문서관리절차서

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문 서 번 호	QP-04-01
제 정 일 자	2001. 1. 11
개 정 일 자	2001, 1. 11
개 정 번 호	0

 

 

 

 

□ 관리본

□ 비관리본

 

 

 

 

배 포 처

 

강하넷	품질보증절차서	문서번호	QP-04-01
		개 정 일	2001. 1.11
	문 서 관 리	개정번호	0
		페 이 지	/

 

개정이력현황

 

구 분	직 책	성명	일자	서 명
작 성
검 토
승 인

제(개)정일지	개 정 번 호	제(개)정내용	비 고
2001. 1. 11	0	전면제정

 

강하넷	품질보증절차서	문서번호	QP-04-01
		개 정 일	2001. 1.11
	문 서 관 리	개정번호	0
		페 이 지	/

 

1. 적용범위

본 절차서는 당사의 업무수행에 필요한 품질 문서의 작성, 검토,승인,배포,변경에 대한 관리에 적용한다.

 

2. 목적

당사의 품질에 영향을 미치는 품질 문서가 품질관련 업무수행자에게 해당업무에 필요한 유효본만이 배포 및 사용되도록 함으로써 정확한 업무수행이 가능하도록 하는 데 있다.

 

3. 용어의 정의

3. 1 품질메뉴얼

당사의 품질방침 및 목표를 포함하고 품질시스템(절차서, 지침서 등)의 개략적 구

조를 나타내는 문서를 말한다.

3. 2 절차서

당사의 품질시스템에 대한 업무의 처리와 운영에 관한 원칙과 주요활동 범위를 정

한 문서를 말한다.

3. 3 지침서

절차서에 언급된 내용을 구체적으로 실행 및 개별업무의 수행을 위하여 업무의 세부

방법, 판단기준, 기술적 사항 등을 나타낸 문서(QC공정도, 도면, 작업표준 등)를

말하고 절차서의 구속을 받는 문서를 말한다.

3. 4 관리본

변경사항을 계속 배포하여 최신상태가 유지되도록 하는 것을 말한다.

3. 5 품질문서

절차서, 지침서 등의 품질시스템문서, 외부규격, 고객문서(도면) 등을 말한다.

3. 6 자료

외부출처문서로써 당사의 품질시스템에 직간접적으로 영향을 미치는 문서를 말한다

 

 

강하넷	품질보증절차서	문서번호	QP-04-01
		개 정 일	2001. 1.11
	문 서 관 리	개정번호	0
		페 이 지	/

 

4. 책임과 권한

4.1 관리팀장

4.1.1 품질시스템 문서의 등록/배포/폐기 관리를 한다.

4.1.2 해당 외부출처 문서의 등록/배포/폐기 관리를 한다.

4.1.3 표준 등록/배포/접수대장의 기록 및 유지 관리를 한다.

4.1.4 구문서가 잘못 사용되지 않도록 최신 유효본 유지 및 관리를 한다.

 

5. 업무절차

5.1 문서의 작성/ 접수

5.1.1 문서의 작성

1) 문서는 필요성이 발생하였을 경우나 개정의 필요성이 있는 경우 해당 부서팀에

서 작성한다.

2) 문서의 작성은 해당업무 주관팀에서 한다. 업무가 여러 팀에 걸쳐서 이루어질

때는 업무비중이 큰 팀이 작성한 후 관련팀의 회람을 득한다.

3) 절차서, 지침서 등의 품질시스템 문서는 표준양식을 사용하여 적용범위, 목적,

용어의 정의, 책임과 권한, 업무절차, 관련표준, 부표, 관련양식 등으로 구성하

여 작성하되 문서의 특성을 고려하여 상기 내용을 빼거나 일부 다른 내용을 넣

을 수 있다.

4) 문서의 용지는 도면, 통계표 등 특수한 형식의 문서를 제외하고 A4용지를 사용

한다

5) 양식의 작성은 해당팀에서 작성, 검토하고 승인된 양식을 관리부에 등록시킨다.

6) 양식은 양식관리대장에 등록하며 양식변경(전체변경) 시에는 품질시스템 문서

를 개정하지 않고 양식만 개정 사용한다.

7) 스티커, 라벨, 전산양식, 확인표, 거래명세서 등과 같은 양식과 고객 양식은 양

식번호부여 없이 사용하며, 기존양식은 물자절약을 위해 소진하고 적용한다.

 

5.1.2 자료의 접수

1) 외부로부터의 자료(품질시스템에 관련된 문서 및 자료) 접수는 자료관리대쟝에

기록하고 배포팀의 날인을 받고 배포한다.

 

 

 

강하넷	품질보증절차서	문서번호	QP-04-01
		개 정 일	2001. 1.11
	문 서 관 리	개정번호	0
		페 이 지	/

 

5.2 검토

1) 품질 문서의 검토는 작성자의 차상급자 및 해당문서 시행에 관계되는 관계팀의

팀장/담당이 한다.(단, 자료는 등록 유․ 무만 검토한다.)

2) 품질경영대리인은 검토결과 의결이 상이하여 해소가 안될 때에는 대표에게 보고

하여 이를 조정 후 처리하도록 한다.

5.3 문서의 분류 및 승인

품질 문서의 분류 및 승인권자는 (부표2)와 같다.

5.4 문서의 등록

5.4.1 문서

1) 문서 중 품질매뉴얼, 절차서, 지침서는 관리부에서 표준관리대장에 등록하여

관리하고 자료는 자료관리 대장에 등록하여 관리한다.

2) 기타 문서는 해당팀에서 표준관리대쟝에 등록하여 관리한다.

5.4.2 외부출처문서

외부출처문서 중 문서로 관리해야 할 필요가 있을 때는 표준관리대장에 등록하여

관리한다.

5.4.3 품질매뉴얼/절차서/지침서의 표준번호 부여기준

1) 대분류 : 품질시스템 체계로서 다음과 같이 분류한다.

문 서 체 계	분 류	비고
품질메뉴얼	Q	M : Manual 의 약자
절 차 서	Q	P ; Procedure 의 약자
지 침 서	Q	I : Instruction 의 약자

2) 중분류: ISO-9001 요건번호로 부여한다.

3) 소분류 : 일련번호로 부여한다.

 

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	문 서 관 리	개정번호	0
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5.4.4 양식번호 부여기준

1) 대분류: 품질시스템 체계와 동일하게 부여한다.

2) 중분류: 양식의 일련번호로 부여한다.

3) 소분류: 양식의 개정번호(Rev. No)로 부여한다. (최초 제정시는 “0”으로 한다.

¡ - ¡ ¡ ¡ ¡ - ¡( )

대 분 류중분류 소분류

5.4.5 외부출처문서

1) 외부출처문서를 문서로 관리할 경우의 번호부여 기준은 다음과 같으나, 외부출처

문서의 고유번호와 Rev. No 가 있을 경우에는 인용하여 등록한다.

Z-¡ ¡ ¡ ()

대분류 중분류소분류

(1) 대분류 : 외부출처문서의 약어(Z)

(2) 중분류 : 일련번호

(3) 소분류 : 개정번호(Rev. No)

2) 외부출처문서의 검토자는 관련팀장이 되며 승인권자는 관리부서장이 된다.

 

5.4.6 기타 품질에 영향을 미치는 문서

5.4.3～ 5.4.5 이외의 기타 품질에 영향을 미치는 문서의 번호부여 기준은 다음과

같이 한다.

 

¡ ¡ -¡ ¡ ¡ ¡ - ¡ ¡

팀명연도 및 월일련번호

 

예) 팀명- 0000 - 01

 

5.5 배포

1) 문서의 배포는 승인된 승인본에 한하여 발행한다.

2) 품질매뉴얼, 절차서, 지침서의 배포는 필수적인 업무가 수행되고 있는 모든 팀에서

이용 가능하도록 표준관리대장에 배포처의 기재 및 확인란에 배포자를 날인하고 개

정번호 유무를 확인 후 배포한다.

 

 

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	문 서 관 리	개정번호	0
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3) 배포시에는 MARKING 또는 적색으로 “관리본” 날인을 하고 관리번호를 표시한다.

4) 문서의 배포시 최종 승인권자의 승인으로 효력이 인정되고, 문서의 효력 발생에

관한 별도의 명기가 없을 경우 배포일로부터 효력이 발생된다.

5) 문서는 원칙적으로 대외비로 한다.

5.6 교육

품질문서에 대한 교육은 해당팀에서 교육 또는 회람으로 대신한다.

 

5.7 변경

1) 문서의 변경은 최초 작성팀에서 문서 작성시와 동일한 절차에 따라 변경한다.

2) 문서의 변경 시 변경부분에 밑줄 또는 별도표시(삼각형 등)를 하여 쉽게 식별할 수

있도록 한다.

3) 절차서, 지침서가 배포되면 표준관리대장에 구문서의 회수 또는 폐기 기록을 남기

고 회수 또는 폐기한다.

4) 최신본이 발행된 경우 5.5 의 2)항에 의거하여 관리하며, 구문서는 필요한 경우

적색으로 “구본” 날인을 하여 식별 관리한다.

5) 법적/지식보존 목적으로 보유하고 있는 모든 폐기된 문서는 “참고용” 날인을 하여

식별 관리한다.

6) 등록된 외부출처 문서는 매년 1월말에 변경 여부를 확인, 관리한다.

7) 첨부문서의 개정시 문서전체를 개정치 않고 첨부물과 개정하고 해당첨부물에 개정

일자 및 개정번호등을 명기하여 개정한다.

5.8 디스켓 관리

품질문서가 입력된 디스켓은 보조용으로 활용하고 부착된 라벨에 팀명, 담당, 표준관

리 번호 및 작성일을 표기하고 개정번호는 품질시스템문서(원본)와 일치하도록 관리한다.

 

 

 

 

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6. 공문서 관리

6.1 접수

관리팀장은 사외 또는 고객으로부터 공문을 접수하였을 때는 문서접수대장에 기록하

고, 관련부서/팀에 송부하거나 조치할 수 있도록 회람시켜야 한다

6.2 발송

사외/고객에게 발송되는 공문서는 총무팀에서 문서발송대장에 등재된 후 발송 되어야 한다.

7. 도면관리

7.1 접수 및 배포

1) 관리팀장은 고객으로부터 도면이 접수되면 도면관리대장에 등록하고 관리부서장에게

보고하고 검토의뢰 한다.

2) 관리팀장은 관리부서장의 검토가 끝난 도면을 업체별 도면철에 원본을 보관하고 1부

복사하여 생산부로 배포하고 도면관리대장에 확인을 받는다.

3) 관리팀장은 현장으로 도면 배포시 아래도장을 찍어 배포한다.

4) 관리팀장은 생산부로 도면 배포시 구도면이 있을 경우 필히 구본을 회수하여야 한다.

5) 구도면의 보관이 필요한 경우 회수된 구도면의 원본에 비관리본 또는 사용금지 표시하여

보관한다.

7.2 개정관리

1) 관리팀장은 개정된 도면이 접수되면 도면관리대장에 개정내용을 기록하고 관리부서장

에게 보고한다.

2) 관리부서장은 변경내용에 대하여 적절성을 검토하고 생산부서장에게 전달사항이 있을시

생산회의를 통하여 전달한다.

 

 

 

 

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8. 관리문서 대상

관리문서 대상은 다음과 같다.

1) 품질시스템문서(매뉴얼, 절차서, 업무지침서)

2) 작업표준서, QC공정도, 규격, 시험표준

3) 운영양식

4) 외부출처문서(ISO규격, KS규격, 등)

9. 관련표준

1) 기록관리 절차서(QP-0402)

 

10. 기록

문서 및 자료관리절차에 관련된 기록은 품질 가록관리절차에 따라 다음과 같이 유지 한다.

기록명	관 리 부 서	보 존 기 간	보 존 부 서	비 고
문서접수대장 문서발송대장 표준관리대장 자료관리대장 양식관리대장	관리부 “ “ “ “	1년 1년 영구 영구 영구	관리부 “ “ “ “

 

11. 관련양식

1) 표준양식(QP-0401-1)

2) 표준관리대장(QP-0401-2)

3) 양식관리대장(QP-0401-3)

4) 문서접수대장(QP-0401-4)

5) 문서발송대장(QP-0401-5)

6) 자료관리대장(QP-0401-6)

 

 

 

 

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	문 서 관 리	개정번호	0
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내용

 

 

문서			책 임
구 분	종류	식별기호	제정/개정	검 토	승인	등록/배포/폐기 (원본 관리팀)
품 질 시 스 템 문 서	품 질 매 뉴 얼	표준번호	관리팀	품질경영대리인	대표이사	관리부
	품질보증절차서	표준번호	해당팀	품질경영대리인	대표이사	관리부
	품질보증절차서	표준번호	해당팀	품질경영대리인	대표이사	관리부
	QC공정도	표준번호	생산팀	생산 부서장	품질경영대리인	관리부
	작업표준서	표준번호	생산팀	생산 부서장	품질경영대리인	관리부
	검사기준서	표준번호	생산팀	생산 분서장	품질경영대리인	관리부
	도면(당사)	표준번호	생산팀	생산 부서장	품질경영대리인	관리부
	양 식	양식번호	해당팀	총 무 팀	품질경영대리인	관리부
자 료	고객기술규격/시방서	표준번호	관리팀 (접수)	생산 부서장	품질경영대리인	관리부

 

 

 

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