||||||||||||||||||||||
| 3) 보존 년 한을 연장할 필요가 있는 문서 및 기록은 별도 보관하여 그 보관 년 한을 연장할 수 | ||||||||||||||||||||||||
| 있다. | ||||||||||||||||||||||||
| 6.기록 및 보존 | ||||||||||||||||||||||||
| 서 식 명 | 서식번호 | 관리 부서 | 보존년한 | |||||||||||||||||||||
| 표준 문서 목록표 | P-02-01 | 품질 | 개정시 | |||||||||||||||||||||
| 표준 서식 목록표 | P-02-02 | 품질 | 개정시 | |||||||||||||||||||||
| 7. 관련표준 | ||||||||||||||||||||||||
| 7.1 문서관리 절차서(P-01) | ||||||||||||||||||||||||
| 8. 별첨서식 | ||||||||||||||||||||||||
| 8.1 표준 문서 목록표(P-02-01) | ||||||||||||||||||||||||
| 8.2 표준 서식 목록표(P-02-02) | ||||||||||||||||||||||||
| P-0704(REV.0) | ㈜ 강하넷 | A4(210 × 297) | ||||||||||||||||||||||
www.kangha.net
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