엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

 (강하넷)

www.kangha.net

외주공정관리체크시트

www.kangha.net

Email : kangha@daum.net

 (강하넷)

www.kangha.net

절차서 : 구매 관리

1.    개요

1.1.       이 절차의 목적은 주요 공급 업체의 선택 및 평가, 중요한 자재 및 서비스의 구매 및 공급 업체 수행의 모니터링에 대한 요구 사항을 정의한다.

1.2.       "중요 자재 나 서비스"는 최종 제품과 연관되어 있으며, 당사의 제품 또는 품질시스템에 영향을 직접 주며, 경영에 있어 매우 중요하다고 간주되는 자재 및 서비스이다.

1.3.       구매업무를 표준화함으로써 구매 물품의 품질을 확보하고 적정한 가격에 구입하여 적시적소에 공급함으로써 생산 활동을 원활히 하고, 협력업체를 효과적으로 관리함으로써 회사의 요구 품질을 만족시키는 것을 정의 한다.

1.4.      사무 용품, 관리 소모품, 가구 등은 중요 자재는 아니며 이 절차에서 대상이 아니다.

1.5.      당사는 고객에 의해 정의 된 자원에서부터 제품을 포함하여 공급 업체에서 구입한 모든 제품의 적합성에 대한 책임이 있다.

1.6.      관리 부서장은 새로운 공급 업체를 평가하며, 또한 공급 업체의 승인 및 불승인에 대한 책임과 권한이 모두 있다.

2.    절차

2.1 신규협력업체 선정 및 등록

(1) 구매담당은 구매 요구사항에 따라 구매품의 공급능력을 판단하는 근거로서 협력 업체평가 및 재평가에 대한 기준을 수립하여야 한다.

(2) 다음의 경우에는 평가를 생략한다.

- 고객이 승인한 업체 또는 ISO 9001 품질경영시스템 인증업체

(3) 신규업체의 평가 및 관리

구매담당은 다음과 같은 방법으로 업체를 검토하고 선정하도록 한다.

·         가격

·         가용성

·         명성/참조

·         위치

·         배송조건과 능력

·         시험 결과를 포함한 품질 샘플

·         현장 심사 결과

·         전화 인터뷰 결과

·         서면 설문조사 결과

·         고객 요구

1) 협력업체 실태조사서 및 협력업체 평가표를 이용하여 평가한다.

2) 평가결과 60점 이상이면 협력업체로 선정한다.

3) 선정된 업체는 대표이사의 승인을 받아 협력업체 등록대장에 등록한다.

2.2 협력업체 사후관리

(1) 협력업체 사후관리평가는 1년에 1회 실시 한다.

(2) 사후관리평가서를 작성하고 60점 이상 이면 거래를 계속한다.

(3) 협력업체의 평가, 선정 및 필요한 조치의 기록은 품질기록으로 관리한다.

3. 구매업무절차

3.1 구매품 견적의뢰

(1) 구매담당은 월 영업계획을 근거로 자재소요량 대비 자재 재고를 감안하여

생산계획에 따라 자재가 입고될 수 있도록 발주량을 결정하고 견적 의뢰서를 발행한다.

(2) 년간 단가 결정품목 또는 기존 거래품목에 대하여서는 견적절차를 생략할 수 있다.

(3) 구매담당자는 견적서 접수 후 납품업체 및 단가, 납기 등을 결정한다.

3.2 발주

(1) 구매는 반드시 납품업체 평가에 의거 승인된 업체에 대해 발주한다.

(2) 긴급구매요청 또는 긴급 상황 발생시 선발주 후 승인을 득할 수도 있다.

(3) 발주서 작성 시 관계 증빙서류를 첨부하여 승인을 득한 후 집행 한다.

(4) 구입 승인을 득한 품목에 대해서는 발주서를 거래선에 송부하고 반드시 접 수확인 한다.

(5) 구매담당자는 협력업체의 사정에 의하여 수급차질이 예상되면 즉시 관련 부 서에 통보한다.

3.3. 구매품의 검증

(1) 원부자재, 외주 임가공품 등의 구매품 검사는 당사 입고 후 수입검사규정에 따라 수입검사를 실시하며, 필요시 외주 현장에서 실시할 수 도 있다.

(2) 검사에 합격한 제품은 현황판에 기록관리 한다.

(3) 검사 합격품은 식별 후 자재 및 제품관리 절차서에 따르며, 부적합품은 부적합 품 관리 절차서에 따른다.

3.    관련 양식

1) 협력업체 실태 조사서(10PF-01)

2) 협력업체 평가서 (10PF-02)

3) 협력업체 등록대장 (10PF-03)

4) 협력업체 사후 관리 평가서 (10PF-04)

5) 구매 발주서 (10PF-05)

협력업체 실태조사서

(10PF-01)

협력업체평가서

(10PF-02)

(10PF-03)

협력업체사후관리평가서

(10PF-04)

www.kangha.net

Email : kangha@daum.net

 (강하넷)

www.kangha.net

문서 식별

개정 현황

문서 승인

목적

외주 되어 만들어지는 제품이 품질요구사항을 만족할 수 있도록 효율적인 외주절차를 확립하고 외주협력업체를 선정, 평가하여 안정적인 거래처를 확보하며, 품질향상을 목적으로 한다.

적용범위

제작에 투입되는 외주외주협력업체 평가 등 품질에 영향을 미치는 모든 외주활동에 적용한다.

용어의 정의

규격제품

표준품으로 각종 규격에 따라 대량 생산되는 일반 제품

특수 제작품

외주시방서에 의거하여 제작되거나 비규격품으로 특수 제품

외주협력업체

외주협력업체 관리 절차서(문서번호 SQP-21-2)에 따라 등록되어 강하넷 (이하 ‘당사’라 한다)에 외주를 수급하는 업체

견적

제작에 필요한 외주행위, 입찰, 실행예산 편성 등을 목적으로 외주협력업체들로부터 절차에 따라서 당사가 필요로 하는 가격정보를 획득하는 것과 이에 관련된 일체의 행위

자재

제작에 투입되는 원․부자재, 공기구, 검사용 시험 및 계측 장비

책임과 권한

영업부서장

외주협력업체 선정, 평가 및 외주

외주단가 관리 및 시장조사

발주된 품목의 입고 관리

외주의 최종승인

생산부서장

외주품에 대한 수입/반입검사 실시할 책임과 권한

요구 입고관리에 대하여 해당 부서와 협의

업무절차

외주협력업체 평가, 등록/승인

외주협력업체의 평가, 등록/승인의 관리 등은 외주협력업체 관리 절차서(문서번호 SQP-21-2)에 의한다.

외주 계획

영업부서장은 설계문서(도면, 시방서, 작업지시서 및 적용기술, 규격 등)에 따라 납기, 재고현황 등을 고려하여 외주협력업체에 발주를 하여야 한다.

영업부서장은 외주제작에 어려움이 예상되거나 기타 필요한 경우 언제든지 년간 수주 예상량을 파악하여 관련되는 외주를 계획하여야 한다.

견적의뢰 및 외주품의

일반적으로 많이 사용되는 외주는 외주협력업체와의 년간단가계약을 체결하고 이에 따라 발주하여야 한다. 단, 일반 시중외주품, 특수외주 등 일반 외주품 및 고객의 요구에 의하여 특별히 외주해야하는 외주는 단가계약을 체결하지 않을 수 있다.

단가계약은 외주협력업체로 등록된 업체 중에서 가능한 한 2개 이상의 업체로부터 동일방법, 동일조건을 제시하여 견적을 받는다.

외주협력업체로 등록되지 않은 경우 및 단일견적으로도 외주할 수 있는 경우는 다음과 같다.

(1) 외주하는 업체가 독과점 품목으로 업체가 한정된 경우

(2) 고객이 지정한 업체로써 타업체가 납품할 수 없는 경우

(3) 외주의 특성상 지역이 국한된 경우

(4) 긴급을 요하는 외주

(5) 당사의 경영전략상 경영진이 지정한 경우

외주담당자는 견적에 참여한 업체 중에서 가격, 납기, 품질, 지불조건 등을 감안하여 동일조건에서는 절충(NEGO)을 통하여 최적업체를 선정한다.

외주 결의는 외주대장(첨부 2)에 외주처, 구입금액을 기록하여 영업부서장의 최종 결재를 득한다.

발주 및 계약

단가계약은 최적업체가 선정되면 외주 담당자는 발주서(첨부 1)를 작성하여 영업부서장의 승인을 득한 후 외주협력업체에 송부한다.

계약서는 일반적으로 발주서로 대신할 수 있으며 다음 각 호의 경우에는 납품계약서를 작성 사용하여야 한다.

(1) 년간 단가계약

(2) 주문제작품으로 납기가 장기간 소요되는 품목

(3) 기타 품목 특성상 계약서의 작성이 필요한 경우

외주품의 변경에 의한 변경계약 또는 변경발주서도 신규계약과 동일한 방법으로 진행하며 변경계약서 또는 변경발주서에는 원계약과 상이한 내용이 식별되어야 한다.

입고관리

외주담당은 외주 발주 후 입고 및 설치가 완료될 때까지 전화, FAX, 업체방문 등 적절한 방법으로 입고 관리를 한다.

입고에 차질이 예상되면 영업부서장은 생산부서장에게 사전에 통보하고 입고지연으로 인한 대책을 수립한다.

검사 및 시험

영업부서장은 계약서에 정하는 바에 따라 검사 장소 및 수입/반입검사 시기를 외주협력업체와 협의 결정하여 검사원에게 검사를 의뢰해야 하며, 지정된 검사자는 검사 및 시험 절차서에 따라 검사 및 시험을 실시한다.

계약에 규정된 경우, 고객 또는 고객 대리인은 외주협력업체의 현장 및 당사의 공장에서 외주품이 규정된 요구사항에 적합하다는 것을 검증할 권리를 부여받아야 한다.

생산부서장의 책임하에 공장에서 실시하며 검사원은 다음 사항을 확인하여 적합/부적합 여부를 판정후 입고하여야 한다.

(1) 계약서와 일치 여부

(2) 수량 및 규격, 성능의 정확성 여부

(3) 제품의 파손 여부

(4) 기타 필요한 사항

품질기록

외주 관리에 대한 기록은 품질기록 관리 절차서(문서번호 SQP-16-1)에 따라 기록되고 유지되어야 한다.

관련문서

외주협력업체 관리 절차서 (문서번호 SQP-21-2)

검사 및 시험 절차서 (문서번호 SQP-10-1)

첨 부

발주서(첨부 1)

외주대장 (첨부 2)

첨 부 1

발 주 서

www.kangha.net

Email : kangha@daum.net