엑셀 자동화프로그램, 업무양식 및 자료

목 차

1. 적 용 범 위

2. 목 적

3. 용어의 정의

4. 책임과 권한

5. 업 무 절 차

6. 기록 및 보관

7. 관 련 문 서

1. 적용범위

본 절차서는 당사에서 제조하는 제품의 설계 및 개발 관리업무에 대하여 적용한다.

2. 목적

본 절차서는 고객의 요구사항을 정확히 파악하여 설계 및 개발의 신뢰성을 확보하고, 부서간 효과적인 의사소통과 책임의 명확성을 보장하고 관리하는데 목적이 있다.

3. 책임과 권한

3.1 대표

3.1.1 설계개발/일정 계획서를 승인한다.

3.1.2 설계개발 입.출력 자료 및 변경사항을 승인한다.

3.1.3 설계개발업무 관련자의 자격을 승인한다.

3.1.4 설계개발 관련문서를 검토한다.

3.2 개발부서장

3.2.1 설계 및 개발업무 담당자의 세부 업무범위를 조정한다.

3.2.2 도면의 고객승인을 요청한다.

3.3 설계개발 검증자

3.3.1 설계개발 문서의 설계요건 만족사항을 평가한다.

3.3.2 설계개발 검증 보고서를 작성한다.

3.3.3 설계개발 타당성 확인 업무를 주관한다.

3.4 설계개발 담당자

3.4.1 설계개발 업무(변경사항 포함)를 수행한다.

3.4.2 설계개발 관련자료를 정리한다.

4. 관리절차

4.1 설계 및 개발 기획

4.1.1 설계개발/일정계획서에 설계업무를 수행할 담당자로 지정된 설계자는 설계업무에 참고 될 설계입력자료를 수집하고 이를 설계입력자료대장(QP702-1)에 등록하고 영업부서장 검토 및 대표의 승인을 득한다.

4.1.2 설계개발 입력자료는 설계에 기초가 되는 고객시방서, 적용되는 자재, 제품의 규격, 활 용되는 기술규격(SS,JIS,EN등), 단체 규격등이 포함된다.

4.1.3 설계개발 입력자료는 열람, 검색이 용이하도록 설계자가 별도 보관, 관리하며, 상세한 사항은 품질경영 시스템 절차서(QP-401)에 따른다.

4.2 설계 및 개발 입력

4.2.1 설계담당은 계약 체결 후 고객의 시방을 충족시키기 위한 설계개발/일정계획을 설계 개발 일정계획서(QP702-2)에 작성하여 영업부서장의 검토를 거쳐 대표의 승인을 득한다.

4.2.2 설계개발담당은 설계개발 진행시 변경되는 사항을 설계개발 일정계획서에 기록, 관리 하여야 한다.

4.2.3 개정기록을 작성해야 하는 변경사항에는 설계일정, 설계업무 관련자의 변경, 고객시방 의 변경, 설계개발 입력자료의 변경 및 추가, 설계검토, 검증, 유효성 방법의 변경등이 포함되지만 이에 국한되는 것은 아니다.

4.3 설계개발업무 관련자의 자격

설계개발업무 관련자의 자격은 인적자원절차서(QP-601)에 따른다.

4.4 설계 및 개발 출력

4.4.1 설계 및 개발담당자는 고객시방 및 요구사항이 반영될 수 있는 설계업무를 수행하여야한다

4.4.2 설계업무는 수작업 또는 컴퓨터를 사용하여 작성할 수 있으며, 컴퓨터 프로그램을 사용하는 경우는 프로그램명, VERSION등을 설계입력자료대장에 기록한다.

4.4.3 도면번호 부여는 4.10의 도면번호 부여방법에 따른다.

4.4.4 출력된 모든 설계 및 개발 자료는 대표의 검토, 승인을 득하여야 한다.

4.4.5 설계 및 개발 출력자료는 다음사항을 만족시켜야 한다.

(1) 설계 및 개발 입력 요구사항 충족 여부

(2) 구매, 생산 및 서비스 제공을 위한 적절한 정보제공

(3) 제품의 합격판정 기준 포함 및 인용 여부

(4)안전하고 올바른 사용에 대한 필수적인 제품의 특성

4.4.6 설계 및 개발 출력자료는 도면, 시방서등이 포함된다.

4.5 설계 및 개발 검토

4.5.1 설계 및 개발 검토는 단계(품목)별 검토사항을 설계검증보고서(QP702-3) 또는 도면에 직접 작성하고 부서장의 검토와 대표의 승인을 득한다.

4.5.2 설계 및 개발 검토는 필요한 경우 외부 전문가 또는 각 부서장의 자격여부를 확인하고, 대표의 승인을 득 한 후에 검토자를 임명하여 설계 및 개발 검토를 실시할 수 있다.

4.5.3 설계 및 개발 검토자가 작성한 설계, 개발 검토는 설계 및 개발 담당자에게 전달되어야 하며, 검토자의 검토 결과에 대한 평가와 문제점 파악 및 필요한 조치가 제시되어야 한다.

4.6 설계검증

4.6.1 설계 및 개발에 대한 검증은 설계개발/일정계획서에 의거하여 자격이 부여된 자에 의해 검증되어야 한다.

4.6.2 설계개발 담당자는 모든 설계개발 출력자료를 검증자에게 제공하여야 한다.

4.6.3 설계개발검증은 다음과 같은 방법중 한가지 이상의 방법으로 실시하여야 하며, 검증자 는 검증결과를 설계검증보고서에 작성한 후 대표의 승인을 득 한다.

1) 대체계산의 실시

(1) 설계자의 설계계산결과의 타당성 확인

(2) 설계가 컴퓨터로 실행되었다면 다른 프로그램을 이용하여 검증

2) 유사한 설계와의 비교

(1) 이미 설계되어 그 결과가 입증된 설계자료와 비교

3) 실험 혹은 실증

(1) 자체 혹은 외부기관에 의한 시험 실시

(2) 제품규격 등과 비교하여 일치여부 확인

4) 배포 전 설계개발 단계별 문서의 검토

(1) 설계개발 계획서의 수립, 이행상태 및 변경된 사항.

(2) 설계개발 입력자료의 타당성, 개정/반영 상태 파악

4.6.4 설계검증결과 설계개발상의 부적합 사항이 발견되면 설계변경을 실시하여야 한다.

4.7 설계 및 개발 타당성 확인

설계개발 타당성 확인은 고객에 의한 도면(제작시방서)승인, 입회검사,제품인수 확인중 1가지 이상으로 한다.

4.7.1 고객에 의한 도면(제작시방서)승인

1) 설계개발 담당자는 고객 요구시 해당 프로젝트 도면(제작시방서)을 파일링하여

대표의 승인을 득한다.

2) 영업부서장은 승인된 도면(제작시방서)을 도면배포관리대장(QP702-4)에 등록한 후 고객에게 제출하여 도면승인을 요청한다.

4.7.2 입회 검사

1) 고객이 제품 입회 검사를 요구할 경우 고객의 요구사항에 따른 제품검사 성적서를

작성하여 고객과 함께 제품검사를 실시하고 해당 결과를 기록하여 고객의 승인을 득한다.

4.7.3 고객승인 완료 확인

1) 영업부서장은 제품인도 또는 설치 완료 후 고객으로부터 확인을 받은 후 대표의 승인을 득한다.

4.8 설계 및 개발 변경

4.8.1 설계개발 검토, 검증 또는 타당성 확인 업무중 설계개발상의 부적합 사항이 발견되면 영업부서장은 이를 검토하여 설계변경 필요성 여부를 판단하며, 설계개발자는 설계 변경을 실시한다.

4.8.2 설계개발변경에 대한 상세한 내용은 설계개발 변경서(QP702-5)에 작성하고 대표의 승인을 득 한다.

4.8.3 설계개발 변경사항이 미비하여 별도의 설계개발 변경서를 작성 할 필요가 없는 경우

에는 도면상에 변경사항을 기재하고 승인을 득하도록 한다.

4.9 도면의 관리

4.9.1 대표의 승인을 득한 도면은 분류별로 도면번호를 부여하고, 제작 시방서는 수주번호를 부여하여 도면배포관리대장에 등록하여 보관, 관리한다.

4.9.2 설계담당자는 업무상 도면 및 시방서의 배포가 필요한 경우 도면배포관리대장에 등재 한 후 서명날인을 받고 관리본 또는 비관리본으로 구분하여 출도한다.

4.9.3 도면 및 시방서는 업무상 외에는 일체 회사밖으로 유출될 수 없으며, 만약 업무상 외부 출도가 필요한 경우는 대표의 허가를 득한 후 4.9.2항에 따라 출도한다.

4.9.4 영업부서장은 도면 및 시방서를 폐기할 경우 원도 및 사본을 소각처리한다 단, 참고용으로 보존의 필요성이 있을시는 “참고용” 으로 식별표시를 한 후 보존한다

4.10 도면번호 부여방법

󰏅 󰏅 󰏅 󰏅 - 󰏅 󰏅 󰏅 󰏅 - 󰏅

󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠇󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 󰠏󰠇󰠏

󰠐 󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 일련번호

󰠐

󰠌󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏󰠏 MODEL NO.

5. 기록 및 보관

www.kangha.net

기록관리절차서

KH0101-01 Rev.0 A4 (210x297mm)

적용범위

이 절차서는 우리 회사에서 요구사항을 입증하기 위한 기록의 식별, 보관, 보호, 검색, 보유기간 및 처분에 대하여 적용한다.

비고. 기록은 인쇄본 또는 전자매체 등 어떠한 형태라도 가능하다.

목 적

기록 관리를 통하여 품질경영시스템의 효과적인 운영과 요구사항에 적합하다는 증거를 제공하는데 그 목적이 있다.

용어의 정의

기 록 (Record)

달성된 결과를 명시하거나 수행한 활동의 증거를 제공하는 문서로 개정 관리할 필요가 없다.

보유기간 (Retention Time)

기록이 품질경영시스템의 운영 및 고객의 지정된 요구사항을 입증하기 위하여 최소한 보유되어져야 하는 기간으로 기록이 완결된 다음해부터 계산된다.

책임과 권한

각 팀장 (기록관리 책임자)

해당 조직 내에서 발생하는 기록의 유지 확인, 보호 및 처분의 관리

각 팀 기록담당

해당 조직 내에서 발생된 기록의 식별, 보관, 검색 및 유지

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

업무처리 절차

기록의 관리 일반

기록은 읽을 수 있고, 쉽게 식별하고, 검색이 가능하도록 유지되어야 한다.

기록은 원본을 원칙으로 하나, 업무의 수행 방법이나 절차에 따라 그 사본을 수집할 수 있다.

구매/외주업체의 관련 기록도 우리 회사 기록의 한 요소이다.

기록은 승인의 책임이 있는 자가 서명 또는 날인한 때, 기록으로 유효하다.

기록의 식별

기록의 식별은 기록명, 작성일자, 양식번호 등으로 식별한다.

각종 기록은 관련 절차서에 따라 기록의 종류(내용)별로 식별, 수집한다.

기록의 보관

기록은 작성팀 또는 접수팀에서 보관 및 유지한다.

기록은 손상 또는 손실을 방지하는 곳에서 보관하여야 한다.

기록은 필요시 전자 매체로 보관할 수 있다.

기록의 색인 및 검색

개별 기록은 색인이 되도록 작성 순서별 일련번호를 보기 1과 같이 부여한다.

수집된 기록은 정보를 검색할 수 있도록 종류별로 파일링하고, 파일 표면에 색인표를 부착하여 식별한다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

파일 관리번호 부여방법은 보기와 같이 부여한다.

기록 파일은 관리팀장이 기록관리대장(첨부 1)에 등록한다.

기록의 열람 및 복사는 기록 관리책임자의 허가를 받아야 할 수 있다.

기록의 보호, 보유기간 및 처분

기록은 각 팀장/관리책임자가 보유기간 동안 보호하여야 한다.

보유기간은 해당 절차서에 따르며, 보유연한 산정은 익년 1월 1일부터 12월 31일까지로 한다.

기록은 손상, 노화 및 손실을 방지할 수 있는 환경이 구비된 곳에서 쉽게 검색할 수 있는 방법으로 각 팀장이 보호하여야 한다.

보유기간이 끝난 기록은 해당 팀장이 기록관리대장에 처분사항을 기록하고, 매년 1월에 소각시켜 폐기한다.

다만, 보유기간이 지난 기록을 필요에 따라 참고용으로 보유하는 경우는 ‘참고용’ 스탬프를 찍어서 식별 표시한다.

전자매체 관리

전자매체로 작성된 기록은 해당 팀에서 백업(Back up)하여 5.4의 (1)에 따른 관리번호, 제목, 작성일자, 보유기간, 관리책임자를 표시하여 관리한다.

전자매체는 보관함에 넣어 자기로부터 보호하고 휘어지거나 매체 표면이 오염되지 않

도록 한다.

작성된 전자매체는 관리팀장이 기록관리대장에 등록 관리한다.

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

기록 및 보관

첨부 1

KH0103-01 Rev.0 (주)강하넷 A4 (210x297mm)

문서목록표

(강하넷 양식) (QP-05-01 REV:0)