기록관리절차서

기록관리절차서

(주)강하넷	절 차 서 QUALITY PROCEDURE	문서번호 : 제정일자 : 개정일자 : 개정번호 : 페 이 지 :	KH-01-03 2009. 03. 02. 20 . . . Rev. 0 / 4
기 록 관 리

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Rev.5
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Rev.3
Rev.2
Rev.1
Rev.0	2009.03.02.	품질경영시스템 도입에 따른 절차서 제정
			2009.03.02	2009.03.02	2009.03.02
개정 번호	제정/개정 일 자	개 정 내 용	작 성	검 토	승 인

 

KH0101-01 Rev.0 A4 (210x297mm)

(주)강하넷	절 차 서 QUALITY PROCEDURE	문서번호 : 제정일자 : 개정일자 : 개정번호 : 페 이 지 :	KH-01-03 2009. 03. 02. 20 . . . Rev. 0
기 록 관 리

 

적용범위

이 절차서는 우리 회사에서 요구사항을 입증하기 위한 기록의 식별, 보관, 보호, 검색, 보유기간 및 처분에 대하여 적용한다.

비고. 기록은 인쇄본 또는 전자매체 등 어떠한 형태라도 가능하다.

 

목 적

기록 관리를 통하여 품질경영시스템의 효과적인 운영과 요구사항에 적합하다는 증거를 제공하는데 그 목적이 있다.

 

용어의 정의

기 록 (Record)

달성된 결과를 명시하거나 수행한 활동의 증거를 제공하는 문서로 개정 관리할 필요가 없다.

 

보유기간 (Retention Time)

기록이 품질경영시스템의 운영 및 고객의 지정된 요구사항을 입증하기 위하여 최소한 보유되어져야 하는 기간으로 기록이 완결된 다음해부터 계산된다.

 

책임과 권한

각 팀장 (기록관리 책임자)

해당 조직 내에서 발생하는 기록의 유지 확인, 보호 및 처분의 관리

 

각 팀 기록담당

해당 조직 내에서 발생된 기록의 식별, 보관, 검색 및 유지

 

KH0101-02 Rev.0 A4 (210x297mm)

(주)강하넷	절 차 서 QUALITY PROCEDURE	문서번호 : 제정일자 : 개정일자 : 개정번호 : 페 이 지 :	KH-01-03 2009. 03. 02. 20 . . . Rev. 0
기 록 관 리

 

업무처리 절차

기록의 관리 일반

기록은 읽을 수 있고, 쉽게 식별하고, 검색이 가능하도록 유지되어야 한다.

기록은 원본을 원칙으로 하나, 업무의 수행 방법이나 절차에 따라 그 사본을 수집할 수 있다.

구매/외주업체의 관련 기록도 우리 회사 기록의 한 요소이다.

기록은 승인의 책임이 있는 자가 서명 또는 날인한 때, 기록으로 유효하다.

 

기록의 식별

기록의 식별은 기록명, 작성일자, 양식번호 등으로 식별한다.

각종 기록은 관련 절차서에 따라 기록의 종류(내용)별로 식별, 수집한다.

 

기록의 보관

기록은 작성팀 또는 접수팀에서 보관 및 유지한다.

기록은 손상 또는 손실을 방지하는 곳에서 보관하여야 한다.

기록은 필요시 전자 매체로 보관할 수 있다.

 

기록의 색인 및 검색

개별 기록은 색인이 되도록 작성 순서별 일련번호를 보기 1과 같이 부여한다.

보기 1.

관리

-

XX

-

XXX

기록 순서별 일련번호 (001, 002, ···)

작성년도 (20XX년)

기록 작성부서 약칭 (관리팀)

 

수집된 기록은 정보를 검색할 수 있도록 종류별로 파일링하고, 파일 표면에 색인표를 부착하여 식별한다.

 

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파일 관리번호 부여방법은 보기와 같이 부여한다.

보기 2.

관리

XX

-

X

파일 일련번호 (1, 2, ····)

파일번호 (01, 02, 03, ··· )

기록 작성부서 약칭 또는 내용약칭

기록 파일은 관리팀장이 기록관리대장(첨부 1)에 등록한다.

기록의 열람 및 복사는 기록 관리책임자의 허가를 받아야 할 수 있다.

 

기록의 보호, 보유기간 및 처분

기록은 각 팀장/관리책임자가 보유기간 동안 보호하여야 한다.

보유기간은 해당 절차서에 따르며, 보유연한 산정은 익년 1월 1일부터 12월 31일까지로 한다.

기록은 손상, 노화 및 손실을 방지할 수 있는 환경이 구비된 곳에서 쉽게 검색할 수 있는 방법으로 각 팀장이 보호하여야 한다.

 

 

보유기간이 끝난 기록은 해당 팀장이 기록관리대장에 처분사항을 기록하고, 매년 1월에 소각시켜 폐기한다.

다만, 보유기간이 지난 기록을 필요에 따라 참고용으로 보유하는 경우는 ‘참고용’ 스탬프를 찍어서 식별 표시한다.

 

전자매체 관리

전자매체로 작성된 기록은 해당 팀에서 백업(Back up)하여 5.4의 (1)에 따른 관리번호, 제목, 작성일자, 보유기간, 관리책임자를 표시하여 관리한다.

전자매체는 보관함에 넣어 자기로부터 보호하고 휘어지거나 매체 표면이 오염되지 않

도록 한다.

작성된 전자매체는 관리팀장이 기록관리대장에 등록 관리한다.

 

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기록 및 보관

첨 부	문서 / 기록명	양식 번호	보유 기간	보관 부서
첨부 1	기록관리대장	KH0103-01	5 년	관리팀

 

 

 

 

첨부 1

기 록 관 리 대 장
기록 보관장소
관리책임부서				관리책임자		󰂙
NO	발생년도	파일번호 관리번호	파일명 / 기록명 / 매체종류		보유기간		처분일자	비 고
(주) “비고”란에는 열람/대출, 폐기 등 관련 기록의 상황을 기입한다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KH0103-01 Rev.0 (주)강하넷 A4 (210x297mm)