엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

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1.          목적

본 절차는 규정된 품질을 만족시키는 구매품을 구매하기 위한 절차를 수립하고 구매문서를 관리하여 양질의 제품을 적기에 조달하도록 구매업무를 효율적으로 운영하는데 그 목적이 있다.

2.          적용범위

당사에서 제조하는 제품에 소요되는 구매부품, 외주가공품과 계측기 등의 구매업무에 대해서 적용한다. 

3.          용어의 정의

3.1             구매품

본 절차서상의 구매품 구매부품, 외주가공품 및 계측기를 말한다.

3.2             구매부품

원자재가 아닌 제품으로써의 기능을 가진 것으로써 필요한 경우 구매 후 추가 작업을 하더라도 원래 가지고 있던 기능 또는 형상에 큰 변화가 없는 것을 말한다.

3.3             외주가공품

당사의 요청에 의하여 원자재를 사용하여 업체에서 가공 및 제작한 부품을 말한다.

             3.4                      PART LIST (P/L)

제번별로 일괄 소요되는 자재 또는 가공품의 LIST.

4.          책임과 권한

4.1             자재관리부서장

4.1.1       구매에 관한 모든 업무를 총괄하고 관리할 책임이 있다.

4.1.2       도면의 외주 배포와 회수를 관리할 책임이 있다.

4.2             자재관리 담당자

4.2.1       구매 신청된 품목에 대하여 구매에 필요한 자료를 관련부서에 요청할 수 있다.

4.2.2       구매 품목에 대한 발주업체 및 가격을 산정하고 발주서를 작성한다.

4.2.3       자재관리부서는 구매신청서의 내용을 임의로 변경할 수 없다.

(단, 변경이 필요할 경우 신청부서의 승인권자와 서면 합의 후 변경할 수 있다. )

4.3             관련부서

4.3.1       품질관리부는 검사의뢰 되어진 구매부품, 외주가공품, 계측기에 대하여 검사할  책임이 있다.

4.3.2       관련부서는 필요한 구매품을 구매신청 또는 전산 구매선청 PROG.를 이용하여 자재관리부서로 구매 요청한다.

4.3.3       구매신청부서는 구매신청 PROG.에 기술된 항목에 맞게 구매신청일, 제번, 자재번호, 수량, 납기일, 구분, 비고 등의 내용을 입력한다.

4.3.4       신청부서는 필요한 경우 신청한 구매품에 대한 카다로그 또는 업체의 견적서를 첨부 할 수 있다.

4.3.5       제번별로 일괄 소요되는 자재는 P/L에 의거 구매하며 별도의 구매 신청할 필요가 없다.  (단, 전기.전자관련 P/L은 사용부서에서 구매 신청한다.)

4.3.6       P/L 입력부서는 전산에 입력한 P/L을 전산결재가 완료되면 PRINT하여 자재관리 부서로 통보하여야 한다.

4.3.7       P/L입력부서는 P/L상의 내용을 추가, 변경, 삭제하여야 할 경우에는 4.2.2항에 따라 구매신청을 하되 근거서류를 자재관리부서로 통보하여야 한다.

5.          업무 절차

5.1             발주준비

5.1.1       자재관리부 구매담당자(이하 “담당자”라 한다.)는 각 부서에서 경영자대리인의 승인을 득한 구매신청서에 대하여 발주준비를 한다.

5.1.2       담당자는 제번별로 일괄 신청된 자재에 대하여는 P/L 이 접수되면 재고를 조사하여 구매할 자재를 선정하고 부서장 확인과 대표이사의 승인을 득한다.

단, 대표이사의 부재시에는 경영자대리인에게 승인권을 위임한다.

5.2             발주서 작성 및 배포

5.2.1       담당자는 구매 준비된 내용대로 전산시스템을 이용하여 발주서를 작성한다.

(발주서 기재내용 : 발주번호, 항번, 자재번호, 거래처번호, 수량, 단가, 발주일, 납기일)

5.2.2       담당자는 전산 입력된 발주서를 발행하고 부서장확인과 임원의 승인을 득한다.

(단, 별도로 제출된 구매신청서가 있을 경우에는 첨부한다. )

5.2.3       담당자는 승인을 득한 발주서를 COPY하여 각 업체에 배포한다.

(배포방법은 직접배달, FAX발송, 우편발송 중 택일로 하되 필요한 경우 유선 또는 무선통신을 이용하여 발주하고 추후 발주서를 보낼 수도 있다. )

5.2.4       발주서 배포 후 구매담당은 발주서 원본을 파일에 보관한다.

5.2.5       업체 발주시 발주서에 도면이나 기술자료를 첨부할 수 있다.

5.3             발주변경

5.3.1       발주 전 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기 발행 되어진 구매신청서 상에 변경자의 확인(SIGN)을 받은 후 전산상의 내용을 삭제하고 구매 절차에 의하여 접수한다.

5.3.2       발주 후 변경

담당자는 관련부서의 변경신청에 의거 기 발행 되어진 발주서상에 변경자의 확인 (SIGN)을 받은 후 전산상의 내용을 삭제하고 구매절차에 의하여 접수한다.

5.4             납기관리

5.4.1       자재관리부서는 납기일자별, 거래처별로 발행된 미납 LIST를 참조 후 납기관리를 해야 할 업체를 확인한다.

5.4.2       납기일에 입고가 안된 품목은 관련부서에 통보하여 생산일정을 확인하고 해당업체에 구두로 납품 가능한 일자를 결정하여 발주서상에 변경일자를 기록한 후 전산시스템의 발주관련 DATA를 수정한다.

5.4.3       해당업체가 5.4.2의 변경된 납기를 이행치 못할 경우 자재관리부서장은 시정조치 요구서를 발행한다.

5.4.4       시정조치 요구서가 발행된 해당업체는 협력업체관리 절차서 5.4.1에 따라 사후평가 대상이 된다.

5.5             구매 확인 및 완료

5.5.1       발주서가 있는 구매품은 입고 확인 또는 검사업무 절차 또는 검사의뢰에 의거 검사가 완료되었을 경우에 구매가 완료된다.

5.5.2       발주서가 있는 업체에 대하여는 전산상 미납품 현황에 의하여 관리완료 처리한다.

5.5.3       발주서가 없는 일반업체의 구매품은 구두 신청 시 작성된 서류에 의거 발주수량의 확인으로 구매완료시 완료 표시를 한다.

5.6             협력업체 선정 및 관리

협력업체관리 절차서에 따른다.